الكاتب : فريق عمل دفترة
ما هو مستخلص المقاولات وكيفية إعداده
مستخلص المقاولات مستند مالي كغيره من مستندات الصرف والقبض وهو بمثابة فاتورة مجمعة، تشتمل فترة من حياة مشروع مستمر أو مشروع تم الانتهاء منه للتو، ويناسب المستخلص طبيعة نشاط المقاولات، ولا تقتصر المقاولة على أنشطة التشييد والبناء فقط ولكن كل مشروع مستمر في شكل خطوات متسلسلة كأعمال اللاندسكيب أو الصيانة يطلق عليها مقاولة.
من المعروف أن المقاول أو شركة المقاولات يستلم المشروع، وعليه أن يقوم للمالك بكل الأعمال المتفق عليها، وقد تمتد فترة المشروع سنوات طويلة، كيف يحاسب المالك المقاول على مستحقاته طوال هذه الفترة؟ إذ لا يكون من المنطقي أن يتم إصدار فاتورة من المقاول عن كل مصروف على حدى وفي نفس الوقت ليس من الطبيعي أن يظل المقاول يعمل على المشروع لسنوات ويتولى هو الإنفاق عليه ويقبض مستحقاته بعد الانتهاء من المشروع.
وهو ما نتج عنه فكرة مستخلص المقاولات، وهي فاتورة مجمعة يتم إصدارها بشكل دوري، بصورة شهرية أو أسبوعية بحسب الاتفاق، وبناءً عليها يستلم المقاول دفعة نقدية توفر له السيولة اللازمة بشكل مستمر أثناء العمل على المقاولة.
تعريف مستخلص المقاولات
مستخلصات المقاولات يطلق عليها كشوف دفعات الأعمال، وتصدر بصورة دورية على فترات متساوية أو بناءً على الخطوات التي تم تنفيذها طبقًا لـ milestones تم الإتفاق عليها مسبقًا، ويكون المستخلص على شكل جداول يذكر فيها البنود التي تم تنفيذها ووحدة قياسها وكميتها ونسبة الصرف، وتكون هذه البنود تحت ملاحظة الاستشاري طوال الوقت لضمان مصداقية المقاول.
دائمًا ما يُقال "المستخلص وثيقة تراكمية"، فما المقصود بهذا الوصف؟
المقصود أن مستخلص المقاولات يحتوي على كل ما تم تنفيذه حتى لحظة تسليم المستخلص، فلا يعد كل مستخلص دوري مستقل، وينتهي بانتهاء إصداره، ولكن كل مستخلص تالي له، يحتوي على بنود ومستحقات المستخلصات السابقة، إلى أن نصل للمستخلص النهائي والذي يشمل كل أعمال المشروع، وبالطبع يلتزم المالك بدفع مستحقات المستخلص بعد حذف قيمة المبالغ المدفوعة في مستخلصات سابقة، فالتراكم ليس بغرض إعادة الدفع ولكن بغرض التوثيق.
مشكلة المقاول الأكبر، عجز السيولة، لذلك تكون المستخلصات، وتكون كذلك الدفعات المقدمة، والدفعات المقدمة في المقاولات عبارة عن مبلغ يعطيه المالك للمقاول قبل مباشرة عمله، غالبًا ما يكون بنسبة 10% من إجمالي مبلغ المقاولة وقد يصل إلى 25% ولكنه لا يتخطى هذه النسبة. ويصدر المقاول خطاب ضمان للمالك، يضمن له استرداد هذا المبلغ تباعًا كخصم من المستخلصات وكذلك له حق تسييل الخطاب واسترداد دفعته المقدمة إن أراد إيقاف العمل مع المقاول إن أخل باتفاقه.
خطوات إعداد مستخلصات المقاولات
المستخلص يهم كل العاملين في قطاع المقاولات، سواء كان المهندس أو المكتب الفني لشركة المقاولات أو المقاول نفسه وكذلك المالي والاستشاري والمحاسب، كل هذه الأطراف يهمها صحة مستخلص المقاولات، إليك خطوات مبسطة توضح لك خطوات إعداد المستخلصات:
- الاستشاري يعتبر رقيب على المشروع من طرف المالك، لضمان جودة أعمال المقاولين، لذلك قبل القيام بالمستخلص يجب التأكد من إطلاع الاستشاري على كل الأعمال المذكورة وموافقته على ذكرها وأحيانًا يصدر خطاب يؤكد المعاينة.
- تجهيز مقايسة بها بنود الأعمال مفصلة وهي ذاتها البنود التي سيصدر على أساسها المستخلص، وأمر الإسناد، ومحضر استلام الموقع، والبرنامج الزمني التمويلي للمشروع.
- يتم تجهيز الميزانية والرسومات الفنية الخاصة بالمشروع والحصر الشامل للموقع والبنود.
- يتم معاينة ما تم تنفيذه (أي إصدار موقف تنفيذي) من الجوانب الهندسية، وحصر الكميات المستخدمة إلى لحظة كتابة المستخلص، ثم تدوين هذه الكميات في المستخلص.
- حصر الأسعار وكتابة سعر كل وحدة مستخدمة، ويتم ضرب هذه الوحدة في كمية كل وحدة لمعرفة إجمالي كل فئة من فئات المستخلص.
- تُكتَب إجمالي الأسعار لكل الفئات الموجودة في المستخلص، بصيغة تراكمية، تجمع تكلفة المستخلصات السابقة لهذا المستخلص من بداية تاريخ أعمال المقاولة.
- من اللازم تقدير نسب الصرف لكل بند، حيث لا يدفع المالك إجمالي المبلغ للمقاول ولكن نسبة منه فقط، هذا بالإضافة لوجود نسبة خصم تخص الاستقطاعات.
- من الضروري خصم الاستقطاعات من قيمة المستخلص، وخصم المستخلصات المسددة مسبقًا لمعرفة المبلغ الواجب على المقاول دفع النسبة المتفق عليها منه.
- قبل الشروع في خطوات كتابة المستخلص نفسه، هناك غلاف للمستخلص، يحتوي على البيانات الأساسية الخاصة بالمشروع كاسم المشروع، واسم المالك (العميل)، ومن الاستشاري المعين من جهة المالك؟ واسم شركة المقاولات أو المقاول، ورقم المستخلص.
أو يمكنك الاعتماد على نماذج دفترة المجانية، مثل:
نموذج حساب تكلفة مشروع المقاولات
أنواع مستخلصات المقاولات
المستخلصات لها نفس الفكرة، ولكن باختلاف الغرض وتوقيت الإصدار، يختلف النوع، لذلك عليك التعرف على أنواع مستخلصات المقاولات، قبل البحث عن نموذج مستخلص مقاولات:
من الناحية الفنية:
- مستخلص مقاولات جاري: وهي مستخلصات دورية خلال المشروع، يقدمها المقاول بعد كل جزء ينهيه للمالك، في خلال مدة متفق عليها، ويتم تسليم المقاول نسبة متفق عليها من قيمة المستخلص، بشرط ألا تزيد عن 95%، حيث أن نسبة الـ 5% تحتجز كضمان، وتصرف بعد المعاينة والتسليم الابتدائي للمقاولة.
- مستخلص مقاولات نهائي: منموذج مستخلص المقاولات النهائي يشبه الجاري، ولكن الاختلاف في التوقيت، فالنهائي يصدر بعد الانتهاء من الأعمال وبعد التسليم الابتدائي، ويرفق معه كافة المستندات، ونسخ من المستخلصات الجارية.
- مستخلص مقاولات تنفيذي: وهو مستخلص مقاولات من نوع خاص، يكون داخلي كالتقرير ولا يقدم للمالك (الجهة الإدارية).
من الناحية الإدارية:
- مستخلص المالك: وهو مستخلص يصدر من المكتب الفني لشركة المقاولات وموجه للمالك، بغرض صرف المالك مبالغ مالية لشركة المقاولات.
- مستخلص مقاول الباطن (مستخلص المقاول): أحيانًا يستعين المقاول بمقاول آخر لأعمال الحفر أو أعمال السباكة والكهرباء، ويحتاج أن يصدر لهم مستحقاتهم، الغرض من هذا المستخلص أن تصدر شركة المقاولات لمقاولين الباطن مستحقاتهم، المسئول عن مستخلص مقاول الباطن المكتب الفني لشركة المقاولات، أما الاستشاري والمالك لا علاقة لهما به.
أنواع مستخلصات غير شائعة:
- مستخلص ختامي متوقع: ولا يكون بغرض الصرف ولكن للتوقع، ومعرفة المبلغ الإجمالي قبل انتهاء المشروع ، في حالة رغبة المالك مثلًا أن يعرف ما التكلفة المحتملة للمشروع؟
- مستخلص توقف: وهو مستخلص غير قابل للصرف ويصدر في حالة سحب المشروع من الشركة، بغرض معرفة ما تم تنفيذه وما المستوجب على الشركة البديلة القيام به؟
مفهوم الاستقطاعات في المقاولات
المستقطعات تحدد طبقًا لكراسة الشروط أو الاتفاق المسبق، و تكون بغرض تحديد المبلغ الفعلي الواجب دفعه من المالك للمقاول، ومن أنواع الاستقطاعات المرفقة بأي نموذج مستخلص مقاولات:
- قيمة ضمان الأعمال
- نسبة الممارسة (نسبة التخفيض)، وهي نسبة يتم الاتفاق عليها اثناء المناقصة كعرض يقدمه المقاول للحصول على المشروع، ويتم مناقشة الأمر في جلسة تعرف بجلسة الممارسة. ضرايب وتأمينات
- استقطاع الضرائب، سواء كانت ضريبة المقاولات، أو ضريبة القيمة المضافة، وغيرها من الضرائب المتعلقة بطبيعة المشروع.
- الدفعة المقدمة، حيث يتم خصم نسبة منها في كل مستخلص إلى أن يسددها المقاول كاملة.
- ما سبق صرفه (سلفة) أو المستخلصات المدفوعة.
- الغرامات كغرامة التأخير في تسليم المشروع.
مفهوم احتساب التشوين في المستخلصات (الإضافات)
كما اتفقنا مسبقًا، أزمة المقاول، عجز السيولة. والمصروفات التي ينفقها على المشروع متنوعة، ومن أكثر هذه المصروفات إهدارًا لمال المقاول، التشوينات. ويقصد بالتشوينات، المواد الخام الموجودة في أرض الموقع كالحديد والأسمنت والبويات، والتي قد تكلف المقاول ملايين، فكيف يتم دفع هذه التكاليف للمقاول أثناء فترة المشروع؟
- يصرف نسبة من تكاليف التشوينات غالبًا نسبة 75% وهذا طبقًا لمحضر الصرف الذي تم الاتفاق فيه مع الاستشاري على استحقاق المقاول لهذه النسبة.
- هناك محضر لمعاينة التشوينات، للتأكد من التزام المقاول بكميات التشوينات المطالب بثمنها.
- التشوينات بعد استخدامها تسمى مصروف، فهي تشوينات لأن المقاول يأخذ ثمنها قبل الاستخدام الفعلي لها.
- يشترط أن تكون المواد الخام مشونة في أرض الموقع ومطابقة للمواصفات.
كيفية احتساب فروق الأسعار في المستخلصات
فرق السعر البند نتيجة لتغير أسعار السوق أو التضخم، بشكل معلن في الجرائد بشكل يجعله زيادة سيادية، يفتح الباب للمقاول لطلب فرق سعر، ويتم تحديد فرق السعر بالزيادة أو الخفض وفقًا لنشرة مركزة التعبئة والإحصاء. على أن تصدر فروق أسعار المستخلصات كل 6 شهور ويتم احتساب فروق الأسعار، ويحاسب عليها المقاول بعد 90 يوم من المطالبة بها كحد أقصى. ولا يطبق فرق السعر على ما تم شراؤه بالدفعة المقدمة، فهو غير خاضع لفترة التضخم الواجب التعويض عنها.
كيفية مراجعة المستخلصات
نظرًا لمشاركة عدة أطراف في مستخلص المقاولات، ولأهميته كوثيقة تحكم ماليات المشروع، يجب معرفة كل طرف كيف يراجع المستخلص، ويتأكد من صحته، حتى لو لم يكن مسئولًا عن إعداده، وهذه خطوات تساعدك في مراجعة المستخلص:
- التأكد من أن بنود المستخلص هي نفسها بنود المقايسة.
- مراجعة الوثائق التي يقر فيها الاستشاري بمراجعته للأعمال الواردة بالمستخلص وموافقته على البنود.
- مطابقة المستخلص الحالي بالمستخلصات السابقة، لضمان عدم التكرار في البنود أو زيادة الكميات عن خطأ أو عن قصد.
- مراجعة الأسعار وفقًا لسعر السوق والسعر المتفق عليه لكشف أي تلاعب.
كيف تستخرج مستخلص المقاولات في دفترة؟
في البرنامج المحاسبي الخاص بدفترة يمكنك عند إنشاء فاتورة جديدة أن تقوم بتضمينها العناصر الخاصة بمستخلص فترة معينة، مما يضمن لك تطابق الفواتير المصدر مع نظام المستخلصات المتعلق بمحاسبة المقاولات. ويمكنك ربط هذا المستخلص بأمر العمل المتعلق بخطوات خاصة بهذا الجزء من المشروع، فيتم ضبط جميع العمليات المحاسبية في البرنامج طبقًا لدورات العمل بالمشروع والمستخلصات الدورية والنهائية.
