نموذج فاتورة فارغة Excel - XLSX

ما هو نموذج فاتورة فارغة؟

نموذج الفاتورة الفارغة هو مستند تجاري جاهز يتضمن جميع العناصر والتفاصيل المهمة التي قد تحتاجها الشركات والمشاريع لتوثيق أي معاملات مالية، مثل اسم الشركة، تفاصيل الفاتورة، وصف المنتجات، تفاصيل الشحن، بالإضافة إلى جميع العناصر الأساسية الأخرى للفاتورة.

ما هي عناصر نموذج فاتورة فارغة؟

يتكون النموذج من عدة عناصر أساسية لا يمكن الاستغناء عنها في أي معاملة مالية:

1- تفاصيل الفاتورة

يوفر النموذج كل التفاصيل الأساسية المتعلقة بالفاتورة، مثل رقمها، تاريخ إصدارها وانتهائها، رقم التقدير الخاص بها، اسم الشركة، عنوانها، ورقم العميل.

2- جدول بيانات العملاء

يوثق هذا الجدول بيانات العملاء من خلال خانتين مهمتين، الخانة الأولى هي خانة إرسال الفاتورة إلى، وهي تحتوي على تفاصيل الجهة المسؤولة عن استلام الفاتورة، مثل اسم الجهة، وعنوانها ووسائل الاتصال الخاصة بها وشروط الدفع إذا وجدت.

أما الخانة الثانية، فهي خانة الشحن إلى، وتحتوي على معلومات الجهة المستلمة للمنتجات، مثل اسم المستلم، عنوان الشحن، بالإضافة إلى رقم الهاتف للتواصل. وأحيانًا، تكون الجهة المستلمة للمنتجات هي نفسها الجهة المسؤولة عن استلام الفاتورة.

3- تفاصيل الشحن

يحتوي النموذج على تفاصيل دقيقة ومهمة تخص عملية شحن المنتجات، مثل رقم طلب الشراء وتاريخه، طريقة النقل، عدد الطرود، بالإضافة إلى جميع التفاصيل الأساسية الأخرى المتعلقة بعملية الشحن.

4- تفاصيل المنتجات

أما هذا الجدول فهو يوثق كل التفاصيل المتعلقة بالمنتجات، سواء كانت الوصف والكميات، أو مصاريف الشحن، والخصومات والضريبة، ليسهل حساب إجمالي المبلغ المطلوب في النهاية.

5- الملاحظات

وهو بند لتدوين أي معلومات إضافية أو ملاحظات قد تكون مهمة ولم تُدرج في الأقسام الأخرى.

6- بند الإقرار

ينتهي النموذج بهذا البند الذي يتعهد فيه الموقع بأن جميع المعلومات المذكورة في النموذج صحيحة. وبالتوقيع عليه، يتحمل الشخص الموقع المسؤولية القانونية والأخلاقية عن صحة المعلومات في النموذج.

ما أهمية نموذج فاتورة فارغة؟

يُعتبر نموذج الفاتورة الفارغة أداة أساسية للشركات في إدارة الفواتير وتعزيز علاقاتها بالعملاء، حيث يساهم في عدة جوانب مهمة، منها:

1- بناء علامة تجارية احترافية

يوفر النموذج استخدام قالب موحد للفواتير، كما يتيح للشركات تصميم الفاتورة لتناسب متطلباتهم الخاصة، مثل إضافة شعار الشركة في الفاتورة، مما يساهم في بناء علامة تجارية احترافية.

2- الزيادة الإنتاجية 

يعتبر توفير الوقت أحد العوامل الأساسية التي يقدمها النموذج، حيث يوفر الوقت المستغرق في تصميم وإعداد الفواتير من الصفر، مما يتيح التعامل مع عدد أكبر من الفواتير في وقت أقصر.

3- تجنب النزاعات المالية

يوثق النموذج كل البيانات المتعلقة بالمعاملات المالية، كما يحدد من هو المسؤول عن الدفع والشحن، بالإضافة إلى توثيق الشروط المتفق عليها بين الطرفين، مما يوضح الالتزامات المالية بين البائع والمشتري، ويمنع أي سوء فهم أو خلاف قد يؤدي إلى نزاع.

4- تحقيق الشفافية

يساعد النموذج على تحقيق الشفافية، سواء بين المشتري والبائع أو بين إدارة الشركة وموظفيها، وذلك من خلال توثيق جميع التفاصيل الدقيقة الخاصة بالمعاملات المالية، وإقرار الموقع على النموذج بأن جميع المعلومات المذكورة صحيحة، مما يضمن حقوق الجميع ويسهل الرجوع إليها في أي وقت.

كيفية استخدام نموذج فاتورة فارغة

يُمكن استخدام النموذج من خلال الخطوات التالية:

1- جمع البيانات 

قم بجمع كل البيانات التي قد تحتاجها للفاتورة، مثل بيانات العملاء، تفاصيل عملية الشحن والفاتورة، بالإضافة إلى بيانات المنتجات المطلوبة.

2- إدخال البيانات

ثم قم بإدخال البيانات التي جمعتها في الخانات المخصصة لها.

3- تسجيل تفاصيل الشحن 

بعد ذلك، قم بتسجيل كل تفاصيل الشحن بدقة، مثل رقم الطلب، طريقة النقل، التاريخ، والوزن، وشروط الشحن والدفع إن وجدت، وأي تفاصيل إضافية مهمة.

4- حساب إجمالي الفاتورة

قم بحساب إجمالي أسعار المنتجات، ثم اطرح منها أي خصومات إن وجدت. ثم أضف أي ضرائب ومصاريف شحن، واجمعهم مع إجمالي أسعار المنتجات بعد الخصم للحصول على إجمالي الفاتورة.

5- مراجعة البيانات

وفي النهاية، قم بمراجعة جميع البيانات للتأكد من دقتها قبل إرسال الفاتورة.

6- توقيع الإقرار

قم بتوقيع الإقرار الذي يلزمك بتحمل المسؤولية القانونية والأخلاقية عن دقة وصحة المعلومات المدرجة في النموذج. لذا، من المهم مراجعة جميع البيانات بدقة قبل التوقيع وإرسال الفاتورة.

مَن المستفيدين من نموذج فاتورة فارغة؟

يقدم النموذج وظائف مهمة لعدة أطراف، من بينهم:

أصحاب الشركات

يساعد أصحاب الشركات في توثيق مبيعاتهم وتحليل الإيرادات، مما يساهم في تحسين إدارة الأعمال واتخاذ قرارات استراتيجية، كما يعزز صورة شركاتهم من خلال توحيد وتنسيق جميع فواتيرهم، مما يساهم في بناء علامة تجارية احترافية.

المحاسبين

يوفر النموذج للمحاسبين كافة البيانات بتفاصيل دقيقة لكل معاملة مالية، مما يسهل عملية إدخال البيانات وحساب المصاريف والضرائب بدقة.

مدراء الشركات

يستخدمه المديرين لتتبع المعاملات المالية، ليساعدهم في مراقبة الأداء المالي واتخاذ قرارات أفضل. كما يساعدهم في زيادة الإنتاج وتوفير الوقت من خلال اعتماد قالب جاهز وموحد لجميع الفواتير.

فريق الشحن

يوفر لفريق الشحن كافة البيانات التي قد يحتاجونها، ويسهل عليهم تتبع تفاصيل عملية الشحن بدقة، مما يضمن تجنب المشاكل والأزمات.

الرقابة الضريبية 

يساعدهم النموذج في التحقق من أن الشركة تلتزم بالقوانين واللوائح الضريبية من خلال توفير تفاصيل دقيقة وشاملة لكل المعاملات المالية بشكل منظم، مما يسهل مراجعتها بسهولة.