دليل شامل عن كيفية عمل فاتورة إلكترونية

هل تخيلت كيف يمكن للتكنولوجيا الذكية تحويل عملياتنا المالية اليومية إلى تجارب سهلة تكسر الروتين المُعقد للإيصالات والفواتير والمستندات الورقية التقليدية؟ الإجابة ببساطة تكمن في الفوترة الإلكترونية التي جعلت إتمام الخدمات والمعاملات المالية أكثر دقة وسلاسة، وفي هذا الصدد تأتي المملكة العربية السعودية على رأس قائمة الدول العربية التي سارعت بتبني الفوترة الإلكترونية وتفعيلها من قبل الشركات والمؤسسات، وذلك باعتبارها وسيلة آمنة وفعالة لإصدار واستلام الفواتير عبر الإنترنت بالشكل الذي يساعد على تحسين كفاءة العمل والتواصل مع العملاء، ويوفر الوقت والجهد، لذا يتطرق حديثنا في هذا المقال إلى شرح خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية، والمعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة، وشروط إصدار الفاتورة الإلكترونية بالتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالمملكة.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• الفوترة الإلكترونية هي أنظمة تسمح بإنشاء الفواتير الإلكترونية وتبادلها بشكل رقمي، مما يسهل التعرف على بياناتها ومعالجتها ويقضى على المغالطات المحاسبية المتعلقة بإصدار الفواتير يدويًا وكذلك الوقت المُستغرق بها. 

• تتمثل خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية في اختيار برنامج المحاسبة السحابي المناسب حسب احتياجات العمل، ثم إنشاء كود ورقم الفاتورة الإلكترونية، وبعدها يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية، وإرسالها، وتتبع المدفوعات، وأخيرًا الاحتفاظ بسجلات الفواتير. 

• أهم الشروط التي تجعل الفاتورة الإلكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن يتم إصدار الفاتورة من خلال البرامج المحاسبية السحابية، وتجنب استخدام نظام فوترة إلكتروني غير متوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية وغيرها من الشروط الأخرى.

• تتمثل المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة الإلكترونية في العلامة التجارية، والمعلومات الأساسية للفاتورة، والمبالغ المستحقة، ووسائل وشروط الدفع.

ما هي الفوترة الإلكترونية؟

تُشير الفوترة الإلكترونية إلى استخدام نظام سحابي هدفه الرئيسي هو التحول من إصدار الفواتير الورقية ووثائق الائتمان والخصم الورقية إلى فواتير إلكترونية يتم مشاركة بياناتها بين البائع والمشتري وتبادلها بتنسيق إلكتروني متكامل ومُنظم، وذلك حتى يسهل التعرف على البيانات ومعالجتها رقميًا، وتساعد الفوترة الإلكترونية على استقبال الفواتير تلقائيًا إلى الحسابات الدائنة بمعاملات الشراء.

خطوات عمل فاتورة إلكترونية

إليك شرح مُبسط للخطوات اللازم اتباعها لإنشاء فاتورة إلكترونية متكاملة ومتطابقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:

1- اختيار برنامج المحاسبة الالكتروني

إنشاء الفاتورة باستخدام برامج وأنظمة المحاسبة السحابية واتباع التعليمات وملء الإدخالات وفقًا للتنسيق المحدد لنظام الفوترة الإلكترونية، وفي هذه الخطوة يجب المفاضلة بين برامج المحاسبة الإلكترونية التي تناسب احتياجات العمل وتوفر مزايا متعددة لإدارة الشؤون المالية.

ويعتبر برنامج الفواتير الإلكترونية من دفترة من أفضل أنظمة المحاسبة الإلكترونية التي تتوافق مع إنشاء فواتير إلكترونية متوافقة مع التشريعات الضريبية.

ويُمكنك الاطلاع على قائمة البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من مقالنا: البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل.

2- إنشاء كود ورقم الفاتورة الإلكترونية

تكويد الفاتورة الإلكترونية من خلال رمز QR وهو عبارة عن رمز فريد للتحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية يتم إعطاؤه للفاتورة من خلال خوارزميات البرنامج المحاسبي، وكذلك وأيضًا الرقم التسلسلي للفاتورة ويُحدد تلقائيًا بواسطة النظام المحاسبي.

3- إنشاء الفاتورة الإلكترونية

اختيار قالب الفاتورة الالكترونية وإدخال التفاصيل المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية مثل معلومات للمشتري والبائع، وتاريخ وتوقيت المعاملة، والأصناف التي تم شراؤها وبموجبها تم إصدار الفاتورة عنها، والمبلغ الإجمالي المستحق، وشروط الدفع، ونسبة الخصومات إن وجدت، والمبلغ الكلي بعد الخصومات والضرائب، وأي ملاحظات أخرى يجب تضمينها في الفاتورة.

4- إرسال الفاتورة

التحقق من صحة معلومات الفاتورة للتأكد من عدم وجود أخطاء أو إغفال بعض العناصر المهمة، وإرسالها للعميل من خلال البرنامج المحاسبي إما بشكل مباشر أو تحميلها بتنسيق pdf وإرسال الملف للعميل (المشتري) عبر البريد الإلكتروني أو حتى طباعتها.

5- تتبع المدفوعات

يُمكنك من خلال تطبيق الفوترة الإلكترونية الخاص بك في نظامك المحاسبي تتبع المدفوعات، وأيضًا إرسال إشعارات بالدفعات المتأخرة للفواتير المُستحقة.

6- الاحتفاظ بسجلات الفواتير

الاحتفاظ بنسخ من الفواتير والإيصالات الإلكترونية لاستخدامها في المستقبل لأغراض التدقيق المحاسبي أو للأغراض الضريبية والقانونية، ويُمكن الاستفادة من نسخ البيانات الاحتياطي بواسطة التخزين السحابي عبر الإنترنت كما هو في برنامج دفترة المحاسبي مما يساعد على استرداد الفواتير بسرعة عبر الإنترنت وعدم فقدها بسبب التأثر بأي مشاكل أو أعطال تقنية.

شروط إنشاء الفاتورة الإلكترونية وتوافقها مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

هناك مجموعة من الشروط والمتطلبات التي يجب الالتزام بها لإصدار فواتير إلكترونية تتوافق مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فيما يلي أهم هذه الشروط وفقًا لما جاء في الدليل المُبسط لمتطلبات الفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة.

• يجب أن يتم إصدار الفاتورة من خلال الوسائل الإلكترونية وتجنب إصدارها يدويًا.

• لا يوجد إلزام مُحدد لصيغة الفاتورة وتكون صيغتها وفقًا لاحتياج ومتطلبات العمل. 

• هيكلة رمز الاستجابة السريعة "الباركود" وفقًا لمتطللبات وأحكام نظام الفوترة الإلكتروني. 

• أن يتم أرشفة الفاتورة الإلكترونية وفقًا لأحكام ضريبة القيمة المضافة بالمملكة العربية السعودية. 

• أن تشمل الفاتورة الإلكترونية جميع الحقول الإضافية المتعلقة بالمرحلة الأولى. 

• التأكد من تطبيق الحلول التقنية للمرحلة الثانية الخاصة بالفاتورة الإلكترونية وتتمثل في أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني قادرًا على الاتصال بالانترنت. 

• تجنب استخدام نظام فوترة إلكتروني أو برنامج محاسبي غير متوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية، ويمكنك التعرف على البرامج التي تدعم المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية.

• التأكد من وجود الحقول الإضافية للفاتورة الإلكترونية (المرحلة الثانية).

• الانتباه إلى عدم حذف الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها والحفاظ على سجلاتها.

• تجنب إصدار فواتير إلكترونية عن طريق نظام فوترة إلكتروني لم يتم تهيئته وربطه مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

اقرأ أيضًا: شروط ومتطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية

المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الفاتورة

يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على مجموعة من العناصر الأساسية وهي:

1/ العلامة التجارية

تكون الفاتورة الإلكترونية بمثابة مستند رسمي يوثق نشاط العمل، لذلك يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية العلامة التجارية بكل ما تشمله من ألوان أو خطوط أو صيغة تجعل منها شعارًا مميزًا يعبر عن النشاط التجاري، والحرص على الحفاظ على التنسيق والتكامل العام من خلال أن يكون قالب الفاتورة متماشيًا مع العلامة التجارية.

2/ عنوان الفاتورة 

يجب توضيح عنوان "فاتورة إلكترونية" بخط واضح لتمييز الفاتورة عن غيرها من المستندات والوثائق المالية.

3/ رمز الـQR Code أو الباركود

 تتمثل المحتويات التي تظهر عند مسح رمز الاستجابة السريع في (اسم البائع، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، وقت وتاريخ إرسال الفاتورة، إجمالي ضريبة القيمة المضافة، مجموع الفاتورة شاملاً لقيمة ضريبة القيمة المضافة).

4/ معلومات المنشأة أو البائع 

يتضمن هذا الحقل في الفاتورة الإلكترونية اسم منشأة البائع، أو اسم البائع نفسه، والعنوان، ومعلومات التواصل.

5/ تواريخ الفاتورة الإلكترونية 

هناك نوعان من التواريخ التي يجب توضحيها بشكل إلزامي ضمن معلومات الفاتورة الإلكترونية، وهما: تاريخ التوريد ويعني تاريخ تقديم السلع أو الخدمات، وتاريخ إصدار الفاتورة.

6/ بيانات السلع والخدمات 

تشمل بيانات السلع والخدمات في الفاتورة الإلكترونية وصفًا واضحًا للسلع أو الخدمات المتضمنة داخل الفاتورة، إضافة إلى سعر الوحدة أو الخدمة المقدمة، وكمية السلع أو الخدمات.

7/ رقم ضريبة القيمة المضافة 

يجب توضيح رقم ضريبة القيمة المضافة ويُعرف أيضًا بـ(الرقم الضريبي) ويكون عبارة عن رقم مكون من 15 رقمًا معتمد من قبل الجهات السعودية لتحديد الأشخاص والمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة (VAT)، ويكون هذا الرقم مُسجلًا أيضًا لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ويُستخدم في العديد من المستندات المالية منها الفاتورة الإلكترونية، ويتم الحصول على هذا الرقم من خلال ملء استمارة تسجيل الرقم الضريبي التي توفرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتقديم الوثائق المطلوبة الأخرى.

8/ الرقم التسلسلي 

رقم فاتورة التسلسلي الذي يتبع رقم الفاتورة السابقة ويساعد في تتبع تسلسل الفواتير وتنظيمها وحفظها بشكل صحيح.

9/ معدل الخصم النقدي 

يتم توضيح أي تخفيضات نقدية تمت على المبلغ الإجمالي للفاتورة، وفي هذا البند يتم أيضًا توضيح العروض التي وفرها المورد على المبيعات إن وجدت، مما يُعزز المصداقية بين البائع والمشتري، ومن جهة أخرى يُساعد ذلك على عرض تفاصيل بنود تكاليف الشراء بشكل دقيق وتفصيلي.

10/ مراجعة المبالغ المُستحقة 

يجب مراجعة المبالغ المستحقة على العملاء قبل إرسال الفواتير بشكل جيد، وذلك لتجنب المطالبة بمزيد من الأموال وأيضًا تجنب الأخطاء المحسابية التي ينتج عنها عجز أو خسارة، وتوضيح أية خصومات أو عروض خاصة تم الإعلان عنها للعملاء سواء بشكل عام أو لعملاء بعينهم.

11/ معلومات الدفع

لابد من توضيح معلومات الدفع للعملاء في الفواتير الإلكترونية بشكل واضح، فعلى سبيل المثال يجب توضيح تفاصيل الحساب المصرفي إذا كانت وسيلة الدفع من خلال الخدمات المصرفية، أو تضمين رابط دفع عند إرسال الفواتير إذا كنت تتلقى الدفع من خلال تطبيقات مثل PayPal أو Stripe أو غيرهما، وذلك حتى يتمكن العملاء من الدفع بنقرة زر واحدة، وتحديد توقيت السداد، وشروط الدفع الأخرى.
 

ختامًا يُمكن القول إن الفاتورة الإلكترونية هي تصحيح لمشهد الفوضى والمغالطات المحاسبية الناتجة عن الفواتير الورقية التقليدية إلى مشهد أكثر تنظيمًا وتوثيقًا تنعكس نتائجه الإيجابية على إدارة البيانات المالية لمعاملات البيع والشراء وتبادل الفواتير وإيصالات الدفع والخصم بشكل سريع ومتوافق مع القوانين والتشريعات الضريبية المعمول بها، وأثبتت الفاترة الإلكترونية أنها ليست مجرد تبني تكنولوجيا حديثة، بل هي أداة تحول في عالم الأعمال وخيارًا فعالًا يدعم كفاءة الأنظمة والعمليات بالمؤسسات، ويتصدى لمخاطر الاحتيال والنصب والمغالطات المحاسبية.