كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحامين

تعد الفاتورة الالكترونية للمحامين وثيقة أساسية في إدارة الممارسات والخدمات القانونية، حيث تساهم في حماية حقوق كلاً من المحامين وموكليهم، فالتحول الرقمي الذي حققته منظومة الفوترة الإلكترونية التابعة لهيئة الزكاة والدخل في قطاع المحاماة وما يقع تحت مظلته من أفراد أو مؤسسات أو أصحاب مهن حرة يساعد المملكة على ضبط الالتزامات الضريبية، وتجنب الغرامات والمخالفات، ومساعدة المحامين على استكمال عملهم بسهولة ودقة، فيما يلي فوائد الفوترة الالكترونية للمحامين، وأبرز تحديات تطبيقها، وأفضل حل تقني متوافق ومتكامل مع متطلبات الهيئة لتطبيق الفاتورة الالكترونية للمحامين.

ما هي الفاتورة الالكترونية للمحامين؟

الفاتورة الإلكترونية للمحامين هي مستند إلكتروني يتم إصداره من مكاتب المحاماة لتوثيق الخدمات والاستشارات القانونية التي يتم تقديمها للعملاء، وتختلف الفاتورة الالكترونية للمحامين عن الفاتورة التقليدية من حيث الشكل أو النسق فتكون بصيغة رقمية مما يُسهل تخزينها ومشاركتها بسهولة والاحتفاظ بها واسترجاعها في أي وقت، كما أنها تتضمن الختم التشفيري والذي تُعرفه هيئة الزكاة والدخل في الدليل الإرشادي للفاتورة الالكترونية على أنه "ختم الكتروني" يُنشأ بواسطة خوارزميات التشفير لضمان صحة ومصداقية محتوى الفاتورة وهوية مُصدرها، وتكون الفاتورة الالكترونية للمحامين متوافقة مع النظام الضريبي لهيئة الزكاة والدخل مما يسهل عمليات الإبلاغ الضريبي. 

متطلبات الفاتورة الإلكترونية من المحامين 

فيما يلي متطلبات الفاتورة الالكترونية من المحامين، وتحديدًا للمرحلة الثانية:

• أن يصدر صاحب مكتب المحاماة الفاتورة إلكترونيًا، وتكون شاملة لجميع عناصر الفاتورة الإلكترونية الضريبية المُبسطة. 

• إرسال الفاتورة للموكل إلكترونيًا بواسطة البريد الإلكتروني. 

• احتفاظ المحامي بنسخ من الفواتير الإلكترونية. 

• مشاركة صاحب مكتب المحاماة للفواتير الإلكترونية مع هيئة الزكاة والدخل خلال مدة لا تزيد عن 24 ساعة، وذلك من خلال النظام المحاسبي المعمول به، ويُمكن من خلال دفترة إتمام هذه المشاركة أليًا، ويُمكن الاطلاع على المتطلبات كافة أنواع الفواتير الضريبية من هنا.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمصانع

فوائد الفاتورة الالكترونية للمحامين 

تساهم الفاتورة الالكترونية للمحامين في تحسين أداء المكاتب القانونية بالمملكة، فيما يلي أبرز الفوائد:

• توفير الوقت والجهد المبذولين في المهام الإدارية لإصدار الفواتير. 

• تقليل الأخطاء البشرية المتوقع حدوثها عند إنشاء الفواتير التقليدية الورقية مثل أخطاء كتابة أسماء العملاء أو مبالغ التحصيل، أو إهمال إدخال بعض العناصر المهمة، او استخدام نسق غير واضح للفاتورة مما يصعب قراءتها، أو الأخطاء الحسابية في جمع المبالغ وإضافة الضرائب، وتخزين الفواتير بشكل غير منظم مما يصعب الوصول إليها خاصة إذا كانت فواتير متعددة، وعدم توقيع الفاتورة مما يقلل من مصداقيتها وغيرها من الأخطاء. 

• تقليل التكاليف المرتبطة بطباعة والفواتير والورق المستخدم.

• تحسين التدفق النقدي إلى مكاتب المحاماة من خلال تسريع عملية التحصيل.

• حماية بيانات الفواتير الإلكترونية للمحامين من خلال التشفير بواسطة استخدام الـ QR Code. 

• تسهيل تخزين وإدارة الفواتير في مكان واحد والوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمطاعم

التحديات التي تواجه المحامين عند تطبيق الفاتورة الالكترونية 

بالرغم من الفوائد المتعددة التي تحققها الفاتورة الإلكترونية للمحامين إلا أن التطبيق الفعلي قد يواجه بعض التحديات المتمثلة في:

1/ التدريب على استخدام الحلول التقنية 

يحتاج المحامون وموظفيهم إلى التدريب على استخدام أنظمة المحاسبة التي تدعم برامج الفاتورة الإلكترونية، وهو ما يستغرق المزيد من الوقت ويؤثر على سير العمل اليومي. 

2/ التخصيص الدقيق للفواتير 

تحتاج بعض الفواتير المرتبطة بتقديم الخدمات القانونية إلى قالب فاتورة مُخصص بشكل أكثر دقة، أو استخدام قالب مختلف لكل حالة قانونية، وهو ما قد لا يكون مدعومًا من بعض الأنظمة المحاسبية الرقمية. 

3/ عدم تكامل واعتماد نظام المحاسبة مع الهيئة 

أحد المشكلات التي تواجه المحامين عند تطبيق الفاتورة الالكترونية هو استخدام مكتب المحاماة لنظام محاسبة غير معتمد من قبل هيئة الزكاة والدخل، مما يترتب عليه عدم الامتثال مع متطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية مثل (محتويات الفاتورة، ولغة وصيغة إصدارها، ومعايير الأمان والتشفير وغيرها من المتطلبات الأخرى) أو عدم تكامل النظام مع أنظمة الدفع الإلكتروني لتسهيل الدفع على العملاء وتسريع عملية التحصيل، أو ايضًا عدم تكامل البرامج الداخلية في النظام المحاسبي مع بعضها مما يؤثر على تحليل الأداء المالي والتدفقات النقدية لاتخاذ القرارات الصائبة، وقد قدمت دفترة عرضًا للبرامج المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل في السعودية.

اقرأ أيضًا: كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية للمحلات التجارية

كيف يلبي دفترة احتياجات الفاتورة الإلكترونية للمحامين؟ 

يوفر برنامج إدارة مكاتب المحاماة من دفترة مميزات وخدمات تساعد على توثيق ومطابقة الفاتورة الإلكترونية للمحامين مع متطلبات هيئة الزكاة والدخل وكذلك امتثالها مع القوانين والتشريعات الضريبية بالمملكة، فيما يلي أبرز خدمات النظام:

1/ تحصيل المدفوعات "أتعاب المحاماة" 

يُتيح دفترة تحصيل أتعاب كل قضية أو خدمة قانونية بشكل ألي سواء بالدفع الفوري أو التقسيط، مع إضافة الضرائب المُقررة، وكذلك حساب الأتعاب المرتجعة للقضايا الخاسرة، كل ذلك يُمكن إنجازه بواسطة برنامج الفواتير الإلكترونية في دفترة والذي يتميز بسهولة الاستخدام والاعتماد من هيئة الزكاة والدخل، والتعرف على الأرباح والخسائر دون الحاجة إلى القيام بحسابات يدوية معقدة.

2/ دعم اللغة العربية و سهولة الاستخدام

يُمكن بواسطة دفترة إنشاء فاتورة إلكترونية لمكتب محاماة بكل سلاسة وباللغة العربية كما هو معلن عنه في متطلبات الفاتورة الالكترونية السعودية، حيث يتميز برنامج الفواتير من دفترة بواجهة استخدام سهلة ومرنة، ويُمكن تخصيص قوالب الفواتير بها بما يتناسب مع توثيق كافة الخدمات القانونية المقدمة، ولا يحتاج التعامل مع البرنامج إلى مستوى عالى من الخبرة التقنية. 

3/ إنشاء فاتورة إلكترونية متوافقة لمكتب المحاماة

تتطلب عملية إصدار فاتورة إلكترونية سعودية لمكتب محاماة من دفترة فقط عدة خطوات بسيطة تبدأ بإدخال معلومات المكتب، وتفاصيل الخدمات المقدمة، وتكلفتها، ومعلومات العملاء، وتوضيح نسبة الضرائب ونوعها، والمبلغ الإجمالي المستحق، وشروط الدفع، والموعد النهائي للدفع، وتحديد شروط الدفع المتاحة.

ويتم اختيار قالب الفاتورة المناسب ويكون شامل لعناصر الفاتورة الالكترونية السعودية مثل تاريخ الفاتورة، ورقمها، ورمز QR Code، ورقم التعريف الموحد، ودالة التشفير، ثم يتم ملء بيانات الفاتورة، ومراجعة الفاتورة قبل إرسالها للعميل، ثم إرسالها تلقائياً لمنصة فاتورة من هيئة الزكاة والدخل بصيغة XML أو 3A/PDF لتحقيق الامتثال الضريبي، و إرسالها للعميل عبر البريد الالكتروني، ومتابعة عمليات الدفع، وأخيرا يمكن الاحتفاظ بعدد لا نهائي من الفواتير في سجلات دفترة لسهولة الرجوع إليها مرة أخرى لأغراض المراجعة أو التدقيق المالي.

5/ إدارة ملفات الموكلين

يُتيح دفترة إدارة ملفات موكلي مكتب المحاماة من خلال فتح ملف مخصص لكل عميل يتضمن معلوماته وبيانات الاتصال، إضافة إلى كود محدد لكل موكل، وتفاصيل القضية، ويتم تحديد رقم تلقائي لكل قضية، وأخيرًا التمكن من متابعة القضايا بنظام وفقًا لتاريخ البداية والنهاية، ورقم الدائرة القضائية ورقم المحكمة، وبيانات المدعى عليه، وأتعاب المحاماة المستحقة، مع إمكانية تحديد صلاحيات وصول للموكلين في إدارة ملفاتهم الشخصية على دفترة، والتحكم في إرسال التنبيهات الألية لهم بشأن مواعيد الجلسات، ومواعيد استحقاق الدفعات، وإضافة أي ملحوظات أخرى. 

المُلزمين من المحامين بالفاتورة الإلكترونية

فيما يلي الفئات الملتزمة من المحامين بتطبيق الفوترة الإلكترونية وفقًا لحجم الإيرادات والمجموعة المشمولة في المرحلة الثانية، وتاريخ التطبيق.
 

ختامًا تُعد الفاتورة الإلكترونية للمحامين خطوة مُثّمنة من هيئة الزكاة والدخل لتسهيل تقديم وتنظيم الخدمات القانونية والاستفادة بها بشكل أكثر توثيقًا، ويضمن الامتثال للمتطلبات واللوائح الضريبية المعمول بها في المملكة، مما يساهم في مواكبة رؤية 2030 وتطبيق الحوكمة الرقمية وتعزيز الاستدامة البيئية.