كيفية إقفال الحسابات في آخر السنة المالية بشكل منظم

تمثل عملية إقفال الحسابات في آخر السنة المالية مشكلة كبيرة للكثير من الشركات، حيث تعتبر هذه الفترة من أهم الفترات التي تمر بها أي مؤسسة؛ لأنها تقيس خلالها مدى نجاحها في تحقيق أهدافها وتركز على وضع خطط العام الجديد، لكن كيف تمر تلك الفترة دون تعقيدات؟

كثيرًا ما تقع الشركات في خطأ جسيم خلال إجراءات إقفال حسابات السنة المالية بأنها تؤجل هذه المهام حتى الشهر الأخير، وقد تستغرق في تنفيذ تلك المهمة من 25 يومًا إلى 35 يومًا تقريبًا، لكن في الوقت نفسه هناك بعض الشركات تنهي هذه العملية خلال 10 أيام فقط، والفرق بين كلا النموذجين بسيط هو تنظيم الأعمال والبدء فيها منذ بداية العام دون تراكم، وفي هذا المقال نوضح كيف تتمكن من إقفال حسابات شركتك السنوية بشكل صحيح ومنظم؟

ما هو إقفال حسابات السنة المالية للشركات؟

يُعرف إقفال الحسابات أو إغلاق الدفاتر المحاسبية على أنه قيام الإدارة المالية بمراجعة جميع المعاملات المالية الخاصة بالمؤسسة وجوانب السجلات المحاسبية الخاصة بالسنة المالية المنقضية والتأكد من أنهما متطابقتان.

وتشمل هذه العملية التأكد من حسابات نفقات الشركة، وما حققته من إيرادات ودخل، وما تمتلكه الشركة من أصول، وكل ما يتعلق بالاستثمارات وحقوق الملكية وغيرها؛ وذلك بهدف إعداد بيان مالي ختامي استعدادًا لأي مراجعة تتم من منظمات حكومية، حيث يتم الاحتفاظ بهذا البيان ضمن السجلات المحاسبية الرسمية للشركة.

كما تهدف هذه العملية إلى مجموعة أخرى من الأهداف، تتمثل في تقييم الأداء الاقتصادي للشركة، والتعرف على مدى قدرتها على تحقيق أهدافها التي حددتها في بداية السنة المالية، بالإضافة إلى اكتشاف المجالات التي تتطلب من الإدارة التدخل لتحسينها وتحقيق نتائج أفضل بها، إلى جانب توفير معلومات دقيقة للمساهمين والمستثمرين وجميع الأطراف المعنية لفهم وتقييم حالة الشركة المالية وتعزيز القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة.

كيفية إقفال الحسابات في آخر السنة المالية

ما يجعل عملية إقفال حسابات السنة المالية مهمة صعبة هو عدم التنظيم الذي تعاني منه الكثير من الشركات، مثل فقدان بعض الوثائق بخاصة فواتير وإيصالات الموردين أو وجودها ولكن بشكل غير دقيق، إلى جانب بعض الأخطاء البشرية الناتجة عن الضغط والإجهاد الذي يعاني منه فريق العمل بسبب ضغط العمل خلال مدة قصيرة أو تلك الأخطاء الناتجة عن ضعف المهارات أو الإهمال.

كذلك فإن الإدخال اليدوي لبعض المعاملات المالية المعقدة وسوء التواصل وعدم الوضوح في المهام بين الموظفين وغيرها من الأخطاء التنظيمية قد تكون أسبابًا هامة في حدوث العديد من المشكلات في إغلاق الدفاتر؛ لذلك سنقدم لك هنا خطوات بسيطة وواضحة تيسر عليك الأمر.

إعداد جدول زمني لعملية الإغلاق

قبل أن شيء ينبغي عليك أن تحدد جدول زمني لعملية الإغلاق المالي وكذلك المهام التي ستحتاج إلى إتمامها ومن الذي سيقوم بها؛ للحفاظ على نظام العمل واستقراره.

وأولى خطوات إعداد الجدول الزمني هو إنشاء جدول بجميع الأنشطة الهامة التي تُعد جزءًا من عملية إقفال حسابات السنة المالية، وبما في ذلك تسوية الحسابات وتقييم الأصول والالتزامات وغيرها، ثم ترتيب تلك الأنشطة وتحديد موعد زمني لها وتوضيح مهام كل عضو بالفريق ومتابعة تنفيذ تلك المهام.

جمع المستندات المالية الخاصة بعملية الإقفال

بعد ذلك تأتي مرحلة جمع المستندات المالية المتعلقة بعملية الإغلاق، حيث ستحتاج في هذه المرحلة إلى جمع كل المستندات المتعلقة بمعاملات الشركة مثل: كشوفات الحسابات البنكية وجرد المخزون والإقرار الضريبي الخاص بالعام السابق وبيانات التجار وتقارير الرواتب وغيرها.

مطابقة كشوف الحسابات المصرفية

وبهذه المرحلة يجب أن تركز مجهودك على التأكد من دقة كشوفاتك، واكتشاف ما بها من أخطاء، وتحديث المعاملات التي لم يتم تسجيلها من قبل، حيث يتطلب الأمر مقارنة كل معاملة مسجلة في كشوف حساباتك المصرفية مع ما قمت بإدخاله في دفتر الأستاذ العام، والتأكد من عدم وجود أي تناقض بينهما.

مراجعة الحسابات الدائنة والمدينة

ينبغي على الشركة أن تراجع الحسابات الدائنة والمدينة عند إقفال الحسابات في آخر السنة المالية، حيث تعبّر الحسابات الدائنة على ما يجب على المؤسسة الوفاء به للموردين والجهات الخارجية، في حين تشير الحسابات المدينة إلى الأموال التي تتوقع الشركة أن تحصل عليها خلال فترة زمنية محددة.

لذلك ينبغي على الشركة عند إعداد حسابات الإغلاق المالي أن تنظم بيانات الحسابين وتراجع الفواتير المستحقة وتتأكد من تسجيلها بدقة في الدفاتر المخصصة لهذا الأمر.

مراجعة أصولك ومخزونك

وخلال هذه المرحلة تقوم بمراجعة كل ما تمتلكه المؤسسة من أصول سواء كانت ملموسة مثل الممتلكات والمباني والمعدات والمركبات أو أصول غير ملموسة مثل براءات الاختراع وقيمة العلامة التجارية وغيرها؛ وذلك لأنك ستحتاج إلى هذه المعلومات بالطبع خلال مختلف مراحل إعداد البيانات المالية وبما فيها وقت إغلاق الدفاتر.

كما ينبغي عليك معرفة مقدار القيمة التي خسرتها الأصول نتيجة الاستهلاك، حيث إنه بالطبع ستخسر المعدات جزء كبير من قيمتها المالية مع كل سنة تستخدمها فيها، وينبغي عليك كشركة تقدير تلك القيمة باحترافية وخصمها من قيمة الأصول.

ولكي تتعرف على هذا الأمر هناك طريقة بسيطة للغاية، حيث بإمكانك التعرف على العمر الافتراضي لكل معدة أو الرجوع لسجلات الشركة للتعرف على المدة التي استغرقتها المعدات المشابهة قبل تلفها، كما يمكنك التعرف على العمر الافتراضي للمعدات من خلال آراء العملاء الآخرين الذين يستخدمونها.

وبعد معرفة العمر الافتراضي المتوقع، ستقوم بتحديد السعر الذي يمكنك أن تبيع به الآلة عندما لا تكون صالحة للاستخدام وتخصم هذا الرقم من ثمن الآلة عند الشراء ثم تقسم الناتج على عدد سنوات العمر الافتراضي؛ لتتعرف على قيمة الاستهلاك السنوية بشكل تقريبي.

إلى جانب ذلك، يجب أن تراجع مخزونك المتبقي في نهاية العام؛ لتتعرف على أفضل المنتجات التي حققت مبيعات، ولتأخذ فكرة عامة عن نشاطك البيعي.

اقرأ أيضًا: كل ما تريد معرفته عن الإهلاك في المحاسبة

إليك أيضًا: نموذج طرق حساب الإهلاك جاهز للاستخدام مجانًا من دفترة

إعداد بيان الدخل الخاص بك

يوضح بيان الدخل أو ما يُعرف باسم بيان الأرباح والخسائر ملخصًا شاملًا لإيرادات شركتك ونفقاتها وصافي الدخل أو صافي الخسارة خلال السنة المالية، حيث تقوم الإدارة بمطابقة الإيرادات والنفقات والتحقق من مدى دقة البيانات المالية.

إنشاء الميزانية العمومية الخاصة بك

تعطيك الميزانية العمومية لمحة عامة عن الوضع المالي للشركة خلال السنة المالية المنقضية، حيث تقسم أصول الشركة والتزاماتها وحقوق المساهمين بها إلى نوعين:

• العناصر المتداولة وهي أصول الشركة مثل النقد والحسابات المدينة والمخزون وغيرها، والالتزامات مثل الحسابات الدائنة والقروض قصيرة الأجل والمصروفات المستحقة وغيرها.

• البنود غير المتداولة وتشير إلى مجموعة من الأصول مثل الاستثمارات طويلة الأجل وكذلك الالتزامات مثل الديون طويلة الأجل والالتزامات الضريبية المؤجلة.

مراجعة سجلات الرواتب والضرائب

ينبغي على الشركة أن تراجع سجلات الرواتب الخاصة بها، وتحديد أي متغيرات شهدتها تلك السجلات ومطابقة تلك السجلات مع الدفاتر المحاسبية الأخرى، كذلك ينبغي على الشركة مراجعة جميع مستندات الضرائب الخاصة بها والتأكد من اكتمالها وموافاتها للشروط.

مراجعة العقود والاتفاقيات المالية

عند إقفال حسابات السنة المالية يجب على الشركة أن تراجع ما عقدته من اتفاقيات وعقود خلال السنة المالية مع الموردين والتجار والعملاء والشركاء والملاك، والتأكد من الشروط الموجودة في تلك العقود، ومراجعة حقوق والتزامات كل طرف وبخاصة في الجانب المالي وما يتعلق بالنفقات والتعويضات وآليات حل النزاع، كذلك ينبغي عليك مراجعة الفواتير التي من المتوقع أن تحصل على مستحقاتها قبل نهاية العام المالي.

إعداد بيان التدفق النقدي

ويحتوي بيان التدفق النقدي على تلخيص شامل للتدفقات الواردة والصادرة بسبب الأنشطة التشغيلية والتمويلية والاستثمارية التي قامت بها الشركة خلال فترة إعداد التقارير.

المراجعة النهائية وتحديد أهداف العام المقبل

والآن، حان الوقت لمراجعة ما قمت به من خطوات في عملية إقفال الحسابات في آخر السنة المالية والتأكد أنها تتبع الجدول الزمني المحدد وضمان عدم نسيان أي مرحلة، ثم بعد ذلك تحديد الأهداف التي تسعى إلى تنفيذها العام المقبل بناءً على نتائج إقفال هذا العام.

مثال عملي على إقفال الحسابات في آخر السنة المالية

فيما يلي نوضح مثال عملي على إقفال حسابات السنة المالية في إحدى الشركات:

هنا سنفترض أن الشركة "XXX" تقوم بإنشاء ميزان مراجعة معدل وذلك بعد إجراء القيود المحاسبية التعديلية للرواتب والاستهلالك، مما يتيح للشركة إكمال عملية الإغلاق السنوي من خلال إعداد قيود الإغلاق، حيث سنفترض أن الشركة "XXX" حقتت إيرادات تقدر قيمتها 570 ألف ريال سعودي، وبلغت قيمة الرواتب حوالي 155 ألف ريال سعودي، كما كلفت نفقات الخدمات مبلغ 18 ألف ريال سعودي، وبلغت نفقات الإيجار 22 ألف ريال سعودي، كما تمكنت الشركة من توزيع أرباح للمساهمين بقيمة 35 ألف ريال سعودي لعام 2024، وباستخدام تلك البيانات سنقوم بعمل جدول لتسجيل قيود اليومية الخاصة بتلك الشركة لتصبح كما يلي:

الآن، نلاحظ أنه صار لدينا رصيد دائن يُقدر بحوالي 570 ألف ريال سعودي، ورصيد مدين يبلغ حوالي 195 ألف ريال سعودي؛ فينتج عن ذلك أن يكون رصيد حساب ملخص الدخل هو 375 ألف ريال سعودي، وسنقوم بتحويل هذا المبلغ إلى حساب الأرباح المحتجزة، ليصبح على النحو التالي:

تقوم هذه المعاملة بتصفير حساب ملخص الدخل المؤقت وتحديث حساب الأرباح المحتجزة، بالإضافة إلى ذلك، قامت شركة "XXX" بتوزيع أرباح المساهمين؛ لذلك سيتطلب مننا هذا الأمر إغلاق هذا الحساب في حساب الأرباح المحتجزة أيضًا؛ مما يترتب عليه تقليل رصيد الأرباح المحتجزة للسنة المالية 2024.

كيف يساعدك برنامج دفترة في عملية إقفال حسابات السنة المالية؟

لا تجعل الحسابات أمرًا مزعجًا لك خلال إدارة أعمال شركتك، وانضم إلى برنامج المحاسبة من دفترة الذي يمنحك مميزات متكاملة تجعلك تدير معاملاتك المحاسبية بدقة بدون الحاجة لامتلاك خبرة سابقة في المجال.

حيث يساعدك برنامج دفترة المحاسبي في حساب ضرائب مؤسستك بشكل فوري بناءً على النظام المتبع في بلدك، وكذلك يساعدك في إدارة معاملاتك المالية وتسجيل مصروفاتك وإيراداتك بشكل احترافي.

ويساعدك دفترة خلال إجراء عملية إقفال حسابات السنة المالية حيث يمكنك تحديد فترة الإقفال حسب رغبتك سواء كانت على أساس شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي مع إمكانية إجراء أي تعديل في فترة الإقفال؛ لتتمكن من إدارة حسابات شركتك بفعالية ونظام.