كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية

أصبح تطبيق الفاتورة الإلكترونية ضرورة حتمية على الأفراد المعنيين بالالتزام بها في السعودية، والذين تم الإعلان عنهم من قبل هيئة الزكاة والدخل، وفي هذا الصدد تُخصص البرامج المحاسبية مثل نظام دفترة العديد من المزايا والخدمات التي تساعد على تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية وغيرها من الهيئات والمؤسسات، والأفراد، والكيانات الاعتبارية المعنية بتطبيق الفاتورة الإلكترونية بالمملكة العربية السعودية، لذا نستعرض في سطور المقال السابقة المشكلات والتحديات التي تواجهها المحلات التجارية في تطبيق الفوترة الإلكترونية، وكيفية التغلب على هذه التحديات وتعظيم الاستفادة من خلال أفضل برنامج فاتورة الكترونية للمحلات التجارية، كل هذا نوفره لك لضمان امتثال نشاطك التجاري لمتطلبات الفوترة الإلكترونية بمراحلها.

الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية 

تشمل الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية كلاً من المحال التجارية التي تبيع نوعًا واحدًا أو أنواعًا محدودة من السلع والخدمات مثل محلات الملابس والاجهزة الالكترونية وغيرها، والمحلات التجارية متعددة الأقسام مثل مراكز التسوق ومحلات السوبر ماركت الكبيرة، والمحلات التجارية الرقمية مثل تطبيقات التسوق وأبرزها موقع أمازون، 

صعوبات تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية

منذ تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية على الأشخاص الخاضعين لها، سواء على المرحلة الأولى في ديسمبر 2021، أو المرحلة الثانية في يناير 2023، وأصبح هناك ضرورة على التكامل مع الحلول الإلكترونية مع هيئة الزكاة والدخل، وإصدار الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة، إلا أنه هناك بعض المشكلات التي يواجهها أصحاب المحلات التجارية عند الانتقال من الفواتير اليدوية التقليدية إلى تطبيق الفواتير الإلكترونية، وتتمثل في:

1/ التكلفة المرتفعة

تكاليف الشراء أو الاشتراك في البرامج المحاسبية الإلكترونية، بالإضافة إلى التكاليف والوقت الذي تطلبه الفترة الإنتقالية لتدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام الجديد، هذا بالإضافة إلى مقاومة التغيير والتكيف بمرونة من قبل موظفي المحلات التجارية لإنشاء الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح ومتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل، مما يشكل في النهاية عبئًا ماليًا على أصحاب المحلات التجارية.

2/ عدم التكامل مع منظومة الفوترة الإلكترونية 

عدم تكامل بعض البرامج المحاسبية مع منظمة الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والدخل، وهذا من أكبر التحديات التي يواجهها أصحاب المحلات التجارية.

3/ مشكلات فقد البيانات المالية للفواتير 

مشكلات الأمان وحماية البيانات المالية من الفقد أو الاختراق نتيجة التعامل ببعض الأنظمة الغير الآمنة، أو التي لا توفر خصائص التشفير وغيرها.

4/ مشكلات الصيانة والتحديث

حاجة بعض البرامج المحاسبية إلى الصيانة الدورية والتحديثات لضمان كفاءتها ومواكبتها مع القوانين واللوائح المعمول بها خاصة فيما يتعلق بالفواتير الإلكترونية وإضافة النسب الضريبية بأنواعها المختلفة. 

5/ عدم استجابة الدعم الفني وتعقيد الاستخدام

مشكلات الاستجابة والتواصل السريع من الدعم الفني للرد على الاستفسارات وحل المشكلات التي تواجه المحلات التجارية عند إنشاء الفواتير الإلكترونية، وتعقيد العمليات المتعلقة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية خاصة في حال تعدد الفروع للمحلات التجارية.

6/ عدم دعم اللغة العربية 

عدم دعم برنامج الفاتورة الإلكترونية للغة العربية مما يُعيق فهم الموظفين لخصائص البرنامج ويجعل صعوبة في التعامل معه. 

صعوبة تخصيص بعض برامج الفاتورة الإلكترونية لتلبية احتياجات المحل التجاري مما يقلل من فاعليتها.

7/ صعوبة ربط الفاتورة الإلكترونية بالمعاملات المترتبة عليها

الانتقال من الفواتير التقليدية إلى نظام الفوترة الإلكترونية يتطلب تغيير إدارة المخزون وتحديث مستوياته من خلال النظام المحاسبي أيضًا.

قد يهمك أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للشركات

كيف يلبي دفترة متطلبات الفاتورة الالكترونية للمحلات التجارية؟

تعدد المشكلات التي يُمكن أن تواجه أصحاب المحلات التجارية للالتزام بمتطلبات الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل بالمملكة، إلا أن التخطيط الجيد لهذه التحديات يضمن انتقال وتطبيق سلس وفعال، وتتمثل أولى خطوات التخطيط في اختيار برنامج المحاسبة المناسب الذي يحقق الفوائد المرجوة وأهداف الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية.

ويُعد برنامج الفاتورة الإلكترونية من دفترة أفضل برنامج فاتورة إلكترونية للمحلات التجارية، حيث يوفر النظام حلول ذكية و مؤتمتة لضمان انتقال أبسط وأسهل وأكثر تكاملاً مع منظومة الفوترة الإلكترونية، وتتمثل الخدمات التي يقدمها النظام في:

1/ التجربة المجانية 

إتاحة تجربة مجانية للمحلات التجارية لتجرية برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية من دفترة لمدة 14 يوم، مما يُمكنهم من التعرف على مزايا البرنامج، وفهم خدماته بشكل أعمق.

2/ التكامل والاعتماد من منظومة الفوترة الإلكترونية 

يوفر برنامج دفترة على المحلات التجارية عناء البحث عن برنامج متكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، حيث أنه يتكامل ويتوافق مع المرحلتين الأولى والثانية، ويأتي ضمن قائمة البرامج المعتمدة لمنظومة الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل.

3/ إدارة مالية شاملة 

يقدم دفترة لمستخدميه حزمة من الحلول المتكاملة لإدارة موارد المؤسسة، وهذا يعني أن تطبيق الفاتورة الإلكترونية يتكامل مع تطبيقات المبيعات، وإدارة المخزون، والمشتريات، والحسابات العامة.

4/ التحديثات الآلية 

يسهل دفترة على المحلات التجارية إرسال بيانات الفاتورة الإلكترونية بالضوابط والشروط المحددة إلى هيئة الزكاة والدخل، وإضافة التحديثات أليًا في برنامج الفاتورة الإلكترونية من دفترة، فبمجرد تطبيق المرحلة الثانية تم تحديث البرنامج تلقائيًا، وكذلك يتم التحديث بأي تغييرات إضافية دون الحاجة إلى تزويد البرنامج بإجراءات إضافية من قبل المستخدمين.

5/ حماية بيانات الفواتير الإلكترونية للمحلات التجارية

يضمن برنامج الفاتورة الإلكترونية من دفترة حماية بيانات فواتير المحلات التجارية وبياناتها من خلال خوادم مؤمنة ومشفرة SSL 256 bit، إضافة إلى إمكانية النسخ الاحتياطي والدوري لضمان عدم فقد البيانات.

6/ الدعم الفني السريع والدائم 

إتاحة الدعم الفني من دفترة بشكل دائم ومجاني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للرد على استفسارات العملاء في أي وقت.

7/ برنامج فواتير إلكتروني يجذب عملاء المحلات التجارية

سهولة فهم الزبائن والعملاء للفواتير الإلكترونية من دفترة، كما أنه يجذب العملاء من خلال ربط برنامج نقاط الولاء ببرنامج الفواتير، ويساعد هذا الربط على الاحتفاظ بالعملاء وتكوين علاقات طيبة معهم على المدى الطويل، ذلك من خلال تحويل نقاط الولاء إلى خصم في فواتير المبيعات التي يتم إصدارها للعملاء، ولكن لا يتم استرداد هذه النقاط مرة أخرى في حال الفواتير المرتجعة.

8/ تكامل برنامج نقاط البيع مع منظومة الإيصال الإلكتروني 

استكمالاً للتكامل مع منظومة الفاتورة الالكترونية يواصل دفترة خدماته من خلال ربط تطبيق نقاط البيع أو "برنامج الكاشير" الخاص به بمنظومة الإيصال الإلكتروني، وهو ما يتيح تحويل الإيصالات اليدوية إلى إلكترونية لإستكمال دائرة تعاملات البيع والشراء الرقمية، ولا تقل أهمية الإيصال الإلكتروني بالمقارنة مع الفاتورة الإلكترونية، حيث تكمن أهمية الإيصال الإلكتروني في إمتداد ألية عمل الفاتورة الإلكترونية ولكن بين أصحاب المحلات التجارية والمستهلكين النهائيين B2C.

9/ القيمة العالية مع الأسعار التنافسية 

الاستثمار في دفترة خطوة ذكية لتحسين إدارة المحلات التجارية وتلبية كافة احتياجات العمل من خلال نظام متكامل التطبيقات وبسيط الاستخدام في أي وقت ومن أي مكان، كل ذلك مقابل أسعار اشتراك شاملة واقتصادية وتنافسية مع عدم الحاجة إلى دفع المزيد لكل تطبيق على حدة.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت

متطلبات الفاتورة الالكترونية من المحلات التجارية

إذا كنت صاحب محل تجاري ومن ضمن المُلزمين بشروط الفاتورة الإلكترونية وخاصة المرحلة الثانية، إليك أهم متطلبات الفاتورة الالكترونية للمحلات التجارية:

1 / إنشاء الفاتورة الإلكترونية وفق متطلبات هيئة الزكاة والدخل

يساعد دفترة على إنشاء الفاتورة الإلكترونية بالمعلومات الكاملة المشروطة تضمينها في هيكل الفاتورة الإلكترونية وهي (العلامة التجارية، وعنوان الفاتورة، ورمز الـ QR Code أو الباركود، ومعلومات المنشأة (المحل التجاري)، وتاريخ الفاتورة الإلكترونية، و بيانات السلع والخدمات، ورقم ضريبة القيمة المضافة، والرقم التسلسلي للفاتورة، ومعدل الخصم النقدي، والمبالغ المستحقة، ومعلومات الدفع.

2/ دعم كافة أنواع الفواتير الضريبية والمرتجعة 

يدعم دفترة إنشاء كافة الفواتير الضريبية الإلكترونية وفقًا لشروط وحالات الإلزام والتطبيق المفروضة من هيئة الزكاة والدخل، وتتمثل هذه الفواتير في دعم إصدار الفواتير الضريبة B2B (الفاتورة التي تصدر بين منشأة ومنشأة )، ودعم إصدار الفواتير الضريبية B2G (الفواتير التي تصدر بين منشأة وجهة حكومية)، وأيضًا يدعم دفترة إصدار الفواتير الضريبية البسيطة B2C التي تصدر بين منشأة ومستهلك والتي يتم استخدامها في المحلات التجارية، ودعم إصدار الفواتير المرتجعة سواء عند إرجاع الفاتورة كلها، أو عند إرجاع جزء من الفاتورة.

3/دعم إصدار الفواتير الإلكترونية للمحلات التجارية بالصيغة المطلوبة

يدعم دفترة إصدار الفواتير الإلكترونية للمرحلة الثانية يالصيغ المطلوبة وهي XML أو 3A/PDF، وإضافة رقم التعريف الموحد UUID، وتضمين دالة التشفير Hash كجزء من الفاتورة. 

4/ التخزين والاتصال بالانترنت 

يدعم دفترة تخزين الفواتير الإلكترونية وسهولة الوصول إليها في أي وقت من قبل الهيئة وهي أحد متطلبات المرحلة الثانية المعلن عنها، كما يدعم دفترة خدمات الحوسبة السحابية مما يسهل اتصال جميع الحلول التقنية التي يقدمها النظام المحاسبي بالإنترنت لسهولة مشاركتها مع الهيئة

مثال على تطبيق المحل التجاري لمتطلبات الفوترة الإلكترونية 

التزم محل "أزياء المدينة" بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية وفقًا لكونه أحد الملتزمين بتطبيق الفوترة الإلكترونية، وبالتالي قام محل "أزياء المدينة" بالتالي:

قرر محل "أزياء المدينة" استخدام برنامج الفواتير الإلكترونية من دفترة كونه نظام محاسبي متكامل ومعتمد من منظومة الفوترة الإلكترونية، ثم أدخل بيانات المحل، بما في ذلك الاسم التجاري، والرقم الضريبي، والعنوان، والمعلومات الأخرى، وقام عميل بشراء ملابس، وبناءً عليه قام موظف المبيعات بإدخال تفاصيل معاملة البيع مثل التاريخ المعاملة، ومعلومات العميل، وتفاصيل القطع التي تم شراؤها، وبعد إتمام عملية البيع تم توليد فاتورة إلكترونية بشكل آلي من نظام دفترة، وتحتوي هذه الفاتورة على رقم الفاتورة الفريد، ورمز الـ QR Code، وتفاصيل المنتجات، والمبلغ الإجمالي بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة، وأي خصومات ناتجة عن نقاط ولاء حصل عليها العميل، وطريقة الدفع، ورقم التعريف UUID، ودالة التشفير Hash.

بعدها تم توقيع الفاتورة إلكترونيًا باستخدام التوقيع الرقمي لضمان صحتها، وإرسال الفاتورة الإلكترونية لمعاملة البيع إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بصيغة XML، وتم إرسال نسخة كذلك إلى العميل بواسطة البريد الإلكتروني، وأخيرًا احتفاظ المحل بنسخة من الفاتورة الضريبية المبسطة وتخزينها مع باقي الفواتير للامتثال للوائح الضريبية المتعلقة بالهيئة، وتسهيل عملية التدقيق والمراجعة.

المُلزمين من المحلات التجارية بالفاتورة الإلكترونية

الجدول التالي يوضح الملتزمين من المحلات التجارية بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.

ختامًا إذا كنت من أصحاب المحال التجارية ويتخطى دخلك المستويات السابق ذكرها فعليك الاشتراك في المنظومة وحتى وإن كنت من غير الملتزمين، وهذا تجهيزًا لمخطط هيئة الزكاة والدخل في تطبيق الفوترة الإلكترونية على كافة المنشأت بمختلف أحجامها، وذلك تماشيًا مع رؤية 2030 التي التحول الرقمي للحكومة السعودية.