كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للشركات

تُعد الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة في المملكة العربية السعودية من أهم الابتكارات الحديثة التي جاءت لتسهيل العمليات المحاسبية وإدارة أعمال الشركات الصغيرة بكفاءة وفاعلية أكثر، فهي تقلل آثار الفوضى الناتجة عن الأوراق والمستندات التقليدية المتمثلة في الفواتير والدفاتر الورقية، بالإضافة إلى ذلك كله توفر الفاتورة الإلكترونية في السعودية عدة مزايا منها الأمان، وسهولة الاستخدام، والتوافق مع متطلبات الضرائب، والأن إذا كنت تُدير أو صاحب شركة صغيرة عليك تبني الفاتورة الالكترونية كخطوة ذكية ومفيدة لتحسين أعمالك بشكل يضمن لك الامتثال القانوني والتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل، لذا نستعرض في سطور المقال أبرز التحديات التي يُمكن أن تواجهها الشركات الصغيرة عند تطبيق الفاتورة الالكترونية، وكيفية مواجهة هذه التحديات وتحويلها إلى فرص قيّمة من خلال اختيار أفضل برنامج فاتورة إلكترونية للشركات الصغيرة.

التحديات التي تواجه الشركات الصغيرة في تطبيق الفاتورة الإلكترونية

تطبيق الفاتورة الإلكترونية في الشركات الصغيرة يواجه بعض التحديات الشائعة ومنها:

1/ التكلفة الإضافية 

تشغيل الفاتورة الإلكترونية يتطلب الاستثمار في شراء أو الاشتراك ببرامج وأنظمة المحاسبة المعتمدة، مثل برنامج الفاتورة الإلكترومية السعودية من دفترة، وكذلك يتطلب المزيد من التكاليف الإضافية المرتبطة بتدريب الموظفين على كيفية استخدام البرامج بشكل سليم، فمن المعروف أن التعامل مع التقنيات الرقمية لا يكون هين بالنسبة للبعض وخاصة إن كانوا اعتادوا التعامل التقليدي والروتيني في تسجيل الحسابات وإدارتها، وقد يتطلب الأمر تعيين فريق مُتخصص لتدريب الموظفين مما يُكبد الشركات الصغيرة المزيد من النفقات مع إهدار الوقت وبالتالي التأثير على معدل الإنتاج والأرباح.

2/ المشكلات التقنية وعدم التكامل

تواجه بعض الشركات الصغيرة صعوبة في تكامل النظام المحاسبي المعمول به مع منظومة الفاتورة الإلكترونية السعودية، مما يؤدي إلى المزيد من المشكلات التقنية التي تُعيق سير العمل، مثل الامتثال للالتزامات الضريبية، وتباطؤ عمليات الدفع نتيجة تعطيل النظام بشكل مفاجيء، أو نتيجة عدم إدراك العملاء لكيفية التعامل مع الفواتير الإلكترونية.

3/ تهديدات الاختراقات الالكترونية 

الخوف من هجمات الأمن السيبراني أحد المشكلات التي تواجه الشركات الصغيرة عند تطبيق الفاتورة الإلكترونية، ويترتب على هذه الهجمات تعرض المعلومات والبيانات المالية الحساسة للخطر.

قد يهمك أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية

فوائد الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة 

تُحقق الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة العديد من المزايا والفوائد بالرغم من كل التحديات السابق ذكرها، وتتمثل فوائد الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة في التالي:

• توفير وقت وجهد عملية إصدار الفواتير الإلكترونية مقارنة بالطريقة التقليدية، وتوفير التكاليف المرتبطة بالطباعة والورق. 

• تقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن إدخال بيانات الفواتير يدويًا، وبالتالي ضمان دقة الفواتير. 

• سهولة تخزين الفواتير الإلكترونية للشركات الصغيرة، مع إمكانية التخزين بعدد لا نهائي في بعض الأنظمة المحاسبية مثل نظام دفترة السحابي، مما يسهل تتبع الفواتير وحالاتها المدفوعة بالكامل، أو المعلقة، أو المُسددة جزئيًا، وإتاحة إسترجاع الفواتير في أي وقت. 

• تحسين التدفقات النقدية الواردة إلى الشركات الصغيرة، وذلك من خلال تسريع عمليات الدفع والتحصيل من العملاء وإرسال الفواتير بسرعة وسهولة. 

• التوافق والامتثال للمتطلبات الضريبية من هيئة الزكاة والدخل، من خلال توفير سجلات دقيقة لكافة أنواع الفواتير الضريبية والمرتجعة.

• توفير تجربة أفضل للعملاء وأكثر مصداقية وشفافية، حيث يُتيح تطبيق الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة إرسال الفواتير إلى العملاء بنقرة زرّ واحدة، ومن ثم يتمكن العميل من متابعة كافة تفاصيل المعاملة التي أجراها مع الشركة. 

• تساعد الفواتير الإلكترونية للشركات الصغيرة على إعداد تقارير وتحليلات المبيعات والتدفقات النقدية بدقة أكبر، مما يساعد على اتخاذ القرارات التجارية الصائبة التي تساهم في النمو والتوسع.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للسوبر ماركت

كيف يلبي دفترة متطلبات الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة؟

فيما يلي الخدمات التي يقدمها برنامج دفترة السحابي لمساعدة الشركات الصغيرة في تطبيق الفوترة الإلكترونية بكفاءة والامتثال لمتطلباتها، مما يسهل إدارة الأعمال المالية لمنشأتك الصغيرة بفاعلية ونظام:- 

1/ الربط والتكامل مع الأنظمة الأخرى 

يوفر دفترة نظام تخطيط موارد المؤسسة erp system و نظام إدارة علاقات العملاء crm system في واجهة واحدة، حيث يساعدك برنامج دفترة على ربط برنامج الفاتورة الإلكترونية والضريبية مع برنامج إدارة علاقات العملاء، وبرنامج المبيعات، وبرنامج الكاشير، وبرنامج نقاط الخصم والولاء، كل هذا في واجهة واحدة تساعد رواد الشركات الصغيرة على متابعة جميع أعمالهم في وقت واحد ومن أي مكان بواسطة التشغيل السحابي عن بعد بأي جهاز متصل بالانترنت.

2/ أمان وحماية بيانات الفواتير الإلكترونية 

يُعد الختم الالكتروني وتشفير الفواتير الإلكترونية من أحد المتطلبات الرئيسية لمنظومة الفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة والدخل، وهو ما يلبيه برنامج دفترة من خلال اعتماده على خوادم مؤمنة بالكامل ومشفرة بتقنية SSL 256 bit، وتقييد صلاحيات الوصول للبيانات، وخاصية النسخ الاحتياطي الدوري، وبالتالي حماية الفواتير الإلكترونية من الفقد أو التلف. 

3/ التطابق مع المتطلبات التقنية لمنظومة الفوترة الإلكترونية 

يُمكنك دفترة من إنشاء الفواتير بالمعلومات والبيانات المطلوبة بتقنية رمز الاستجابة السريع المعروف بـQR Code وهي أحد متطلبات هيئة الزكاة والدخل، حيث يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية بمربع يحتوي مجموعة من الرموز والخطوط، وهذه الرموز المشفرة يتم فكها من خلال أجهزة الباركود لتمكين الهيئة من التحقق من اسم الشركة،ورقم التسجيل الضريبي الخاص بها، ووقت وتاريخ إنشاء الفاتورة، وإجمالي قيمة الفاتورة، وإجمالي قيمة الضريبة.

4/ برنامج معتمد يدعم اللغات الأساسية 

تبحث الشركات الصغيرة والمبتدئة في المملكة عن برنامج محاسبي يدعم اللغة العربية، وهذا ما يقدمه برنامج دفترة السحابي الذي يدعم اللغة العربية والانجليزية، مما يجعله مناسبًا للعملاء والمواطنين السعوديين وغيرهم من عملاء الدول الأخرى، هذا بالاضافة إلى أنه من البرامج المعلن عنها في قائمة البرامج المعتمدة للفاتورة الالكترونية بمراحلها من هيئة الزكاة والدخل.

5/ إنشاء فواتير مخصصة

يوفر دفترة واجهة مستخدم بسيطة لا تحتاج إلى ممارسات معقدة، مما يسهل إنشاء الفواتير الإلكترونية بحلول متكاملة بسرعة وسهولة، مع امكانية تخصيص قوالب الفواتير بما يتناسب مع هوية الشركات الصغيرة، مثل إضافة الشعار وتعديل الألوان والنسق، وبالتالي دعم وترسيخ الصورة الذهنية للشركة لدى العملاء. 

6/ التذكيرات التلقائية والارسال الفوري

يوفر دفترة خدمة التذكير التلقائي في مواعيد محددة للعملاء بشأن المدفوعات المستحقة وفقًا لفاتورة البيع الإلكترونية، مع إمكانية إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني من النظام مباشرة لضمان سرعة وصولها للعملاء، وتحسين التدفق النقدي، ومساعدة الشركة على تتبع المدفوعات وتحصيلها في أوقاتها. 

7/ إدارة عدد لا نهائي من الفواتير الإلكترونية 

تحتاج بعض الشركات إلى حذف بعض من فواتيرها المحفوظة في السجلات، ولكن دفترة يُغنيك عن حذف الفواتير، فمن خلال النظام يُمكن الاحتفاظ وإدارة عدد لا نهائي من فواتير المبيعات، وعروض الأسعار، ونقاط البيع السحابية أو نقاط البيع بدون إنترنت، مما يسهل الوصول إلى الفواتير واسترجاعها عند الحاجة دون الحاجة إلى التخزين الورقي وتبعاته السلبية. 

8/ توفير تكاليف رواتب الموظفين 

يُلبي برنامج دفترة احتياجات الشركات الصغيرة التي تبحث عن نظام محاسبي متوافق مع متطلبات منظومة الفاتورة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل، حيث أنه يوفر إنشاء الفواتير الإلكترونية بأنواعها بمعلومات مفصلة لتسهل على الشركات الصغيرة إدارة حساباتها أليًا دون الحاجة إلى تعيين المزيد من المحاسبين. 

متطلبات الفاتورة الإلكترونية من الشركات الصغيرة 

ينبغي على الشركات الصغيرة أن تفي بمجموعة من المتطلبات التي يجب الالتزام بها لضمان الامتثال مع منظومة الفوترة الإلكترونية التابعة لهيئة الزكاة والدخل، ومن أبرز هذه المتطلبات:

1/ تسجيل الشركة

يجب أن تكون الشركة مسجلة بشكل قانوني في الهيئة العامة للزكاة والضريبة وتملك رقم تسجيل ضريبي، ويُمكنك التعرف أكثر عن كيفية تسجيل الشركات الصغيرة في هيئة الزكاة والدخل من هنا.

2/ اختيار نظام محاسبي متكامل

يجب على الشركات الصغيرة الملزمة بتطبيق الفاتورة الالكترونية استخدام برنامج محاسبي متكامل مثل دفترة يدعم إنشاء الفواتير الإلكترونية ويكون معتمد من هيئة الزكاة والدخل.

3/ ربط النظام بهيئة الزكاة والدخل

امكانية ربط النظام مباشرة مع الهيئة لارسال الفواتير والمعلومات المطلوبة بشكل إلكتروني، وضمان الامتثال للتشريعات المحلية.

4/ الالتزام بمتطلبات إنشاء الفاتورة 

يجب أن تتضمن الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة معلومات معينة مثل اسم الشركة وعنوانها ورقم التعريف الضريبي، وتاريخ إصدار الفاتورة، ورقم الفاتورة التسلسلي، وتفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة وتتضمن التفاصيل (الوصف، الكمية، السعر)، و ورمز الـ QR Code أو الباركود، وتوضيح المبلغ الإجمالي والضرائب المستحقة، والتوقيع الإلكتروني لضمان مصداقية الفواتير.

5/ التخزين السحابي 

قدرة البرنامج المحاسبي على الاحتفاظ بنسخ الفواتير الالكترونية، لتسهيل الرجوع إليها في أي وقت من قبل الهيئة.

6/ التكامل مع أنظمة الدفع

إمكانية ربط البرنامج المحاسبي المعمول به مع أنظمة الدفع المتنوعة لتسهيل عملية تحصيل المدفوعات.

7/ إصدار الفاتورة باللغة العربية 

أحد متطلبات الهيئة أن تكون جميع حقول البيانات الموجودة في الفواتير الضريبية والفواتير الضريبية المُبسطة باللغة العربية، ويمكن أن تكون الفاتورة ثنائية اللغة وتتضمن اللغة الإنجليزية​

عواقب عدم التزام الشركات الصغيرة بتطبيق الفاتورة الالكترونية 

الشركات الصغيرة المعنية بتطبيق متطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية الصادرة من هيئة الزكاة والدخل ولم تفي بهذه المتطلبات تقع عليها بعض العقوبات، وتُطبق غرامات المخالفات بناءً على نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها، فيما يلي أبرز المخالفات والغرامات المترتبة عليها:

• غرامة تبدأ من 5000 ريال سعودي في حال عدم إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيا. 

• عقوبة انذار المنشأة في الحالات الآتية (عدم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة، وعدم كتابة رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة بالفواتير الضريبية، وعدم إبلاغ الهيئة عن أي عطل يُعيق إصدار الفواتير الإلكتروني). 

• غرامة تبدأ من 10000 ريال سعودي عند حذف أو تعديل الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.

المُلزمين من الشركات الصغيرة بالفاتورة الإلكترونية

فيما يلي الفئات الملتزمة من الشركات الصغيرة بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.
 

الخاتمة 

ختامًا بالرغم من التحديات التي تواجه تطبيق الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة، إلا أن فوائد الالتزام بقرار هيئة الزكاة والدخل في تبني الفاتورة الالكترونية يحقق العديد من الفوائد، وذلك من خلال اختيار النظام المحاسبي الذي يساعد على تحسين كفاءة العمل، وتوفير الوقت والجهد، و الامتثال للتشريعات واللوائح الضريبية المحلية المعمول لها في المملكة.

لذا، يتعين على رواد الشركات الصغيرة تكثيف جهودهم للامتثال للفاتورة الإلكترونية بمراحلها، حتى وإن كانوا غير ملتزمين حاليًا، ذلك لأن الفاتورة الإلكترونية ستصبح عنصراً أساسياً لتحقيق التحول الرقمي الذي تهدف إليه المملكة لجميع المنشآت أجلاً أم عاجلاً.