كيف تختار برنامج محاسبي لشركتك؟

في عصر ثورة المعلومات والتحول الرقمي، وتطور الشبكة العنكبوتية" الإنترنت"، كان من الضروري أن تواكب الشركات هذا التطور الهائل، وذلك من خلال الاعتماد على البرامج المحاسبية، والتي لم تعد مهمتها قاصرة فقط على المهام المحاسبية التقليدية، بل أصبحت تقوم وبدقة بمعظم مهام المحاسب.

وهناك العديد من المعايير والنقاط التي تحكم عملية اختيار البرنامج المحاسبي الأفضل للشركات، فإذا كنت تريد تحقيق الأهداف المرجوة من أنشطة شركتك، وذلك من خلال استخدام برنامج محاسبي متكامل لإدارة وتسوية كل أعمالك، ففي السطور التالية الدليل الشامل لكيفية اختيار أفضل برنامج محاسبي لشركتك.

لماذا قد تحتاج لبرنامج محاسبة في شركتك

يعد استخدام برنامج محاسبي من أهم القرارات والتحديات التي تواجه المؤسسات والشركات، وبخاصة تلك الشركات الناشئة أو المتوسطة التي تريد تحويل أنظمتها المحاسبية من النظام التقليدي للنظام الرقمي المتطور.

وفيما يلي أبرز الأسباب التي تدفع الشركات لاختيار برنامج محاسبة لتسيير وإدارة أعمالها:

• أتمتة العمليات المحاسبية التقليدية، الأمر الذي يوفر الوقت والجهد والمال.

• عدم وجود أي أخطاء في تسجيل أو إدخال البيانات أو الحسابات، وهو ما قد يسهل من مهنة المراجع والمراقب.

• توفير نسخ احتياطية من البيانات القديمة، وهو ما يساهم في حفظ واسترجاع البيانات والمعلومات في أي وقت.

• الربط بين جميع الحسابات في نفس الوقت، فعند تسجيل أي قيد في أي حساب بداخل البرنامج، فإن هذا القيد يؤثر تلقائيًا في شجرة حسابات الشركة ككل، حيث تتحول الإيرادات لأرباح والمشتريات والرواتب لمصروفات.

• إدارة مخزون الشركات، وذلك من خلال جرد ومعرفة أنواع البضائع المتاحة في المستودعات، والتنبيه عن المنتجات الغير متوفرة، وإضافة المنتجات الجديدة وتسعيرها.

• سهولة وسرعة إعداد التقارير والقوائم المالية.

• سرعة التعرف على الأرصدة.

• ربط جميع نقاط البيع والتوزيع مع بعضها البعض.

• الحرية في اختيار صيغة البيانات والمعلومات المالية والمحاسبية.

• دعم التجارة الإلكترونية، وذلك من خلال ربط النظام الخاص ببرامج المحاسبة بمواقع الشراء والتجارة الإلكترونية.

• تسجيل كم هائل من القيود والعمليات المحاسبية في وقت قصير. 

• تحسين عمليات الامتثال للقوانين، وإعداد التقارير الضريبية.

• ضمان أمن وسرية الحسابات والبيانات، وذلك من خلال توفير خطوات وقواعد السلامة والأمان.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج محاسبة في مصر

أشياء يجب التأكد منها قبل شراء برنامج المحاسبة

يعد اختيار أفضل وأنسب البرامج المحاسبية أول خطوات النجاح في تبسيط وإدارة الأعمال، حيث تتباين وتختلف البرامج المحاسبية في أسعارها ونوعية، وعدد المهام التي يمكن أن تقوم بها.

ويكمن أهمية هذا القرار في نواحي عدة منها ضرورة أن يلبي البرنامج جميع احتياجات الشركة في الحاضر وتوقعاتها في المستقبل، وذلك من خلال توفير وتحليل المعلومات والتقارير المالية والمحاسبية، حيث ستكون هذه البيانات أساس القرارات التي يتم اتخاذها.

ومن ثم فإن صحة هذا القرار متوقفة على كفاءة ودقة البرنامج المحاسبي والبيانات الصادرة عنه، وهناك العديد من المعايير والأشياء التي يجب التفكير بها قبل شراء البرنامج المحاسبي الخاص بشركتك.

وفيما يلي أهم هذه المعايير:

1- طبيعة الشركة أو المؤسسة

توجد أنواع عديدة من برامج المحاسبة مثل برامج المحاسبة للشركات الكبيرة، وبرامج المحاسبة للشركات الصغيرة أو المتوسطة.

كما أن طبيعة نشاط المؤسسة تعد عاملًا مؤثرًا أيضًا في عملية اختيار البرنامج المناسب لك، حيث أن المعاملات المحاسبية لمؤسسة تجارية أو صناعية، قد تختلف عن الشركات التي تقدم خدمات.

وكذلك حجم هذا النشاط ونموه، قد يؤثر أيضًا في اختيار البرنامج المحاسبي.

2- نوع إصدار البرنامج

يقصد هنا إذا ما كان البرنامج مجاني أم مدفوع، وهنا يشدد الخبراء على ضرورة اختيار برنامج مدفوع لأنه يكون أكثر تخصصًا وتطورًا، كما أنه يوفر سرعة ودقة في أداء المهام والعمليات.

جديرًا بالذكر أن معظم برامج المحاسبة المجانية ليست جديرة بالثقة، وذلك لأنها مصممة من قبل المبتدئين في المجال، ولذلك يُنصح بعدم استخدامها.

3- تحديد متطلبات العمل 

يجب تحديد أهداف الأعمال والأنشطة الخاصة بك، والمنفعة التي تريد تحقيقها من خلال استخدام برامج المحاسبة.

يجب أيضًا تحديد العناصر والحسابات التي من المتوقع أن يتعامل معها برنامج المحاسبة، مثل كشوف المرتبات وإدارة المخزون ومحاسبة التكاليف، وغيرها.

كما يجب أيضًا التفكير في مستقبل الشركة ونمو الأنشطة والأعمال عند التخطيط لاختيار برامج المحاسبة ليلائم التوسعات المستقبلية.

4- مستوى التعليم

يجب اختيار برنامج محاسبي وفقًا للمستوى التعليمي للموظفين، أما في حالة اختيار برنامج متطور يجب التفكير في نوع التدريب الذي تحتاج تقديمه للموظفين لمواكبة التقنيات الحديثة.

فمن الضروري أن يكون الموظف قادرًا على فهم وظائف البرنامج وخصائصه لتحقيق النتائج المرجوة.

5- خدمات ما بعد البيع

يجب هنا تحديد إذا ما كانت الشركة المصممة للبرنامج تقدم دعم وخدمات ما بعد البيع أم لا، يجب أيضًا معرفة مدى استجابة الشركة لجميع استفسارات ومشكلات العملاء.

 كما يجب التأكد من أن فريق الدعم لديه الخبرة والمعرفة الكافية للمساعدة في المشكلات الفنية، ومن الضروري أيضَا أن تكون الشركة المصممة للبرنامج تقدم تحديثات منتظمة للبرنامج.

6- سمعة الشركة المصممة أو المقدمة للبرنامج

يجب هنا البحث عن العديد من المعلومات حول الشركة المقدمة للبرنامج، مثل سنوات عمل هذه الشركة في مجال برامج المحاسبة.

ولذلك يجب التأكد من إذا ما كانت الشركة مرنة بما يكفي للتعامل مع المواقف الغير متوقعة، فكلما كانت الشركة أكثر مرونة واستقرارًا، كلما كانت جديرة بالثقة.

7- دعم المعاملات الخارجية

إذا كان لديك بعض الصفقات والأنشطة المرتبطة بالخارج أو أطراف من خارج البلاد، فيجب عليك التأكد من أن برنامج المحاسبة الخاص بك يدعم المعاملات والحسابات الخارجية.

 يجب التأكد أيضَا من أنه يتعامل مع أسعار صرف العملات الأجنبية والتحويلات الخارجية.

8- دعم الامتثال للقوانين 

يجب أن يضمن البرنامج المحاسبي خاصية الامتثال السجلات المالية للقوانين التشريعية في البلاد، ولذلك يجب أن تتبنى الشركات برامج المحاسبة التي يمكنها تبسيط وتطبيق عمليات الامتثال، وذلك من خلال أتمتة إنشاء فاتورة الطريق الإلكتروني، والفاتورة الإلكترونية، والاهتمام بمتطلبات الامتثال الأخرى أيضًا.

9- سهولة الاستخدام

من الضروري اختيار برنامج محاسبة سهل الاستخدام وغير معقد، ولذلك يجب أن يوفر البرنامج واجهة استخدام بسيطة وأكثر ملاءمة للعمليات اليومية من خلال التركيز على الأولويات فقط.

كما يجب أن يحتوي البرنامج علي قوائم منفصلة مثل قائمة العملاء، قائمة المخزون، قائمة الفواتير، لتسهيل وتبسيط العمل.

10- السعر

يجب أن يكون سعر البرنامج مناسب بالنسبة للمهام التي يقوم بها، ومناسب أيضًا بالنسبة لجودة الخدمات التي يقدمها.

 يجب أيضُا التأكد من فرض الشركة الموفرة للبرنامج لبعض التكاليف الإضافية، أو أي رسوم  شهرية أو سنوية أم لا.

اقرأ أيضًا: دليل أسعار برامج المحاسبة العربية والعالمية

11- مدى أداء البرنامج للمهام

يجب التأكد من مدى نجاح البرنامج في أداء المهام المطلوبة منه، ويمكن التحقق من ذلك من خلال طلب نسخة تجريبية للبرنامج لمدة شهر على سبيل المثال، وذلك لتقييم مدى كفاءة عمل البرنامج. وفيما يلي أبرز هذه المهام:

• تأمين البيانات وإعداد الفواتير.

• تتبع النفقات.

• إدارة المخزون.

• عمل التسويات البنكية.

• تتبع أوامر الشراء وتسجيل مشتريات المخزون.

• إدارة الملفات الضريبية.

• تسجيل القيد اليومي.

• عرض حسابات الدائن والمدين.

• إعداد التقارير التي تشمل الميزانية العمومية، بيان الأرباح والخسائر، وميزان المراجعة.

• المراجعة والتدقيق.

كما يجب أن يوفر البرنامج أيضًا بعض المميزات والخواص الاضافية، وذلك وفقًا لنوع وحجم أعمال الشركات.

12- تأمين البيانات

تعد خاصية الحفاظ على أمن وسرية البيانات من أهم معايير اختيار برنامج المحاسبة المناسب، حيث يجب أن تضمن الشركة سرية ودقة جميع الحسابات والمعاملات المالية والتجارية.

لذلك يجب التأكد من قدرة البرنامج على حفظ المعلومات والبيانات في أمان وسرية عبر خوادم خاصة، وعمل نسخ احتياطية لها، وتطبيق جميع قواعد السلامة والأمان.

13- الربط التلقائي

تعد البرامج المحاسبية أحد الأدوات التقنية التي تساعد في أداء المهام والعمليات، ولذلك يجب أن تعمل مع العديد من الأدوات والتقنيات الأخرى لضمان دقة النتائج، لذلك من الضروري أن يوفر البرنامج خاصية الربط التلقائي مع أبرز التطبيقات التي يتم استخدامها.

14- المرونة

يجب أن يتميز برنامج المحاسبة الخاص بك بالمرونة، بمعنى أن يواكب جميع التطورات والتغيرات التي تطرأ  على الأعمال والأنشطة الخاصة بالشركة.

كما يجب أن يكون البرنامج مدعومًا بشبكة الإنترنت، بحيث يتمكن جميع الموظفين من الوصول لقاعدة البيانات والنظام، وإدارة العمليات المالية في أي وقت.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج محاسبة في السعودية

أسئلة يجب أن تسألها لنفسك قبل ان تختار برنامج المحاسبة؟

إذا كنت على وشك الشروع في  إنشاء شركتك، وتريد اختيار برنامج محاسبة لإدارة جميع العمليات المالية، عليك أن تسأل نفسك بعض الأسئلة التي ستساعدك في عملية الاختيار.

وفيما يلي أبرز هذه الأسئلة:

هل هناك فرق بين برامج المحاسبة السحابية، وبرامج المحاسبة التي يتم تثبيتها على سطح المكتب؟

حيث أن بعض برامج المحاسبة التقليدية تتطلب أولًا أن يتم تثبيتها على جهاز كمبيوتر أو محمول، وتتم أيضًا بواسطة هذه الأجهزة عمليات التخزين والوصول لجميع المعلومات أو البيانات بواسطة جهاز محدد.

أما برامج المحاسبة السحابية، فهي لا تحتاج للتثبيت على أي جهاز، حيث تقوم بكل الوظائف عبر الإنترنت، كما يتم تخزين المعلومات والبيانات في نسخ إضافية احتياطية عبر السحابة.

اقرأ أيضًا: الفرق بين المحاسبة التقليدية والمحاسبة الإلكترونية

هل سيلبي هذا البرنامج متطلبات العمل على المدى الطويل عند نمو وتوسع الأعمال والأنشطة؟

يجب أيضًـا التفكير في مستقبل الشركة ونمو الأنشطة والأعمال عند التخطيط لاختيار برنامج محاسبة، فيجب أن يستوعب هذا البرنامج التوسعات المستقبلية، حيث أن التوسع في المستقبل هدف كل الشركات، ومن غير المنطقي أن يتم شراء برنامج جديد، مع كل توسع جديد لأنشطة الشركة، لذلك يجب اختيار برنامج يتوافق مع توسعات الشركة المتوقع حدوثها خلال 5 سنوات على أقل تقدير.

هل تحتاج لتدريب الموظفين للعمل على هذا البرنامج ؟

قد يضم البرنامج العديد من التقنيات الحديثة لإنجاز بعض المهام المحاسبية المعقدة، ولذلك لابد من تدريب فريق المحاسبة لفهم هذه التقنيات ومواكبتها، وذلك لتحقيق النتائج المطلوبة.

هل دعم العملاء مجاني أم مقابل رسوم؟

حيث تقدم بعض الشركات خدمات الدعم والصيانة مجانا لمدة سنة أو أكثر، ثم تكون الخدمات مقابل رسوم زهيدة.

هل يعمل البرنامج على جميع أنظمة التشغيل مثل Windows أو  Mac أو Linux؟

يجب أن يعمل برنامج المحاسبة التقليدي المثبت على سطح المكتب مع جميع أنظمة التشغيل.

هل يوفر البرنامج خاصية مشاركة المعلومات مع من يحتاجون إليها؟

يجد البعض أحيانًا صعوبة في مشاركة المعلومات والبيانات، ولذلك يتم نقلها يدويًا، ولكن هناك بعض البرامج المحاسبية التي تتيح تبادل البيانات والمعلومات بين الموظفين، كما تتيح أيضًا تعدد المستخدمين، ولكن مع وجود شروط ومستويات من السرية لكل مستخدم.

ما هو أقصى مبلغ مالي يمكن إنفاقه لشراء برنامج محاسبة؟ هل سعر البرنامج مناسب مقابل ما يقدمه من مميزات وخدمات؟

يتم في البداية تحديد ميزانية خاصة لشراء البرنامج المحاسبي، وذلك وفقًا لمتطلبات العمل والوظائف المطلوبة من هذا البرنامج، ولكن يجب أن يكون سعر البرنامج متوافق مع جودة وكفاءة المهام والوظائف التي يقوم بها البرنامج.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج محاسبي للشركات في السعودية

هل هناك أي شكاوى حول إجراءات وقواعد أمن وسلامة البرنامج؟

قد تتعرض المعلومات والبيانات المحاسبية لأي أخطار مثل السرقة، أو للتلف نتيجة الحوادث الطبيعة، ولذلك لابد أن توفر الشركة المصممة للبرنامج قواعد وآليات لسلامة وأمن البيانات.

ولذلك من الضروري توفير مساحات تخزين خاضعة للمراقبة بأحدث التقنيات، حيث تكون قادرة على كشف محاولات الاختراق.

 ويجب التأكد من قدرة وسمعة الشركة على تحقيق ذلك من خلال البحث عن تعليقات العملاء السابقين عن تجاربهم مع البرنامج.

الخلاصة

أصبح من المستحيل في الوقت الحالي أن تستمر الشركات والمؤسسات في سوق المال مهما كان حجم أعمالها بدون رقمنة عملياتها ومعاملاتها.

 ونظرًا لأن قسم المحاسبة هو من الأقسام الأكثر طلبًا واستهلاكًا للوقت، الجهد، والمال أيضًا، فإن ظهور برامج المحاسبة وتطورها كان في صالح قطاعات المحاسبة والمراجعة.

  ومع ذلك فإن تنوع وتعدد أنواع هذه البرامج في السوق، جعل من الصعب على الشركات والمؤسسات اختيار البرنامج المحاسبي الأفضل لها.

 لذلك كان من الضروري وجود دليل مفيد، يمكّن المحاسبين من معرفة ماهية برامج المحاسبة وأهميتها، بجانب معرفة أهم المعايير والنقاط التي تساهم في اتخاذ القرار الصحيح، وننصحك في نهاية المقال باختيار برنامج الحسابات من دفترة، فهو يتيح الكثير من المميزات والخدمات.