كل ما تريد معرفته عن القيد المفرد

تعد الحسابات أو المجالات المحاسبية من العوامل المهمة لضمان استمرارية النشاط التجاري ونجاحه، ومن بين جميع النظم المحاسبية المستخدمة يتصدر القيد المزدوج قائمة الخيارات المفضلة بين الشركات المتوسطة والكبيرة وذلك لضمان دقة وشفافية البيانات المالية، ولكن يعتبر القيد المفرد بديلا مقبولا في بعض الحالات إلا أنه يفتقر إلى الدقة والشفافية التي يوفرها القيد المزدوج، ولكن لا زال يتميز القيد المفرد بصفات جيدة كالآتي:

• بساطة وسهولة التطبيق
• تكلفة متوسطة
• توفير الوقت والجهد
• تسجيل عدد عمليات أقل

في هذا المقال، ستكتشف ما هو القيد المفرد، وكيفية تطبيقه في الشركات الصغيرة، وكيف يتم احتسابه؟

ما هو القيد المفرد؟

القيد المفرد هو نظام محاسبي يعتمد على تسجيل المعاملات المالية في حساب واحد فقط لكل معاملة تجارية. يهدف هذا النظام إلى تبسيط عملية تسجيل المعاملات وتخفيض التكاليف والوقت المستهلك في المعاملات المحاسبية، بدلاً من استخدام نظام القيد المزدوج الذي يتطلب تسجيل المعاملات في حسابين متبادلين، كما تُسَجَّل المعاملات في دفتر نقدي يشمل تفاصيل تخص كل معاملة مثل التاريخ والوصف وما إذا كانت مصروفات أو دخلاً، وتحتفظ الشركة بالدفتر النقدي والحسابات الشخصية للدائنين والمدينين فقط دون إنشاء دفتر أستاذ، كما تسجل كل معاملة للشركة في الدفتر النقدي دون تطبيق مبادئ نظام القيد المزدوج لمسك الدفاتر.

ولا يُعترف بالحسابات الاسمية والحسابات الحقيقية في نظام القيد المفرد وهي التي تُستخدم لتسجيل العمليات اليومية والدورية للشركة مثل المبيعات والمشتريات والمصروفات، حيث إنه لا يتم تقسيم الحسابات إلى فئات مثل الأصول والخصوم والمصروفات في القيد المفرد، بل تُسجل المعاملة في حساب واحد فقط، مما يسهل جرد المطلوبات والموجودات وتحديد مدى ربحية الفترة المحاسبية بنهايتها.

هل القيد المفرد هو نفسه القيد البسيط؟

يعد القيد البسيط نوعاً من القيود المزدوجة، وليس القيود المفردة، حيث ينقسم القيد المزدوج إلى قيد بسيط وقيد مركب، والقيد البسيط يختلف مع القيد المفرد في بعض النقاط كالآتي:

ما هي نظرية القيد المفرد في المحاسبة؟

القيد المفرد يُعتبر أساسًا لتحليل الموارد المالية والالتزامات عند بداية ونهاية السنة المالية، ففي بداية السنة المالية يُراجع القيد المفرد الموارد المالية المتاحة، بما في ذلك الأرصدة في الحسابات الرئيسية التي يمكن أن تُعتبر رأس مالاً. كما يُحدد الالتزامات والديون التي يجب سدادها لبدء السنة المالية. ومع نهاية الفترة، يُراجع القيد المفرد القيم المتبقية من الأصول والالتزامات بعد نهاية الفترة المحاسبية.

يتم ربط كل الحسابات من خلال المعادلة التالية:

رأس المال = الموجودات - المطلوبات

ويركز النظام على رأس المال في بداية ونهاية الفترة المحاسبية؛ لأن حساب مكسب أو خسارة الشركة بالقيد المفرد لا يتم إلا بوجود مجموع رأس المال في نهاية السنة ومجموع رأس المال في بداية السنة، كما هو موضح في المعادلات التالية:

رأس المال أول المدة = الموجودات أول المدة - المطلوبات أول المدة.

رأس المال آخر المدة = الموجودات آخر المدة - المطلوبات آخر المدة.

صافي الربح والخسارة = رأس المال آخر المدة - رأس المال أول المدة.

كيفية عمل القيد المفرد

عمل القيد المفرد يتمثل في تسجيل عملية مالية واحدة باستخدام حساب واحد فقط في دفتر الحسابات. هذا يعني أنه لا يوجد حساب مقابل يستخدم لتسجيل العملية، يتطلب القيد المفرد اتباع قواعد محددة موضحة فيما يلي:

1. تسجيل عملية واحدة فقط: مما يعني أنه يجب تحديد الحساب الواحد المرتبط بالعملية المالية وتسجيله في دفتر الحسابات مع عدم وجود حاجة إلى حساب مقابل لتسجيل العملية.
2. اتباع القواعد المتعلقة بنوع كل حساب: يجب تحديد الجانب المدين والجانب الدائن بناءً على طبيعة العملية المالية على سبيل المثال، تُجرى قيود الحسابات الشخصية على الجانب المدين للمبالغ مستحقة القبض والجانب الدائن للمبالغ مستحقة الدفع.
3. توثيق المعاملات: يجب توثيق كل معاملة بشكل كامل، بما في ذلك تاريخ المعاملة والحساب المستخدم ووصف العملية المالية والمبلغ المرتبط بها.
4. التأكد من توازن القيد: يجب التأكد من توازن القيد، حيث يجب أن يكون مجموع الأرصدة المدينة مساويًا لمجموع الأرصدة الدائنة في القيد.

أمثلة على تطبيق القواعد السابقة:

• إذا تم استلام النقود من العميل، فتخصم هذه المعاملة من ناحية المدين.
• إذا تم دفع ثمن البضائع إلى مورد، فتخصم هذه المعاملة من ناحية الدائن.
• إذا تم بيع البضائع الخاصة بالنشاط بالائتمان، فتخصم هذه المعاملة من الحساب الشخصي للعميل.
• إذا تم استثمار الأموال الخاصة بالشركة، فسيتم إدانة حساب رأس المال.

لذا تسجيل القيد المفرد هو عملية مهمة في المحاسبة تساهم في توثيق العمليات المالية بشكل دقيق ومنظم. ويتطلب تسجيل القيد المفرد مجموعة من الخطوات البسيطة التي يمكن أن تساعد على ضمان صحة البيانات المالية والتقارير المحاسبية. فيما يلي الخطوات الرئيسية لتسجيل القيد المفرد:

1. تحديد العملية المالية: تحديد العملية المالية التي يجب تسجيلها، يمكن أن تكون هذه العملية شراء، بيع، سداد ديون، استلام أموال، أو أي عملية مالية أخرى.
2. تحديد الحساب: في القيد المفرد يستخدم حساب واحد فقط لتسجيل العملية. يختار الحساب بناءً على نوع العملية وطبيعتها، مثل حساب النقدية، أو حساب البنك، أو حساب المبيعات.
3. تسجيل العملية: بعد تحديد الحساب، تسجل العملية في دفتر الحسابات، ويكتب اسم الحساب وقيمة العملية المالية المرتبطة به.
4. توثيق العملية: لضمان دقة التسجيلات المحاسبية، يجب تمييز العملية بالتوثيق المناسب، مثل تاريخ العملية ووصف موجز لها.
5. التدقيق والمراجعة: بمجرد إكمال تسجيل العملية، يجب التأكد من صحة القيد ومطابقته مع المستندات المالية المعتمدة، ومراجعة دقة التسجيلات المحاسبية.

النموذج التالي يتم فيه توضيح الشكل العملي للقيد المفرد:

مثال عملي على المحاسبة بطريقة القيد المفرد

بعض العمليات الجارية التي حدثت لشركة فردية متخصصة في قطع الغيار:

• سدد أحد العملاء مبلغ 60,000 دولار أمريكي لشراء بضائع من أحد المتاجر في 1/2/2023
• بينما اشترى المتجر جهازاً كهربائياً بتاريخ 31/2/2023 للمتجر بالآجل بمبلغ 5,000 دولار.
• وكان إجمالي النقدية التي بدأ بها المتجر الفترة المحاسبية هو 50,000 دولار أمريكي.
• إجمالي رصيد الدائنين قيمته 10,000 دولار أمريكي.

المطلوب:

تسجيل القيود المفردة

القيد المفرد:

حساب الربح والخسارة في القيد المفرد

بعد تسجيل القيود الفردية خلال الفترة المحاسبية، تأتي الخطوة التالية التي تتمثل في تحديد إجمالي الرصيد لكل حساب رئيسي. من خلال معرفة قيمة رؤوس الأموال في بداية ونهاية الفترة المحاسبية، يمكن حساب الربح أو الخسارة بدقة وبمجرد تحديد الرصيد لكل حساب، ترتب الأرصدة بطريقة معينة تساعد على المقارنة والتحليل، يتمثل هذا الترتيب في تصنيف الحسابات بناءً على طبيعتها ونوع العمليات التي تمثلها، وعادةً ما يكون الترتيب على الشكل التالي:

مثال

توفرت البيانات التالية عن أحد المشاريع الفردية (مبالغ بالدولار):

عمليات إضافية:

سحب من رأس المال بقيمة 50,000

إضافة إلى رأس المال بقيمة 25,000

المطلوب: حساب إجمالي الربح والخسارة

• رأس المال في بداية الفترة المحاسبية = الموجودات في بداية الفترة المحاسبية - المطلوبات في بداية الفترة المحاسبية.

= (60,000 + 40,000 + 30,000) - 15,000 = 115,000

• رأس المال في نهاية الفترة المحاسبية = الموجودات في نهاية الفترة المحاسبية - المطلوبات في نهاية الفترة المحاسبية.

= (100,000 + 70,000 + 50,000) - 25,000 = 195,000

• إجمالي الربح والخسارة = رأس المال آخر المدة – رأس المال أول المدة + (الإضافات – المسحوبات)

= 195,000 - (115,000 + 25,000 - 50,000) = 105,000

نظام مسك الدفاتر بالقيد مفرد

مسك الدفاتر يعد أداة حيوية لتنظيم وتوثيق المعاملات المالية في مكان واحد، مما يسهل على الشركات والأفراد فهم حالتهم المالية بدقة واسترجاع المعلومات بسهولة عند الحاجة إليها، وعندما يتعلق الأمر بتحليل الأداء المالي واستخلاص البيانات لإعداد التقارير المالية، يصبح مسك الدفاتر أداة أساسية،

باستخدام نظام القيد المفرد، يتم تسجيل كل عملية مالية في حساب واحد فقط، مما يسهل تتبعها وفهمها. يشمل الدفتر جميع القيود المحاسبية المسجلة، بدءًا من الرصيد الافتتاحي لكل حساب وانتهاءً بإجمالي الرصيد النهائي، مما يوفر صورة شاملة عن النشاط المالي للشركة خلال الفترة المحاسبية.

بفضل دقة واستمرارية تسجيل العمليات المالية، يمكن لإدارة الشركة اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءًً على معلومات دقيقة وموثوقة. ومن ثم، يعتبر مسك الدفاتر بالقيد المفرد أداة حيوية للإدارة المالية ولاتخاذ القرارات الذكية في إدارة الأعمال، ويتضح نظام مسك الدفاتر بالقيد مفرداً في النموذج التالي:

محاسبة القيد المفرد هي الأنسب للأعمال التجارية الصغيرة القائمة على النقد، والتي لديها عدد محدود من المعاملات، ولا تحتاج إلى تتبع الأصول والخصوم. يمكن أن يوفر بيان دخل أساسي لتحديد الربحية، لكنه لا يقدم ميزانية عمومية لإظهار الأصول والديون، ومع نمو الشركات تنتقل إلى نظام محاسبة القيود المزدوجة التي توفر المزيد من المراقبة المالية وقدرات الإبلاغ، وفي المستقبل، قد تنخفض محاسبة القيد المفرد في الاستخدام حيث تعتمد الشركات الصغيرة أعلى لمزيد من التكنولوجيا والحلول المحاسبية الآلية، كما أن نظام القيد المفرد هو نظام غير رسمي، ولا يتم استخدامه بشكل دولي مثل القيد المزدوج، لذا ليس من المرجح استخدامه في الشركات المسجلة ضريبيا، وتتعد معاملاتها التجارية. ومع ذلك، ستظل بساطة القيد المفرد جذابة لبعض الأعمال الصغيرة، على الرغم من قيودها، بشكل عام، تملأ محاسبة القيد المفرد مكانة لتتبع الدخل والنفقات الأساسية، ولكنها تفتقر إلى الدقة والإبلاغ الشامل عن محاسبة القيد المزدوج.