ما هي برامج المحاسبة واهميتها والأفضل بينها والمزايا والعيوب

أهمية برامج المحاسبة

استخدام برامج المحاسبة يصل إلى الفرض في بعض الأوقات، مما لا يجعل هناك مناص من استخدامه، لإصدار الفواتير الإلكترونية مثلًا أو لاستيفاء أي شروط تتعلق بالضرائب والجوانب المحاسبية في بلدك، ولكن في أحيان أخرى تكون برامج المحاسبة اختيار وقبل الشراء يتساءل أصحاب الشركة ما أهمية برامج المحاسبة؟ وهل النتيجة تستحق المجهود والتكلفة؟ وهو ما سنستعرضه سويًا:

توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة

وذلك عن طريق إلقاء المهام الروتينية شديدة التكرار على الآلة وانتقاء المهام الأكثر حاجة للتركيز والإبداع للمحاسب، وهو ما يزيد الإنتاجية ويختصر الوقت، ويقلل عبء زيادة عدد الموظفين بلا حاجة.

معالجة أسرع للحسابات

بدلًا من إضافة جميع المبالغ إلخاصة بكل حساب، وتحديد إجمالي الأرصدة في كل حساب بسهولة يوفرها نظام المحاسبة. تعالج البرامج المحاسبية المبالغ بغض النظر عن حجمها. حيث أن الأكواد المطورة تتفاعل مع الأرقام بشكل أسرع من العقل البشري المتوسط.

رأس مال مستدام للشركة

البرامج المحاسبية لا تعد مصروف أو هالك، ولكن استثمار ورأس مال، ومع الوقت يكون العائد على الاستثمار في شراء برنامج محاسبي مجزي، ويزيد عن التكاليف بتوفير أرباح، وتكون الأرباح في صورة مباشرة أو غير مباشرة كتقليل الوقت وزيادة الإنتاجية مثلًا.

رفع كفاءة العاملين

التدريب على البرامج المحاسبية يضع موظفيك في مستوى مهني أكثر سعة، وهو ما يفتح أبواب للإبداع وحسن الإدارة واستغلال أمثل للموارد المتاحة، فالبرنامج المحاسبي يعينك على تحليل بياناتك بخير طريقة للوصول إلى تقارير ومعلومات تفيد عمليتك الإنتاجية والتسويقية بصورة مذهلة، بالاعتماد على العامل البشري ذاته.

سهولة مراجعة الأخطاء

وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية.

دقة العمليات الحسابية وسهولة مراجعة الأخطاء

وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية. كما أن النظام يجمع المبالغ والأرصدة تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال أية أرقام بشكل خاطئ دون قصد. رغم ذلك، لن تحمي البرامج المحاسبية من إدخال رقم خاطئ أو تكرار تسجيل محدد. 

عدم فقدان البيانات القديمة

نتيجة لتراكم الدفاتر، ونقل نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ تُفقد كمية هائلة من البيانات شديدة الأهمية، وتفقد القدرة على الرجوع إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها والخروج بموازانات وتقارير تفصيلية بصيرة، وهو ما يوفره نظام ERP السحابي الذي يضمن لك نسخ احتياطية تحفظ عليك عملك.

خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية

بحيث يؤثر القيد الذي تسجله في شجرة حساباتك تلقائيًا، وتنتقل فواتير المشتريات إلى المصروفات، وهكذا من التناغم الجميل الذي يجعل حساباتك أكثر قيمة وسلاسة.

جعل مهمة الرقابة المحاسبية أبسط

المراقبة على المحاسبين تعد وظيفة مستقلة يقوم بها المحاسبين ذوي الخبرة تحت مسمى المراجعة، وتسهيلها يضمن أن تتم بدقة وباستمرار للتأكد أن العمليات المحاسبية صحيحة، ولا تلاعب فيها.

سلاسة إعداد القوائم المالية

القوائم المالية تعد غاية المحاسبة المالية، وتلخيص علني لمجمل نشاط المؤسسة، لتقييم وضعها المالي، وسبقًا لها تكون التقارير اليومية والختامية هما أدوات التحليل، ومع البرامج المحاسبية يمكنك إصدار القوائم والتقارير فورًا دون أي عناء أو جهد.

الربط مع نقاط البيع

قد تكون أنظمة نقاط البيع منفصلة وتتكامل مع برامج المحاسبة أو أن تكون جزء من النظام، وتفيد نقاط البيع أو الكاشير في تجارة التجزئة السوبرماركت، وترتبط نقاط البيع POS بجهاز قارئ الباركود وتصدر إيصالات الدفع بصورة لحظية.

التجارة الإلكترونية

ربط برامج المحاسبة مع مواقع التجارة الإلكترونية أمر شائع الطلب، ويوفر الكثير من العناء على التجار، بل وييسر لهم إجراء حساباتهم بنفسهم على البرنامج دون ضرورة اللجوء لمحاسب.

تخصيص النظام المحاسبي طبقًا لمجال العمل

والمتعارف عليه فيه، كإصدار مستخلصات المقاولات أو تضمين الأكواد الدوائية للفواتير، أو المحاسبة على المنتج النهائي مع الاعتبار للتكاليف والمواد الخام الداخلة في دورة التصنيع.

لماذا تحتاج الشركات إلي برامج محاسبية في شركتها؟

تحتاج الشركات إلى برامج محاسبية لأنه يساعدها في إتمام عدة مهام. وهي كالتالي:

1- إدارة الموارد المالية والالتزامات.

2- متابعة الإيرادات والمصروفات بالتسجيل في الدفاتر والمراجعة.

3- الحصول على نظرة شاملة على الأداء المالي للشركة من خلال القوائم المالية.

4- القدرة على متابعة الضرائب وتقديم الإقرارات الضريبية وسدادها بانتظام. 

5- الالتزام بالمعايير والقوانين التي تقرها الدولة من فاتورة إلكترونية وغيرها. 

6- تقييم كل ربع سنة واتخاذ القرارات الإدارية المناسبة لتحسين الأداء والحد من النفقات.

7- تحديد الأرصدة الخاصة بكل حساب تابع لشجرة الحسابات ومدى تأثير كلٍ منها على العمل.