الدفاتر المحاسبية: تعريفها وأنواعها وأبرز الأخطاء الشائعة وكيفية تفاديها

تهتم المؤسسات الاقتصادية بالاحتفاظ بكل ما يثبت معاملاتها المالية مهما كان حجمها، ليس من قبيل الالتزام بالشروط الحكومية فحسب، بل لتتمكن من قياس مدى تطورها ولتتعرف على قدراتها المالية ولتتخذ القرارات بطريقة سليمة، وهنا يأتي دور ما يُعرف باسم الدفاتر المحاسبية للمؤسسات، فما هو تعريفها؟ وما هي أنواعها؟ وكيف تنفذها المؤسسات بطريقة سليمة؟

ما هي الدفاتر المحاسبية؟

تُعرف السجلات أو الدفاتر المحاسبية على أنها مجموعة من الوثائق والدفاتر التي تستخدمها المؤسسات الاقتصادية لإعداد البيانات المالية أو السجلات المتعلقة بالتدقيق والمراجعة المالية، حيث تتضمن دفاتر الأصول والالتزامات والإيرادات والدفاتر اليومية ومختلف المعاملات النقدية التي تتم خلال كل يوم بما فيها الشيكات والفواتير وغيرها.

وتلزم بعض الجهات الحكومية في العديد من الدول المؤسسات الاقتصادية بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة زمنية طويلة من أجل مراجعتها والتأكد من صحة المعلومات الموجودة بها.

ولا يوجد اتفاق عالمي حول المستندات التجارية التي تتكون منها دفاتر المحاسبة في جميع المؤسسات، حيث يختلف الأمر باختلاف وجهات نظر أصحاب المصلحة في مختلف المؤسسات وبناءً على موقف المؤسسة اقتصاديًا.

فعندما تمر المؤسسة بمرحلة الانتعاش الاقتصادي خلال دورة الأعمال ستجد أن المستثمرين يهتمون بمراجعة البيانات المالية لأنهم يشعرون بالتفائل ويفكرون في توسيع الاستثمار، أما في مرحلة الركود فيطلب المستثمرون بيانات متعلقة بالميزانية العمومية؛ وذلك بسبب ترددهم في اتخاذ قرارات بالتوسع في الاستثمار.

بشكل أوضح فإن دفاتر المحاسبة ليست جامدة بل تتطور بشكل مستمر بحسب معطيات الوضع الاقتصادي الحالي للمؤسسة ورغبات المستثمرين ونوعية البيانات التي يحتاجونها لاتخاذ القرارات.

أنواع الدفاتر المحاسبية

هناك نوعان من السجلات المحاسبية التي يتم استخدامها في الشركات؛ الأول هو نظام القيد الفردي والذي يتميز ببساطته وسهولة استخدامه، وتعتمد عليه كثير من الشركات الصغيرة والناشئة.

أما النوع الآخر، فهو نظام القيد المزدوج، حيث يتطلب أن يكون هناك خانتين واحدة للدائن وأخرى للمدين، ويجب على الشركة تسجيل كل معاملاتها المالية بهذه الطريقة؛ لتحقيق التوازن في العمليات المحاسبية وتتبع تدفق الأموال داخل المؤسسة لتلافي الأخطاء واكتشاف حدوث أي خلل، وهذا النظام تتبعه بشكل أساسي المؤسسات الكبرى.

وتنقسم الدفاتر المحاسبية إلى عدة أنواع لكل منها هدفه المباشر، ونذكر منها ما يلي:

المعاملات Transactions

تُعد المعاملات بمثابة نقطة البداية في أي سجلات محاسبية حيث تشهد تسجيل أي شيء قامت الشركة بشرائه أو بيعه أو استهلكته خلال فترة زمنية محددة، حيث إن كل نشاط مالي يجب أن يبدأ بمعاملة مالية.

دفتر اليومية Journals

بعض المؤسسات تعتمد على فكرة وجود دفتر يومية واحد رئيسي لتسجيل كل المعاملات، في حين تتجه بعض المؤسسات الأخرى إلى إنشاء دفتر يومية لكل جانب من جوانب العمل، لكن أيًا ما كان المسار الذي ستتبعه يجب عليك تسجيل كل المعاملات التي تحدث في مؤسستك يوميًا وبكل دقة.

ويمكنك أيضًا تحميل نموذج دفتر اليومية جاهز للاستخدام مجانًا من دفترة.

دفتر الأستاذ العام General Ledgers

يُعد دفتر الأستاذ العام سجلًا يضم جميع المعاملات التي نفذتها الشركة خلال الفترة السابقة حيث يتم تنظيمه حسب أنواع الحسابات، كما يحتوي دفتر الأستاذ العام على مختلف معاملات الدائن والمدين بالإضافة إلى بيان جميع المعلومات المتعلقة بكل معاملة مثل تاريخها ووصفها ومبلغها الإجمالي إلى جانب بعض المعلومات الوصفية التي توضح ماهية المعاملة.

ويعتبر دفتر الأستاذ العام المصدر الأساسي الذي تلجأ إليه المؤسسات عند إنشاء ميزان المراجعة والقوائم المالية للشركة.

ويمكنك تحميل نموذج دفتر الأستاذ العام للاستخدام مجانًا من دفترة.

ميزان المراجعة Trial Balances

ويتكون ميزان المراجعة من مجموع كل الأرصدة الدائنة والمدينة الخاصة بالمؤسسة خلال دورة الأعمال، مع الإشارة إلى ضرورة أن تتوازن القيود بمجرد الانتهاء من هذه المرحلة، وإذا لم يحدث ذلك فهذا معناه وجود خلل في الحسابات ويجب إصلاحه في أسرع وقت ممكن.

يمكنك تحميل نموذج ميزان المراجعة جاهز للاستخدام مجانًا من دفترة.

القوائم المالية Financial Statements

القوائم المالية هي الوثيقة النهائية التي تجمع بين جميع الوثائق والمستندات المحاسبية الأخرى، والهدف من تكوين تلك القوائم تقديمها للمساهمين أو للجهات التنظيمية لمراجعة الحسابات.

كما يستخدم المحللون الاقتصاديون والجهات التنظيمية تلك القوائم ليكوّنوا نظرة عامة وشاملة وأكثر عمقًا حول النشاط المالي للشركة.

ويمكنك الاعتماد على نموذج القوائم المالية الثلاث من دفترة للبدء في استخدامه على الفور.

كيفية استخدام الدفاتر المحاسبية

بعد أن أوضحنا معنى الدفاتر المحاسبية، سنتطرق هنا إلى توضيح كيفية استخدام الدفاتر المحاسبية بشكل فعال يساعدك على إدارة أعمالك، وذلك على النحو التالي:

اختيار برنامج المحاسبة المناسب

أولى الخطوات التي يجب أن تتخذها أي شركة هي اختيارها لبرنامج محاسبة ذي إمكانيات تناسب طبيعة عملها، وذلك للاحتفاظ بسجلات محاسبية منظمة وموثوقة يمكن العودة إليها في أي وقت بسهولة.

تنظيم وتسجيل السجلات والدفاتر المحاسبية

ينبغي على الشركات الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية الخاصة بها مثل فواتير الشراء والمبيعات والكشوف المصرفية وغيرها من الوثائق المالية وتنظيمها وتصنيفها حسب الفترة الزمنية؛ ليسهل العودة إليها وقت الحاجة.

إدخال البيانات بشكل فوري

مع ضغط العمل قد تتكاسل بعض الشركات في إضافة البيانات المحاسبية والوثائق المالية الخاصة بها إلى البرنامج أولًا بأول؛ مما قد يترتب عليه إغفال بعض الوثائق أو حدوث بعض الأخطاء في تسجيلها وما يترتب عليه من مشكلات؛ لذلك ننصحك بأن تخصص وقتًا محددًا بشكل أسبوعي للقيام بهذه المهمة الضرورية.

التحقق من الأرصدة الحسابية بشكل دوري

أحيانًا قد تحدث بعض التناقضات في السجلات المالية بسبب بعض الأخطاء التي لا تنتبه إليها الشركة؛ لذلك ننصح بأن تراجع الإدارة حساباتها المالية بشكل دوري والتعرف على أرصدتها البنكية وأرصدة المساهمين والعملاء والبيانات المالية المتعلقة بكل قسم، ومقارنتها ببعضها البعض للتأكد من صحتها واكتشاف الأخطاء بسهولة.

الاحتفاظ بنسخة احتياطية

كثيرًا ما تفقد الشركات وثائقها بشكل مفاجئ لأسباب بعضها تقنية وأخرى متعلقة بحوادث فعلية؛ لذلك ينبغي عليك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع سجلاتك المحاسبية على جهاز كمبيوتر آخر تفاديًا لأي مشكلة تقنية والاحتفاظ بنسخة أخرى خارج الشركة احتياطيًا لتجنب فقدان المستندات نتيجة حدوث حريق أو حادث سرقة أو غيرها.

تعيين محاسب محترف

لا تظن أن التعامل مع برنامج محاسبة احترافي سيغنيك عن التعامل مع محاسب محترف، حيث يتمثل دوره في إضافة المستندات أولًا بأول ومراجعة أرصدة الحسابات بشكل دوري والتصرف في حالة حدوث أي خطأ ومساعدتك في كل خطوة من خلال خبراته الطويلة.

كما يمكن الاعتماد على نموذج تقرير محاسبي شهري من دفترة، وهو نموذج يتفاعل مع حسابات الشركة المختلفة من أصول والتزامات؛ وذلك بهدف متابعة العمل بانتظام.

تدريب الموظفين

الاستثمار في العنصر البشري أمر هام لأي مؤسسة، حيث ينبغي عليك الاهتمام بتدريب موظفيك بشكل احترافي على كيفية إدخال البيانات المالية للبرامج المحاسبية ومراجعة الحسابات وغيرها من الأمور التي ستجنبك الوقوع في العديد من المشكلات الناتجة عن عدم وعي الموظفين بأهمية تلك العمليات.

دور دفتر المحاسبة في التحليل المالي

يلعب دفتر المحاسبة دورًا جوهريًا في مختلف الشركات والمؤسسات، حيث يمثل المستودع الذي يتم حفظ جميع المعاملات المالية للشركة فيه.

ويساعد هذا الدفتر على إدارة التدفق النقدي لتتمكن المؤسسة من الوفاء بالتزاماتها قصيرة الأجل، وتحليل الربحية وبالتالي تختار المؤسسة المجالات التي تحتاج إلى تكاليف قليلة وتحقق إيرادات كبيرة، بالإضافة إلى جانب مهم وهو أن دفتر المحاسبة يساعد على أن يكون التحليل المالي للمؤسسات أكثر دقة؛ مما يساهم في توضيح الصحة المالية للشركة ومدى استقرار العمل بها والمساعدة في اتخاذ القرارات المستنيرة.

أبرز الأخطاء الشائعة في الدفاتر المحاسبية

كثيرًا ما تكتشف المؤسسات وجود مشكلة في الحسابات ولا تعرف السبب، وفيما يلي نوضح أبرز الأخطاء في حساب الدفاتر المحاسبية ليسهل عليك اكتشافها وإيجاد حلول فعالة لها.

الخطأ في إدخال الرقم الأصلي

وهو أحد أشهر الأخطاء التي تقع فيها الشركات عند حساب الدفاتر المحاسبية حيث ينتج عن إدخال أي رقم بشكل خاطئ حدوث خطأ في كافة الحسابات المتعلقة بهذه المعاملة، على سبيل المثال إذا كتبت 100 بدلًا من 10 عند إضافة قيمة شراء منتج ما.

تكرار تسجيل المعاملة الواحدة

وهو خطأ آخر شائع يحدث نتيجة عدم التركيز أثناء تسجيل المعاملات، فيتم تسجيل قيمة المعاملة الواحدة في الدفتر مرتين، على سبيل المثال إذا قمت بتسجيل شراء المواد الخام الخاصة بالإنتاج مرتين فهذا يعني أنك ستكتشف في النهاية أن نفقاتك أكبر من الواقع الفعلي، وبالتالي لن تعكس السجلات المحاسبية الوضع المالي الفعلي لمؤسستك.

الإغفال عن تسجيل المعاملات

أحيانًا قد تغفل الإدارة المالية في المؤسسة عن تسجيل بعض المعاملات المالية لأكثر من سبب، مثل التسويف في تسجيل المعاملات في الدفاتر المحاسبية؛ مما يؤدي إلى نسيان تسجيل بعض الفواتير، وينتج عن ذلك حدوث خلل في التوازن بين الجانب الدائن والجانب المدين، ويؤثر على البيانات المالية الإجمالية.

إدخال البيانات في جدول خطأ

وهو خطأ بسيط ينتج كثيرًا بسبب الضغط في العمل لكنه يترتب عليه نتائج وخيمة، ففي هذه الحالة أنت لم تغفل عن تسجيل الفاتورة وأدخلت قيمتها بشكل صحيح لكنك وضعت الرقم في الجانب المعاكس لما يجب أن تكون عليه، فمثلًا تسجل المعاملة في جانب الخصومات بدلًا من جانب الإيرادات؛ فيترتب على ذلك حدوث مشكلة كبيرة في العملية المحاسبية.

نصائح لتجنب الأخطاء في الدفاتر المحاسبية

قد تؤدي الأخطاء في السجلات المحاسبية إلى مشكلات عديدة في إدارة المؤسسة، وفيما يلي نقدم لك بعض النصائح التي تساعدك على تفادي حدوث مثل تلك الأخطاء، ونذكر منها ما يلي:

مقارنة السجلات بانتظام

التزم بمقارنة الأرقام الموجودة في السجلات المحاسبية بتلك الموجودة في كشوف الحسابات المصرفية بشكل دوري؛ للتأكد من تطابق الأرقام في كليهما، حيث يساعدك هذا الأمر في اكتشاف الأخطاء مبكرًا لتصحيحها بشكل سريع.

متابعة التغيرات المحاسبية غير المبررة

عند ملاحظة حدوث تغييرات مفاجئة وذات حجم كبير في حسابات الأرباح أو المدفوعات بشكل غير مبرر، فإن ذلك قد يكون إشارة واضحة على حدوث خطأ ما في تسجيل الدفاتر المحاسبية؛ لذلك ننصحك حينها بمراجعة الحسابات لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها فورًا.

التحقق من البيانات المكررة

قبل أن تنتهي من عملك في تسجيل البيانات والمعاملات المالية، ننصحك بمراجعة ما أدخلته من أرقام والتأكد من أنها غير مكررة.

الاحتفاظ بالوثائق والمستندات المالية

من المهم الاحتفاظ بجميع الفواتير والمستندات المالية بشكل منظم في ملف واحد؛ حتى لا تغفل عن تسجيل أي فاتورة منهم، وليسهل عليك مراجعة السجلات المحاسبية في أي وقت تريده.

تدريب الفريق وتطوير مهاراتهم

تأكد من أن فريق القسم المالي في مؤسستك على قدرٍ عالٍ من الفهم والخبرة ومعرفة الأخطاء الشائعة المنتشرة عند استكمال الدفاتر المحاسبية؛ ليتعرفوا على طريقة تجنبها والحفاظ على جودة العمل بأفضل صورة ممكنة.

استخدام البرامج المحاسبية

توفر البرامج المحاسبية الموثوقة الكثير من الوقت والمجهود في تسجيل المعاملات المالية في الدفاتر المخصصة لذلك، على سبيل المثال ما نقدمه لك في برنامج دفترة الذي يساعدك على إتمام عملياتك بسهولة ويسر وبشكل منظم وينبهك عند حدوث الأخطاء؛ لتحصل على تجربة محاسبية احترافية.

أهمية الدفاتر المحاسبية في المعاملات المالية للشركة

تلعب الدفاتر المحاسبية دورًا هامًا في إدارة الجانب المالي للشركة، وتساعد الإدارة على اتخاذ القرارات بشكل مستنير مبني على معلومات وحقائق، وتتمثل أهمية الدفاتر المحاسبية فيما يلي:

الامتثال للقوانين بشكل أفضل

تنظيم السجلات المحاسبية والاحتفاظ بها لم تعد رفاهية بالنسبة للشركات، حيث تلزم قوانين الكثير من البلدان الشركات والمؤسسات المختلفة بالاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية لفترة زمنية محددة لتتم مراجعتها والتأكد من موثوقية البيانات المالية الخاصة بالمؤسسة؛ لذا فإن تنظيم تلك الدفاتر يساعدك على تجنب العقوبات التي قد توقعها الحكومات عليك.

متابعة نمو الشركة

تظهر السجلات المحاسبية ما حققته الشركة من نمو اقتصادي خلال فترة زمنية محددة؛ مما يساعد الإدارة على التعرف على نقاط قوتها وضعفها، وتعينها في العثور على حلول لما يقابلها من مشكلات واستهداف السوق بشكل صحيح.

تحديد مصادر الدخل

تحصل كل مؤسسة اقتصادية على دخلها من مصادر متعددة، ويساعد الإطلاع على الدفاتر المحاسبية الشركات في التعرف على أكثر المصادر التي تحقق منها دخلًا لتحافظ عليه، وكذلك معرفة المصادر الأخرى التي تحقق دخلًا أقل للبحث عن طرق لتنميتها، وذلك من خلال معلومات موثوقة وصحيحة.

تتبع النفقات الخاصة بالالتزامات

تساعد الدفاتر المحاسبية في التعرف على ما تنفقه المؤسسة لسد التزاماتها بشكل دقيق، ويساهم قيام المؤسسات بتسجيل التزاماتها بشكل دوري في تجنب حدوث المشكلات عند استكمال الإقرارات الضريبية السنوية.

تنظيم سير العمل

يساعد تنظيم الدفاتر المحاسبية على استقرار سير العمل في المؤسسة وعدم إهدار الوقت في البحث عن البيانات المحاسبية والوصول إلى أي مستندات مالية في أي وقت بسهولة ويسر عندما تحتاج الإدارة إلى ذلك.

التنبؤ المالي

تساعد الدفاتر المحاسبية السابقة الشركات على تحليل الوضع المالي لها بشكل دقيق وإجراء التعديلات اللازمة على مشروعاتها و التنبؤ المالي بما قد تتعرض له في المستقبل.

الأسئلة الشائعة

1- ما هي دفاتر الحسابات الثلاثة؟

هناك 3 أنواع رئيسية من دفاتر الحسابات وهم: دفتر الأستاذ العام ودفتر المبيعات ودفتر المشتريات.

2- ما هو الدفتر الكبير في المحاسبة؟

يُعد دفتر الأستاذ العام أكبر دفتر في المحاسبة حيث يضم جميع المعاملات الخاصة بالمؤسسة، ويوضح حساب الدائن والمدين، ويتم الرجوع إلى عند إكمال ميزان المراجعة أو القوائم المالية الخاصة بالشركة.

3- ما هي الدفاتر المحاسبية الإلزامية؟

يحدد القانون السعودي مجموعة من الدفاتر المحاسبية الإلزامية التي يجب على أي متجر الاعتماد عليها إذا زاد حجم رأس ماله عن 100 ألف ريال سعودي، وهم: دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام.

4- ما هي أسماء الدفاتر المحاسبية الحكومية؟

هناك العديد من الدفاتر المحاسبية الحكومية في السعودية التي تساعد على تنظيم الإدارة المالية في المؤسسات المختلفة، ومن هذه الدفاتر نذكر ما يلي: 

• دفتر الأستاذ العام

• دفتر اليومية العام 

• دفتر الأصول الثابتة

• دفتر الإيرادات

• دفتر المصروفات

• دفتر الالتزامات

• دفتر الموازنات

• دفتر المراقبة المالية 

• دفتر الحسابات المالية الختامية

5- من أمثلة الدفاتر المحاسبية؟

هناك العديد من الدفاتر المحاسبية التي تعتمد عليها الشركات مثل: دفتر المعاملات ودفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة والقوائم المالية وغيرها.

ختامًا، قدمنا لكم في هذا المقال دليل شامل حول الدفاتر المحاسبية في الشركات وكل ما يتعلق بها، إذا كنت مهتمًا بمجال إدارة المال والأعمال تعرف على المزيد من المعلومات المتخصصة في هذا المجال من خلال متابعة مقالاتنا.

ويمكنك الاعتماد على برنامج محاسبة دفترة  الذي يساعدك على إنتاج الدفاتر المحاسبية بشكل آلي وبكل سهولة.