كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمطاعم

تُعد الفاتورة الإلكترونية بمثابة حجر الأساس في تطوير القطاع التجاري بالمملكة العربية السعودية الذي يشهد تطورًا ملحوظًا في التحول الرقمي لتسهيل إدارة العمليات المالية وتحسين دقة الالتزامات الضريبية، وتُعتبر الفاتورة الإلكترونية للمطاعم أكثر من مجرد وثيقة لتسجيل وإثبات المعاملات، وإنما هي حل ذكي يساعد في تقليل الأخطاء وتحسين إدارة الحسابات في المطاعم وتسهيل عمليات الدفع، ولا سيما أن تطبيق أي قرار مُستحدث يصاحبه المزيد من التحديات، وهذا ما حدث عند تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمطاعم، حيث واجهها بعض المشكلات التي يجب التفكير فيها بتروي لمعرفة الحل التقني المناسب للتغلب عليها، وتحقيق أقصى إفادة من مميزات الفاتورة الالكترونية للمطاعم في السعودية، فيما يلي أبرز هذه التحديات وكيفية مواجهتها، وأيضًا الملتزمين بتطبيق الفاتورة الالكترونية للمطاعم.

ما هي الفاتورة الإلكترونية للمطاعم؟

الفاتورة الإلكترونية للمطاعم هي أحد الحلول الرقمية المُستخدمة لتوثيق المعاملات التجارية بين المطاعم والعملاء، فهي مستند يضم تفاصيل المعاملة التجارية مثل أصناف وكميات الأطعمة والمشروبات، وأسعارها، وقيمة الضرائب، وقيمة الخدمة، ويتم إرسال الفاتورة إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني، وكذلك تُرسل إلى منظومة الفوترة من هيئة الزكاة والدخل تلقائيًا بواسطة أحد البرامج المحاسبية المعتمدة مثل برنامج دفترة السحابي، وكذلك يتم الاحتفاظ بسجلات الفواتير في نظام إدارة المطاعم لتسهيل الوصول إليها في أي وقت لأغراض التدقيق والمراجعة أو أي استخدامات أخرى.

متطلبات الفاتورة الإلكترونية من المطاعم

فيما يلي متطلبات الفاتورة الالكترونية من المطاعم، وتحديدًا للمرحلة الثانية:

• أن يصدر المطعم الفاتورة إلكترونيًا، وتكون شاملة لجميع عناصر الفاتورة الإلكترونية الضريبية المُبسطة أو غيرها من أنواع الفواتير الضريبية كما هو موضح في العناصر المذكورة سابقًا. 

• إرسال الفاتورة لهيئة الزكاة والدخل أليًا من خلال برنامج محاسبي معتمد مثل دفترة، وإرسالها للعميل إلكترونيًا بواسطة البريد الإلكتروني. 

• احتفاظ المطعم بنسخ من الفواتير الإلكترونية، ويُمكن الاطلاع على المتطلبات كافة أنواع الفواتير الضريبية من هنا.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمصانع

فوائد الفاتورة الإلكترونية للمطاعم

تتمثل فوائد الفاتورة الإلكترونية للمطاعم في العناصر الآتية:

• سهولة دمج الفاتورة الإلكترونية للمطاعم مع أنظمة نقاط البيع وبرامج المبيعات مما يعزز دقة المعلومات.

• تسريع عمليات الدفع وتقليل الوقت المُستغرق في إعداد الفواتير من خلال أتمتة الكثير من العمليات الروتينية مما يوفر الجهد والوقت على العاملين في المطعم. 

• تقدير جهود حكومة المملكة العربية السعودية في التطوير والتحول الرقمي بإستخدام الفواتير الإلكترونية، لتعزيز الشفافية والمصداقية وتقليل التهرب الضريبي. 

• تساعد الفاتورة الالكترونية للمطاعم على تتبع المبيعات بدقة مما يُسهل إدارة وتحديث مستويات المخزون دوريًا، وكذلك سهولة التعرف على أصناف الأطعمة وأنواع المشروبات الأكثر طلبًا للشراء من قبل الزبائن،  كما تساعد البيانات المجمعة من الفواتير الإلكترونية على تتبع أوقات ذروة المبيعات من خلال أوقات البيع الموضحة في الفواتير. 

• تسهيل إعداد التقارير المالية التي تستخدم لتحليل الأداء المالي العام للمطعم لاتخاذ القرارات الصائبة.  

• تعزيز العلامة التجارية والصورة الذهنية للمطعم كونه يعمل بالحلول الذكية مثل الفواتير الإلكترونية.

قد يهمك أيضًا: 12 طريقة مبتكرة لزيادة المبيعات في المطاعم

التحديات التي تواجه المطاعم عند تطبيق الفاتورة الإلكترونية

تواجه المطاعم بعض المشكلات عند تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، ومنها:

1/ مصروفات التنفيذ 

قد يمثل شراء البرامج والأجهزة اللازمة لدعم تطبيق الفاتورة الإلكترونية عبئًا ماديًا على بعض المطاعم، وكذلك التكاليف المرتبطة بالصيانة والتحديثات لهذه الأنظمة.  

2/ تدريب الموظفين 

يتطلب التعامل بالفاتورة الإلكترونية للمطاعم تدريب الموظفين والعاملين على التعامل بالحل التقني الجديد مما يستهلك المزيد من الوقت والتكاليف الإضافية في حال التعاون مع جهات خارجية لتدريبهم. 

3/ عدم التوافق مع الأنظمة الضريبية والدمج الداخلي

عدم توافق بعض الأنظمة المحاسبية المستخدمة في المطاعم مع معايير ومتطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والدخل يتطلب بعض الجهود والتكاليف الإضافية لشراء برامج وتطبيقات إضافية، ويحدث ذلك خاصة وإن كانت هذه البرامج ليست ضمن قائمة البرامج المحاسبية المعتمد والمعلن عنها من قبل هيئة الزكاة والدخل، كذلك صعوبة دمج برنامج الفواتير الإلكترونية مع النظام المستخدم لإدارة المخزون أو نقاط البيع.

قد يهمك أيضًا: ما هو أفضل برنامج نقاط بيع للمطاعم

4/ المشكلات التقنية وضمان استمرارية الخدمة

قد تتعرض بعض الأنظمة لأعطال تقنية مثل انقطاع الخدمة، وبالتالي التأثير على العمليات اليومية في المطاعم، مما يعني ضرورة استمرارية خدمات الدعم الفني لضمان استمرارية عمل النظام وهو ما لا يكون متاح أحيانًا في بعض الأنظمة.

5/ مخاوف أمن وحماية البيانات 

إدارة وحماية بيانات الفواتير الإلكترونية للمطاعم قد يثير بعض المخاوف المرتبطة بالهجمات السيبرانية وخصوصية البيانات وإمكانية فقدها.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحامين

كيف يلبي دفترة احتياجات الفاتورة الإلكترونية للمطاعم؟ 

يوفر نظام الفاتورة الإلكترونية من دفترة العديد من الخدمات التي تلبي احتياجات الفاتورة الإلكترونية للمطاعم، وذلك كونه أحد البرامج المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل التي تدعم الفاتورة الإلكترونية بمرحلتيها، ومن أبرز هذه الخدمات:

1/ إنشاء فواتير إلكترونية شاملة

يُمكن من خلال نظام دفترة إنشاء كافة الفواتير الضريبية والمرتجعة بشكل إلكتروني وفقًا لشروط ومتطلبات منظومة الفوترة التابعة لهيئة الزكاة والدخل وخاصة للمرحلة الثانية ومن أبرز هذه المتطلبات تضمين كافة المعلومات المطلوبة في الفاتورة وهي (عنوان الفاتورة، والعلامة التجارية للمصنع، ورمز الـQR Code أو الباركود، ومعلومات المصنع، وتاريخ الفاتورة الإلكترونية، و بيانات السلع والخدمات، ورقم ضريبة القيمة المضافة، والرقم التسلسلي للفاتورة، ومعدل الخصم النقدي، والمبالغ المستحقة، ومعلومات الدفع).

2/ قوالب جاهزة ووسائل دفع متعددة

إمكانية استخدام قوالب جاهزة لتخصيص الفواتير الإلكترونية للمطاعم بما يُناسب حاجة العمل مع تضمين  وكذلك يُتيح برنامج الفواتير الإلكترونية في دفترة وسائل دفع متنوعة مما يسهل عمليات الدفع على الزبائن.

3/ الالتزام بالتشفير وصيغة الاصدار 

يتوافق دفترة مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل بشأن تأمين بيانات الفواتير الإلكترونية للمطاعم، حيث أنه يعمل بخوادم مؤمنة بالكامل بتقنية الحماية SSL 256 bit، وأيضًا يمكن من خلال دفترة إصدار الفواتير الإلكترونية باللغة العربية بصيغة XML أو 3A/PDF وشاملة على رقم التعريف الموحد UUID و دالة التشفير Hash، ليس ذلك فقط وتمتد خدمات التشغيل السحابي في نظام دفترة في إمكانية الاحتفاظ بعدد لا نهائي من الفواتير والوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان من خلال الاتصال بالانترنت، وإتاحة عمليات النسخ الدوري للفواتير لضمان عدم فقدها، وأخيرًا يقوم دفترة بإرسال الفواتير إلى منظومة الفوترة بشكل ألي لضمان الالتزام بالمتطلبات الضريبية.

4/ التكامل مع برنامج الكاشير ونقاط الولاء

يدعم دفترة الربط الكامل بين أجهزة نقاط البيع وبرنامج الفواتير الالكترونية، فمن خلال دعم النظام لأجهزة الباركود يُمكن إصدار الفواتير الإلكترونية للمطاعم بما يتوافق مع متطلبات الزكاة والدخل السعودية وهي إضافة بنود التسعير، وخصم نقاط الولاء والضريبة في خطوات بسيطة، واحتساب المبلغ الإجمالي المُستحق، مع إمكانية الحصول على تقارير مُفصلة عن حركة الأصناف المُباعة في كل وردية داخل المطعم حسب تفاصيل وعدد الفواتير المُصدرة. 

قد يهمك أيضًا: ما هي محاسبة المطاعم

المُلزمين من المطاعم بالفاتورة الإلكترونية

فيما يلي الفئات الملتزمة من المطاعم بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.

قد يهمك أيضًا: كيف تسوي مطعم سحابي في السعودية؟

ختامًا إذا كنت تُدير مطعمًا بالمملكة العربية السعودية فهذه اللحظة المناسبة لتبني الفاتورة الإلكترونية حتى وإن لم تكن من الفئات المُلزمة بالتطبيق حتى الأن، لذا شارك كونك جزءًا من التحول الرقمي الذي تصنعه المملكة بُخطي سريعة ونجاح ملحوظ.