الكاتب : فريق عمل دفترة
ما هي الإدارة بالأهداف وخصائصها وأهدافها
محتويات المقال:
في كتابه (الإدارة من منظور عملي The Practice of Management) الصادر عام 1954، صاغ (بيتر دراكر Peter F. Drucker) مصطلح (الإدارة بالأهداف Management by Objectives (MBO)) للتعبير عن أحد نماذج الإدارة الاستراتيجيّة الهادفة إلى تحسين الأداء العام للمنظمات.
يُبنى هذا النموذج على افتراض أنّ تمكين الموظفين ومنحهم دورًا أكبر في تحديد الأهداف له العديد من الآثار الإيجابيّة على أداء الموظفين والتزامهم نحو المنظمة.
مفهوم الإدارة بالأهداف
يشير مصطلح الإدارة بالأهداف إلى نموذج إداري قائم بشكل أساسي على تحديد الأهداف، والتي يتم بناءً عليها وضع خطة العمل وقياس الأداء ونسب النجاح من عدمه.
يشجّع النموذج أيضًا اتباع أسلوب تشاركي تُتضمَّن من خلاله مختلف مستويات العاملين في المنظمة في تحديد أهدافهم الفرديّة ورسم خطّة العمل وتنفيذها. تساهم تلك الأهداف بدورها في تحقيق الأهداف التنفيذيّة الكبرى للمنظمّة.
كما يتضّح من اسمه، يولي هذا النموذج أهميّة وأولويّة لتحقيق الأهداف الموضوعة ويصبُّ تركيزه على الأداء الفردي للموظفين وتحقيقهم لأهدافهم باعتبارهما سبيل تحقيق رؤية ومهمّة المنظمة.
خصائص نموذج الإدارة بالأهداف
يتّسم نموذج الإدارة بالأهداف ببعض الصفات كالآتي:
- دقّة الهدف، حيث يقوم نجاح النموذج عمليًّا بأكمله عليه.
- التطوير المستمر، والذي يكون ضروريًا لتجنّب تكرار الأخطاء والبناء على الدروس المستفادة منها.
- المشاركة والتعاون بين مختلف مستويات المنظمة، سواء في مرحلة التخطيط أو التنفيذ أو اتخاذ القرارات.
- الديناميكيّة لملائمة التغيّرات الحادثة والمؤثرة على المنظمة، سواء كانت تغيّرات داخليّة أو خارجيّة.
- الارتباط بإطار زمني محدّد يتوافق مع ما يحتاجه تحقيق الهدف واقعيًا.
- البساطة التي تجعله نموذجًا صالحًا للتطبيق في المنظمّات المختلفة بغض النظر عن طبيعة نشاطها.
- المسؤوليّة المشتركة الناتجة عن تضمين مختلف مستويات المنظمة في صنع القرار وتحديد الأهداف.
- الاستمراريّة، فبمجرد انتهاء جدول زمني للأهداف يبدأ بعده جدول زمني جديد بأهداف جديدة.
- التقييم والنقد البنّاء بهدف التطوير وتحسين الأداء.
أهداف تطبيق نموذج الإدارة بالأهداف
مثل نماذج الإدارة المختلفة، تهدف الإدارة بالأهداف إلى تحسين أداء العاملين بالشركة وتحقيق أهدافها الوظيفيّة. طبقًا لذلك النموذج فجلُّ ما يحتاجه العاملون في منظمّة ما هو الإحساس بالمسئوليّة بالتوازي مع تلقي التوجيه المناسب، بالإضافة إلى خلق الانسجام بين الأهداف الشخصية للعاملين في المنظمة والأهداف التنفيذيّة لتلك المنظمّة، وذلك ما تَعِد الإدارة بالأهداف بتقديمه.
يرى (جون همبل - (John Humble -وهو أحد المساهمين في تطوير ذلك النموذج - قدرة الإدارة بالأهداف على التوفيق بين حاجة المنظمة للنمو وتحقيق الأرباح من جهة، وحاجة العاملين في المنظمة للمشاركة والنمو على المستوى المهني الشخصي من جهة أخرى.
خطوات تطبيق الإدارة بالأهداف
يمكن تطبيق أسلوب الإدارة بالأهداف من خلال اتباع الخطوات الخمس الآتية:
1- تحديد أهداف المنظمة
ينبغي في البداية مراجعة أهداف المنظمة المستمدّة من رؤيتها ومهمّتها، والاستقرار على صياغة
واضحة للأهداف النهائيّة في هذه المرحلة. يقوم بهذه الخطوة المستوى الإداري الأعلى في المنظمة.
2- مشاركة الأهداف مع إدارات الأقسام المختلفة
تُتَرجم في هذه المرحلة أهداف المنظمة الكبرى إلى أهداف أصغر تخص أقسام الشركة المختلفة، مع الأخذ في الاعتبار ضرورة أن تتكامل أهداف الأقسام المختلفة وتعمل جميعها في سبيل تحقيق أهداف المنظّمة.
3- تشجيع مشاركة الموظفين في التخطيط
يجدر بالإدارة عند هذه المرحلة تشجيع مشاركة الموظفين في وضع الأهداف الأصغر ورسم خطّة تحقيقها، والتي سيكون تنفيذها مسؤوليتهم، وسيساهم تحقيقها في الوصول للهدف الأكبر للمنظمة.
يجب أن تكون الأهداف الفرديّة للموظفين قابلة للتحقيق ومحفِّزة على التطوّر في نفس الوقت. ينبغي أيضًا العمل على توفير البيئة المناسبة للموظفين للإنجاز خلال هذه المرحلة وإظهار استعداد الإدارة للقيام بالتغييرات اللازمة في هيكل الشركة أو خلافه.
4- التنفيذ
بعد الاتفاق بين مختلف مستويات المنظمة على الأهداف الفرديّة والعامة تبدأ مرحلة تنفيذ الخطط المُتّفق عليها. تلتزم كل الأطراف المعنيّة من مختلف المستويات بالعمل على تنفيذ خطة تحقيق الأهداف السابق الاتفاق عليها.
يجري أيضًا تقييم الخطط الموضوعة في هذه المرحلة وإدخال التعديلات اللازمة عليها بعد ملاحظة مدى قابليّة تطبيقها واقعيًا، مع أخذ آراء الموظفين من جميع المستويات في الاعتبار.
5- المتابعة وملاحظة تطوّر الأداء
بعد الاتفاق بين مختلف مستويات المنظمة على الأهداف الفرديّة والعامة تبدأ مرحلة تنفيذ الخطط المُتّفق عليها. مع كون الأهداف المحدّدة قابلة للتحقيق يصبح من الممكن قياس مدى قرب أو بعد الموظف عن تحقيق تلك الأهداف.
يجري أيضًا تقييم الخطط الموضوعة في هذه المرحلة وإدخال التعديلات اللازمة عليها بعد ملاحظة مدى قابليّة تطبيقها واقعيًا، مع أخذ آراء الموظفين من جميع المستويات في الاعتبار.
6- تقييم الأداء ومكافأة الإنجازات
تتضمّن هذه المرحلة تقديم تقييمات لأداء جميع الموظفين بشكل شفاف، ومكافآت لمن تمكّنوا من تحقيق أهدافهم.
مميزات نموذج الإدارة بالأهداف
يدفع مطوّرو نموذج الإدارة بالأهداف وممارسوه بامتلاك هذا النموذج الإداري العديد من التأثيرات الإيجابيّة على بيئة العمل وأداء المنظمة، حيث يمتلك هذا النموذج العديد من المميّزات مثل:
- زيادة التواصل الفعّال بين الرؤساء والمرؤوسين.
- وضوح أهداف الشركة وكيفيّة تحقيقها وتسهيل الرقابة والتوجيه نتيجة لذلك.
- تنميّة القدرة على التخطيط لدى مختلف مستويات العاملين في المنظمة.
- رسم صورة كاملة للمنظمة يسهل تقييم أدائها الكلي والتعرّف على المشكلات ومعالجتها.
- الشفافيّة الناتجة عن وضوح كيفيّة تقييم أداء الموظفين والأدوار الوظيفيّة لكل أفراد الشركة.
- إفساح المجال للتطوّر الشخصي للموظفين بالتوازي مع تحقيق أهداف المنظمة.
- يساعد على تمييز المقصّرين في أداء مهامهم من الملتزمين واتخاذ الإجراءات المناسبة في الحالتين، ممّا يعزز بدوره الالتزام في المنظّمة ويحفّزه.
- يمكّن هذا الأسلوب الموظفين من أداء مهام تناسب مهاراتهم وتتوافق مع خلفيتهم التعليمية ونقاط قوتهم، مما يتيح الاستغلال الأمثل للموارد البشريّة في الشركة.
- يمنح طلب مهام محددة والمشاركة في تحديد الهدف العام للشركة وكيفيّة تحقيقه شعورًا بالأهمية والفخر للموظفين، مما يزيد من إنتاجيتهم وولائهم للشركة.
- وحدة اتجاه المنظّمة وهدفها المشترك يحقّقان التكامل ويسهّلان من التنسيق بين مختلف الأقسام ويشجّعان على التعاون.
- تشجيع الابتكار وتنميّة مهارات حل المشكلات نتيجة لترك كيفيّة تحقيق الأهداف للموظفين لتحديدها.
- يزيد من إنتاجيّة المنظمة حيث توجّه جميع أنشطة المنظمة وجهود العاملين فيها تجاه تحقيق أهدافها النهائيّة.
- تكشف ممارسة الإدارة بالأهداف عن كونها تزيد من التزام الموظفين وتحفيزهم.
عيوب نموذج الإدارة بالأهداف
كما سبقت الإشارة في قسمٍ سابق، يقوم نموذج الإدارة بالأهداف بالكامل على تحديد أهداف المنظمة ومن ثمَّ أهداف العاملين فيها والعمل على تحقيقها.
رغم امتلاك هذا الأسلوب العديد من المميّزات، إلّا أنّه قد يتسبب أيضًا في ظهور بعض المشاكل في المنظمة مثل:
- زيادة الضغط على الموظفين لتحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني الموضوع بغضّ النظر عن أي ظروف شخصيّة قد تطرأ.
- يتطلب التطبيق العملي للنموذج عبئًا إضافيًا من الاجتماعات والأعمال الورقيّة المتعلّقة بالتقييم، مما قد ينفر العاملين في المستويات الإداريّة من تبني نموذج الإدارة بالأهداف.
- صعوبة الدمج بين الأهداف العامة للمنظّمة والأهداف الفرديّة للعاملين فيها في كثير من الأحيان، والاحتماليّات المرتفعة لنشوب صراع بين المديرين والموظفين خلال مرحلة تحديد الأهداف.
- قد تؤدي الإدارة بالأهداف إلى زيادة التنافسيّة بين العاملين في المنظمة بشكل سام أو معيق للتعاون فيما بينهم.
- قد لا يمتلك المدراء المهارات اللازمة لتقديم التوجيه والإرشاد، كما قد لا يمتلك الموظفون المهارات الكافية للتخطيط.
- قد تُغفِل الإدارة بالأهداف جوانب أخرى على قدرٍ عالٍ من الأهميّة إلا أنّها غير متعلّقة بالأهداف بشكل مباشر، مثل أخلاقيّات العمل والتأثيرات البيئيّة لنشاط المنظّمة.
- عادة ما يكون هذا النموذج مفيدًا فقط في حالات التخطيط لأهداف على المدى القصير، مع صعوبة استخدامه في وضع أهداف دقيقة على المدى الطويل نتيجة للمتغيّرات المتعدّدة.
- بسبب كون تحقيق الأهداف وسيلة تقييم الأداء الأساسيّة، قد تمتلك الإدارة بالأهداف تأثيراتٍ سلبيّة على جودة العمل وإتقانه.
- بغرض أن تكون واقعيّة وقابلة للتحقيق، تحتاج الأهداف إلى متابعة وتعديل مستمرّين بما يتوافق مع التغيّرات الدائمة في الاقتصاد المحلي والعالمي، مما يجعل منها عمليّة شاقة ومكلّفة.
- لا تتوافق الإدارة بالأهداف مع كلّ نواحي إدارة المنظمة بسبب كونها لا تصلح إلا للجوانب القابلة للقياس في المنظمة، مما قد يجعلها بحاجة إلى نظام آخر مكمِّل في معظم الحالات.
أمثلة على نموذج الإدارة بالأهداف
في حالة تطبيق الإدارة بالأهداف على قسم المبيعات مثلًا، يتمّ تحديد الهدف النهائي المتعلّق بزيادة أرباح الشركة بنسبة 5% وتقليل المرتجع بنسبة 4% على سبيل المثال. يجري تقسيم هاتين النسبتين على جميع العاملين في قسم المبيعات بعد ذلك.
لاحقًا يجري تحديد كيفيّة تحقيق كل فرد لهدف المبيعات الخاص به بالتعاون بينه وبين مديره، وبعد الاتفاق على كيفيّة تحقيق الهدف، تتمّ متابعة الأداء باستمرار مع تقديم تقييمات دوريّة ومكافأة الأهداف المُحقّقَة.
عوامل نجاح وكيفيّة تحسين نموذج الإدارة بالأهداف
لزيادة احتمالات نجاح هذا النموذج في تحقيق الأهداف المرجوّة منه ولتلافي عيوبه، ينبغي أن تأخذ بعض الملاحظات بعين الاعتبار فيما يخص تحديد الأهداف والبيئة المناسبة للنموذج ليعمل فيها.
من أهم تلك الملاحظات تحديد أهداف واضحة قابلة للتحقيق يجري الاتفاق عليها من قبل جميع الأطراف المعنيّة، والحرص على مراجعة تلك الأهداف باستمرار لتظلّ واقعيّة في ضوء أي متغيّرات مستجدّة.
على صعيد آخر، ينبغي التأكّد من تقبُّل الإدارات العليا وموظفيها لتطبيق نموذج الإدارة بالأهداف، ذلك لما يتطلّبه النموذج من إشراكٍ لمختلف المستويات الوظيفيّة في عمليّة صنع القرار والذي يتطلّب بالتبعيّة مزيدّا من المرونة من جانب المديرين.
من الضروري أيضًا تقديم التدريبات اللازمة للمديرين على كيفيّة تقديم الدعم والتوجيه اللازمَين للموظفين، وكيفيّة تقييم الأداء بحياديّة.
الإدارة بالأهداف باستخدام برنامج دفترة
برنامج دفترة يعينك على تطبيق الإدارة بالأهداف في صورتها الأصوب ويسير معك الطريق كاملًا بداية من وضع وتتبع الأهداف المتعلقة بكل جوانب العمل من ماليات وموارد بشرية وغيرها ومشاركة هذه الأهداف مع كل الأقسام والعمل عليها معًا، وتشجيع الموظفين على المشاركة في تحقيق هذه الأهداف، ثم تقييم هذه الأهداف وما تم إنجازه ومواطن القصور عن طريق التقارير الصادرة آليًا من النظام مع التحكم في طريقة العرض وتحديد ما تريد قياسه وإصدار التقرير عنه، وصرف المكافآت في النهاية بناءً على جودة أداء كل عام لديك لتحقيق الأهداف المنوطة بعمله. ابدأ الأستخدام مجاناً الأن
ختاماً
مثل العديد من النظريات ونماذج الإدارة المختلفة، تواجه الإدارة بالأهداف العديد من التحديّات عند محاولة تطبيقها على أرض الواقع، رغم كونها نموذجًا منطقيًا للإدارة يأخذ في الاعتبار الاحتياجات الفرديّة للموظفين كما الاحتياجات التنفيذيّة للمنظمة.
على الرغم من ذلك يمتلك هذا النموذج العديد من المميزات التي تستحق استخدامه للبناء عليه على أقل تقدير، أو لاستلهام نماذج إدارة أخرى تحقّق التواصل الفعّال والشفافيّة، وتوازن بين نمو الأفراد ونمو المنظمات.
