التحليل الوظيفي: مفهومه وأهدافه وعناصره وكيفية تنفيذه

إن فهم ما يقوم به كل موظف أمر ضروري في اتخاذ القرارات في مختلف الشركات سواء من أجل توظيف أشخاص مثاليين لأداء المهام أو تقييم أداء الموظفين الحاليين أو تطوير بيئة العمل لتكون صالحة لجميع الموظفين بحسب مهامهم وغيرها من الأهداف التي تساعد على استمرار عمل الشركة على الوجه الأكمل، لذلك تتجه الشركات إلى التحليل الوظيفي لفهم كل ما يتعلق بالمناصب المختلفة، وفيما يلي نتعرف بالتفصيل عن كل ما يتعلق بعملية التحليل الوظيفي بالمؤسسات.

ما هو التحليل الوظيفي؟

يُعرف التحليل الوظيفي على أنه عملية تحديد المهام والمهارات والمسؤوليات التي تقع على عاتق الموظف، وكذلك تحديد الأهداف التي يجب عليه تحقيقها، وكل ما يتعلق ببيئة العمل من حوله. وعادةً ما تستخدم إدارة الموارد البشرية في المؤسسات هذا التحليل من أجل صياغة وصف وظيفي مثالي للشاغر المتاح؛ وذلك بهدف جذب المواهب واختيار الأفضل من بينهم.

وفي الآونة الأخيرة، بات التحليل الوظيفي ينظر إلى تحليل الأهداف الشخصية التي سيسعى الموظف إلى تحقيقها، وكذلك الأهداف المتعلقة بالشركة، إلى جانب إعداد خريطة كاملة بالمهارات التي يجب توافرها، لمساعدة الشركة على تحديد المكافآت والمزايا التي سيحصل عليها الموظف خلال عمله؛ مما يترتب عليه امتلاك المُقبِل على الوظيفة صورة كاملة حول ما سيكون مطلوبًا منه خلال توليه المهمة.

خطوات وكيفية القيام بعملية التحليل الوظيفي

هناك مجموعة من الخطوات التي ينبغي على إدارة الموارد البشرية في المؤسسات القيام بها لتحليل الوظائف بشكل دقيق، وتتمثل تلك الخطوات فيما يلي:

1- تحديد الأهداف

أولى الخطوات هي تحديد الهدف من التحليل الوظيفي الذي تجريه، فيمكن أن يكون السبب إيجاد بديل مناسب لشخص ترك وظيفته سواء للاستقالة أو الجزاء أو الوصول إلى سن المعاش، وقد يكون الهدف هو تحديث الوصف الوظيفي ليس أكثر، أو اختيار موظف محتمل لوظيفة شاغرة في الوقت الحالي أو غيرها من الأهداف المختلفة.

2- تحديد الوظائف المستهدفة بالتحليل

من المهم أن تختار الوظيفة التي ستقوم بتحليلها، هل ستقوم بتحليل قسم بأكمله أم بعض الوظائف في الشركة أم وظيفة واحدة؟ هذه الخطوة تساعدك في اختيار الطريقة المناسبة التي ستعتمدها في التحليل.

3- اختيار الطريقة الصحيحة لتحليل الوظيفة

حدد الطريقة التي ستستخدمها في التحليل الوظيفي بناءً على معرفة ما هي أكثر طريقة ستمنحك نتائج مفيدة؟ فعلى سبيل المثال قد يكون استخدام طريقة المقابلة اختيارًا خاطئًا إذا كنت تحلل وظيفة جديدة بالنسبة لشركتك، لكن حينها تكون طريقة البحث الخارجي أكثر فعالية.

4- وضع جدول زمني

يجب أن تمر عمليات التحليل الوظيفي بجدول زمني محدد يوضح موعد إجراء التحليل ومراجعة البيانات وإجراء أي تغييرات، على أن يكون فريقك على اطلاع بهذا الجدول ليشاركوك المسؤولية بفعالية أكثر.

5- تجهيز المواد الخاصة بالتحليل

قبل الشروع في التحليل الوظيفي ينبغي عليك تجهيز ما تحتاجه في مختلف مراحل التحليل سواء غرفة اجتماعات مجهزة أو استبيانات وغيرها من الأدوات.

6- استغلال كل الإمكانيات

من المهم أن تستغل كل الإمكانيات المتاحة لك خلال قيامك بتحليل أي وظيفة، سواء باستشارة المديرين الآخرين أو كبار الموظفين أو الخبراء في المجال وغيرهم؛ وذلك لتحصل على صورة أكثر شمولية وعمقًا تساعدك في الحصول على نتائج أكثر دقة.

7- تابع النتائج واستغل البيانات

والآن، ينبغي عليك أن تستخدم النتائج والبيانات التي جمعتها واستغلالها في إنتاج وصف وظيفي محدث وشامل أو وضع خطة تطوير شاملة للموظفين أو غيرها من الإجراءات بحسب أهدافك التي حددتها في البداية.

اقرأ أيضًا: تخطيط الموارد البشرية وكيفية القيام به

أهداف التحليل الوظيفي

هناك مجموعة من الأهداف التي تسعى المؤسسات إلى تحقيقها من خلال قيامها بالتحليل الوظيفي، ونذكر منها ما يلي:

1ـ إنشاء وصف وظيفي

تستخدم الإدارات المعلومات التي تحصل عليها من التحليل الوظيفي كبيانات مؤثرة تصمم من خلالها الوصف الوظيفي المناسب الذي يحدد الشخصية المثالية لتولي منصب ما.

2ـ تصنيف الوظائف

تهدف عملية تصنيف الوظائف بشكل أساسي إلى تجميع المناصب المتشابهة أو المرتبطة ببعضها البعض سواء في المهام أو الخبرات أو المهارات الأساسية في قسم واحد؛ بغرض تنظيم هيكلة الشركة وتحديد رواتب متقاربة؛ لذلك تتجه الإدارة إلى التحليل الوظيفي لتحقيق هذا الغرض بشكل دقيق.

اقرأ أيضًا: كيف يتم حساب رواتب الموظفين

3ـ تحديد مرتبة الوظيفة

يساعد التحليل الوظيفي الإدارة على تحديد مرتبة الوظيفة في المؤسسة، وفهم المسؤوليات الملقاة على الموظف في كل منصب وبيان واجباته؛ مما يترتب عليه وجود شفافية أكبر في المؤسسة وعدالة في توزيع رواتب الموظفين حسب مدى تعقيد دورهم في العمل.

اقرأ أيضًا: مسير الرواتب للموظفين مع شرح كيفية إعداده

4ـ تصميم الوظائف

وهو إنشاء وظيفة جديدة داخل المؤسسة لتساعد على الارتقاء بالعمل بداخلها وتعزز الانسيابية في تنفيذ الأعمال؛ لذلك يجب أن يعتمد تصميم أي وظيفة على تحليل شامل يوضح المهارات والقدرات التي يجب أن تتوفر في القائم بأعمال تلك الوظيفة المستحدثة لتؤدي نتائجها بشكل فعال.

5ـ المساعدة في تقييم الأداء

لتتمكن من تقييم أداء أي موظف ومعرفة هل هو مقصر في عمله أم لا؟ يجب عليك أولًا أن تفهم دوره داخل المؤسسة ليكون هو معيار الحكم لك، وهذا الأمر بالطبع لن تصل إليه إلا بالتحليل الوظيفي المتعمق.

6ـ تحديد احتياجات التدريب

بمجرد معرفة المهارات والقدرات التي يجب أن يتحلى بها القائم بالوظيفة بعد إجراء التحليل سيمكنك تحديد المجالات التي يحتاج فيها هذا الموظف إلى مزيد من التدريبات المتخصصة لسد الفجوات بين المطلوب والموجود ولتطوير قدراته ليصبح مؤهلًا للمناصب الأعلى.

7ـ تخطيط القوى العاملة

يساهم التحليل الوظيفي في معرفة المهارات والقدرات التي سيكون من الضروري توافرها في الموظفين في المستقبل؛ مما يساعد قسم إدارة الموارد البشرية على وضع استراتيجية طويلة الأمد ودقيقة للقوى العاملة بمختلف الأقسام في الشركة.

8ـ الامتثال للضوابط القانونية والصحة والسلامة المهنية

يمكنك إجراء التحليل الوظيفي من أجل التأكد من أن الشركة تلتزم بقوانين العمل والحد الأدنى للأجور والترقية وغيرها، بالإضافة إلى معرفة الاشتراطات الخاصة بالصحة والسلامة المهنية والتي يجب توافرها في كل وظيفة بحسب مهامها ومدى خطورتها.

اقرأ أيضًا: ما هو نظام الحضور والانصراف وكيفية إدارته بسهولة

عناصر التحليل الوظيفي

هناك مجموعة من العناصر الأساسية التي يجب توافرها في التحليل الوظيفي، نذكر منهم ما يلي:

1ـ الوصف الوظيفي

هو عبارة عن وثيقة مكتوبة توضح مهارات الموظفين وأدوارهم ومسؤولياتهم عند توليهم وظيفة محددة؛ مما يساعدهم على فهم المطلوب منهم بشكل صحيح، ويكون بمثابة معيار يرجعون إليه وقت الحاجة لتقييم عملهم بين الحين والآخر، وللتأكد من أدائهم لمهامهم بطريقة تتوافق مع أهداف المؤسسة.

2ـ مواصفات الوظيفة

تحدد مواصفات الوظيفة مجموعة المهارات والخبرات والمؤهلات والسمات الشخصية التي يجب أن يتحلى بها المرشح المثالي للتمكن من أداء وظيفته على النحو الأكمل.

3ـ بيئة العمل

وتتعلق بالظروف المادية والاجتماعية المحيطة بالموظف أثناء أدائه لعمله، ويساعد فهم بيئة العمل في تحديد المخاطر المحتملة خلال أداء العمل والتفكير في كيفية اتخاذ التدابير المناسبة لإدارتها بحكمة.

4ـ الأدوات والمعدات اللازمة

توضح هذه النقطة الموارد المادية التي تتطلبها الوظيفة مثل الآلات والبرامج ومختلف الأدوات؛ مما يساعد الموظفين على القيام بمهامهم بفعالية وكفاءة أكبر.

5ـ تحديد معايير الأداء

وهي مجموعة من المعايير التي يمكن من خلالها قياس أداء الموظفين في الأدوار التي يقومون بها؛ مما يساعد في تحديد التوقعات من أداء الموظفين وتقييمهم بشكل دقيق.

أهمية التحليل الوظيفي

هناك العديد من الأسباب التي تجعل عملية التحليل الوظيفي ضرورية عند التفكير في الإعلان عن وجود وظيفة جديدة في الشركة، وتتمثل أهمية هذا التحليل فيما يلي:

1- العثور على مرشح مثالي

تهدف كل شركة إلى تعيين الموظف الأفضل في كل منصب ليؤدي عمله على أكمل وجه، لكن كيف يمكنها اختيار أفضل موظف دون أن تعرف ما سيقوم به هذا الموظف! يساعد التحليل الوظيفي على وجود رؤية واضحة ومتعمقة لدى الشركة حول المهارات التي يجب توافرها في المرشح للقيام بمهام محددة بكل دقة؛ لتختار في النهاية الموظف المثالي للقيام بتلك المهام.

2- تعزيز رضا الموظفين

يساهم التحليل الوظيفي في تقييم الوظائف المتاحة وإعادة تصميمها من جديد لتحسينها وتعديل المسؤوليات أو تقليصها وإضافتها لوظائف أخرى إذا كان يمكنك القيام بذلك؛ مما يترتب عليه تحديد مهام الموظفين بدقة وبما يناسبهم وبالتالي القيام بأعمالهم بفعالية أكبر وزيادة شعورهم بالرضا الوظيفي.

3- اكتشاف الفجوات وإيجاد حلول لها

تتميز الشركات التي تهتم بالتحليل الوظيفي بأنها تكتشف بسهولة نقاط ضعفها وقوتها، وبخاصة فيما يتعلق بالمهارات التي يمتلكها موظفوها؛ مما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات تصحيحية فورية سواء من خلال تعيين موظفين قادرين على سد تلك الفجوات أو من خلال تنظيم برامج تدريبية لتطوير الموظفين الحاليين.

4- المساعدة في مراقبة الأداء

يمكن للتحليل الوظيفي أن يساهم في متابعة أداء الموظفين ومقارنتها بما كانت تتوقعه الإدارة عند التعيين؛ لتكتشف هل الموظفون قادرون على الوفاء بمتطلبات وظيفتهم أم أنها تحتاج إلى تعديل تصميم الوظيفة أو البحث عن موظفين بإمكانيات أفضل.

5- اتخاذ قرارات الترقية

يساهم التحليل الوظيفي في وضع مسار وظيفي واضح ومنظم، ويساعد على تحديد نقاط قوة الموظفين للحفاظ عليها وتطويرها، كما يؤدي دورًا هامًا في اتخاذ القرارات المرتبطة بالترقية، فيمكن للمؤسسة مقارنة مهارات الموظف مع ما يحتاجه المنصب الجديد لمعرفة مدى ملاءمته للمنصب الجديد من عدمه.

اقرأ أيضًا:

مفهوم دوران العمالة وكيفية حسابه

ما هو السلم الوظيفي وأهميته وأبرز تحدياته

استراتيجيات تحليل الوظيفة

هناك أكثر من استراتيجية يمكن لأقسام الموارد البشرية أن تتبعها للحصول على نتائج فعالة في التحليل الوظيفي، ويجب على تلك الإدارات أن تختار الاستراتيجية المناسبة لها وفقًا لأهدافها من التحليل وبيئة العمل والمجال ونوع الوظيفة وغيرها من العوامل، وفيما يلي نذكر أبرز تلك الاستراتيجيات:

1ـ الملاحظة المباشرة

تتطلب تلك الاستراتيجية مراقبة الموظف بعناية خلال أدائه لمهامه الوظيفية اليومية، ومراقبة الأدوات التي يستخدمها والمهارات التي يحتاج إليها للقيام بعمله على أكمل وجه ممكن. ولكي تحقق تلك الاستراتيجية ثمارها، يجب أن يكون القائم بعملية الملاحظة المباشرة هو أحد الموظفين القدامى في القسم أو مدير القسم نفسه، لأن هذه الاستراتيجية تتطلب أن يكون القائم بها على دراية كاملة بالمجال ليتعرف على ما يجب متابعته حتى يصل للنتائج التي يحتاجها.

2ـ تحليل طريقة العمل

يمكن للشركات أن تستخدم تلك الاستراتيجية من خلال متابعة الإجراءات اللازمة لإتمام العمل، على سبيل المثال تقوم الإدارة بمتابعة دورة إنتاج منتج ما بشكل متكرر، وتلاحظ الوقت الذي تستغرقه دورة الإنتاج وعدد المنتجات التي تحصل عليها المؤسسة خلال هذا الوقت وعدد الموظفين الذين يمكنهم متابعة العمل حينها؛ لتتعرف هل تحتاج إلى عدد أكبر من العمال أم لا؟

3ـ استراتيجية الحوادث الطارئة

تستخدم الإدارات تلك الاستراتيجية لتتعرف على ما يميز الأداء الجيد عن الأداء الضعيف، فبإمكانها أن تجري مقابلات شخصية مع الموظفين لتتحدث معهم حول بعض المواقف الطارئة التي تعرضوا لها في عملهم وكيف تعاملوا معها؟ لتتعرف على المهارات اللازمة لإتمام العمل على أكمل وجه.

4ـ إجراء مقابلات شخصية

من خلال هذه الاستراتيجية، تعقد المؤسسات مقابلات شخصية مع الموظفين أو مديري الأقسام وتوجه إليهم بعض الأسئلة حول المهارات الواجب توافرها لأداء مهام وظيفة معينة، والأدوات والمعدات اللازمة لإجرائها على الوجه الأكمل، والوقت الذي تستغرقه المهام الأساسية للوظيفة وغيرها من الأمور التي تمنح قسم الموارد البشرية نظرة شاملة على الوظيفة وبشكل دقيق.

5ـ الاستبيانات

تستخدم بعض المؤسسات طريقة الاستبيان في تحليل بعض الوظائف، فتوزع استبيانات شاملة وتركز على نقاط تفصيلية في الأسئلة لتجمع أكبر كم ممكن من المعلومات التي تساعد على تحليل الوظيفة بعمق.

6ـ البحث الخارجي

يمكنك الاطلاع على الوصف الوظيفي الذي تصنعه الشركات الأخرى حول نفس النوع من الوظائف التي ترغب في تحليلها، وتستكشف المهام المطلوبة والإمكانيات التي يجب توافرها وغيرها من الأمور، لتحلل ما يصنعه المنافسون لجذب المواهب إليهم وتتمكن من منافستهم بطريقة مدروسة.

ما هو الفرق بين تحليل الوظيفة والوصف الوظيفي؟

لقد أوضحنا في المقال مفهوم التحليل الوظيفي وكل ما يتعلق به، وكذلك أوضحنا مفهوم الوصف الوظيفي وما يتعلق به، لكن ما الفرق بينهما؟

يكمن الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي في أن التحليل الوظيفي يعتبر أساسًا لإنشاء الوصف الوظيفي، وتنشر الشركات الوصف الوظيفي للعامة على مواقع البحث عن موظفين مثل لينكدإن وغيرها بهدف جذب المرشحين المتميزين إليها، لكن التحليل الوظيفي غالبًا تظل تفاصيله داخل الشركة ولا تخرج للجمهور؛ لأنها عملية إدارية داخلية.

كيف يساعدك دفترة في عمليات التحليل الوظيفي؟

يوفر لك برنامج إدارة الموارد البشرية من دفترة فرصة لإدارة الموظفين في مؤسستك بكفاءة وفعالية عالية، والذي يتضمن العديد من التقارير التحليلية والمفصلة التي تجعلك تتخذ القرارات المتعلقة بالتحليل الوظيفي بطريقة مستنيرة.

الأسئلة الشائعة

1ـ من هو المسؤول الرئيسي عن تحليل الوظائف؟

يمكن أن يقوم بعملية التحليل الوظيفي بعض الموظفين أو المديرين أو المستشارين أو إدارة قسم الموارد البشرية في المؤسسة، المهم أن الشخص الذي يؤدي تلك المهمة ينبغي أن يكون من ذوي الخبرة في هذا المجال بشكل كبير.

2ـ متى نحتاج القيام بعملية تحليل الوظائف؟

ينبغي عليك إجراء عملية التحليل الوظيفي عند الرغبة في تصميم وظيفة جديدة أو قبل الإعلان عن وجود شاغر وظيفي أو عند الرغبة في تصنيف الوظائف ومعرفة الاحتياجات التدريبية وغيرها من الأمور التي أوضحناها في عنوان أهداف التحليل الوظيفي.

3ـ ما الفرق بين تحليل وتصميم الوظائف؟

في الحقيقة هما عمليتان مترابطتان، فتستخدم الإدارة المعلومات التي جمعتها من تحليل الوظيفة في تصميم وظائف جديدة بأدوار ومسؤوليات جديدة أو تقوم بتعديل بعض الوظائف سواء بإضافة بعض المهام أو تقليصها بحسب رؤية الإدارة والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة في الوقت الحالي.

4- ما هو تحليل الوظيفة المبني على المهام؟

تعتمد هذه الطريقة على ملاحظة الشخص أثناء القيام بعمله للتعرف على المهارات التي يحتاجها والأدوات التي يستعين بها والوقت الذي يستغرقه في المهمة وكيفية إتمامها على الوجه الأكمل خطوة بخطوة.

5- كيف تكتب استبيان تحليل الوظيفة؟

يتكون استبيان تحليل الوظيفة من مجموعة كبيرة من الأسئلة بغرض فهم معلومات أكثر عن الوظيفة، وينبغي أن يغطي الاستبيان بعض الجوانب الأساسية، مثل: المعلومات المتعلقة بمهام الوظيفة، والمهارات التي يحتاج إليها الموظف في إتمامها، والنتائج المتوقعة منه، وكيفية تنظيم علاقاته مع الآخرين، ومدى تأثير وظيفته في دورة العمل داخل المؤسسة وغيرها من الأمور الهامة لتحصل على صورة مكتملة حول الوظيفة التي تستهدفها بالتحليل.

6- كيف تقوم بجمع المعلومات لتحليل الوظيفة؟

هناك العديد من الطرق والاستراتيجيات المستخدمة في تجميع المعلومات خلال عملية التحليل الوظيفي، ومنها: استراتيجية الملاحظة المباشرة واستراتيجية المقابلة الشخصية واستراتيجية تحليل طريقة العمل والاستبيانات وغيرها. يمكنك العودة إلى شرح كل استراتيجية بالتفصيل أعلاه.

ختامًا، تناولنا في هذا المقال أبرز المعلومات المتعلقة بعملية التحليل الوظيفي داخل الشركات. إذا نال الموضوع إعجابك لا تنسَ مشاركته مع زملائك القائمين على تلك المهمة في مؤسستك.