محاسبة المطاعم وأهم التقارير المحاسبية المتعلقة بها

تخيّل أنك تمتلك مطعمًا ذا سمعة رائجة لدى الزبائن .. ما الذي ينقصك لاستدامة نجاح علامتك التجارية؟ تكمن الإجابة ببساطة في محاسبة المطاعم التي تتحكم أرقامها وبياناتها في القرارات المتعلقة بكل طبق يُقدم داخل مطعمك، في هذا المقال نستعرض أبرز جوانب محاسبة المطاعم بداية من كيفية عملها، وأهم المقاييس الرئيسية لمحاسبة المطاعم، وأفضل طريقة لمحاسبة المطعم، وأهم التقارير المحاسبية المطلوبة، هذا بالإضافة إلى توضيح أبرز الأخطاء الشائعة في محاسبة المطاعم وكيفية تجنبها، كل هذا وأكثر نقدمه لك في السطور القادمة مع أفضل نظام محاسبة سحابي يساعد على إتمام كافة الخطوات المتعلقة بمحاسبة المطاعم بحلول ذكية و مؤتمتة تضمن لك زيادة المبيعات والأرباح.

ما هي محاسبة المطاعم؟

محاسبة المطاعم هي مجموعة الممارسات والعمليات المالية والإدارية الهادفة إلى تسجيل وتحليل كافة أنواع حسابات الإيرادات والنفقات الناتجة عن المعاملات المالية المختلفة التي تتم داخل المطاعم، مما يساعد أصحاب المطاعم على تتبع دخلهم وأرباحهم، وفهم الأداء والوضع المالي لأنشطتهم التجارية، ومن ثم اتخاذ القرارات المالية الصائبة لصالح المطعم.

وتتكون أسس محاسبة المطاعم من عدة عناصر هي: تتبع إيرادات المبيعات اليومية للأطعمة والمشروبات والخدمات الأخرى التي يقدمها المطعم، وحساب تكلفة البضاعة المُباعة (COGS) من المواد والخامات المُستخدمة لإنتاج عناصر قائمة المطعم، ومراقبة (المصروفات التشغيلية، والإدارية، والتسويقية، ومصروفات الصيانة، وكذلك التكاليف الغير متوقعة)، واستكمالاً لشرح محاسبة المطاعم يُعد إدارة المخزون، وإعداد التقارير والميزانيات المالية، وإدارة أنظمة نقاط البيع في المطاعم من أهم أسس محاسبة المطاعم.

كيف تتم محاسبة المطاعم؟

تتم محاسبة المطاعم وفقًا لمجموعة من الخطوات والاعتبارات، فيما يلي شرحًا تفصيليًا مُبسطًا عن محاسبة المطاعم:

1/ استخدام نظام محاسبة مطاعم مُتكامل

يجب اختيار برنامج محاسبة بسيط وسهل الاستخدام مثل برنامج دفترة السحابي الذي يُتيح الوصول للبيانات في أي وقت ومن أي مكان، وأهم ما يجب تضمينه داخل نظام محاسبة المطاعم هو:

• برنامج نقاط البيع (POS) وذلك لضمان دقة تسجيل الحسابات، وإدارة النقدية، وتتبع مستويات المخزون والطلبات، وطباعة الإيصالات الإلكترونية، ويجب أن يتكامل برنامج نقاط البيع للمطاعم مع برنامج إعداد الفواتير مع الامتثال لمتطلبات الجهات المعنية مثل منظومة الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل.

• يُعتبر برنامج تتبع شؤون الموظفين وما يتعلق بهم من (رواتب، واجازات، وورديات، وخصومات، ومكافأت، وتقييم الأداء الوظيفي) من أهم التطبيقات اللازم شمولها في نظام محاسبة المطاعم المُتكامل.

• برنامج إدارة المخزون والمستودعات والذي يُمكّن أصحاب المطاعم من تقليل الهدر وتوزيع الموارد بطريقة فعالة لتجنب أي نقصان أو زيادة في المخزون عن الحد اللازم.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج نقاط بيع للمطاعم

2/ إعداد مخطط حسابات المطعم

يتم تقسيم مخطط حسابات المطعم إلى مجموعة من الفئات الفرعية مثل الأصول، والخصوم، والمصروفات، والإيرادات، والمخزون، والمبيعات، وحقوق المالكين أو المساهمين، وذلك حتي يسهل تحديد المقاييس المناسبة لمراقبة الحسابات.

3/ الخطوات العملية لمحاسبة المطاعم

• مراقبة التدفق النقدي الوارد إلى المطعم أو الخارج منه سواء بشكل يومي، أو شهري، أو اسبوعي.

• استخدام السجلات المحاسبية لمراقبة مقدار الإيرادات المُحققة سواء من مبيعات الأونلاين، أو المبيعات التي من خلال حضور الزبائن داخل المطعم نفسه.

• تسوية جميع الحسابات فيما يُعرف بـ (قيود محاسبة المطاعم) وهي قيود التسوية التي تتم في نهاية الفترة المالية للحسابات المصرفية، وبطاقات الائتمان، وكافة الالتزامات المالية الأخرى، وذلك لتصحيح وتعديل أرصدة حسابات المطعم، وضمان أنها تُعكس النتائج المالية الفعلية للمطعم، مما يساعد في إنشاء تقارير دقيقة وشاملة.

قد يهمك أيضًا: المطاعم السحابية وكيفية عملها

 المقاييس الرئيسية لمحاسبة المطاعم

فيما يلي أبرز المقاييس الرئيسية لمحاسبة المطاعم:

1/ حساب تكلفة البضاعة المُباعة

من خلال المعادلة الحسابية التالية: (COGS = قيمة المخزون الافتتاحي + قيمة المخزون المُشترى - قيمة المخزون النهائي)، وذلك لفهم المبلغ الذي تم إنفاقه لتصنيع الطعام.

2/ الربح الإجمالي وهامش الربح الإجمالي

تتبع مقدار الأموال التي يتم الحصول عليها بعد خصم تكلفة البضائع المباعة، ويجب أن تكون قيمة كل منهما في شكل رقم صحيح أو نسبة مئوية.

الربح الإجمالي = إجمالي الإيرادات - تكلفة البضائع المباعة

هامش الربح الإجمالي = (الربح الإجمالي / إجمالي الإيرادات) × = 100

3/ معدل الاحتفاظ بالعملاء وتكلفة اكتساب عملاء جُدد

قدرة المطعم على الاحتفاظ بالعملاء الحاليين، وقياس مدى فاعلية استراتيجيات التسويق، ويُمكن قياس معدل الاحتفاظ بالعملاء من خلال الصيغة التالية:

[(عدد العملاء في نهاية الفترة - عدد العملاء المكتسبين خلال الفترة) ÷ عدد العملاء في بداية الفترة] × 100

أما تكلفة اكتساب العملاء ( Customer Acquisition Cost (CAC تُحسب من خلال الصيغة التالية:

تكلفة اكتساب العملاء = نفقات التسويق ÷ إجمالي العملاء الجدد

4/ معدل دوران الطاولة

يٌشير معدل دوران الطاولة إلى عدد الضيوف الذين يشغلون طاولات المطعم خلال فترة زمنية معينة، ويتم حساب هذا المعدل من خلال:

عدد الضيوف التي تم خدمتها / عدد الطاولات المشغولة خلال فترة زمنية محددة

 فإذا كان المطعم قد استقبل 60 عميل وشغلوا هؤلاء الضيوف 20 طاولة خلال الفترة من 4 مساءً إلى 11 مساءً، فإن معدل دوران الطاولة لهذا المطعم هو 3، أي أن الطاولة تستقبل 3 مجموعات على مدار 7 ساعات.

5/ متوسط ​​الإيرادات لكل ضيف أو عميل

يتم حساب متوسط ​​الإيرادات لكل ضيف أو عميل من خلال الصيغة الحسابية التالية:

متوسط ​​الشيك = إجمالي المبيعات ÷ عدد الضيوف في فترة زمنية مُحددة

6/ متوسط ​​عدد العملاء

متوسط ​​عدد العملاء يعتبر من أهم المقاييس التي يجب الانتباه لها في محاسبة المطاعم للتعرف على عدد الموظفين الذين يجب إضافتهم خلال مواسم الذروة، وتحديد الأوقات والأيام الأكثر ازدحامًا.

7/ نسبة تكلفة العمالة

معرفة نسبة تكلفة العمالة تقدر مقدار الأموال التي ينفقها المطعم لدفع رواتب الموظفين مقارنة بالمبيعات المُحققة خلال فترة زمنية مُحددة، وتُحسب نسبة تكلفة العمالة كالتالي:- (إجمالي تكلفة العمالة ÷ إجمالي الإيرادات) × 100، ويُمكن من خلال هذه النسبة اتخاذ بعض القرارات مثل زيادة الأسعار في قائمة الطعام لدعم تكاليف العمالة، أو الحاجة لنقص الموظفين.

8/ معدل النفقات العامة والتكاليف الأساسية وتكلفة الطعام

المصروفات أحد المقاييس التي لا يُمكن إغفالها عند إتمام عملية محاسبة المطاعم، وتشمل النفقات العامة للمطاعم مصروفات تشغيل المرافق والإيجار، والمصروفات الإدارية والتأمين، وتكاليف الترخيص، أما التكاليف الأساسية تشمل تكلفة الطعام، ورواتب العمالة، بينما تُشير تكلفة الطعام فقط إلى الفارق بين تكاليف إنتاج عنصر ما داخل قائمة الطعام وسعره في القائمة، ويساعد حساب هذه النفقات والتكاليف في تنفيذ استراتيجيات تسعير تنافسية، والتحكم في المخزون بشكل مثالي، والسيطرة على نسبة تكلفة الطعام لصالح زيادة الإيرادات، وفيما يلي أبرز الصيغ الحاسبية للنفقات داخل المطاعم:

التكاليف الأساسية = تكلفة البضائع المباعة + إجمالي تكاليف العمالة

تكلفة الطعام = التكلفة الإجمالية للعنصر من الطعام والمشروبات / إجمالي الإيرادات

9/ هامش المساهمة

هامش المساهمة هو العنصر الذي يُمكن من خلاله قياس ربحية كل عنصر في قائمة الطعام، مما يُفيد في توجيه العروض واستراتيجيات التسعير، ويُمكن حساب هامش المساهمة من خلال المعادلة التالية:- سعر البيع - تكاليف الطعام.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمطاعم

أهمية محاسبة المطاعم

فيما يلي أبرز الجوانب التي تعكس أهمية محاسبة المطاعم:

• تنفيذ محاسبة المطاعم بشكل صحيح يساعد على تسعير قائمة الطعام بأسعار مناسبة للزبائن بالتوازي مع الحفاظ على هوامش الأرباح.

• توفر محاسبة المطاعم معلومات مالية دقيقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات استراتيجية مثل تعديل العروض التي يقدمها المطعم، أو تغيير قائمة الطعام مثل إدخال عناصر جديدة، أو حذف أخرى.

• تساعد محاسبة المطاعم في إدارة التدفق النقدي بفاعلية أدق، ما يضمن للمطعم الوفاء بالتزاماته تجاه الموردين، والموظفين، وحقوق الشركاء، والالتزامات الأخرى، مع الحفاظ على مستوى تدفق نقدي إيجابي.

• تجنب العقوبات المتعلقة بعدم الامتثال للقوانين واللوائح الضريبية.

طرق محاسبة المطاعم

تنقسم طرق محاسبة المطاعم إلى طريقتين، ويتوقف اختيار الطريقة المناسبة حسب حجم إيرادات المطعم، وطبيعة نظام محاسبة المطاعم الذي تتبعه الإدارة المالية، فيما يلي شرح طرق محاسبة المطاعم:

1/ المحاسبة النقدية

هي الطريقة الأكثر شيوعًا وتداولاً لمحاسبة المطاعم، وبناءً على هذه الطريقة يتم تسجيل الإيرادات النقدية في الحسابات المصرفية بمجرد استلامها، وتسجيل النفقات في عند دفعها، وهذا يعني أنه لا يتم تسجيل العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية إلا بعد حدوث تحصيل أو دفع نقدي للمبالغ المستحقة، ويترتب على الأساس النقدي مجموعة من المزايا والعيوب بالنسبة لمحاسبة المطاعم. 

مزايا المحاسبة النقدية للمطاعم

• سهولة الفهم والتنفيذ وخاصة للمطاعم الصغيرة التي لا تحتاج إلى نظام محاسبة المطاعم متخصص.

• مساعدة أصحاب المطاعم على إدارة السيولة النقدية، من خلال الرؤية الشاملة التي توفره هذه الطريقة عن التدفق النقدي اليومي داخل المطعم.

• لا تتطلب التعامل مع تقديرات الحسابات المستقبلية للإيرادات أو التكاليف.

عيوب المحاسبة النقدية للمطاعم

• عدم دقة الصورة المالية للمطعم التي قد تظهر الأرباح أكثر من قيمتها الواقعية، لأن محاسبة المطاعم على الأساس النقدي تُظهر الإيرادات عند استلامها فقط، مما قد يؤدي إلى تقييم غير دقيق للأداء المالي.

• لا تأخذ في الاعتبار المصروفات المستحقة للمطعم وهي النفقات التي يتم تكبدها ولكن لم يتم دفعها بعد، مما قد يؤدي إلى إغفال معلومات مهمة حول الصحة المالية للمطعم وقدرته على تلبية الالتزامات المالية المستقبلية.

• صعوبة التخطيط المالي على المدى الطويل نظرًا لتأجيل تسجيل الإيرادات والنفقات.

2/ المحاسبة المستحقة

بناءً على هذه الطريقة يتم حساب وتسجيل المعاملات المالية في وقت المعاملة بغض النظر عن وقت الدفع، وتُعتبر المحاسبة المستحقة للمطاعم أكثر دقة من المحاسبة النقدية، إذ أنها توفر رؤية واضحة وأكثر دقة عن النشاط المالي والعلاقة بين الإيرادات والنفقات. 

ما هي محاسبة التكاليف في المطاعم

تُشير محاسبة تكاليف المطاعم إلى أحد فروع المحاسبة المعنية بتحليل مصروفات تشغيل المطاعم، ويُمكن من خلال محاسبة التكاليف فى المطاعم فهم تكلفة إنتاج الطعام وتقديم الخدمات، واتخاذ قرارات صائبة حول التسعير، وإدارة الميزانية، والتخطيط المالي، وكيفية زيادة الربحية، وزيادة الإنتاجية، ويُمكن تقسيم محاسبة التكاليف فى المطاعم كالتالي:

1/ التكاليف الثابتة

هي النفقات التي تبقى ثابتة بغض النظر عن مستوى البيع داخل المطعم، وتشمل:

• مصروف إيجار المطعم.

• الرواتب المدفوعة للموظفين.

• مصروفات شراء المعدات.

2/ التكاليف المتغيرة

هي المصروفات التي تتغير بناءً على حجم المبيعات في المطعم، وتشمل:

• تكاليف المواد والمكونات الخام المستخدمة في إعداد الأطعمة والمشروبات، ويُمكن التحكم فيها حسب حجم الإنتاج والمبيعات.

• رواتب العمالة المتغيرة الذين يعملون بنظام الساعات أو العمولات.

• نفقات المرافق مثل الماء والكهرباء، والتي تختلف بناءً على استخدام المطعم.

• التكاليف التسويقية التي يُمكن التحكم فيها بناء على مستوى وحجم الحملات الترويجية والإعلانات.

• مصروفات الصيانة والتي تعد من المصروفات المتغيرة بناءً على حاجة المطبخ أو أي جزء داخل المطعم إلى صيانة، مثل إصلاح أعطال الأفران، أو إصلاح مكيفات الهواء، وصيانة المرافق.

نموذج محاسبة تكاليف المطاعم 

نموذج محاسبة تكاليف المطاعم من دفترة يساعد أصحاب المطاعم على تتبع التكاليف الثابتة والمتغيرة اللازمة لسير العمليات التشغيلية اليومية داخل المطعم، ويضمن عدم تجاوز النفقات المُخطط لها في الميزانية، وأيضًا يسهل نموذج محاسبة تكاليف المطاعم عملية التخطيط المالي للمطعم وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين أو ترشيد نفقات، وأيضًا يساعد على توزيع الموارد بشكل أفضل، إضافة إلى كل هذه العوامل الموضحة لأهمية نموذج تكاليف المطاعم فهو يساعد على تتبع أداء فريق العمل داخل المطعم وإدارة الرواتب والاجازات والمكافآت الخاصة بهم، فضلاً عن ذلك يُمكن استخدام النموذج في تحديد الأطعمة والمشروبات الأكثر طلبًا وربحًا.

أهم التقارير المحاسبية المطلوبة في محاسبة المطاعم

توفر التقارير المالية معلومات دقيقة تساعد أصحاب المطاعم على اتخاذ القرارات الاستراتيجية التي تساعد على النمو والتوسع، ومن أهم التقارير المحاسبية المطلوبة في محاسبة المطاعم:

1/ تقرير الدخل

يُظهر الإيرادات والمصروفات خلال فترة زمنية محددة، ويساعد تقرير الدخل على فهم الأرباح والخسائر الذي يُحققها المطعم، وتقييم الأداء المالي.

2/ تقرير الميزانية العمومية

تقدم الميزانية العمومية صورة مُفصلة عن أصول والتزامات المطعم خلال فترة معينة، ويُساعد في تقييم الوضع المالي للمطعم.

3/ تقرير التدفقات النقدية

توضح قائمة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة، ويُمكن من خلاله تقييم قدرة المطعم على إدارة السيولة، كما يساعد الإدارة في فهم تأثير العمليات اليومية على السيولة النقدية، ويوفر تقرير التدفقات النقدية رؤى منطقية تساعد في التخطيط المالي.

4/ تقرير المبيعات

يعرض تفاصيل المبيعات في المطعم حسب الفئات سواء حسب نوع المأكولات والمشروبات، أو حسب طريقة تقديم الخدمة، أو حسب التوقيتات مثل فترات الإفطار، أو الغذاء، أو العشاء، أو مبيعات القوائم الخاصة وهكذا، ويساعد هذا التقرير في تحليل الأداء.

قد يهمك أيضًا: 12 طريقة مبتكرة لزيادة المبيعات في المطاعم

5/ تقرير التكاليف

يتضمن تفاصيل التكاليف الثابتة والمتغيرة، و يساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، كما يُساهم في تحديد الطرق المناسبة لترشيد التكاليف. 

7/ تقرير الأداء المالي

يوضح نسب مهمة مثل هامش الربح، ونسبة العائد على الاستثمار، ونسبة النفقات إلى الإيرادات، مما يساعد في تقييم الأداء العام للمطعم. 

 الأخطاء الشائعة في محاسبة المطاعم وكيفية تجنبها

هناك العديد من الأخطاء الشائعة في محاسبة المطاعم والتي قد تؤثر سلبًا على دقة السجلات المالية، مما ينعكس بالتبعية على الربحية والقدرة على التخطيط المستقبلي للنشاط التجاري، فيما يلي أبرز الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في محاسبة المطاعم لتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان الصحة المالية للمطعم.

• عدم تعيين محاسبين ذوي خبرة في محاسبة المطاعم.

• الأخطاء البشرية عند إدخال بيانات أسعار الوجبات، وتسجيل المبيعات، مما يؤثر على دقة التقارير المالية ومؤشرات الأداء الرئيسية، والحل الأنسب استخدام أنظمة المحاسبة السحابية وبرامج إدارة نقاط البيع.

• استخدام فترات محاسبية خاطئة عند مقارنة إيرادات المطعم، لذلك يجب استخدام مقارنة الحسابات على فترات مدتها أربعة أسابيع، وليس فترة محاسبية شهرية، لأن عدد أيام الأشهر قد يختلف

• عدم المراقبة الدورية للتكاليف الأساسية، والمبيعات، وأداء العمالة والموظفين وفقًا للورديات.

•  عدم تحديث سجلات المخزون بانتظام، مما قد يؤدي إلى نقص أو فائض في المواد الغذائية، لذا يجب إجراء الجرد المنتظم للمخزون واستخدام برامج إدارة المخزون لتتبع الكميات.

•  عدم فصل الحسابات الشخصية لأصحاب المطاعم عن الحسابات التجارية، ويؤثر ذلك على دقة السجلات المالية، لذا يجب فتح حسابات مصرفية ائتمانية مخصصة.

كيف يمكنك الاعتماد على دفترة في إدارة محاسبة المطاعم؟

يُعتبر برنامج دفترة السحابي خيار تكنولوجي مناسب يوفر المزيد من الحلول الذكية المؤتمتة لإدارة محاسبة المطاعم، فيُمكن من خلال برنامج نقاط البيع pos إدارة الورديات المختلفة في المطعم وما يتعلق بها من مبيعات، وفواتير، ويتميز دفترة بسهولة استخدامه حتى من قبل غير المحترفين.

ربط أجهزة نقاط البيع ودعم الباركود في دفترة يُمكن من استعراض قوائم الطعام التي يوفرها المطعم بالأسماء والصور، وإدارة الطلبات بشكل أفضل، وأيضًا يُمكن من خلال دفترة إصدار فواتير طلبات مُتكاملة بكافة عناصرها، ويتكامل برنامج نقاط البيع POS مع برامج إدارة المخزون والمستودعات، وإدارة المبيعات، مما يساعد أصحاب المطاعم على تتبع حركة الطلب على الأصناف المختلفة، و تحديد إجمالي المبيعات لكل صنف، في النهاية كل هذه الخدمات وأكثر يقدمها دفترة في إدارة محاسبة المطاعم بما يساعد على زيادة الأرباح وإدارة الشؤون المالية للمطعم بكفاءة.

الأسئلة الشائعة

ما هي أفضل طريقة محاسبية للمطاعم؟

أفضل طريقة محاسبية للمطاعم هي استخدام أساس الاستحقاق لتسجيل الإيرادات والنفقات عند حدوثها، بغض النظر عن وقت استلام أو دفع النقود، وذلك لتوفير صورة أكثر دقة عن الوضع المالي.

ما هو P&L في المطاعم؟

P&L هي اختصار (Profit and Loss Statement) وهي قائمة الأرباح والخسائر التي تُظهر جميع المبيعات المحققة من تقديم الطعام والمشروبات، وتكلفة البضاعة المُباعة، والربح والإجمالي، وصافي الربح. 

كيف تدير ميزانية المطعم؟

إدارة ميزانية المطعم تتطلب تحليل المبيعات بشكل تاريخي (وفقًا للفترات السابقة)، وفهم توقعات وتفضيلات الزبائن، والتعرف على الاتجاهات الموسمية لتوقع الإيرادات، ومن ثم وضع أهداف مبيعات واقعية، وتحديد التكاليف الثابتة والمتغيرة وإنشاء تقديرات دقيقة لكل نوع من التكاليف، ومراقبة الأداء المالي من خلال تحليل الفروقات بين الأرقام المتوقعة في الميزانية والأرقام الفعلية المُحققة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.