نموذج فاتورة مبيعات Excel - PDF

ما هو نموذج فاتورة المبيعات؟

فاتورة المبيعات هي نموذج جاهز يساعدك في إدارة عملياتك التجارية بسهولة والتي تبيع فيها منتجات وبضائع لزبائن أو موزعين. يعد تصميم النموذج بسيط حيث يغلب عليه عمليات الحسابية من جمع وطرح وضرب. كل ما عليك هو تحديد كمية كل منتج تبيعه للعميل مع تحديد السعر المتفق عليه لتحصل في النهاية على إجمالي المبلغ المطلوب استلامه مقابل كل منتج.

مع تحديد العناصر وكمياتها، يمكنك تطبيق الخصم العام إن وجد وبعدها تطبيق الضريبة المحلية الخاصة بالمبيعات والملزمة من الدولة على جميع التجار، لتحصل في النهاية على القيمة الإجمالية للفاتورة، والمنتظر من العميل سدادها.

ما هي عناصر نموذج فاتورة المبيعات؟

يتكون نموذج فاتورة المبيعات من عناصر أساسية وهي كما يلي:

• اسم الشركة وبياناتها: ينبغي أن يكون أول ما يلاحظه المراجع للفاتورة اسم الشركة التي أصدرتها وبياناتها من عنوان المقر والهاتف الرسمي والبريد الإلكتروني والخط الساخن ليتمكن العميل حامل الفاتورة من التواصل مع مركز الاتصال في حالة مواجهته مشكلة أو اكتشافه عيب بأحد المنتجات.

• بيانات الزبون: لتوفير مزيد من التخصيص للعميل، ينبغي أن تكون لدى شركتك جميع بياناتها، وبالأخص في حالة أنها ليست المعاملة الأولى بين الطرفين. لهذا ينبغي ذكر اسم العميل والهاتف المسجل لدى الشركة والبريد الإلكتروني إن وجد وغيرها من قنوات التواصل الرسمية.

• بيانات الشحن: في حالة استلام العميل المنتجات في مخازنه أو في مقر العمل أو حتى بالمنزل، ينبغي ذكر بيانات الجهة التي سترسل إليها الشحنة. كما يُفضل ذِكر جهة الشحن وبيانات التواصل معها في حالة أن شركتك غير مسؤولة عن هذه العملية ومتعاقدة مع شركة متخصصة في أعمال الشحن والتوريد واللوجيستيات.

• تاريخ الطلب: هو التاريخ الذي تم فيه الاتفاق على توفير الطلبية أو تقديم المنتجات من جهة شركتك إلى العميل.

• طريقة الدفع: عنصر آخر هام يوضح الطريقة التي سيدفع من خلالها العميل قيمة المنتجات المشتراة. توجد العديد من وسائل الدفع وما تقبله شركتك قد لا تجيزه شركة أخرى.

• تاريخ الاستحقاق: هو التاريخ الذي تتوقعه شركتك أن ينفذ فيه العميل عملية سداد المبلغ المستحق. دائمًا ما يكون العميل بهذا التاريخ مسبقًا حسب الاتفاق الشفوي أو الشروط والأحكام المتعارف عليها عند التعامل مع شركتك والمتوافقة مع القوانين المحلية.

• الرقم التسلسلي: هو رقم يعبر عن العنصر في الفاتورة. كل صنف مختلف يحمل رقم مغاير. ولا يمثل هذا الرقم بالضرورة عن الكود الداخلي الذي تتعامل به في شركتك لوصف معاملات خاصة بالمنتج.

• وصف المنتج: العنصر الأساسي الذي يصف المنتج الذي اشتراه العميل. يُفضل التزام الدقة قدر المستطاع عند تناول وصف المنتج حتى يظهر للعميل تفاصيل ما سيستلمه بوضوح.

• عدد الوحدات وسعر الوحدة: من خلال تحديد الكميات المطلوبة وسعر كل وحدة، يمكن للعميل مراجعة الناتج بسهولة، من خلال معرفة حاصل ضرب سعر كل منتج في عدده. كما أن تسجيل العدد يساعد العميل في مراجعة الطلبية عند الاستلام والتأكد من إذا كان العدد المسجل متطابق مع الواقع أم لا.

• الخصم والضريبة: لا تنتهي الفاتورة بالحصول على إجمالي قيمة المنتجات المباعة. فتوجد ضريبة مبيعات ينبغي تطبيقها تحصل من العميل، وقبل الضريبة ينبغي التأكد إذا كان للعميل خصم خاص أو للمنتج قيمة مسموح بها للخصم.

كيفية استخدام نموذج فاتورة المبيعات

للاستفادة من نموذج فاتورة المبيعات وتحقيق الغرض منه، ينبغي اتباع الخطوات التالية:

1- حدِّد اسم العميل وبياناته

راجع البيانات التي ينبغي إدخالها إلى الفاتورة والخاصة بالعميل.فإذا كانت مسجلة في قاعدة بيانات أو حتى جدول إكسل، ما عليك سوى نسخها وضعها في الخلية المحددة في النموذج، وتضم: الاسم - رقم الهاتف - البريد الإلكتروني.

2- عيِّن المنتجات المطلوبة

كل منتج يطلبه العميل، ينبغي أن تعبر عنه في الفاتورة في شكل وصف وسعر وكمية. بتحديد الكود الخاص بالمنتج، يمكنك نسخ هذه البيانات من آخر تحديثات قاعدة البيانات الموجودة بالشركة. بمجرد إدخال الكمية والسعر، يوفر لك النموذج إجمالي القيمة.

3- طبِّق الخصم (إن وجد)

قد يوجد خَصْم شامل على كل المنتجات، فمثلًا يوجد خصم 20%، في هذه الحالة يمكنك تطبيقه بعد تعيين الإجمالي. أما في حالة اختلافه من منتج لآخر، فينبغي إضافة عمود جديد في النموذج المتوفر، حتى يصبح لديك مرونة في التعامل مع خصم كل منتج.

4- طبِّق ضريبة المبيعات

كل دولة لديها قيمة تعبر بها عن ضريبة تحصل من العميل أو المشتري ويستلمها البائع بالنيابة عن الهيئة المسؤولة عن الضرائب لتحصل عليها بالنهاية. قد تسميها بعض الدول ضريبة المبيعات ودول أخرى ضريبة القيمة المضافة.

5- أضف علامة مائية واطبع المستند

يمكنك تحميل النموذج بعد الانتهاء من ملء جميع البيانات وإضافة علامة مائية أو لوجو خاص بالشركة يظهر مع الطباعة. كما يمكنك إضافة الأختام والعلامات المناسبة التي تثبت أن فاتورة المبيعات صادرة من جهة شركتك.

لماذا نموذج فاتورة المبيعات مهم؟

نموذج فاتورة المبيعات أحد أهم النماذج الذي تتعامل بها في شركتك. للأسباب الآتية:

1- المتابعة الدقيقة للإيرادات والمصروفات

تفيد فاتورة المبيعات كلًا من البائع والمشتري. فتعد كل فاتورة سجل رسمي لمعاملة تامة يحصل فيها البائع على إيراد نتيجة بيع منتجات. من ناحية أخرى، تعد الفاتورة بالنسبة للمشتري إثبات للشراء، فتسجل كمصروف.

2- متابعة الدفع وتأكيده

بحفظ النموذج، يمكنك تحديثه بانتظام. مع تغير حالة الفاتورة من معلقة إلى خالصة، يمكن لشركتك معرفة أن العميل قد سدد المبلغ المطلوب كاملًا.

3- الحماية القانونية

في حالة وقوع أي خلاف أو سوء فهم بين الطرفين، يمكن الرجوع إلى الفاتورة كأداة إثبات مدى صحة كل طرف.

من المستفيدين من نموذج فاتورة المبيعات؟

يستفيد من النموذج كل تاجر أو صاحب شركة صغيرة او متوسطة تقدم منتجات إلى أفراد أو توزع بضائع على تجار آخرين أو تتبع الأسلوبين. كما وضحنا مسبقًا، في الفاتورة حماية لكلا الطرفين من أية محاولات للتلاعب أو الإدعاء الكاذب.