كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت

أصبحت الفاتورة الإلكترونية أداة حيوية لا غنى عنها للسوبر ماركت خاصة في ظل التحول الرقمي الذي يشهده عالم الأعمال بمختلف أحجام وأنشطة مؤسساته في المملكة العربية السعودية، ويأتي تطبيق الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت تماشيًا مع خارطة الطريق لتحقيق أهداف رؤية 2030 في دعم التشغيل الرقمي بجميع القطاعات بما يوفر الوقت والجهد على الموظفين والمواطنين، وهو ما فرض على محلات السوبر ماركت تطبيق الفاتورة الإلكترونية لتحسين كفاءة العمليات التجارية وضمان تقديم المنتجات للزبائن بشكل أفضل وأكثر تنظميًا.

فوائد الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت 

إدخال الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت حقق المزيد من الفوائد ومنها:

• تسريع عمليات البيع والتسليم مما يعزز تجارب العملاء ويزيد مستوى رضاهم عن طريقة تقديم السلع. 

• تقليل الأخطاء المحاسبية الناتجة عن التسجيل اليدوي لمعاملات بيع المنتجات والسلع في السوبر ماركت، وأخطاء التناقض بين سجلات الفواتير والحسابات المصرفية، وأخطاء تسجيل معاملة بيع أكثر من مرة. 

•  تتيح الفواتير الإلكترونية للسوبر ماركت تتبع السلع بسهولة، مما يسهل إدارة المخزون وتتبع مستوياته دوريًا.

• إنشاء فواتير المبيعات بسرعة ودقة أكبر، وإمكانية حساب ضريبة القيمة المضافة وغيرها من الرسوم وخصومات نقاط الولاء أو غيرها بشكل ألي أكثر دقة من خلال الفواتير الإلكترونية للسوبر ماركت. 

• تسهيل عملية التحقق والمراجعة للفواتير الإلكترونية، مما يسهل إعداد الدفاتر المحاسبية للسوبر ماركت مثل (دفتر المبيعات اليومية، و دفتر المرتجعات اليومية، ودفتر الجرد، ودفتر الإيرادات، ودفتر دفتر الإيصالات النقدية اليومية)، إضافة إلى ذلك تُسهل الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت إعداد التقارير المالية والضريبية بسهولة ودقة عالية.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية

متطلبات الفاتورة الالكترونية من السوبر ماركت

إذا كنت صاحب سوبر ماركت ملزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية، فإليك أهم متطلبات الفاتورة الالكترونية من السوبر ماركت وخاصة للمرحلة الثانية:

1/ إنشاء الفاتورة الإلكترونية وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والدخل

يجب على السوبر ماركت إعداد الفاتورة الإلكترونية بالمعلومات والبيانات المُعلن عنها من منظومة الفوترة الإلكترونية وهي تضمين العلامة التجارية، وعنوان الفاتورة، ورمز QR Code أو باركود، ومعلومات المنشأة (السوبر ماركت)، وتاريخ الفاتورة، وبيانات السلع والمنتجات أو البضائع، ورقم ضريبة القيمة المضافة، والرقم التسلسلي للفاتورة، ومعدل الخصم النقدي إذا وجد، والمبلغ الإجمالي المستحق، ومعلومات الدفع.

2/ دعم النظام المحاسبي المعمول به لجميع أنواع الفواتير الضريبية والمرتجعة

يجب أن يتيح النظام أو البرنامج المحاسبي المعمول به في السوبر ماركت إصدار كافة أنواع الفواتير الضريبية وفقًا للمعايير المفروضة من الهيئة، ويدعم برنامج دفترة السحابي هذا الشرط حيث أنه يصدر الفواتير B2B (بين المنشآت) والفواتير B2G (بين المنشأة والجهات الحكومية) والفواتير B2C (بين المنشأة والمستهلك)، والفواتير المرتجعة للسلع الكاملة أو الجزئية.

3/ إصدار الفواتير الإلكترونية للسوبر ماركت بالصيغ المطلوبة

يجب أن يدعم النظام إصدار الفواتير الإلكترونية وفق الصيغ المحددة وهي XML أو 3A/PDF، وكذلك إضافة رقم التعريف الموحد UUID وتضمين دالة التشفير Hash.

4/ التخزين والتشغيل السحابي

يجب أن يوفر النظام المحاسبي للسوبر ماركت إمكانية تخزين الفواتير الإلكترونية والوصول إليها من قبل بسهولة في أي وقت، بالإضافة إلى دعم خدمات الحوسبة السحابية لتسهيل الاتصال بالإنترنت ومشاركة المعلومات أولاً بأولاً مع الهيئة، وإذا كنت تبحث عن كل هذه الإمكانيات في نظام محاسبة متكامل فبرنامج دفترة هو وجهتك المثالية لإدارة كافة معاملات وفواتير السوبر ماركت الخاص بك بكل سهولة واحترافية مع ضمان الامتثال لجميع متطلبات هيئة الزكاة والدخل.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للشركات

التحديات التي تواجه السوبر ماركت عند تطبيق الفاتورة الإلكترونية 

بالرغم من الفوائد والمزايا التي تحققها الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت، إلا أنه هناك بعض التحديات التي ظهرت مع بدء تطبيق الفوترة الإلكترونية على الملزمين بها من المنشآت والأفراد المعلن عنهم من هيئة الزكاة والدخل، ومن أبرز هذه التحديات:

1/ التكاليف المرتفعة

استثمار السوبر ماركت في التكنولوجيا الجديدة والانتقال إلى استخدام الفاتورة الإلكترونية يتطلب ميزانية إضافية لشراء النظام المحاسبي المناسب والمعتمد من هيئة الزكاة والدخل، وكذلك تدريب موظفي الكاشير في السوبر ماركت على استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية.

2/ صعوبة تأهيل البنية التقنية

محلات السوبر ماركت عادة تكون من المنشآت التجارية التي تعتمد على الأدوات التقليدية في تشغيل سير العمل، وبالرغم من أنها تلعب دورًا حيويًا في الاقتصاد كونها توفر الاحتياجات الأساسية من السلع والمنتجات لمواطني المجتمع السعودي، إلا أن بعض محال السوبر ماركت واجهت بعض التحديات المتعلقة بتحسين البنية التحتية التقنية مثل إدخال شبكات الإنترنت، وأنظمة التشغيل، و خوادم التطبيقات، وغيرها بما يتواكب مع تطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل.

3/ هجمات الأمن السيبراني 

رغم أن محلات السوبر ماركت من المنشآت البسيطة التي يعتقد البعض أنها بعيدة عن هجمات الأمن السيبراني، إلا أنه في بعض الفروع الكبرى تزداد مخاوف أصحاب السوبر ماركت من الانتقال للفوترة الإلكترونية خاصة فيما يتعلق بحماية البيانات والمعاملات المالية مع زيادة التهديدات السيبرانية.

4/ استياء الزبائن

أحد المشكلات التي تواجه تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السوبر ماركت هي استياء الزبائن من تغيير عادات الشراء التي يتطلبها استخدام برامج الفواتير الإلكترونية، ومن الأسباب المحتملة لاستياء الزبائن عدم إلمام الموظفين بكيفية استخدام نظام الفوترة الإلكترونية للرد على استفسارات الزبائن، أو معالجة المدفوعات الرقمية ببطئ خاصة عند اختيار برنامج محاسبي غير مناسب، وعدم توافر خيارات دفع مرنة ومتنوعة، عدم إدراك الزبائن لكيفية معالجة العروض والخصومات في الفواتير الإلكترونية مما قد يولد مشاعر الغضب لديهم ظنًا من أنهم لن يستفيدوا بحقهم.

5/ المشكلات الفنية 

تظهر المشكلات الفنية في عدم تكامل بعض برامج المحاسبة مع نظام الفوترة الإلكترونية السعودي، مما يؤدي إلى مواجهة بعض العقوبات في الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والدخل، أو حاجة البرامج إلى التحديثات الدورية للتوافق مع مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية وشروطها المختلفة، وأيضًا خدمات الدعم الفني السيئة التي لا تلبي حاجات المستخدمين في حل المشكلات والرد على الاستفسارات.

المُلزمين من السوبر ماركت بالفاتورة الإلكترونية

فيما يلي الفئات الملتزمة من السوبر ماركت بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.

كيف يلبي دفترة متطلبات الفاتورة الالكترونية للسوبر ماركت؟

ما الحلول الذكية التي يقدمها دفترة كأفضل برنامج فاتورة إلكترونية للسوبر ماركت؟ فيما يلي أبرز المزايا والخدمات:-

1/ تجربة مجانية للسوبر ماركت 

يُتيح دفترة اكتشاف برنامج الفاتورة الإلكترونية من قبل محال السوبر ماركت في تجربة مجانية لمدة 14 يوم، وكذلك يتيح تجربة البرامج والتطبيقات المتكاملة الأخرى في النظام.

2/ سهولة الاستخدام 

ودع الآن جميع الصعوبات المتعلقة بتدريب موظفي كاشير السوبر ماركت الخاص بك على استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية، وأضمن الامتثال مع متطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية من خلال واجهة دفترة التي تتميز بسهولة الاستخدام حتى من قبل غير المتخصصين مع دعم للغة العربية والإنجليزية.

3/ حافظ على استمرارية متابعة عمليات السوبر ماركت 

أدرّ أعمال السوبر ماركت الخاص بك في أي وقت ومن أي مكان، فبرنامج الفاتورة الإلكترونية من دفترة يعمل على مدار الساعة دون توقف كونه نظام سحابي يدعم كافة خدمات الانترنت، ليس ذلك فقط ويتيح دفترة أيضًا إصدار الفواتير من خلال سطح المكتب حتى مع انقطاع الاتصال بالانترنت. 

4/ خصص النظام بما يلائم احتياجاتك 

يُتيح دفترة تحديث دوري وألي لجميع تطبيقاته، وإضافة كافة الخصائص والادخالات الجديدة المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية، مما يسهل إدارة أعمال السوبر ماركت بشكل فعال وتسهيل الامتثال مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل، كذلك يُمكن التحكم في اختيار هوية السوبر ماركت وعلامته التجارية، وأشكال وقوالب الفواتير والإيصالات الإلكترونية بما يلائم ويخدم الأغراض التسويقية للمنتجات، كل هذه الخدمات والاختيارات المتعددة يوفرها دفترة بأسعار اقتصادية تناسب الجميع.

5/ تكامل برنامج الفاتورة الإلكترونية مع برنامج الكاشير 

التكامل بين برنامج الفاتورة الإلكترونية وبرنامج نقاط البيع أهم ما يبحث عنه أصحاب السوبر ماركت، وجاء دفتره ليحقق المعادلة الأصعب كونه برنامج فاتورة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والدخل، فيمكنك هذا الربط من إدخال منتجات السوبر ماركت بسهولة إلى دفترة من خلال استخدام أجهزة الباركود، ومن ثم يستطيع موظفي الكاشير إصدار فواتير إلكترونية تتضمن كافة البيانات المعلن عن من منظومة الفوترة مثل بنود السعر، والخصم، والضريبة، وبيانات المنشأة، ورقم الفاتورة، وتاريخ المعاملة، والتوقيع الرقمي، ليس هذا فقط ويمكنك دفترة أيضًا من التحكم في كيفية عرض الخصم لعملائك في الفواتير الإلكترونية كنسبة أو مبلغ، وإدارة مرتجعات العملاء بسهولة وإصدار فواتير المرتجعات.

كذلك يمكن من خلال ربط الفاتورة الإلكترونية مع برنامج الكاشير استعراض تقارير نتائج جلسات البيع في السوبر ماركت، والتحكم في إصدار التقارير عن كل وردية على حدة أو للورديات مجمعة، للحصول على إجمالي قيمة الأرباح المحققة. 

مثال على تطبيق متطلبات الفوترة الإلكترونية في السوبر ماركت

التزم سوبر ماركت "البان مكة" بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية باعتباره أحد المنشأت التجارية المعلن عنها ضمن الملتزمين بتطبيق الفاتورة الالكترونية للمرحلة الثانية، وبالتالي اختار السوبر ماركت برنامج الفواتير الإلكترونية من دفترة، كونه نظامًا محاسبيًا متكاملاً ومعتمدًا، وإدخال بيانات السوبر ماركت، مثل الاسم التجاري، الرقم الضريبي، والعنوان، وغيرها من البيانات، وبعد شراء الزبون لبعض المنتجات قام موظف الكاشير بإدخال تفاصيل المعاملة بكل سهولة من خلال برنامج نقاط البيع المتوفر على نظام دفترة ، ومن ثم توليد فاتورة إلكترونية تلقائيًا تحتوي على رقم الفاتورة ، رمز QR Code، تفاصيل المنتجات، المبلغ الإجمالي مع ضريبة القيمة المضافة، وخصومات نقاط الولاء، وأيضًا تم توقيع الفاتورة إلكترونيًا وإرسالها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بصيغة XML، مع إرسال نسخة للعميل عبر البريد الإلكتروني، أخيرًا احتفظ "ألبان مكة" بنسخة من الفاتورة الضريبية المبسطة لأغراض التدقيق والمراجعة، وبهذا الشكل يضمن السوبر ماركت الامتثال للمتطلبات القانونية من هيئة الزكاة والدخل، وتقديم خدمة مريحة للزبائن. 

الخاتمة

ختامًا أصبحت الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت ليست فقط مجرد امتثال والتزام لمتطلبات الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل بالمملكة، وإنما هي وثيقة صادرة من نظامًا محاسبيًا متكاملًا ومعتمدًا يساهم في تعزيز المصداقية المالية وتحسين تجربة العملاء، وتنظيم المعلومات بدقة، وتقليل أخطاء الفواتير اليدوية والتخلص من فوضى الأوراق والدفاتر التقليدية، فمن خلال اعتماد الفاتورة الإلكترونية يهتم موظفي السوبر ماركت بالتركيز على خدمة العملاء بدلاً من الإجراءات الورقية، وتعزيز أمان المعاملات، وبناء سمعة قوية وإيجابية للسوبر ماركت.

 لذا يجب على أصحاب السوبر ماركت في المملكة العربية السعودية الإسراع في الالتزام بالفاتورة الإلكترونية تماشيًا مع الرؤية الرقمية للمملكة وأهدافها، وحتى وإن كانوا من غير الملتزمين في المرحلة الحالية، فأجلاً أم عاجلاً سيتم اعتماد الفاتورة الإلكترونية كجزءًا أساسيًا من هذا التحول الرقمي لجميع المنشأت بمختلف أحجامها، وذلك لتحقيق أهداف التنمية المستدامة في القطاع التجاري.