الجداول الحسابية: ما هي؟ وما أهميتها؟ وكيفية استخدامها

إن كنت لا تعرف الجداول الحسابية فإنك لا شك تعرف برنامج الإكسيل Excel، فمن لا يعرفه؟

ويعد الإكسيل أشهر برامج الجداول الحسابية لكنه ليس الوحيد ولا الأكثر كفاءة، ولا أول هذه البرامج؛ إذ سبقته العديد من البرامج بسنوات، بل سبقت الفكرة ظهور البرامج الرقمية من الأساس.

وتفيدك الجداول الحسابية إن كنت تبحث عن برامج تقوم بالعمليات الحسابية بدلًا منك، أو إن كنت تريد إدخال البيانات النصية والرقمية لتخزينها في قاعدة بيانات بسيطة على هيئة صفوف وأعمدة، مع إتاحة تنسيق هذه البيانات وعرضها بواسطة الرسوم البيانية.

ويمكن تطبيق البرامج الحسابية على مناحي مختلفة، أي أنك توظفّها لخدمة مجال عملك، فيمكنك استخدامها مثلًا لحساب ميزانيات المنزل أو حساب أرباح الشركات أو لاحتساب درجات الطلاب.

نتعرف أكثر على الجداول الحسابية واستخداماتها وأشهر برامجها خلال هذا المقال.

ما هي الجداول المحاسبية؟

الجداول المحاسبية أداة تحتوي على صفحات، وتتكون كل صفحة من عدة أعمدة وصفوف لهما نظام معين، وتستخدم لتخزين وتحليل البيانات بشكل عام، ولكن تبرز الحاجة إليها على وجه الخصوص عند التعامل مع البيانات المالية والمحاسبية. حيث يمكننا إجراء العمليات الحسابية واستخلاص النتائج الإحصائية والإظهار المرئي للبيانات Data Visualization، وهذا كله مما ييسر هضم البيانات واستقرائها والاستفادة منها.

ما هي أهمية الجداول الحسابية؟

الأهمية العامة للجداول الحسابية تتمثل في القيام بالعمليات الحسابية والإدارية المملة بدلًا عنك بسرعة وكفاءة منقطعي النظير. فليس منا كبشر من يستطيع الاحتفاظ بكم هائل من البيانات فقط في عقله ثم يقوم بمئات أو آلاف العمليات على هذه البيانات في دقائق مثلما تفعل الجداول الحسابية! لذا دعنا نستكشف أكثر ما أهمية هذه البرامج (الجداول الحسابية) وكيف تطوعها لخدمة أعمالك ومهامك.

• عند مقارنة الجداول الحسابية بالجداول التقليدية المعتمدة على الورقة والقلم أو تلك المعتمدة على الإدخالات اليدوية؛ تكتشف مميزات الجداول الحسابية الرقمية من حيث كونها سريعة في حساب النتائج، سهلة في تعديل البيانات، أكثر تنظيمًا، تتيح استخدام الرسوم التوضيحية، نتائجها دقيقة وأخطائها أقل.

• تعطي الجداول الحسابية لمستخدميها مساحة أكبر للإبداع والابتكار، وهو ما ينعكس على جودة العمل المقدّم، وذلك من خلال تولي الجانب الروتيني من المهام الحسابية، بداية من تخزين البيانات والقيام بالمعاملات المختلفة عليها وصولًا لتحليل هذه البيانات؛ مع ترك مهمة تفسير  البيانات وإبداع الحلول لمستخدمي البرامج الحسابية، مما يسلط الضوء على تكامل البشر ومهاراتهم مع ما تقدمه لهم هذه البرامج.

• نتائج الجداول المحاسبية أكثر دقة وسرعة وتطورًا من الحلول المطروحة إلى جوارها كالآلة الحاسبة أو الاعتماد على العنصر البشري أو أي طريقة أكثر بدائية.

• أتمتة بعض العمليات الحسابية والتحكم في ترتيب حدوثها وطريقة أدائها من خلال بعض المعادلات، وهو ما يوفر الكثير من الوقت والجهد، إذ يكفيك مرة واحدة فقط لضبط وتهيئة البرنامج ليقوم عنك بالعمليات الحسابية التي وكلته بها.

• التمكّّن من الجداول الحسابية يساعد على تمكين الأفراد ويفتح فرصًا جديدة أمامهم، حيث يعد إتقان بعض برامج الجداول الحسابية من متطلبات بعض الوظائف.

• تفتح الجداول الحسابية آفاقًا تكنولوجية أوسع، وتشجع على استخدام برامج أكثر تطورًا مثل برامج إدارة موارد المؤسسة ERP ومن أشهرها دفترة.

• تغيير مفاهيم الإنتاجية وإخراجها من حيز ساعات العمل إلى حيز النتائج والجودة.

ويمكنك تحميل نموذج جدول حسابات يومية جاهز للاستخدام مجانًا من دفترة لإدارة المصروفات خلال الفترة المحاسبية.

استخدامات برامج الجداول المحاسبية

يختلف استخدام برامج الجداول المحاسبية تبعًا للهدف منها وطبقًا لاحتياجات المستخدم، لذا تلاحظ تباين مجالات تطبيق واستخدام الجدول المحاسبي رغم كون آلية عمل الجدول المحاسبي واحدة. 

• يمكن استخدام الجداول المحاسبية كبديل للآلة الحاسبة، أي للقيام بالعمليات الحسابية سواء كانت بسيطة أو معقدة. 

• تستخدم الجداول الحسابية في الشركات الصغيرة كبديل للبرامج المحاسبية، حيث يمكن من خلالها تسجيل القيود والأصول واحتساب المبيعات والأرباح والمشتريات، بل وإصدار ميزان المراجعة والقوائم المالية.

• يمكن استخدامها لحساب ميزانية أسرة ومصروفاتها الشهرية أو ميزانية شخصية لفرد واحد، أو تكاليف رحلة أو أي مشروع/ نشاط يتطلب الوقوف على المصروفات والتكاليف.

• تستخدم برامج الجداول الحسابية في المدارس لمعرفة مجموع الدرجات في المواد الدراسية والتقدير بالنسب المئوية.

الأخطاء الشائعة عند استخدام الجداول المحاسبية

الجداول الحسابية تعني بالدقة وتطوير العمل لكن ربما يحدث العكس في حالة إساءة الاستخدام، لينتج عن ذلك العديد من الأخطاء، من أشهرها:

• إعطاء البرنامج نتائج خاطئة نتيجة لإدخال معادلات حسابية غير دقيقة، أو لا تنطبق على جميع العمليات الحسابية المُدخلة إلى الجدول المحاسبي.

• قلة خبرة مستخدم البرنامج، وعدم الدراية بأقصر وأفضل الطرق لتهيئة الجدول المحاسبي، وبالتالي يتّبع طريقة شاقة للحصول على النتائج المرادة في حين أن هناك طرق أبسط للوصول لنفس النتيجة.

• عدم معرفة المستخدم بأساسيات الحساب وأولويات تطبيق العمليات الحسابية مما يؤدي لإعطائه أوامر خاطئة من الجهة الحسابية للجدول المحاسبي.

• الاعتماد الكامل على الجداول الحسابية دون التأكد من صحة النتائج التي قد تكون خاطئة، حتى رغم دقة برامج الكمبيوتر كالجداول المحاسبية.

• عدم مراجعة البيانات والمعاملات المدخلة للنظام، مما يزيد من فداحة الأخطاء البشرية.

اقرأ أيضًا: طرق المحاسبة وأنواعها وأفضل طريقة لشركتك

أشهر برامج الجداول الحسابية

تتوافر عدة برامج يمكنك إنشاء الجداول الحسابية عن طريقها مثل:

• كالك؛ ويمكن تحميله من شبكة الإنترنت.

• جوجل شيت؛ وهو أحد خدمات جوجل السحابية المتوفرة في جوجل درايف مجانًا حيث يتيح لك التعاون مع الآخرين عبر الإنترنت لإنشاء الجداول الحسابية.

• وهناك أيضًا برنامج إكسل والذي يعد أشهر برامج الجداول الحسابية وأحد برامج مايكروسوفت أوفيس ويمكن الحصول عليه بمقابل مالي.

مثال عملي على استخدام الجداول المحاسبية

في حالة كنت محاسب أو شخص عادي لديه بعض المهام المحاسبية البسيطة وتود استخدام الجداول المحاسبية لمساعدتك في إنهاء مهامك، فما المتوقع أن تقدمه لك؟

• إدخال القيود اليومية وتبويبها بحسب حالتها؛ سواء كانت دائنة أو مدينة. وتصنيف هذه القيود طبقًا لطريقة التصنيف المتبعة في شجرة الحسابات.

• القيام بالمعاملات المحاسبية الشائعة كاحتساب إهلاك الأصول وأجور الموظفين وصافي الربح/ الخسارة.

• أتمتة بعض العمليات المحاسبية، فيمكن مثلًا ترصيد البيانات المالية في ميزان المراجعة آليًا اعتمادًا على بعض المعادلات المحاسبية التي تقوم بضبطها مرة واحدة في بداية استخدام الجدول المحاسبي، أو عن طريق استخدام نماذج محاسبية جاهزة تخص هذا الجدول.

• تستطيع متابعة وضبط بعض العمليات المحاسبية الخاصة؛ كإدارة الأقساط وإصدار المرتجعات، أو إنشاء القيود العكسية بطريقة محاسبية سليمة.

• تسجيل الإيرادات والمصروفات، وإصدار القوائم المالية الجزئية أو السنوية، مع القدرة على مقارنة قوائم جميع السنوات السابقة بالسنة الحالية.

• القدرة على القيام ببعض التنبؤات المالية تبعًا للبيانات التاريخية الموجودة لديك وهو ما يساعد في عملية صناعة القرار.

في النهاية،

برامج الجداول الحسابية حل جيد إذا كانت ممارستك المحاسبية والحسابية بسيطة ليست بها الكثير من التعقيدات، لكن ما ننصحك به في حالة أردت ضبط الجوانب المحاسبية والمالية بطريقة احترافية لمنشأة تجارية حقيقية لها أوراق قانونية؛ أن تستخدم البرامج المحاسبية. 

ونعلمك أن باستطاعتك تجربة برنامج محاسبة من دفترة الآن، والذي يعد من أشهر البرامج المحاسبية مجانًا دون إدخال بيانات بطاقتك الائتمانية لمدة 14 يومًا.