الكاتب : شيماء محمود
مراجعة : محمد نعيم
استخدامات إذن صرف المخازن ومراحل عمله
فهم تدفق الموارد وإدارة المخزون أحد أهم العوامل التي تساعد على إدارة النظام المحاسبي للعمليات التجارية بكفاءة، وفي هذا الشأن يُعتبر إذن صرف المخازن جزءًا لا يتجزأ من عملية إدارة المستودعات، فهو يحتوي على الضوابط والإجراءات التي تضمن توزيع الموارد وتوثيقها بشكل فعال، فكيف يُمكن أن تساهم وثيقة إذن صرف المخازن في ضمان سير العمليات التجارية بسلاسة وكفاءة؟ هذا ما سنتعرف عليه في سطور المقال من خلال تقديم شرح تفصيلي لأهمية واستخدامات إذن صرف المخازن، ومحتوياته، والتطبيق العملي لمراحل عمله.
مُلخص النقاط الرئيسية
إذن صرف المخازن هو مستند رسمي يوثق البضائع والمواد الصادرة من المستودعات إلى العملاء أو إلى المخازن الداخلية للمؤسسة نفسها، وهدفه الرئيسي الحفاظ على دقة السجلات المحاسبية المستخدمة في إعداد التقارير المالية.
تتمثل أهمية واستخدامات إذن صرف المخازن في تنظيم عمل إدارة المستودعات، وتتبع حركة المخزون، والرقابة والمساءلة الداخلية، والتحكم في المخزون وسجلاته.
تختلف مراحل عمل إذن الصرف حسب الجهة التي سيتم توريد أو إصدار البضائع لها، إما أن يكون إذن الصرف للعملاء مباشرة، أو إلى المخازن الفرعية داخل المؤسسة.
ما هو إذن صرف مخازن؟
يُشير إذن صرف المخازن إلى الوثائق التي تُعالج أوامر الطالبات الصادرة من المستودعات لأغراض مختلفة مثل المبيعات للعملاء، أو أذون صرف المخازن للمواد الخام الخاصة بأوامر الإنتاج، أو أذون صرف المخزون من المعدات واللوازم المكتبية للموظفين، فهو نموذج مُصمم خصيصًا لتوثيق البضائع الصادرة والحفاظ على دقة السجلات المحاسبية.
أهمية واستخدامات إذن صرف المخازن
فيما يلي الأسباب التي توضح أهمية إذن صرف المخازن وأبرز استخداماته:
1- تنظيم عمل إدارة المستودعات
تستطيع إدارة المستودعات أو (أقسام الخدمات اللوجستية المختصة بنقل وشحن وتوزيع البضائع والمواد) من خلال إذن صرف المخازن تحديد تفاصيل طلبات صرف وإصدار المخزون، وكذلك تحديد الغرض من هذه الطلبات، وضمان صرف العناصر المطلوبة بالكميات الصحيحة.
2- تتبع حركة المخزون
يُستخدم إذن صرف المخازن في تتبع حركة البضائع، وبالتالي تقليل الأخطاء المحاسبية الناتجة عن إدخال معاملات المخزون الصادر من المنتجات والمواد في الدفاتر المحاسبية المُستخدمة في إعداد التقارير المالية، والمساعدة في مراقبة مستويات المخزون بدقة، وتحديد نقطة إعادة الطلب لتجديد مستويات المخزون بناء على الكميات المصروفة والمتبقية، مما يساعد على تجنب انخفاض مستوى المخزون عن الحد الأقصى المطلوب لتلبية احتياجات العملاء.
ويمكنك الاعتماد على نموذج حركة المخزون من دفترة جاهز للتعديل عليه والاستخدام لتجنب أي أخطاء محاسبية.
3- الرقابة والمساءلة الداخلية
الهدف الأساسي من إذن صرف المخازن هو توثيق ورصد عمليات صرف المخزون من المستودعات، وهنا تظهر أهمية استخدامه في تعزيز المساءلة والرقابة الداخلية في المؤسسة حيث يوضح إذن صرف المخازن المعلومات الكاملة حول أطراف عملية الصرف الممثلين في الجهات المسؤولة عن الصرف والجهات المُستلمة للبضائع، وبالتالي متابعة الأفراد والأقسام المعنية بعمليات الصرف، ويضمن أيضًا أن عملية الصرف تمت بناءً على الاحتياجات المُحددة، وكذلك تُستخدم أذون صرف المخازن في التدقيق الداخلي والمقارنة بينها وبين العمليات التي تمت بالفعل للكشف عن تباينات أو تجاوزات، ومن ثم اتخاذ الإجراءات القانونية والتدابير إذا لزم الأمر.
4- التحكم في المخزون وسجلاته
يُستخدم إذن صرف المخزون للحفاظ على سجلات دقيقة لجرد المخزون توضح مسار وتفاصيل جميع السلع والبضائع المصروفة، مما يساعد على التحكم في المخزون ومنع الصرف غير المصرح به للأشخاص الغير معنيين بصرف السلع والمواد من المستودعات.
محتويات إذن صرف المخازن
لضمان إعداد إذن صرف المخازن بطريقة صحيحة يجب أن يحتوى على مجموعة من العناصر الأساسية المتمثلة في:
مسؤول الصرف، رقم الهاتف الخاص به، عنوان البريد الإلكتروني.
رقم المستودع، ومقره أو موقعه في المنشأة.
تاريخ الصرف باليوم والساعة.
رقم إذن الصرف.
وصف البضاعة، وكميتها، ووحدة القياس الخاصة بها.
اسم المستلم والجهة أو المنظمة التابع لها.
رقم هاتف المستلم، وعنوان البريد الخاص به.
الغرض من إصدار إذن الصرف.
إقرار الشخص المعني بالصرف ( أقرَّ أنا الموقع أدناه الموافقة على صرف البضائع/المواد المذكورة من المستودع).
توقيع مقدم طلب الصرف أو مسؤول الصرف.
ويمكنك الاعتماد على نموذج إذن صرف مخازن جاهز من دفترة جاهز للاستخدام الفوري.
الفرق بين سند الصرف وإذن صرف المخازن
الفارق الرئيسي بين سند الصرف وإذن صرف المخازن هو الهدف من كل منهما، فوظيفة سند الصرف هي توثيق المدفوعات التي تدفعها الشركة للموردين مقابل الحصول على السلع أو الموارد، بينما وظيفة إذن صرف المخازن هي توثيق البضاعة التي يتم صرفها وتصديرها إلى العملاء، ويترتب على إذن صرف المخازن إصدار سند القبض الذي يوثق استلام العميل للسلع المتفق عليها في إذن الصرف.
مراحل عمل إذن صرف مخازن
تختلف مراحل عمل إذن صرف مخازن حسب الجهة الصادر لها المخزون وتكون كالتالي:
1- مراحل عمل إذن صرف مخازن إلى العميل
إصدار إذن الصرف: يتم إصدار إذن الصرف من المستودعات بناءً على طلب معتمد وموثق من إدارة المبيعات، ويكون هذا الطلب موضحًا لنوع البضائع والكميات المطلوبة حسب احتياج العميل.
تسجيل عملية الصرف: تُسجل عملية الصرف برقم الطلب، والتاريخ، واسم المستلم، وذلك بهدف توثيق خروج البضائع في سجلات المخزون.
إرسال الإذن إلى الجهة المختصة: يتم إرسال إذن صرف البضاعة إلى الإدارة المالية للتوقيع والموافقة، ويتم إرسال نسخة للعميل لإثبات تسليم البضاعة، ويتم الاحتفاظ بنسخة أخرى في سجلات المخازن لاستخدامها في أغراض التوثيق، والتدقيق، والمراجعة، والرقابة والمساءلة، وتتبع مستويات المخزون.
2- مراحل عمل إذن صرف مخازن إلى المخازن الفرعية بالمؤسسة نفسها
إعداد إذن التحويل: يجب أن يحتوي إذن التحويل لصرف البضاعة أو الموارد من المخزن الرئيسي إلى المخازن الداخلية أو الفرعية بالشركة على المعلومات الآتية: (رقم أو قسم المخزن الفرعي، ومقره، وتاريخ التحويل، وأصناف وكميات البضائع المنقولة).
توثيق عملية التحويل وصرف المخزون المطلوب: تسجيل اسم المخزن الفرعي المُستلم من خلال إقرار الجهات المسؤولة مثل أمين المخزن أو غيره بالاستلام، وذلك لمتابعة حركة البضائع داخل الشركة.
يُسهل برنامج إدارة المخزون والمستودعات من دفترة إنشاء إذن صرف المخازن بكل سهولة وسلاسة من خلال وجهة نظامه المتكاملة التي تساعدك على إدارة الأعمال وتتبع المخزون بدقة، ويُمكنك التعرف على الخطوات التفصيلية لإنشاء إذن صرف مخازن من هنا.
ختامًا يُمكن القول إن أذن صرف المخازن ليس مجرد وثيقة يتم إصدارها والتوقيع عليها، بل مكون أساسي ولازم لإدارة نظام المخزون بفاعلية، وبالتالي مساعدة الشركات في تحقيق التوازن المطلوب بين تلبية احتياجات العملاء وضمان كمية المخزون اللازمة لإدارة عمليات الإنتاج والبيع وتحقيق الأهداف التجارية في النهاية، لهذا إذا كنت صاحب عمل أو مدير مستودعات احرص دائمًا على اتباع مراحل عمل إذن صرف مخازن بمحتوياته المطلوبة السابق ذكرها وتوضيحها.
