ما هو نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP وأهميته للشركات

في الآونة الأخيرة شاع تداول مصطلح نظام الـ ERP System للتعبير عن الأدوات التكنولوجية المستخدمة في إدارة الشركات بشكل مدمج، فإن كنت تسأل ما هو ERP System ؟ ببساطة هو برنامج يحتوي عادة على عدة وحدات مدمجة تشمل إدارة موارد المؤسسة على أصعدة مختلفة؛ من الجانب المالي، وجانب إدارة الموارد البشرية، وكذلك الجوانب المتعلقة بإدارة المشتريات والمخازن وغيرها، وتنقص بعض هذه الجوانب أو تزيد بحسب طبيعة ما تمارسه الشركة من مهن ومهام، وبقدر احتياجاتها، نستعرض في سطور المقال دليل شامل عن كل ما يتعلق بنظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP بداية من أهميته، وأنواعه، وكيفية عمله،  ومجالات العمل التي تخدمها برامج ERP، ومميزات وعيوب نظام الـ ERP، كل هذه التفاصيل وأكثر تجدها بما يساعدك على تطوير أعمالك وإدارة مواردك بكفاءة. 

مُلخص النقاط الرئيسية 

• تُعرف أنظمة ERP بإختصار على أنها أنظمة برمجية وتقنية تعمل بالاعتماد قاعدة بيانات مركزية تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لسير الأعمال داخل المؤسسات، مما يعمل على تكامل وتنسيق الأقسام المختلفة من المشتريات والمبيعات والتوزيع والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها، وهو ما يحقق تحسين الإنتاجية وكفاءة توزيع الموارد المالية والبشرية.

• تتمثل أهمية أنظمة و برامج الـ ERP للشركات في توفير المعلومات المالية الدقيقة، والتقليل من الأخطاء الناتجة عن الأعمال والادخالات اليدوية، وتسريع إنجاز العمليات، وإمكانية تخصيص البرامج بما يلائم احتياجات الأعمال، إضافة إلى المرونة التي توفرها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسة لمواكبة المتغيرات الطارئة وخطط التوسع والنمو، وضمان حماية البيانات من خلال تفعيل خصائص التشفير وتقييد الوصول، وأخيرًا التفاعل مع العملاء بشكل أفضل.

• تضم برامج ERP System عدة أنواع مختلفة منها أنظمة مفتوحة المصدر، وأنظمة في مكان العمل، وأنظمة مبنية على السحابة.

• تعمل أنظمة erp من خلال تجميع وتخزين البيانات في نظام موحد، ومن ثم استخدام هذه البيانات في وحدات وظيفية متنوعة تغطي جميع جوانب العمل، ويُمكن من خلال أنظمة ERP إنشاء تقارير ورسوم بيانية تساعد على تقييم أداء المنشأة.

• تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة في المبيعات، ونقاط البيع، وإدارة الموارد البشرية، والتجارة الإلكترونية، والمحاسبة، وأوامر الشغل، وإدارة المخزون، والمحاسبة والمالية.

ما هو ERP System؟

نظام برامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) هو أحد النُظم التقنية التي تُساعد الشركات على إدارة العديد من العمليات الإدارية والمالية بشكل مُتكامل. تندمج جميع المكونات الرئيسية في نظام (ERP) لتوفير بيانات مترابطة و دقيقة تساعد على فهم وتقييم الأداء. تستخدم المؤسسات نظام (ERP) لتحسين كفاءتها التشغيلية قدرتها التنافسية.

تاريخ برامج الـ ERP وتطورها عبر الزمن

قبل ظهور الأنظمة الخاصة بإدارة وتخطيط الموارد المؤسسية كانت المنشآت تعتمد بشكل بدائي على البرامج المنفصلة التي كان يُعيبها عدم التطوير والتحديث الكافي والمطلوب لملائمة احتياجات الشركات الكبيرة، إضافة إلى مشاكل الصيانة والتوقف المفاجئ، كل هذه التداعيات أدت إلى ظهور أنظمة ERP بشكل تدريجي في الستينات.

مع التطور التكنولوجي التدريجي في ثمانينات وتسعينات القرن الماضي واستخدام الحاسوب بشكل زائد في عمليات التصنيع المتنوعة، ظهر لأول مرة استخدام مصطلح ERP من قبل مجموعة جارتنر للأبحاث والاستشارات العالمية التي تساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنير لإدارة أعمالهم.

ومنذ هذا الحين بدأت أنظمة ERP في التطوير تدريجيًا وإدخال تطبيقات وخدمات التمويل، والمالية، والمحاسبة، والموارد البشرية، والمخزون، وبعدها بدأت الحكومات والمؤسسات الغير هادفة للربح استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة باعتبارها الاختيار الأمثل الذي يضمن إدارة موارد المؤسسات بكفاءة وفاعلية، وحتى الأن ما زالت هذه الأنظمة في تطور مستمر وأبرزها تحديثات برامج الـ ERP المستندة إلى  الشبكات السحابية.

أهمية الـ ERP للشركات؟

يحمل نظام الـ ERP في طياته إمكانيات مهولة تتناسب مع احتياجات العمل المتنوعة؛ فبينما تستطيع بعض الشركات الاعتماد كليًا على نظام تخطيط موارد المؤسسة لأتمتة عملياتها الإدارية، تكتفي شركات أخرى ببعض أجزاء النظام فقط مثل برنامج نقاط البيع POS أو برنامج إصدار الفواتير الإلكترونية، إليك بعض النقاط التي توضح لك أهمية أنظمة الـ ERP:

1/ دقة نتائج برامج ERP

يوفر نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP نتائج دقيقة عن البيانات المالية والمعلومات الإدارية التي يتم إدخالها على النظام وتتعلق بالأعمال والمعاملات اليومية للشركة، وإمكانية تحليلها، وعرضها في تقارير، مما يساعد على التقليل من الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات يدويًا بواسطة الأدوات والوسائل التقليدية المُستخدمة في إدارة الأعمال مثل السجلات والدفاتر الورقية، وبرامج الإكسيل.

2/ السرعة والإبداعية في إنجاز العمل

تسهيل إدارة الحسابات ومساعدة المحاسبين على إنجاز العمليات المالية المعقدة، وذلك بفضل الحلول المؤتمتة في نظام ERP والتي تتواكب مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتحول الرقمي في سوق الأعمال، ومساعدة الموظفين على التفكير الإبداعي لتطوير أفكار تساعد على النمو والتوسع والنجاح المؤسسي المستدام.

3/ التخزين السحابي

يوفر نظام الـ ERP تفاصيل شاملة بشأن كافة العمليات المالية والبشرية التي تتم داخل المؤسسة، ويُمكن الحصول على هذه التفاصيل أليًا في أي وقت من خلال التخزين السحابي للبيانات مما يدعم سرعة اتخاذ القرارات والتخطيط المستقبلي.

4/ قابلية التخصيص

يُتيح نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP إمكانية تخصيص مميزاته تبعًا لاحتياجات العمل، وذلك بفضل مرونة النظام الداعمة لإعادة البرمجة والتغيير لجعل برنامج ERP مناسب تمامًا لدورة عملك.

5/ الأمن المعلوماتي

 يضمن نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP حماية البيانات والمعلومات الحساسة من خلال تقنيات التشفير التي تساهم في الحفاظ على سرية البيانات في مكان واحد، مع إمكانية التحكم في تحديد صلاحيات كل مستخدم وما يظهر له من هذه البيانات.

6/ التحكم في المصروفات 

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP الكثير من الوقت والجهد المستهلكين لإتمام المهام والأعمال الروتينية، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية، كما توفر برامج erp معلومات دقيقة حول المصروفات والإيرادات وهو ما يساعد في إعداد الميزانيات والتخطيط المالي بكفاءة أكبر، والتمكن من تحليل التكاليف المرتبطة بالعمليات المختلفة لاتخاذ القرارات الصائبة بشأن تقليل النفقات وتحسين توزيع الموارد المالية والبشرية.

7/ زيادة العائد على الاستثمار (ROI)

يظهر العائد المرتفع على الاستثمار بالرغم من تكاليف تنفيذ نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP  التي قد تكون مرتفعة، وذلك عند مقارنة تكاليف شراء نظام ERP مع التوفير المحتمل في المصروفات، والزيادة المقابلة في الإيرادات والأرباح وتحسين كفاءة إتمام الأعمال.

8/ تحسين التفاعل مع العملاء 

تمكين موظفي المبيعات والدعم الفني من الوصول إلى معلومات العملاء بسهولة وتحليلها بشكل أفضل، وذلك من خلال تكامل كافة برامج العمل في واجهة نظام ERP موحدة، مما ينعكس بالإيجاب على توفير خدمات متخصصة لتلبية احتياجات العملاء، واستجابة سريعة للرد على استفساراتهم وحل مشكلاتهم، وبالتالي تعزيز ولاء ورضا العملاء وتسهيل الاحتفاظ بهم وتكرار عمليات الشراء والتعامل، وزيادة الأرباح والإيرادات. 

ما هي أنواع ERP System ؟

مرّ تطوير نظام الـ ERP بمراحل مختلفة متدرجة، وبُني في الأساس على تطوير لنظم سابقة، فدعنا نعرف أنواع ERP System:

1/ أنظمة مفتوحة المصدر

بعض الأنظمة تخطيط موارد المؤسسة erp تكون مفتوحة المصدر بشكل مجاني جزئيًا، مع إضافة رسوم تخص خدمات التحديثات والدعم الفني، وبعضها مدفوع، ولكن ما يميزها أن الكود البرمجي الخاص بها مفتوح لاستضافة أو تطوير خصائص جديدة دون الرجوع إلى صاحب البرنامج الأصلي.

2/ أنظمة ERP  في مكان العمل 

هي أنظمة غير سحابية، يتم تركيبها في مكان عملك بالتعديلات والمتطلبات المناسبة لنشاطك، بعد تقديم قائمة بمتطلبات واحتياجات العمل لمزودي الخدمة، وتكون هذه الأنظمة محدودة بأجهزة الشركة التي تم تركيبها من أجلها، ولا يكون لها تواجد شبكي سحابي عبر الإنترنت، إلا في حالة استخدام نظام مزدوج يجمع بين أنظمة تخطيط موارد المؤسسة الداخلية والأنظمة المبنية على السحابة.

3/ أنظمة مبنية على السحابة

يقصد بها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP المتصلة على الانترنت، والتي يتاح الوصول لها من كافة الأجهزة، دون احتياج لتهيئة أجهزة الشركة لها أو أي استعدادات من هذا القبيل، وترتبط كثيرًا الأنظمة السحابية بنظام الاشتراكات الشهري، حيث يتيح لك مزود الخدمة الاستخدام مقابل فترة الاشتراك، وينتهي تقديم الخدمة بالتوقف عن دفع الاشتراك.

4/ نظام ERP المختلط

هو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الذي يدمج بين الأنظمة الغير سحابية (التي يتم تركيبها في مكان العمل) والأنظمة القائمة على الشبكة السحابية، ويمنح هذا النوع من برامج ERP مرونة أكبر للشركات في اختيار طبيعة النشر أو الاستخدام الأفضل لكل تطبيق.

ما هي المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP تعني بطريقة أخرى المهام التي تقوم بها برامج الـ ERP والمناحي التي تتم أتمتتها من قبل البرنامج ليسهل خط سير العمل، ومن أهم هذه المجالات:

1/ المبيعات:

تستعد معظم الدول العربية للتحول الرقمي، وتسعى لدمج المنظومة الضريبية ضمن هذا التحول، وهو ما يتطلب إصدار الفواتير إلكترونيًا، بعيدًا عن السجلات والدفاتر الورقية المعتادة، وتعد أبسط وأهم خصائص برنامج تخطيط الموارد المؤسسية ERP؛ إصدار الفواتير الإلكترونية، ويشمل المحور التالي الكثير من الخصائص المرتبطة؛ كالتقسيط؛ وتخصيص العروض، وتمكين العملاء من تحويل نقاط الولاء الناتجة عن المشتريات السابقة إلى خصومات على الفواتير.

2/ نقاط البيع:

تحتاج محلات التجزئة كالسوبر ماركت والصيدليات لبرنامج نقاط البيع أو الكاشير، والذي يسجل جلسات جلسات البيع والنقود بصورة سريعة عن طريق الكشف بجهاز الباركود عن المنتج وتسجيله تلقائيًا على إيصال دفع العميل، ومن خلال برنامج نقاط البيع في نظام تخطيط موارد المؤسسة يُمكن متابعة وورديات الموظفين واستعراض تقارير بإجمالي الإيرادات سواء لكل موظف على حدى أو لكل وردية.

3/ إدارة الموارد البشرية:

توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسة برامج مخصصة لإدارة الموارد البشرية بكفاءة، حيث تستطيع إدارة حضور وانصراف موظفيك، وعقودهم، وإجازاتهم، وتحديد مسؤولياتهم، وإدارة المرتبات والخصومات، وكذلك سلم الرواتب، واستعراض تقارير لقياس أداء الموظفين.

4/ المتجر الإلكتروني E-Commerce Website:

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP إتاحة ربط المتجر الإلكتروني به، فمع انتشار التجارة الإلكترونية التي أصبحت لغة التجارة الأولى، أصبح الأمر لا يقتصر فقط على التعاملات الداخلية للشركة، وباتت هناك ضرورة ملحة لتقديم لتقديم واجهة سهلة الاستخدام من قبل زبائنك ومبنية على التفاعل بين المستهلك والموقع، وهو ما يحققه نظام تخطيط الموارد المؤسسية المتكامل فتجد متجرك الإلكتروني مرتبط بالبرامج الداخلية الخاصة بالمبيعات و بالمخزون والموردين مما يجعل يجعل تجارتك أربح وأسهل.

5/ أوامر الشغل:

أوامر الشغل تتعلق بالعمليات التصنيعية والإنتاجية، فهي أقرب ما يكون لتخطيط متطلبات الإنتاج (المشروع) MRP، وتعد الخصيصة التي بدأ على أساسها نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP، لذلك إن أردت فهم شرح ERP system، أفهم أوامر الشغل وأربط بين عملياتك التصنيعية ودورة البيزنس لديك وبين طرق وأدوات الإدارة الأمثل.

6/ المخزون:

يعالج نظام إدارة موارد المؤسسة ERP System المشكلات الناتجة عن عجز المخزون ومشكلات الجرد أو تكدس المنتجات في المستودعات الخاصة بك، ويصدر الأذون المخزينة سواء أذن الصرف أو الإضافة، أو أذون التحويل بين المستودعات الداخلية بصورة فائقة.

7/ المشتريات:

تتمكن برامج erp من إدارة دورة المشتريات بصورة كاملة بدءً من إدارة حسابات الموردين، وأوامر الشراء، والحصول على عروض الأسعار، ويُمكن تخصيص برامج إدارة المشتريات داخل نظام تخطيط موارد المؤسسة للوصول لدورة المشتريات التي تناسب عملك.

8/ المحاسبة:

تقوم برامج ERP system بتطبيق المفاهيم والخطوات المحاسبية المتعلقة بإنشاء القيود المحاسبية وشجرة المحاسبة وسندات القبض والصرف بصورة إلكتروني، ولكن ليس هذا كل ما في الأمر. فنظام الـ ERP عبارة عن توثيق لكامل الدورة المحاسبية بصورة أبسط كثيرًا من الدفاتر الورقية المزدحمة، مما يسهل على أصحاب العمل - حتى وإن كانوا من غير المتخصصين في مجال المحاسبة - فهم التقارير المالية الناشئة عن نظام الـ ERP، لذلك اتخاذ القرار بالتحول الرقمي لبرنامج ERP دائمًا ما سيكون في صالح الجانب المالي والمحاسبي.

كيف تعمل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

تعمل أنظمة إدارة موارد المؤسسة بهدف تكامل وتوحيد العمليات المتنوعة، وذلك من خلال الاعتماد على قاعدة بيانات مركزية موحدة ونظام مشترك لتبادل المعلومات، ويُمكن تبسيط خطوات عمل أنظمة erp من خلال الخطوات التالية:-

• تقوم هذه الأنظمة بإدخال البيانات بشكل مجمع إلى النظام الأساسي لتكوين قاعدة البيانات المركزية التي تضم كافة المعلومات، ومن ثم يتم تخزين وتنسيق هذه البيانات داخل النظام بشكل منظم ومنطقي.

• تعتمد آلية عمل نظم وبرامج تخطيط الموارد المؤسسية على وحدات وظيفية متنوعة تُغطي جميع جوانب العمل داخل المؤسسة، وذلك بهدف سهولة مشاركة المعلومات مع أقسام المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، وضمان تحديثها بشكل ألي وموثوقيتها، وإتاحة الوصول إليها في أسرع وقت لاتخاذ القرارات الصائبة.

• يُمكن من خلال أنظمة ERP إنشاء تقارير ورسوم بيانية تساعد على تقييم أداء المنشأة من خلال تحليل البيانات والإحصاءات الهامة الواردة في هذه المستندات الرقمية التوضيحية، وذلك بهدف تحديد الاتجاهات ونقاط القوة والضعف وتحقيق التحسين المستمر.

• تستند أنظمة ERP الحديثة على البنية التحتية السحابية، بمعنى أنه يتم توفير كافة الموارد التي تساعد على إدارة المؤسسة عبر الانترنت، من خلال استضافة النظام وقاعدة البيانات في شبكات الاتصال وإتاحة الوصول إليها عبر الإنترنت من أي مكان وعلى أي جهاز من خلال متصفح الويب، وهو ما يقضي على أعباء تثبيت برامج إضافية على أجهزة الموظفين، وكذلك يُمكن تحديد إمكانية الوصول للمستخدمين، وهو ما يضمن مزيد من الأمان والخصوصية البيانات.

• تتيح أنظمة ERP القائمة على السحابة مرونة وسهولة التوسع حسب احتياجات وتغييرات الأعمال.

كتاب دليل تخطيط الموارد المؤسسية PDF (حمله الأن مجانا)

متى تعرف أن شركتك تحتاج نظام تخطيط الموارد المؤسسي ERP؟

خطوة شراء نظام الـ ERP قد تكون مكلفة، وقد لا تكون الحل الأنسب لوضعك الحالي، وربما تحتاجها بصورة جزئية، فما المؤشرات التي تدلك على احتياج شركتك لنظام الـ ERP؟

• عدم وجود تكامل وترابط بين كافة التطبيقات في حال امتلاكك عدة أدوات وبرامج.

• إن كانت البيانات الواحدة لها عدة نسخ على عدة برامج مما يزيد من فرص عدم التطابق وأخطاء البيانات، وكذلك في حال كانت بياناتك المختلفة لا يوجد لها سحابة مركزية أو قاعدة بيانات مشتركة Master Data تجمعهم معًا.

• بطء الأدوات المستخدمة حاليًا، واستغراق الكثير من الوقت في إجراء عمليات يومية بسيطة.

• توسع الشركة، ورغبتك في التقدم خطوة نحو الأمام اقتصاديًا وتكنولوجيًا.

• إن كنت من ضمن المكلفين باستخدام الفواتير الإلكترونية أو في طريقك للتحول لها، ويجب عليك استخدام نظام إدارة موارد مؤسسة erp مثل برنامج دفترة المعتمد من قبل هيئة الزكاة والدخل السعودية، ومصلحة الضرائب المصرية، ونظام الفوترة الوطني الأردني. 

• إذا كان لديك موظفين موهوبين تريد الارتقاء بمستواهم المهاري، ولديهم الاستعداد للتعلم والقدرة على التعامل مع تكنولوجيات عالية. 

• الشكاوى المستمرة للعملاء من مستوى الخدمة وسرعة التواصل سبب أدعى لاستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP لتوفير خدمات أفضل للعملاء.  إذا أردت التكامل مع واجهات مستخدم أخرى، والبرامج التي لديك لا تدعم التكامل.

كيف تختار نظام الـ ERP المناسب لاحتياجاتك؟

بعد أن تخطينا سؤال ما هو ERP 

System؟ وأصبحنا على دراية بأهميته ومميزاته وعيوبه وإن كنا سنحتاجه أم لا؟ كيف تختار برنامج ERP المناسب لشركتك لتضمن نجاحه؟

1/ تحديد متطلبات العمل

عليك تحديد متطلبات الشركة من برنامج ERP وما المهام التي تتوقع أن ينجزها لك تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مما يضمن تلبية البرنامج للأهداف الاستراتيجية والوظائف المطلوبة بالتحديد، ويساهم في توجيه القرارات المالية والإدارية بشكل أفضل.

2/ تحديد الميزانية

حدد ميزانيتك، وقم بدراسة أسعار البرامج المختلفة، واربط بين كم المميزات المتحققة في كل برنامج وسعره، إلى أن تصل لأفضل سعر متوازن من حيث مناسبة المبلغ المدفوع للخصائص التي تحتاجها فعلًا.

3/ الاختيار المنطقي وفقًا لحاجة العمل

لا تختار البرنامج الأعلى سعرًا أو الأكثر شهرة ظنًا منك أنه الأفضل، فالأفضلية في أنظمة الـ ERP ترتبط بتحقيق النظام لاحتياجاتك لا بكثرة المميزات التي لن تنفعك.

4/ مراجعة آراء المستخدمين

اسأل عن كفاءة البرنامج واستعن بمستخدمين فعليين للبرنامج، وخصص اسئلتك لمعرفة جودة الخدمة التي تحتاج إليها منه، فإذا كنت تملك محلات تجزئة ويهمك برنامج نقاط البيع، تقصى عن مميزات هذا البرنامج بالتحديد، لتعرف في النهاية ما الذي يميز كل برنامج من البرامج المطروحة في السوق، حيث تتفاوت جودة كل ميزة من نظام لآخر.

5/ مراجعة خدمات الدعم الفني

مراجعة مستوى خدمة العملاء والدعم الفني الذي يقدمه النظام، ومواعيدهم، ومدى توافرهم وقدرتهم على حل المشكلات، وكذلك هل هذه الخدمات مجانية أم هناك مقابل مادي لخدمات الدعم الفني؟

6/ حساب العائد على الاستثمار من تطبيق نظام ERP

ما العائد من الاستثمار ROI على قيمة المبلغ المدفوع لبرنامج ERP الذي اخترته؟ ويجب أن يشمل حسابك الجانب المالي والتقني، فقد يكون العائد على الاستثمار غير مباشر ولكن مؤثر أكثر من القيمة المباشرة سهلة الاحتساب، ويختلف العائد على الاستثمار من نظام للآخر بحسب مميزاته.

7/ معرفة طرق تفعيل نظام ERP

أعرف أكثر عن طريقة تفعيل النظام ونوعه، ومدى استجابة النظام، وكيفية تطبيق الهاتف المحمول الخاص بالنظام.

ما هي التحديات المرتبطة بتنفيذ نظام ERP؟ وكيف يُمكن إدارتها؟

1/ التحديات المرتبطة بتنفيذ نظام ERP

• مقاومة مخاوف الموظفين تجاه التغيير الناتج عن تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في طريقة إدارة العمليات الجديدة، واستخدام الأدوات الرقمية التي يوفرها النظام. 

• صعوبة نقل بيانات المؤسسة إلى نظام ERP نتيجة عدم التوافق بين الأنظمة القديمة المستخدمة مُسبقًا ونظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد. 

• التوقعات الغير واقعية أو منطقية من تطبيقات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حيث تتوقع المؤسسات أحيانًا توسعات كبيرة في نطاق عمل النظام تكون أبعد عن الأهداف الأولية للنظام، مثل سرعة التنفيذ والتكامل مما يؤدي إلى تقييم النظام بشكل غير متكافئ وعدم الرضا عن نتائجه.

• اختيار مزودي خدمات erp يفتقرون الخبرة في تقديم الدعم اللازم أو فهم الاحتياجات المُحددة للمؤسسة من البرنامج. 

• زيادة التكاليف ومدة التنفيذ التي تفرضها أحيانًا التخصيصات الدقيقة لحلول أنظمة erp. 

• مواجهة بعد التوقفات أو تغيير طريقة عمل النظام بما لا يتناسب مع احتياجات المؤسسة بسبب التحديثات الجديدة.

2/ حلول إدارة تحديات تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

• التواصل المستمر مع الموظفين وإشراكهم في عملية تنفيذ نظام erp خطوة بخطوة، مما يساهم في معالجة مخاوفهم وبناء صورة إيجابية تجاه تطبيق النظام كونه سيحقق المزيد من الكفاءة في إنجاز المهام بدقة وسرعة وجهد أقل. 

• إعداد خطة واضحة تتضمن كيفية نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد، وذلك للسيطرة والتغلب على المشكلات المتعلقة بعدم تكامل البيانات بعد التنفيذ. 

• إدارة التوقعات من تطبيق النظام بوضوح، ووضع جداول زمنية لمراقبة وتقييم تحقيق الأهداف الأولية من تطبيق برنامج erp. 

• التواصل مع مزودي خدمات أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتكوين رؤية واضحة حول الأهداف المشتركة، لضمان شراكة ناجحة. 

أبرز الاسئلة الشائعة

ما الذي يجعل قرارات تطبيق ERP أكثر دقة؟

تتمثل العوامل التي تساهم في زيادة دقة قرارات تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في:

• التحليل المتكامل للبيانات المتعلقة بجميع أقسام وعمليات المؤسسة قبل تطبيق النظام. 

• وضع خطة تفصيلية تتضمن مراحل تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدءً من تنسيق مراحل التنفيذ، وجدولة تدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام بكفاءة، وإدارة التغيير الناتج عن التطورات التقنية بعد تركيب واستضافة نظام erp، مما يساهم في تقليل المخاطر المرتبطة بالتطبيق. 

• الحرص على اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتميز بواجهة سهلة الاستخدام، مما يساعد في تقليل الأخطاء الناتجة عن سوء فهم أو استخدام البرنامج بطرق غير صحيحة. 

• التحليل المستمر بعد تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) فيما يتعلق بنتائج وحدات النظام وتأثيره على الأداء العام للمنظمة، وذلك لتقييم ما إذا كان تطبيق النظام يؤتي ثماره أم لا، و الوقوف على التعديلات والإجراءات اللازمة لتحقيق المزيد من التحسين والكفاءة.

كيف يتم تدريب الموظفين على استخدام نظام ERP؟

• تحديد المهارات والمعرفة المطلوب اكسابها لكل موظف للتعامل مع النظام حسب دوره الوظيفي والمسؤوليات المُكلف بها. 

• إعداد مواد تدريبية مثل الفيديوهات، والمقالات التعليمية لشرح التقنيات التكنولوجية والحلول المؤتمتة التي تحققها وظائف النظام. 

• التدريب العملي على استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة، والحرص على ممارسة النظام في بيئة محاكاة، مما يساعد الموظفين على فهم وظائف البرنامج بشكل أفضل.

• تقديم الدعم الفني المستمر للموظفين حتى بعد فترة التدريب، لمساعدتهم على مواجهة أي تحديات تتعلق بالتكيف مع تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة erp.

• التقييمات الدورية للموظفين للتأكد من قدرتهم على استخدام برنامج erp بشكل سليم وفعال. 

كيف يمكن تخصيص نظام ERP ليتناسب مع احتياجات الشركة؟ 

• جمع المعلومات حول احتياجات العمل المحددة.

• اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة erp يسمح بمرونة التخصيص، وتعديل وحداته ومكوناته بما يلائم احتياجات العمل. 

• البدء في تخصيص تطبيقات برنامج erp مثل تطبيق المبيعات، أو الحسابات العامة، أو شؤون الموظفين، أو إدارة المخزون، وكذلك تخصيص واجهة المستخدم. 

• إجراء اختبارات شاملة و تجريبية للتأكد من أن تخصيصات نظام erp تعمل بشكل صحيح قبل إطلاق النظام بشكل فعلي في بيئة العمل.

ما الشركات التي تستخدم نظام erp وكيف يساهم في نجاحها؟

• الشركات الصناعية التي تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسة erp لإدارة العمليات الإنتاجية، والتشغيلية، وسلاسل التوريد، وتساهم برامج erp في تحقيق النجاح للشركات الصناعية من خلال ربط جميع الأقسام ببعضها مثل أقسام الإنتاج، والمخزون والمستودعات، والمشتريات، والمبيعات، وخدمة العملاء، و حسابات الإيرادات والمصروفات والأرباح والخسائر. 

• الشركات الإلكترونية تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لضمان وصول المنتجات الجديدة إلى الأسواق في الوقت المناسب وتلبية احتياجات العملاء والتفوق على توقعاتهم. 

• الشركات التجارية التي يساعدها إستخدام برامج erp في تحسين إدارة عمليات البيع، وإدارة عروض الأسعار والفواتير بسهولة، وتحديد المنتجات الأكثر بيعًا، وتتبع وتحصيل مدفوعات العملاء في الوقت المناسب من خلال الحلول المؤتمتة التي يوفرها النظام في هذا الشأن وأبرزها اشعارات التذكير بالدفع.

• وبشكل عام تستخدم الشركات الخدمية، والمنظمات الحكومية، وشركات الاستشارات، شركات التأمين، ومراكز الرعاية الصحية، وشركات الشحن والخدمات اللوجستية، ومواقع التجارة الإلكترونية أنظمة تخطيط الموارد المؤسسة erp لإدارة الأعمال بدقة وكفاءة ومواكبة تطورات بيئة الأعمال الرقمية.

الخلاصة

يُمكن القول إن أنظمة إدارة الموارد المؤسسية ERP System أداة قوية وضرورية توفر باقة ضخمة من المزايا التي تُساعد على تنظيم وتكامل العمليات التشغيلية والإدارية وتُعزز من كفاءتها وفاعليتها في قطاعات الأعمال المتنوعة، حيث تساعد هذه الأنظمة على تحليل واستخلاص البيانات والإحصاءات الهامة التي تُعزز الشفافية والمسؤولية والتعاون المشترك بين الأقسام، وهو ما يؤدي بالطبع إلى اتخاذ قرارات أفضل وأسرع تساهم في تحقيق النجاح المُستدام وبناء سمعة جيدة للمنشأة مما يُدعم العلاقات مع العملاء والشركاء. 

ومع التطور الرقمي سريع الوتيرة وانتشار التكنولوجيا والابتكارات المُستحدثة، أصبحت أنظمة الـ ERP وجه من أوجه الاستثمار الذكي للمؤسسات التي تتطلع إلى النمو والتوسع وتحقيق الريادة في بيئة الأعمال التنافسية، لهذا ابدأ الآن في اختيار نظام تخطيط الموارد المؤسسية المناسب لأنشطة أعمالك للوصول لأهدافك المنشودة، ويساعدك في ذلك الدليل الشامل الذي قدمناه لك عن مفهوم أهمية وأنواع ERP System وكيفية عملها.