دليل الأخطاء المحاسبية الشائعة وتأثيراتها وطرق معالجتها

الأخطاء المحاسبية عقبة كبيرة تؤثر على دقة العمليات المحاسبية والتقارير المالية اللازمة لنجاح الشركات واستقرار وضعها المالي، سواء كنت صاحب مشروع أو رائد أعمال فأنت بحاجة إلى الحفاظ على سمعتك المالية وتطوير أعمالك للحفاظ على مكانتك التنافسية بين الأخرين، لذا نقدم لك في هذا المقال أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة، وأسبابها وتأثيراتها السلبية على الأعمال، وأيضًا سنساعدك على كشف الأخطاء المحاسبية وكيفية تجنب الوقوع فيها، كل هذا وأكثر تجده في سطور مقالنا بالخبرة التي تساعدك على تحسين إدارة حساباتك وتحسين الأداء المُحاسبي في مؤسستك.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• الأخطاء المحاسبية هي تلك الأخطاء التي تحدث أثناء تسجيل البيانات المالية وتنفيذ العمليات المحاسبية، وتؤثر بالسلب على دقة وموثوقية التقارير المالية وسجلات الحسابات، لذلك يجب تجنبها والحرص على اكتشافها في الوقت المناسب. 

• تتمثل أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة في الإدخال الخاطئ للبيانات، وإغفال تسجيل المعاملات أو تكرارها، وأخطاء نقل قيمة المعاملات المالية، والتناقض بين الدفاتر والحسابات المصرفية، وأخطاء المعالجة المحاسبية. 

• تؤثر الأخطاء المحاسبية على أداء عمل الشركات ومركزها وتنافسها في السوق وتظهر تأثيرات الأخطاء المحاسبية في تشويه مصداقية وسمعة المؤسسة، والتعرض العواقب القانونية والمخالفات الضريبية، وإنشاء سجلات مالية غير دقيقة. 

• تظهر علامات كشف الأخطاء المحاسبية في الآتي:- عدم تساوي أرصدة ميزان المراجعة، العثور على معاملة جديدة مُسجلة أو مُحدثة بعد إغلاق الحساب، والاختلاف في البيانات المنقولة من بيان الدخل إلى بيان التدفق النقدي، والفروقات الكبيرة بين كشوفات رواتب الموظفين السابقة والحالية.

• يُمكن تجنب الأخطاء المحاسبية ومعالجتها من خلال مطابقة الحسابات، وتفعيل التدقيق المحاسبي، وفحص سجل التدقيق، وتتبع الفواتير، وإجراء عمليات تسوية دوريه، ومراجعة الحسابات من خلال أكثر من شخص مسؤول وموثوق به.

مفهوم الأخطاء المحاسبية

الأخطاء المحاسبية هي حوادث غير مقصودة تحدث نتيجة سوء فهم قواعد ومبادئ المحاسبة العامة بالإضافة إلى عدم الإلمام بسياسة الشركة في معالجة الشؤون المالية، ويُمكن أن تحدث الأخطاء المحاسبية من قبل شخص محترف مُحاسبيًا أو حتى مبتديء، ولا يجب الخلط بين الأخطاء المحاسبية وأفعال النصب والاحتيال المتعمدة للتلاعب بالأرقام والحسابات تحقيق أغراض وخدمة مصالح معينة. 

وتُصنف الأخطاء المحاسبية وفقًا لعدة عوامل منها نوع الخطأ المحاسبي، وموقع حدوث الخطأ مثل (دفتر الأستاذ، أوميزان المراجعة، أو دفتر اليومية، أو القوائم المالية) أيضًا تُصنف الأخطاء المحاسبية حسب مدى تأثيرها على ميزان المراجعة، وتوقيت اكتشافها.

ما هي الأخطاء المحاسبية الشائعة؟

فيما يلي دليل مبسط لشرح كافة الأخطاء المُحاسبية الشائعة:

1/ الإدخال الخاطئ للبيانات

تترتب الأخطاء المُحاسبية الشائعة في كثير من الأحيان بناءً على الإدخال الخاطئ للبيانات المالية بشكل غير دقيق في الدفاتر المحاسبية، وتنتج الإدخالات الخاطئة للمعلومات المالية نتيجة أكثر من سبب مثل:

• إدخال رقم غير صحيح

• إدخال الرقم صحيحًا ولكن بترتيب خاطئ وفقًا لسجلات المعاملات المالية

• إضافة أو تغيير إدخال بعد إغلاق الدفاتر

• أخطاء التعويض وتحدث غالبًا عند حساب رواتب الموظفين وعلاوتهم وخصوماتهم، وتظهر هذه الأخطاء إما بالزيادة أو النقصان.

• أخطاء الإدخال العكسي أو (عكس القيد)، ويكون نتيجة إدخال المعاملة في الاتجاه أو بند غير محلها مثل خصم مبلغ دائن أو تم إضافة مبلغ مدين.

2/ إغفال تسجيل المعاملات أو تكرارها

 إغفال تسجيل بعض معاملات البيع أو الشراء في الدفاتر المحاسبية من أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة، وفي المقابل قد يتم تكرار إدخال المعاملة أكثر من مرة.

3/ أخطاء نقل قيمة المعاملات المالية

تحدث في العمليات الحسابية اليدوية بشكل أكبر من العمليات المحاسبية المؤتمتة على برامج المحاسبة، وتنتج بسبب عكس الأرقام ببعضها عند النقل مثل 987 عند النقل تكون 897 وهكذا، أو إدخال الرقم الواحد بشكل متكرر مثل 9987، وينتج عن هذا النوع من الأخطاء المحاسبية عواقب وعجوزات مالية يصعب تداركها أحيانًا.

4/ التناقض بين الدفاتر والحسابات المصرفية

التناقض بين الأرقام المحاسبية للمعاملات بين الدفاتر والحسابات المصرفية، ويظهر هذا التناقض من خلال نموذج مطابقة رصيد عميل أو كشف الحساب، لذلك يجب الحرص على مطابقة الدفاتر بشكل دوري مع الحسابات المصرفية.

5/ عدم الإلمام بكيفية التعامل مع الأنظمة المحاسبية الحديثة

بالرغم من مميزات البرامج السحابية في جعل العمليات المحاسبية أكثر بساطة وسلاسة إلا أن البعض قد لا يُدرك كيفية التعامل مع هذه البرامج والاستفادة منها بشكل سليم، وبالتالي تكون هذه البرامج سببًا في الأخطاء المحاسبية، ومن ناحية أخرى أحيانًا لا يتم اختيار البرامج المحاسبي المتكامل التي يتكامل مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى مثل الفوترة الإلكترونية وغيرها ويعتبر ذلك من أبرز الأخطاء المحاسبية أيضًا.

قد يفيدك أيضًا: ما هو أفضل برنامج محاسبة

6/ أخطاء المعالجة المحاسبية

تطبيق المعالجة المحاسبية يكون وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عموما، وعندما لا يتم إتباع إرشادات التعامل بهذه المبادئ المحاسبية المعترف بها يتم الوقوع في أخطاء محاسبية فنية كبيرة.

7/ أخطاء التقريب

يعتقد البعض أن التقريب المحاسبي للأرقام لا يؤثر بشكل كبير في الحسابات النهائية، إلا أنه في الحقيقة قد يكون التقريب سببًا من أسباب الأخطاء المحاسبية الشائعة، مثل تقريب الرقم "65.7646" إلى "65.765" ومع تراكم التقريب بهذا الشكل يؤثر في النهاية على الحسابات الإجمالية ودقتها.

8/ أخطاء محاسبية أخرى يقع فيها أصحاب الأعمال والمسؤولين

• إهمال تقدير الموازنة أثناء التخطيط المالي بشكل أكثر واقعية من حيث المصروفات المتوقع إنفاقها والأرباح المتوقع كسبها يعتبر من الأخطاء المحاسبية ذات التأثير غير المباشر، فهذه الموازنة يتم على أساسها تخصيص الميزانية التي تُعد البوصلة المالية لتحقيق الأهداف.

• عدم امتلاك صندوق طوارئ بمدخرات كافية لتغطية المصروفات غير المتوقعة مما يؤدي إلى الاقتراض بمعدل فائدة مرتفع والبحث عن مصادر للتمويل. 

• عدم التأني عند اختيار الفرصة الاستثمارية أو شراء أصول معينة، لذلك يجب مراجعة السوق بانتظام ودراسة المنافسين للحصول على أفضل فرصة ممكنة. 

• الإفراط في استخدام بطاقات الائتمان بالشكل الذي يتجاوز إمكانيات السداد ويؤثر على التصنيف الإئتماني، وكذلك تجاهل تقارير الائتمان التي توضح مدى القدرة أو السماح بالاقتراض من جديد أو عدمه، وأخيرًا التأخر في سداد الفواتير وأرصدة الائتمان التي تؤدي إلى تراكم الديون.

ما هو تأثير الأخطاء المحاسبية على الشركات

هناك أخطاء محاسبية تؤثر على ميزان المراجعة الذي يُظهر الرصيد الدائن والمدين لكل حساب في دفتر الأستاذ العام، وهذه الأخطاء يُمكن اكتشافها بسهولة، وهناك أخطاء أخرى لا تؤثر بشكل مباشر على ميزان المراجعة، فيؤثر عدم استخدام القيد العكسي في تصحيح الأخطاء المحاسبية وتسويتها على صحة النتائج النهائية للأرصدة الدائنة والمدينة في ميزان المراجعة، وقد يظهر التأثير غير الواضح للأخطاء المحاسبية عند تسجيل معاملة مرتين إلا أنها لا يُمكن اكتشافها بسهولة لأن الأرصدة الدائنة والمدينة تظل متساوية، فيما يلي أهم تأثيرات الأخطاء المحاسبية على الشركات:

1- تشويه مصداقية وسمعة المؤسسة

تؤثر الأخطاء المحاسبية على سمعة الشركة ومصداقيتها أمام العملاء والجهات الخارجية من المستثمرين والموردين، وقد تعالج بعض المنشآت الأخطاء المحاسبية بأخطاء أكبر فعلى سبيل المثال يؤدي عدم الإبلاغ عن الحسابات الدائنة إلى زيادة هامش الربح، وبالتالي اتخاذ قرارات مالية مُضللة، وأيضًا يؤدي تسجيل النفقات في الفترة الخاطئة إلى التقليل من التكاليف الفعلية مما ينتج عنه عجز مالي غير متوقع.

2- العواقب القانونية

يكون للأخطاء المحاسبية تأثيرات قانونية خطيرة على المؤسسة مثل التعرض لعقوبات الحبس أو الغرامة، والمساءلة القانونية، ومن أبرز الأخطاء المحاسبية التي تُعرض الشركة للعواقب القانونية عدم الامتثال لمعايير المحاسبة الدولية في تسجيل القيود المحاسبية وإنشاء التقارير المالية، وتقديم معلومات مالية غير دقيقة في الإقرارات الضريبية وغيرها من المستندات الرسمية، وتنتج هذه المعلومات في الأساس من الإدخال والتسجيل الخاطئ للبيانات المالية السابق ذكرها.

3- إنشاء سجلات مالية غير دقيقة

أخطاء إدخال البيانات المالية حتى إن كانت بسيطة تؤدي إلى عدم دقة السجلات المالية وخلل الدفاتر المحاسبية المُستخدمة في إعداد التقارير المالية لاتخاذ القرارات الصائبة، فتكرار إدخال المعاملات أو أخطاء النقل يترتب عليها خسارة الأموال والتأثير على نظام المحاسبة العام للمنشأة.

4- التعرض للمخالفات الضريبية

تؤدي أخطاء التسوية والمعالجة المحاسبية إلى التأثير على التقارير المالية والالتزامات الضريبية، وبالتالي الدخول في قضايا التهرب الضريبي وغيرها.

كيفية كشف الأخطاء المحاسبية

هناك بعض العلامات التي يُمكن من خلالها كشف الأخطاء المحاسبية وتتمثل هذه العلامات في:

• عدم تساوي الأرصدة النهائية في ميزان المراجعة.

• إظهار المعاملة أكثر من مرة في الدفاتر المحاسبية وهو دليل على أخطاء تكرار الإدخال.

• عدم تطابق السجلات المالية مع الحسابات المصرفية، وفي هذه الحالة يجب تحديد السجلات المحاسبية التي لا تتطابق مع كشوف الحسابات المصرفية للوقوف على عناصر الخلل.

• العثور على معاملة جديدة مُسجلة أو مُحدثة بعد إغلاق الحساب، وهذا يُشير إلى أنه يجب إجراء معالجة محاسبية أخرى وإغلاق الحساب من جديد.

• العثور على اختلاف بين البيانات المنقولة من بيان الدخل إلى بيان التدفق النقدي.

• توقف عملية المزامنة بين التطبيقات على البرامج والأنظمة المحاسبية وهو ما يُشير إلى احتمالية سوء استخدام برنامج المحاسبة السحابي مما يؤدي إلى عدم توازن الحسابات، وتصنيف الإدخالات بشكل غير صحيح.

• يُمكن كشف أخطاء التعويض التي تظهر في كشوفات رواتب الموظفين إذا كان مبلغ كشوف المرتبات الحالي يختلف بشكل كبير عن كشوفات الرواتب السابقة، وفي هذه الحالة يجب النظر من جديد إلى التعويضات والخصومات.

كيفية تجنب الوقوع في الأخطاء المحاسبية

التعامل مع الأخطاء المحاسبية أمر لا بد منه، ويجب إدراك صعوبة منع جميع الأخطاء المحاسبية، ولكن يُمكن الحد منها باتباع الضوابط المُحددة التي تساعد على تحديد هذه الأخطاء وتصحيحها والسيطرة عليها في الوقت المناسب:

1- مطابقة الحسابات

يجب البحث عن التناقضات في ميزان المراجعة والأرصدة غير المتطابقة، للتحقق من صحة القيود في الدفاتر المحاسبية قبل اغلاق الحسابات.

2- التدقيق المحاسبي

التدقيق المحاسبي ضروري لحل التناقضات المحاسبية الجوهرية، ويُمكن استخدام الحسابات المعلقة أو المؤقتة في الحالات التي لا يتطابق فيها إجمالي عمود المدين مع إجمالي عمود الدائن في ميزان المراجعة، ويُستخدم هذا الحساب لإضافة الفرق في ميزان المراجعة في حساب مؤقت غير مُصنف لتجنب الأخطاء المحاسبية في إدخال البيانات المالية، فإذا كان أرصدة الجانب المدين أقل من الجانب الدائن، فسيتم خصم الحساب المؤقت والعكس صحيح، وبمجرد تصحيح جميع الأخطاء يصبح رصيد الحساب المعلق صفرًا ويتم إغلاقه.

3- فحص سجل التدقيق

يوفر سجل التدقيق ملخصًا موجزًا عن المستندات التي تُثبت تسجيل المعاملات في الدفاتر، ويُمكن إجراء هذا الفحص أكثر من مرة إذا كان هناك وقت إضافي.

4- تتبع الفواتير

تتبع الفواتير العملاء والموردين والتأكد من إدخالها على الفور وبشكل صحيح في برنامج المحاسبة للتقليل من أخطاء التسجيل اليدوي.

5- إجراء عمليات تسوية دورية

عمليات التسوية الروتينية والمتسقة وسيلة مهمة للعثور على أخطاء المحاسبة وتجنبها، وتكون من خلال طلب تسوية كشف حساب بنكي خلال فترات منتظمة، ومقارنة أرقام الكشوفات وحسابات بطاقات الائتمان وإيصالات الأعمال بالسجلات المالية لمطابقة الأرصدة، وتعديل القيود اليومية المتأثرة في حال وجود خطأ في تسوية الحسابات، والتأكد من عدم تجاوز حدود الأخطاء المحاسبية، فكلما زادت مرات تسوية الحسابات، زادت احتمالية العثور على أخطاء محاسبية.

6- الاستعانة بوجهات نظر أخرى

"اجعل المقارنة دائمًا بعيون مختلفة"، وهذا يعني الاستعانة بالمراجعين الماليين، أو المحاسبين، أو الشركاء الأخرين، أو المديرين، أو حتى الموظفين لإمكانية اكتشاف أي أخطاء محاسبية جديدة أو محتملة، واختيار عدد محدد وموثوق به للقيام بهذه المهمة.

كيف تساعدك برامج المحاسبة في تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة؟

توفر برامج وأنظمة المحاسبة السحابية حلولاً ذكية وسريعة تساعد على تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة ومعالجتها، ومن أبرز مزايا هذه البرامج: -

• أتمتة جميع المهام التي يتم إجراؤها يدويًا مثل إنشاء الحسابات وتسجيل الفواتير وإنشاء التقارير.

• ضمان تسجيل جميع المعاملات ومعالجتها بشكل متسق يساعد على تجنب الأخطاء المحاسبية الناتجة عن تناقض إدخال البيانات، مع ضمان الامتثال للمبادئ واللوائح والقوانين المحاسبية المعمول بها.

• تُتيح برامج المحاسبة السحابية إمكانية الوصول للبيانات المالية في أي وقت بشكل منظم مما يسهل تحديد الأخطاء وتصحيحها بشكل سريع.

• تكامل العديد من أنظمة المحاسبة مع أنظمة وتطبيقات الأعمال الأخرى مثل الفوترة الإلكترونية، وأنظمة نقاط البيع وإدارة المخزون، وتطبيقات خدمة العملاء، وأنظمة إدارة الموارد البشرية، وتكمن ميزة هذا التكامل تبادل المعلومات المشتركة بين هذه التطبيقات تلقائيًا وتحديثها لتجنب أي أخطاء محاسبية يُمكن حدوثها.

• الأمان والحماية التي توفرها برامج المحاسبة السحابية واستخدام خاصيات مثل التشفير ومصادقة المستخدم، كل ذلك يساعد على حماية المعلومات المالية الحساسة ويمنع الوصول غير المصرح به، وبالتبعية يؤدي إلى تجنب الأخطاء المحاسبية التي يُمكن أن تنتج عن انتهاك خصوصية البيانات.

وأخيرًا إذا كنت تبحث عن أفضل برنامج محاسبة وفوترة إلكترونية ونقاط بيع موحد ومتكامل بكل المزايا السابق ذكرها فوجهتك الصائبة هي برنامج المحاسبة من دفترة لإدارة أعمالك بنجاح. 

خاتمة 

وبهذا نكون قدمنا دليلًا شاملًا حول الأخطاء المحاسبية الشائعة وكيفية تجنبها، ويعتبر فهم الجوانب المالية والمحاسبية ضرورة لا غنى عنها لنجاح أي كيان تجاري، وبتطبيق النصائح والاستراتيجيات حول كيفية كشف الأخطاء المحاسبية و إدارتها باحترافية، يُمكن تعزيز دقة الحسابات والأداء المالي.