خطوات وشروط فتح المؤسسات الفردية في السعودية

ما هو الشكل الأمثل لإدارة عمل خاص دون الحاجة إلى تعقيدات الشركات في الإدارة واتخاذ القرارات؟ المؤسسة الفردية في المملكة العربية السعودية هي الحل الأمثل، فهي واحدة من أبسط وأشهر أشكال الأعمال التجارية التي يُمكن أن يملكها ويديرها شخص بمفرده، وبالتالي تُعد المؤسسة الفردية بتنوع مجالاتها خيارًا شائعًا ومفضلًا لدى أصحاب الأعمال المبتدئين والمستثمرين الجُدد، فهما هي المؤسسة الفردية في السعودية؟ وما خطوات فتح مؤسسة فردية؟ وما أبرز شروط فتح مؤسسة فردية في السعودية؟ كل هذه التساؤلات وأكثر تجد عنها إجابات شاملة بالإضافة إلى توضيح المستندات المطلوبة لفتح مؤسسة فردية في السعودية، وكيفية تسجيل المؤسسة الفردية.

ما هي المؤسسة الفردية في السعودية

تُعرف المؤسسة الفردية في السعودية على أنها أحد أشكال الأعمال التي يمتلكها شخص واحد، وبالتالي فهي تعتمد على الإدارة الفردية، وتُعتبر المؤسسات الفردية جزءًا لا يتجزأ من الاقتصاد المحلي الذي يساهم في خلق فرص عمل وتوفير الخدمات والسلع بأسعار مناسبة في المجتمع السعودي. وتشمل هذه المؤسسات في المملكة العربية السعودية مجموعة من الأعمال التجارية والصناعية الصغيرة والمتوسطة مثل المتاجر الصغيرة، والحرف اليدوية، والمكاتب الاستشارية الصغيرة، والمزارع الصغيرة، والشركات الناشئة في مجال التكنولوجيا وغيرها من الأعمال الأخرى.

خطوات فتح مؤسسة فردية

هناك مجموعة من الخطوات اللازم الإلمام بها وفهمها جيدًا قبل إنشاء مؤسسة فردية في المملكة العربية السعودية، وتتمثل هذه الخطوات في:

1/ تحديد الفكرة ودراسة السوق

يجب على الشخص المهتم بإنشاء مؤسسة فردية في السعودية تحديد فكرة المشروع، والرؤية، والأهداف الخدمية والربحية المراد تحقيقها من وراء المؤسسة الفردية، وكذلك تحديد قائمة المنتجات والسلع التي سيتم تقديمها للمجتمع السعودي من قبل المؤسسة الفردية.

وفي هذه المرحلة يتعين على صاحب القرار في المؤسسة الفردية أن يقوم بعمل دراسة شاملة لاتجاهات السوق، واحتياجات العملاء، وكذلك دراسة المنافسين في نفس المجال والتعرف على نقاط القوة والضعف لديهم، حتى يستطيع التميز والبقاء في صدارة المنافسة والريادة بمجال العمل المُحدد.

2/ اختيار موقع المؤسسة الفردية

يجب أن يتوفر لكل مؤسسة فردية مقر رسمي خاص بها، ولابد أن يكون متوافق مع متطلبات البلدية من ناحية اللوائح و التراخيص.

3/ تحديد العلامة التجارية

اختيار علامة تجارية فردية واستثنائية للمؤسسة الفردية خطوة أساسية من خطوات تأسيس المؤسسة الفردية في المملكة العربية السعودية، ويجب عند تحديد العلامة التجارية الاعتبار لعدة عوامل منها: -

• التأكد من عدم تضارب العلامة التجارية مع علامات تجارية أخرى.

• سهولة اسم وشعار العلامة التجارية حتى يُمكن تذكرها، وارتباط العناصر المرئية للعلامة التجارية بالمنتجات والخدمات التي تقدمها المؤسسة الفردية.

• أن تدل العلامة التجارية على القيمة المضافة أو الفوائد التي تجعل المنتج مميزًا عن غيره.

4/ الإجراءات القانونية وتسديد الرسوم

يجب أن يلتزم مؤسس المؤسسة الفردية بتسجيل المؤسسة في الجهات الحكومية المختصة، واتباع الضوابط والشروط القانونية المطلوبة، وذلك بهدف الحصول على التراخيص والتصاريح اللازمة من الهيئات المحلية والوطنية بالمملكة السعودية لضمان التشغيل القانوني للشركة، ويجب أيضًا خلال هذه المرحلة تسديد كافة الرسوم المتعلقة بإنشاء مؤسسة فردية، وتختلف رسوم المؤسسة الفردية حسب نوعها وتشمل رسوم تكاليف التسجيل، ورسوم الحصول على التراخيص والضرائب البدائية.

5/ تحديد مصادر التمويل 

يجب على المؤسس الفردي في المملكة العربية السعودية تحديد مصادر التمويل اللازمة لبدء واستمرارية مشروعه، وتتمثل هذه المصادر في القروض، أو التمويل الحكومي أو غيرها من المصادر.

6/ إعداد الخطة التشغيلية

تُعتبر الخطة التشغيلية بمثابة خارطة الطريق لتوجيه الأنشطة والعمليات في المؤسسات الفردية، وتوفر الخطة التشغيلية إطار عمل واضحًا يساعد على تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية، وتتكون الخطة التشغيلية من مجموعة عناصر جوهرية تتمثل في:

• إعداد الهيكل التنظيمي وتوزيع المهام والمسؤوليات بين أعضاء الفريق، وتحديد المناصب، والأدوار وقنوات الاتصال.

• إنشاء خطة تسويق قوية مبنية على مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة لجذب العملاء وتعزيز الوعي بالعلامة التجارية، وذلك من أجل تحقيق المبيعات والأرباح والنمو المطلوب. 

• تنظيم الجدول الزمني بالمواعيد المُحددة لإنجاز المهام وتحديد الأولويات، مما يسهل متابعة سير العمليات ويضمن الالتزام بالمواعيد النهائية.

• تحديد آليات تقييم الأداء ومراجعة النتائج للتعرف على نقاط القوة والضعف، ووضع الاستراتيجيات وتنفيذ الإجراءات اللازمة للتحسين وإدارة المخاطر المحتملة والمشكلات الطارئة.

اقرأ أيضًا: ما هي شركات الأشخاص وأنواعها

شروط فتح مؤسسة فردية في السعودية

يُمكن تقسيم شروط فتح مؤسسة فردية في السعودية إلى مجموعة من الحزم المتمثلة في:

1/ الشروط المتعلقة بالمؤسس 

• يجب أن يكون مؤسس المؤسسة الفردية بالغًا ورشيدًا، وأن لا يقل عمره عن 18 عامًا.

• أن يكون لدى المؤسس التمويل الكافي لبدء المشروع، وفي هذه الخطوة يستلزم على المؤسس التخطيط المالي الجيد وتطبيق استراتيجيات فعالة للتحكم في التكاليف.

• ألا يكون مؤسس الشركة الفردية موظفًا في الجهات الحكومية السعودية.

• أن يكون مؤسس المؤسسة الفردية حسن السيرة والسلوك، وألا يكون عليه أي أحكام سابقة في الجرائم الجنائية.

•  

2/ شروط الاسم التجاري للمؤسسة الفردية بالسعودية

حجز الاسم التجاري للمؤسسة الفردية من خلال وزارة التجارة السعودية، ويتم اختيار الاسم إما من خلال السجل المدني أو التسمية المبتكرة، ويجب استيفاء المتطلبات التالية لاختيار الاسم التجاري:-

1.  ألا يكون متشابهًا مع أي اسم تجاري آخر.

2. أن يكون عربيًا وله معنى.

3. ألا يكون الاسم التجاري اسم عائلي.

4. أن لا يحتوي الأسم التجاري على أي ألقاب مثل طبيب، أو محامي، مع العلم أن الكلمات الخليجية والعربية والعالمية والدولية يُقبل إضافتها للاسم التجاري.

5. عدم إضافة الأنشطة في الاسم التجاري.

6. تجنب كافة الأسماء التي تتضمن أو تشير إلى صبغة دينية.

7. ألا يحتوي الاسم التجاري على اسم دولة أو مدينة غير عربية.

8. لا يمكن حجز اسم تجاري يحتوي على كلمة مجموعة إلا بعد مراجعة وزارة التجارة السعودية لاستيفاء الشروط.

9. متاح حجز الاسم المهني مثل لقب "مكتب" للشركات فقط.

10. الحد الأقصى للأسماء المقترحة أو المقبولة هو 3 أسماء فقط.

3/ الشروط المتعلقة بالسجل التجاري للمؤسسة الفردية بالسعودية

• تقديم طلب قيد تسجيل المؤسسة في السجل التجاري الخاص بدائرة المؤسسة، وذلك بهدف الحصول على رقم ضريبي للمؤسسة الفردية من وزارة الصناعة والتجارة السعودية. 

• تحديد نوع النشاط التجاري الذي يرغب المؤسس في ممارسته، ويتم تحديد نوع النشاط بناءً على على طبيعة العمل، والمنتجات، أو الخدمات التي تقدمها المؤسسة.

• إمكانية التعديل على بيانات المؤسس خلال 30 يومًا فقط من تاريخ تسجيل السجل التجاري.

4/ الشروط المتعلقة بالتكاليف ورأس مال المؤسسة الفردية

• تحديد التكاليف المُخصصة لفتح الشركة الفردية، حتى يتم تقييمها والتسجيل في السجل التجاري.

• بعض المؤسسات الفردية تتطلب التأمين على الأعمال والممتلكات لحماية صاحبها من المخاطر المُحتملة. 

• الحصول على قرار تحول الشركة في نظام قرارات الشركاء إلى شركة فردية إذا كانت نوع غير ذلك، وأن يتم نشر القرار.

• أن يكون الحد الأدنى لرأس مال الشركة الفردية هو 5000 ريال سعودي.

5/ الشروط المتعلقة بالموافقات والإجراءات القانونية

• أن يكون مشروع المؤسسة الفردية لا يتعارض مع القانون واللوائح المعمول بها ضمن اشتراطات الأنشطة التجارية.

• الحصول على موافقة الدفاع المدني لفتح المؤسسة الفردية في السعودية، وذلك بعد استيفاء متطلبات السلامة مثل الكشف الخارجي، واستراتيجيات التخطيط للطوارئ مثل أنظمة الحماية من الحرائق، والسلامة الكهربائية، وأساليب التعامل مع المواد الخطرة وغيرها. 

• تقديم المستندات اللازمة من الجهات المختصة بالمملكة العربية السعودية، وسيتم الإشارة عليها بالتفصيل في السطور القادمة.

اقرأ أيضًا: ما هي شركة الشخص الواحد

المستندات المطلوبة لـ فتح مؤسسة فردية في السعودية

1/ المستندات المطلوبة بالنسبة للمؤسس

• تقديم أصل البطاقة الشخصية للمواطن سعودي الجنسية.

•  صورة من جواز السفر للمواطن الأجنبي.

•  صورة من الإقامة السارية بالنسبة للمواطنين المقيمين بالسعودية. 

• تقديم أصل دفتر العائلة للنساء والقصر، أو حضور الأطراف أو وكيلهم في حالة عدم وجود هوية وطنية جديدة مع اشتراط وجود مُعرف أو شاهدين.

• تقديم مستندات إثبات الخبرة في المجال المراد العمل فيه.

2/ المستندات المطلوبة لفتح المؤسسة 

• تقديم عقد التأسيس والسجل التجاري للشركة. 

• فتح حساب بنكي للمؤسسة بوديعة في حساب الشركة بقيمة رأس المال المطلوب للتأسيس، وأن يكون إيصال الإيداع صادر من أحد البنوك المحلية المعتمدة بالسعودية. 

• يجب توفير مستند تصديق الوكالة من وزارتي العدل أو الخارجية، ثم ترجمتها وتصديقها من الغرفة التجارية، وذلك في في حال كانت الوكالة الأجنبية من خارج السعودية.

• تقديم صك حصر الورثة. 

• تقديم أصل صك الوقف إذا كان أحد الشركاء مؤسسة وقفية.

• تقديم دليل على ملكية مقر المؤسسة الفردية من خلال صك ملكية، أو عقد إيجار المكان الذي يُثبت الحق القانوني للعمل فيه.

رسوم فتح مؤسسة فردية 

دفع رسوم 200 ريال سعودي لإصدار السجل التجاري الرئيسي والحصول على رخصة مزاولة النشاط التجاري بشكل قانوني، إضافة إلى 100 ريال سعودي للسجل التجاري الفرعي لكل سنة، والالتزام بدفع الاشتراك السنوي لغرفة التجارة حسب نوع النشاط الذي تقوم به المؤسسة ودرجة السجل التجاري، وقد تتضمن هذه الرسوم تكاليف إضافية قد تكون ضرورية للحفاظ على عضوية المؤسسة في الغرفة التجارية بالمملكة العربية السعودية والاستفادة من الخدمات التي تقدمها الغرفة مثل الدعم والاستشارات التجارية وغيرها.

وتتمثل أهمية دفع الرسوم المطلوبة لفتح المؤسسة الفردية في المساعدة على تجنب الغرامات أو المشاكل القانونية، وتحسين سمعة المؤسسة الإيجابية في السوق وعكس جديتها في الالتزام بالرسوم المطلوبة لمزاولة العمل التجاري.

كيفية تسجيل المؤسسة الفردية 

تسجيل المؤسسة الفردية في السعودية يستلزم إتباع الخطوات التالية:- 

1. الدخول على منصة المركز السعودي للأعمال من خلال هذا الرابط. 

2. النقر على أيقونة الخدمات الإلكترونية. 

   

3. اختيار تأسيس إصدار سجل تجاري لمؤسسة فردية. 

   

4. الإطلاع على وصف الخدمة والاستفادة من المعلومات المطروحة. 

5. تنبثق قائمة بـ " بدء الخدمة" والفئة المستفيدة منها، ومدة الخدمة، ورسوم الخدمة. 

   

6. تظهر لك صفحة تسجيل الدخول إما عن طريق منصة "أبشر" أو من خلال بوابة النفاذ الوطني الموحد.  

7. يتم تسجيل الدخول بإدخال رقم البطاقة الشخصي أو رقم الإقامة السارية. 

   

8. ملء البيانات المطلوبة مثل (تحديد عدد الشركاء، وتحديد صفة الشركة ويكون اختياري، تحديد مدة السجل و مقر و أنشطة وأغراض المؤسسة الفردية، إدخال بيانات الأعضاء، وبيانات السجل التجاري، وبيانات الشركة، وبيانات إدارة الشركة، وبيانات عقد الشركة، وملخص الطلب) ومن ثم النقر على تقديم، ويُمكن إتباع الخطوات من خلال هذا الرابط.

9. يتم إصدار الوثائق بعد موافقة الجهات المختصة، والتمكن من طباعة السجل التجاري لتسهيل استكمال باقي الإجراءات اللازمة.

شروط فتح مؤسسة فردية 4 عمال

يُمكن فتح مؤسسة فردية لأربعة أفراد من خلال اتباع الخطوات التالية:

• تسديد رسوم إصدار السجل التجاري السابق ذكرها في رسوم فتح المؤسسة الفردية.

• الحصول على الموافقات والتراخيص اللازمة لمزاولة النشاط من الجهات المعتمدة مثل وزارة الصناعة والتجارة، والبلدية، وهيئة الزكاة والضرائب، والدفاع المدني، المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية السعودية، والبريد السعودي.

• استيفاء شروط العمل، والتأمينات الاجتماعية للموظفين والالتزام بـ (لوائح وقوانين وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية).

• توفير التكاليف التشغيلية اللازمة مثل إيجار المكتب، أو الشركة، وتكاليف المرافق مثل الكهرباء، والماء، والاتصالات، وتكاليف التأمين وغيرها من التكاليف الأخرى.

اقرأ أيضًا: أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة

مميزات وعيوب المؤسسات الفردية في السعودية

فيما يلي أبرز مميزات وعيوب المؤسسات الفردية في المملكة العربية السعودية:

مميزات المؤسسات الفردية 

• المؤسسة الفردية وسيلة مهمة لكل من يطمح إلى تأسيس نشاطه التجاري والمهني الخاص في المملكة العربية السعودية، ولكن مع استيفاء الشروط المطلوبة.

• سهولة التأسيس مقارنة بالمؤسسات التجارية الأخرى وكذلك تتميز المؤسسات الفردية بمساحة من المرونة والابتكار في اتخاذ القرارات، حيث أن مالك المؤسسة الفردية يكون له الحرية في ممارسة أعماله دون تدخل أطراف أخرى أو موافقة الهياكل الإدارية المعقدة. 

• رأس المال المطلوب لتأسيس المؤسسة الفردية بسيط ويتناسب مع إمكانيات المستثمرين المبتدئين.

• تطبيق ضرائب أقل على الدخل والأرباح المتولدة من المؤسسة الفردية.

•  لا تحتاج إلى إجراءات قانونية معقدة مثل الشركات الكبرى.

عيوب المؤسسات الفردية 

• إلقاء عبء المسؤولية الكاملة للديون والخسائر التي تتكبدها المؤسسة على المالك وحده.

• مواجهة صعوبة أحيانًا بالنسبة للمؤسسات الفردية في الحصول على تمويل خارجي، مما يؤثر بالسلب على حجم المؤسسة وإمكانياتها في النمو والتوسع الجغرافي وفتح أسواق جديدة. 

• مواجهة بعض التحديات في استدامة واستقرار المؤسسات الفردية لأجل طويل. 

برامج المحاسبة خيار مثالي لإدارة المؤسسات الفردية بإحترافية

تُعتبر برامج وأنظمة المحاسبة من الوسائل الفعالة التي تُحقق إدارة متكاملة لجميع الجوانب المالية والتنظيمية للمؤسسات الفردية، ويُعد برنامج محاسبة دفترة أحد البرامج الفعالة التي تساعد أصحاب المؤسسات الفردية باحترافية، وذلك من خلال التطبيقات والبرامج التي يُتيحها النظام لإدارة المبيعات، و المشتريات، والمصروفات، والمخزون وتوزيع الموارد، وكذلك إدارة شؤون الموظفين والموارد البشرية، ويُمكن من خلال برنامج الفواتير في دفترة إصدار فواتير إلكترونية تتوافق مع نظام الفوترة السعودي وتتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فكل هذه البرامج السابقة يخصصها النظام بما يحقق نمو وتوسع المشروعات الصغيرة والمتوسطة، وبأسعار مخفضة تتناسب مع إمكانيات المستثمرين الجدد ورواد الأعمال المبتدئين. 

الأسئلة الشائعة

 المؤسسة الفردية كم شخص؟

العدد المسموح لمالكي المؤسسة الفردية في السعودية هو شخص طبيعي واحد فقط، ويعمل بها من 9 عُمال فأقل.

هل المؤسسة الفردية تحتاج إلى سعودة؟

لا، المؤسسة الفردية غير مخصصة للسعودة فقط وإنما يُمكن فتحها من قبل الأجانب والمقيمين في المملكة ولكن مع استيفاء الشروط المطلوبة. 

كم تجديد الإقامة للعمال في المؤسسات الفردية؟

تبلغ رسوم تجديد إقامة عامل في مؤسسة فردية 650 ريال سعودي، و500 ريال للزوجة المقيمة، و500 ريال سعودي للمرافقين ممن يبلغ عمرهم 18 عام، وتبلغ قيمة الرسوم المفروضة على عمالة المؤسسات الفردية بالسعودية من سائقي الدرجة الأولى 600 ريال سعودي، وتبلغ رسوم تجديد رخصة الإقامة للعاملين في مزرعة أو مرعى 650 ريال سعودي.

كيف أفتح مؤسسة فردية بدون سجل تجاري؟

يمكن فتح مؤسسة فردية دون سجل تجاري في السعودية عن طريق الدخول إلى موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والنقر على أيقونة الخدمات واختيار فتح ملف منشأة، ومن ثم الانتقال لتسجيل الدخول في حساب النفاذ الوطني، وإدخال البيانات وتحديد نوع المنشأة ونشاطها واختيار مكتب العمل التابع لها، واستكمال باقي الخطوات من هنا.

هل أستطيع أن أفتح مؤسسة بدون محل؟

نعم يمكن فتح مؤسسة بدون محل، واعتبار أن محل الإقامة هو محل النشاط، شرط أن لا يكون صاحب المؤسسة موظفاً حكومياً، وتحقيق شروط الاشتراك في غرفتي التجارة والصناعة السعودية، وسداد الرسوم المتعلقة بإنشاء وتجديد السجل التجاري.

هل يحق للموظف فتح مؤسسة فردية؟

لا يحق للموظف فتح مؤسسة فردية، لأنه من أهم شروط فتح المؤسسة الفردية ألا يكون المالك موظفًا في الجهات الحكومية.

الخاتمة

ختامًا يُمكن القول إن المؤسسة الفردية في السعودية هي فرصة ذهبية لتحقيق النمو المهني المستقل لرواد الأعمال الطموحين، لذلك يجب الحرص على إدارة هذا النوع من المؤسسات بشكل صحيح من خلال التخطيط الدقيق، وذلك لتعظيم الاستفادة من مميزاتها والتغلب على تحدياتها وأبرزها أعباء المسؤولية المالية الفردية في الإدارة والتعامل مع التزامات التمويل وغيرها.