ما هو مستخلص المقاولات وكيفية إعداده

كيف يُحدد مستخلص المقاولات المسار المالي وجهد الفرق العاملة في المشاريع الإنشائية والمعمارية؟ من المتعارف عليه أن المقاول يستلم المشروع وعليه أن يقوم بكل الأعمال المتفق عليها مع مالك المشروع، وقد تمتد فترة المشروع سنوات طويلة، هنا يأتي دور مستخلص المقاولات كونه عبارة عن فاتورة مجمعة يتم إصدارها بشكل دوري، بصورة شهرية أو أسبوعية بحسب الاتفاق، وبناءً عليها يستلم المقاول دفعة نقدية توفر له السيولة اللازمة بشكل مستمر أثناء العمل على المقاولة، وفي هذا الإطار نستعرض خطوات إعداد مستخلص المقاولات، وأهميته، وأنواعه، فضلًا عن شرح تفاصيل أخرى تتعلق بمستخلص المقالات بما يحق حقوق ملاك المشاريع البنائية والمقاولين ويحقق أهداف كلاً منهما. 

تعريف مستخلص المقاولات

مستخلصات المقاولات يطلق عليها كشوف دفعات الأعمال، وتصدر بصورة دورية على فترات متساوية أو بناءً على الخطوات التي تم تنفيذها طبقًا لـ  milestones تم الإتفاق عليها مسبقًا، ويكون المستخلص على شكل جداول يذكر فيها البنود التي تم تنفيذها ووحدة قياسها وكميتها ونسبة الصرف، وتكون هذه البنود تحت ملاحظة الاستشاري طوال الوقت لضمان مصداقية المقاول. 

دائمًا ما يُقال "المستخلص وثيقة تراكمية"، فما المقصود بهذا الوصف؟

المقصود أن مستخلص المقاولات يحتوي على كل ما تم تنفيذه حتى لحظة تسليم المستخلص، فلا يعد كل مستخلص دوري مستقل، وينتهي بانتهاء إصداره، ولكن كل مستخلص تالي له، يحتوي على بنود ومستحقات المستخلصات السابقة، إلى أن نصل للمستخلص النهائي والذي يشمل كل أعمال المشروع، وبالطبع يلتزم المالك بدفع مستحقات المستخلص بعد حذف قيمة المبالغ المدفوعة في مستخلصات سابقة، فالتراكم ليس بغرض إعادة الدفع ولكن بغرض التوثيق.

مشكلة المقاول الأكبر، عجز السيولة، لذلك تكون المستخلصات، وتكون كذلك الدفعات المقدمة، والدفعات المقدمة في المقاولات عبارة عن مبلغ يعطيه المالك للمقاول قبل مباشرة عمله، غالبًا ما يكون بنسبة 10% من إجمالي مبلغ المقاولة وقد يصل إلى 25% ولكنه لا يتخطى هذه النسبة. ويصدر المقاول خطاب ضمان للمالك، يضمن له استرداد هذا المبلغ تباعًا كخصم من المستخلصات وكذلك له حق تسييل الخطاب واسترداد دفعته المقدمة إن أراد إيقاف العمل مع المقاول إن أخل باتفاقه. 

خطوات إعداد مستخلصات المقاولات 

المستخلص يهم كل العاملين في قطاع المقاولات، سواء كان المهندس أو المكتب الفني لشركة المقاولات أو المقاول نفسه وكذلك الاستشاري المالي والمحاسب، كل هذه الأطراف يهمها صحة مستخلص المقاولات، إليك خطوات مبسطة توضح لك خطوات إعداد المستخلصات: 

1/  إعداد المقايسة 

تجهيز مقايسة بها بنود الأعمال مفصلة وهي ذاتها البنود التي سيصدر على أساسها المستخلص، وأمر الإسناد، ومحضر استلام الموقع، والبرنامج الزمني التمويلي للمشروع.

2/ تجهيز الميزانية 

يتم تجهيز الميزانية والرسومات الفنية الخاصة بالمشروع  والحصر الشامل للموقع والبنود. 

3/ حصر الأسعار المتراكمة للمستخلصات بالصيغة المطلوبة 

حصر الأسعار وكتابة سعر كل وحدة مستخدمة، ويتم ضرب هذه الوحدة في كمية كل وحدة لمعرفة إجمالي كل فئة من فئات المستخلص، وتُكتَب إجمالي الأسعار لكل الفئات الموجودة في المستخلص، بصيغة تراكمية، ويتم جمع تكلفة المستخلصات السابقة للمستخلص النهائي من بداية تاريخ أعمال المقاولة، ومن الضروري خصم الاستقطاعات من قيمة المستخلص، وخصم المستخلصات المسددة مسبقًا لمعرفة المبلغ الواجب على المقاول دفع النسبة المتفق عليها منه.

4/ معاينة ومتابعة الأعمال المُنجزة 

يتم معاينة ما تم تنفيذه في المشروع (أي إصدار موقف تنفيذي) من الجوانب الهندسية، وحصر الكميات المستخدمة إلى لحظة كتابة المستخلص، ثم تدوين هذه الكميات في المستخلص.

5/ تحديد نسب الصرف في الدفعات المقدمة

تقدير نسب الصرف لكل بند، حيث لا يدفع المالك إجمالي المبلغ للمقاول ولكن نسبة منه فقط، هذا بالإضافة لوجود نسبة خصم تخص الاستقطاعات.

6/ مراجعة ومراقبة الاستشاري للمستخلص

الاستشاري يعتبر رقيب على المشروع من طرف المالك، لضمان جودة أعمال المقاولين، لذلك قبل القيام بالمستخلص يجب التأكد من إطلاع الاستشاري على كل الأعمال المذكورة وموافقته على ذكرها وأحيانًا يصدر خطاب يؤكد المعاينة.

7/ الحفاظ على نسق إعداد مستخلص المقاولات

قبل الشروع في خطوات كتابة المستخلص نفسه، يجب الحرص على تضمين وملاحظة بعض المكونات الأساسية لمستخلص المقاولات أهمها غلاف للمستخلص الذي يحتوي على البيانات الأساسية الخاصة بالمشروع كاسم المشروع، واسم المالك (العميل)، وتوضيح الاستشاري المعين من جهة المالك؟ واسم شركة المقاولات أو المقاول، ورقم المستخلص.

وفي هذا الإطار يمكنك الاعتماد على نماذج دفترة المجانية، مثل:

نموذج حساب تكلفة مشروع المقاولات

نموذج مستخلص مقاولات Excel

 نصائح لإعداد مستخلص مقاولات متكامل

1. الحرص على تسجيل جميع الأعمال المنجزة بدقة، وكذلك الحرص على إعداد تقارير العمل اليومية والأسبوعية لمتابعة منحنى التقدم في المشروع. 
2. التأكد من توافق المستخلص النهائي مع الشروط والبنود المتفق عليها في عقد المقاولة بعد الأخذ في الاعتبار لأي تغييرات في نطاق العمل أو الأسعار. 
3. الحفاظ على التواصل الفعال والمستمر بين المهندسين و المقاول والمالك، وإضافة أي ملاحظات يُمكن أن تساهم في تحسين دقة مستخلص المقاولات. 
4. استخدام جداول الكميات لتوضيح الأسعار والتكاليف، والأعمال المنجزة بشكل منظم ودقيق وسهل القراءة والفهم. 

أبرز التحديات الشائعة عند إعداد مستخلص المقاولات

هناك مجموعة من التحديات التي تؤثر على دقة وفاعلية المعلومات المقدمة في مستخلص المقاولات، وتتمثل هذه التحديات في:

• عدم توافق البيانات المقدمة في المستخلص والمعلومات المُتفق عليها في عقد المقاولة مثل الأسعار والتكاليف. 
• صعوبة تقدير كميات المواد المطلوبة بشكل دقيق بنسبة 100 %، مما يترتب عليه أخطاء في تقدير التكاليف، وبالتالي التأثير على المدفوعات المستحقة. 
• التأخيرات في تنفيذ الأعمال يؤثر على الجدول الزمني للمستخلصات، وبالتالي عدم انتظام التدفقات النقدية، مما يؤثر على دقة الأداء المالي والفني للمشروع. 
• التعديلات المُتكررة على التنفيذات تُصعب عملية إعداد مستخلص المقاولات بسهولة وبشكل مُبسط، كما تؤثر هذه التعديلات أيضًا على تقدير التكاليف. 
• صعوبة في إثبات المبالغ المستحقة بسبب عدم تقديم المستندات الداعمة مثل فواتير الأسعار، وتقارير العمل. 
• المخاطر المالية المتعلقة بارتفاع أسعار وتكاليف مواد البناء والصيانة بشكل غير متوقع.  

أنواع مستخلصات المقاولات

يختلف نوع مستخلص المقاولات حسب نوعه، والغرض منه، وتوقيت إصداره،  لذلك عليك التعرف على أنواع مستخلصات المقاولات، مما يساعدك في العثور على نموذج مستخلص مقاولات المناسب، فيما يلي أبرز أنواع مستخلصات المقاولات:-

1/ أنواع مستخلصات المقاولات من الناحية الفنية

مستخلص مقاولات جاري

وهي مستخلصات دورية خلال المشروع، يقدمها المقاول بعد كل جزء ينهيه للمالك، في خلال مدة متفق عليها، ويتم تسليم المقاول نسبة متفق عليها من قيمة المستخلص، بشرط ألا تزيد عن 95%، حيث أن نسبة الـ 5% تحتجز كضمان، وتصرف بعد المعاينة والتسليم الابتدائي للمقاولة. 

مستخلص مقاولات نهائي

 نموذج مستخلص المقاولات النهائي يشبه الجاري، ولكن الاختلاف في التوقيت، فالنهائي يصدر بعد الانتهاء من الأعمال وبعد التسليم الابتدائي، ويرفق معه كافة المستندات، ونسخ من المستخلصات الجارية.

مستخلص مقاولات تنفيذي

وهو مستخلص مقاولات من نوع خاص، يكون داخلي كالتقرير ولا يقدم للمالك (الجهة الإدارية). 

2/ أنواع مستخلص المقاولات من الناحية الإدارية

مستخلص المالك

 وهو مستخلص يصدر من المكتب الفني لشركة المقاولات وموجه للمالك، بغرض صرف المالك مبالغ مالية لشركة المقاولات.
 

مستخلص مقاول الباطن (مستخلص المقاول)

يستعين المقاول أحيانًا بمقاول آخر لأعمال الحفر أو أعمال السباكة والكهرباء، ويحتاج أن يصدر لهم مستحقاتهم، الغرض من هذا المستخلص أن تصدر شركة المقاولات لمقاولين الباطن مستحقاتهم، المسئول عن مستخلص مقاول الباطن المكتب الفني لشركة المقاولات، أما الاستشاري والمالك لا علاقة لهما به. 

 أنواع مستخلصات غير شائعة

مستخلص ختامي متوقع

هو مستخلص غرضه التوقع ومعرفة المبلغ الإجمالي قبل انتهاء المشروع وليس الصرف، في حالة رغبة المالك مثلًا أن يعرف ما التكلفة المحتملة للمشروع؟ 

مستخلص  توقف

وهو مستخلص غير قابل للصرف ويصدر في حالة سحب المشروع من الشركة، بغرض معرفة ما تم تنفيذه وما المستوجب على الشركة البديلة القيام به؟

مفهوم الاستقطاعات في المقاولات

المستقطعات تحدد طبقًا لكراسة الشروط أو الاتفاق المسبق، و تكون بغرض تحديد المبلغ الفعلي الواجب دفعه من المالك للمقاول، ومن أنواع الاستقطاعات المرفقة بأي نموذج مستخلص مقاولات: 

• قيمة ضمان الأعمال
   
• نسبة الممارسة (نسبة التخفيض)، وهي نسبة يتم الاتفاق عليها اثناء المناقصة كعرض يقدمه المقاول للحصول على المشروع، ويتم مناقشة الأمر في جلسة تعرف بجلسة الممارسة. ضرايب وتأمينات
   
• استقطاع الضرائب، سواء كانت ضريبة المقاولات، أو ضريبة القيمة المضافة، وغيرها من الضرائب المتعلقة بطبيعة المشروع.
   
• الدفعة المقدمة، حيث يتم خصم نسبة منها في كل مستخلص إلى أن يسددها المقاول كاملة.
   
• ما سبق صرفه (سلفة) أو المستخلصات المدفوعة. 
   
• الغرامات كغرامة التأخير في تسليم المشروع.

مفهوم احتساب التشوين في المستخلصات (الإضافات)

يقصد بالتشوينات، المواد الخام الموجودة في أرض الموقع كالحديد والأسمنت والبويات، والتي قد تكلف المقاول ملايين، فكيف يتم دفع هذه التكاليف للمقاول أثناء فترة المشروع؟ 

طريقة حساب التشوينات في مستخلص المقاولات وكيفية دفعها

• يصرف نسبة من تكاليف التشوينات غالبًا نسبة 75% وهذا طبقًا لمحضر الصرف الذي تم الاتفاق فيه مع الاستشاري على استحقاق المقاول لهذه النسبة.
   
• هناك محضر لمعاينة التشوينات، للتأكد من التزام المقاول بكميات التشوينات المطالب بثمنها.
   
• التشوينات بعد استخدامها تسمى مصروف، فهي تشوينات لأن المقاول يأخذ ثمنها قبل الاستخدام الفعلي لها.
   
• يشترط أن تكون المواد الخام مشونة في أرض الموقع ومطابقة للمواصفات.

 كيفية احتساب فروق الأسعار في المستخلصات 

ينتج فرق السعر فرق نتيجة لتغير أسعار السوق أو التضخم، ويتم الإعلان عن فروق أسعار مواد الإنشاءات مثل (الحديد، والاسمنت، والطوب وغيرها) بشكل معلن في الجرائد مما يجعل الفرق زيادة سيادية ومعترف بها من قبل الحكومة والجهات المعنية، وبناءً على هذه الزيادة يطالب المقاول بفرق السعر، ويتم تحديد فرق السعر بالزيادة أو الخفض وفقًا لنشرة مركز التعبئة والإحصاء، وتصدر فروق أسعار المستخلصات كل 6 شهور، ويحاسب عليها المقاول بعد 90 يوم من المطالبة بها كحد أقصى، ولا يطبق فرق السعر على ما تم شراؤه بالدفعة المقدمة، لأن فرق السعر يكون غير خاضع لفترة التضخم الواجب التعويض عنها.

الأخطاء المحاسبية المتعلقة بمستخلص المقاولات

فيما يلي أبرز الأخطاء المحاسبية الشائعة التي تؤثر على مستخلص المقاولات:- 

• عدم مراجعة وتسجيل الأعمال المُنجرة بدقة يؤثر على تقدير الكميات بشكل غير دقيق وكذلك تقدير مبالغ مستحقة للدفعات بشكل خاطيء. 
• إغفال تسجيل التغييرات أو التعديلات سواء في نطاق الأعمال الفنية أو التكاليف يؤدي إلى عدم دقة مستخلص المقاولات وعدم توافقه مع بنود عقد المقاولة. 
•  احتساب التكاليف الإضافية بشكل غير صحيح يُمكن أن يؤثر على المبلغ النهائي المستحق الدفع على المالك. 
• إغفال تسجيل الدفعات المقدمة، أو تسجيلها بشكل غير صحيح في مستخلص المقاولات يؤدي إلى تكرار المطالبة بمبالغ تم دفعها بالفعل.
• عدم الامتثال للمعايير المحاسبية المعمول بها لإعداد مستخلص المقاولات يمكن أن يؤدي إلى مشاكل قانونية و مالية. 

كيفية مراجعة المستخلصات 

نظرًا لمشاركة عدة أطراف في مستخلص المقاولات، ولأهميته كوثيقة تحكم ماليات المشروع، يجب معرفة كل طرف كيف يراجع المستخلص، ويتأكد من صحته، حتى لو لم يكن مسئولًا عن إعداده، وهذه خطوات تساعدك في مراجعة المستخلص:

• التأكد من أن بنود المستخلص هي نفسها بنود المقايسة.
• مراجعة الوثائق التي يقر فيها الاستشاري بمراجعته للأعمال الواردة بالمستخلص وموافقته على البنود.
• مطابقة المستخلص الحالي بالمستخلصات السابقة، لضمان عدم التكرار في البنود أو زيادة الكميات عن خطأ أو عن قصد.
• مراجعة الأسعار وفقًا لسعر السوق والسعر المتفق عليه لكشف أي تلاعب.

أهمية مستخلص المقاولات

يُمثل مستخلص المقاولات اهمية لا غنى عنها في إدارة المشاريع الإنشائية، إذ أنه يُحقق العديد من الأهداف والاستخدامات التي تساهم في النجاح المالي والفني للمشاريع، فيما يلي العوامل التي توضح أهمية مستخلص المقاولات:- \

1/ توفير سجلات دقيقة عن المشروع 

يعمل مستخلص المقاولات على توثيق الأعمال المنجزة التي تمت خلال فترة مُعنية، مما يوفر سجلاً دقيقًا عن المشروع يُمكن استخدامه في أغراض المراجعة والتدقيق المحاسبي وتقييم الأداء المالي، وتساعد هذه السجلات على تحديد المبالغ المستحقة للمقاول بناءً على الأعمال المنجزة مما يسهل عمليات الدفع في الوقت المحدد، فضلاً إلى ذلك تساعد السجلات الناشئة عن مستخلص المقاولات في الوقوف على نقاط القوة والضعف في التنفيذ، ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة التي تساعد على تحسين وتسريع سير العمل الإنشائي و ترشيد التكاليف. 

2/ تعزيز الشفافية 

تعزيز الشفافية والمصداقية بين المقاول أو الشركة المنفذة والمالك أحد أهم الاستخدامات الرئيسية لمستخلص المقاولات، حيث يوضح كافة التفاصيل المالية والفنية المتعلقة بالمشروع، وبالتالي تقليل أي نزاعات مُحتملة بشأن الفهم الخاطئ من قبل أحد الأطراف فيما يتعلق بالمبالغ المستحقة أو الأعمال المنجزة.

3/ التخطيط المالي

يُستخدم مستخلص المقاولات كأداة مهمة في التخطيط المالي للمشروع من حيث تحديد تكاليف المواد، وأجور العمالة و رواتب المهندسين، مما يساعد الملاك والمقاولين على فهم الوضع المالي للمشروع.  

كيف تستخرج مستخلص المقاولات في دفترة؟

في البرنامج المحاسبي الخاص بدفترة يمكنك عند إنشاء فاتورة جديدة أن تقوم بتضمينها العناصر الخاصة بمستخلص فترة معينة، مما يضمن لك تطابق الفواتير المصدر مع نظام المستخلصات المتعلق بمحاسبة المقاولات. ويمكنك ربط هذا المستخلص بأمر العمل المتعلق بخطوات خاصة بهذا الجزء من المشروع، فيتم ضبط جميع العمليات المحاسبية في البرنامج طبقًا لدورات العمل بالمشروع والمستخلصات الدورية  والنهائية.

برنامج إدارة التصنيع من دفترة وعلاقته بمستخلص المقاولات 

يساعد برنامج التصنيع من دفترة على تتبع وإدارة عمليات الإنتاج والتشغيل وتتبع مسارات العمل بشكل دقيق، وكذلك من خلال الحلول الذكية المؤتمتة التي يوفرها البرنامج يُمكن إنشاء قوائم مواد الإنتاج اللازمة والتي سيتم بناءً عليها بدء وتنفيذ أوامر التصنيع، مما يساعد على تتبع المواد المستهلكة بدقة، وضبط التكاليف الثابتة والمتغيرة وتوزيعها بالشكل الأمثل، علاوة على ذلك يُمكن من خلال برنامج إدارة التصنيع من دفترة الحصول تقارير مفصلة عن كل محطة عمل، وهو ما يساعد بالطبع على إعداد مستخلصات المقاولات بدقة، وخفض تكاليف التشغيل، وتحسين جودة الأعمال المُنجزة. 

الاسئلة الشائعة 

ما علاقة الوثيقة التراكمية بمستخلص المقاولات؟ 

دائمًا ما يطلق على المستخلص " وثيقة تراكمية" والمقصود أن مستخلص المقاولات يحتوي على كل ما تم تنفيذه حتى لحظة تسليم المستخلص، فلا يعد كل مستخلص دوري مستقل، وينتهي بانتهاء إصداره، ولكن كل مستخلص تالي له، يحتوي على بنود ومستحقات المستخلصات السابقة، إلى أن نصل للمستخلص النهائي والذي يشمل كل أعمال المشروع، وبالطبع يلتزم المالك بدفع مستحقات المستخلص بعد حذف قيمة المبالغ المدفوعة في مستخلصات سابقة، فالتراكم ليس بغرض إعادة الدفع ولكن بغرض التوثيق.

ما الفرق بين مستخلص المقاولات و الفاتورة التجارية؟ 

على الرغم من أن كلاً من مستخلص المقاولات والفاتورة الإلكترونية عبارة عن وثائق أو مستندات مالية، إلا أن هناك بعض الفروقات البارزة بين مستخلص المقاولات والفاتورة الإلكترونية وهي:- 

1/ الهدف والتركيز 

مستخلص المقاولات يُظهر التقدم في المشروع، ويوثق الأعمال المنجزة، ويحدد المبالغ المستحقة للمقاول بناءً على مراحل العمل، ويركز مستخلص المقاولات على التقدم والأعمال الفعلية المُنجزة في مراحل المشروع، أما الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة تُستخدم عند بيع وتقديم السلع أو الخدمات للعملاء وتحتوي على الأسعار والكميات، وتركز على المعاملة المالية بين البائع والمشتري والضريبة المُطبقة بناءً على هذه المعاملة. 

2/ طبيعة الاستخدام 

يُستخدم في المشروعات الكبيرة التي تتطلب تتبع التكاليف وتسلسلها بناءً على مراحل التشييد والبناء والصيانة، أما الفاتورة الإلكترونية تُستخدم بشكل عام في أعمال التجارة الإلكترونية لتسهيل وتوثيق عمليات الشراء والبيع، وبناءً على طبيعة الاستخدام نجد أن المستخلص هو الأنسب لأعمال المقاولات، 

إذ لا يكون من المنطقي أن يتم إصدار فاتورة من المقاول عن كل مصروف على حدى وفي نفس الوقت ليس من الطبيعي أن يظل المقاول يعمل على المشروع لسنوات ويتولى هو الإنفاق عليه ويقبض مستحقاته بعد الانتهاء من المشروع. 

ما هي الدفعات المقدمة في مستخلص المقاولات؟ 

الدفعات المقدمة في مستخلص المقاولات تكون عبارة عن مبالغ  يدفعها المالك لتوفير السيولة اللازمة لبدء العمل، وتنقسم الدفعات المقدمة إلى دفعة مقدمة كاملة وتُقدر غالبًا بنسبة من إجمالي قيمة التعاقد مع المقاول عند استلام المشروع وتتراوح هذه النسبة بين 10 إلى 25 %، أو دفعات مرحلية بمعنى أنها يتم تقديمها من المالك في مراحل معينة من المشروع حسب الأعمال المُنجزة، ويتم خصم  الدفعات المقدمة من إجمالي المبالغ المستحقة للمقاول عند إعداد المستخلص النهائي.

ما هو خطاب ضمان الدفعات المقدمة في مستخلص المقاولات؟ 

خطاب الضمان هو وثيقة يصدرها مقابل الدفعات المقدمة من المالك، ليضمن حقوق المالك في حال أخل المقاول بالتزاماته، وبموجب هذا الخطاب يتمكن المالك من استرداد أمواله في حال قرر إيقاف العمل مع المقاول. 

من يقوم بعمل مستخلص المقاولات؟ 

المسؤول الرئيسي عن إعداد مستخلص المقاولات هو مهندس حصر الكميات في المكتب الفني للشركات الهندسية، ويعاونه عدة أفراد أخرى مثل المهندسين المدنيين وغيرهم، ويعتبر حلقة الوصل بين المقاول والمالك من حيث تبادل المعلومات المتعلقة بالانجازات، والمشكلات المحتملة، واقتراحات السيطرة عليها.

ويكون مهندس حصر الكميات معني بتقدير كميات المواد والأعمال اللازمة وتكاليفها (مثل الخرسانة والحديد والخشب وغيرها) لكل مرحلة من مراحل المشروع، ويقوم بتحديد نسب الأعمال المنجزة خلال فترة معينة، وإعداد جداول مستخلص المقاولات متضمنة المهام التي تمت بالفعل، والمبالغ المستحق دفعها من المالك، والدفعات التي تم تقديمها سابقًا، وعليه أن يتأكد من صحة المستندات والفواتير المتعلقة بالمشتريات لضمان دقة المعلومات المقدمة في المستخلص. 

متى يتم إعداد مستخلص المقاولات؟

يتم إعداد مستخلص المقاولات وفق الجدول الزمني المُحدد لإعداد المستخلصات، ويكون هذا التوقيت الزمني لإعداد مستخلص المقاولات مُحدد من البداية في التعاقد مع المقاول مثل أن يتم إعداد المستخلص درويًا كل شهر، أو 3 أشهر، ويُمكن أن يتم تحديد التوقيت الزمني لإعداد المستخلصات وفق عدة حالات وهي:- 

• بعد انتهاء كل مرحلة من مراحل العمل المتفق عليها في العقد، وذلك لتوثيق الأعمال المنجزة وتوضيح المبالغ المستحقة.
• إعداد مستخلص المقاولات في بداية المشروع لتوثيق الدفعات المقدمة. 
• يتم إعداد مستخلص المقاولات في حال التغييرات الطارئة على نطاق العمل، ويكون الهدف منه توثيق التغييرات والمبالغ المُعدلة المترتبة عليها. 
• يتم إعداد مستخلص المقاولات النهائي بعد في نهاية المشروع لتوضيح كافة الأعمال التي تم إنجازها، والمبالغ المستحقة المتبقية لإغلاق الجانب المتعلق بتكاليف المشروع. 

ما هي شروط إعداد مستخلص المقاولات؟ 

تتطلب كتابة مستخلص المقاولات الالتزام بمجموعة من الشروط لضمان دقة المعلومات المقدمة فيه، ومن أبرز هذه الشروط:- 

• أن يتم كتابته وإعداده وفقًا لجميع البنود والتواريخ المُتفق عليها في عقد المقاولة. 
• تضمين كافة التفاصيل المتعلقة بالأعمال المنجزة مثل وصف وتحديد نوع العمل، ونسبة الانجاز،  والتكاليف المرتبطة به. 
• إرفاق جميع التقارير والمستندات التي الداعمة لمستخلص المقاولات مثل تقارير تقدم العمل وجودته ومدى مطابقته للمواصفات، وتقارير تقييم الأداء، وفواتير المواد المستخدمة في المشروع وأسعارها وكمياتها، وفواتير تكاليف الخدمات مثل الأجور والتكاليف الإضافية، ومستندات حصر الكميات، وجداول الدفعات المستحقة بما فيها الدفعات المقدمة والدفعات المرحلية، وتقارير الفحص والاختبار للأعمال المُنجزة والمواد المُستخدمة، والاعتمادات التي توثق موافقة المالك أو المهندس على الأعمال الانشائية والمعمارية.
• تنسيق المستخلص بشكل منُظم يسهل قراءته وفهم معلوماته من قبل الأطراف المعنية.  
• توقيع المستخلص من قبل الأطراف المعنية مثل المهندسين الفنيين، والمقاول، والمالك أو الممثل القانوني الذي ينوب عنه. 

ما مكونات مستخلص المقاولات؟ 

يتكون مستخلص المقاولات من عدة عناصر أساسية وهي:- 

• بيانات المشروع وتشمل اسم المشروع، وموقعه.
• بيانات المقاول أو الشركة المنفذة وتشمل الأسم، والعنوان، ووسائل الاتصال. 
• بيانات المالك أو الجهة التي يُنفذ المشروع لصالحها.
• وصف كمي تفصيلي للأعمال التي تم إنجازها لكل بند من بنود العمل.
•  المبالغ المستحقة بناءً على الكميات والأسعار.
•  الدفعات المقدمة التي يدفعها المالك والدفعات والسابقة التي يدفعها المقاول أو شركة التنفيذ، والمبلغ الإجمالي المستحق بعد الدفعات المقدمة والسابقة. 
• أي ملاحظات إضافية قد تكون لها أهمية ضرورية مثل توضيحات لأسباب التأخير في تنفيذ الأعمال، أو تسجيل أي تغييرات طارئة عن نطاق العمل الأصلي المُتفق عليه في عقد المقاولة، أو الملاحظات المتعلقة بالمواصفات والمعايير الفنية التي تم الامتثال لها في إتمام الأعمال، أو التعديلات في الأسعار بسبب تقلبات السوق وارتفاع التكاليف، أو الملاحظات المتعلقة بخطوات العمل التالية مثل توقيتات الدفعات المستقبلية، والمواعيد المتوقعة لإنجاز باقي الأعمال. 

ختامًا بعد أن استعرضنا كل ما يتعلق بمستخلص المقاولات، والتحديات المرتبطة به، والعناصر التي يجب مراعاتها عند إعداده، وكذلك شروط كتابته، يجب إدراك أن مستخلص المقاولات لا يقتصر فقط على توثيق وتسجيل أنشطة التشييد والبناء، ولكن هو مستند مالي لا غنى عنه لكل مشروع مستمر في شكل خطوات متسلسلة كأعمال اللاندسكيب، وصيانة الجدران والأسقف والأرضيات، وأعمال السباكة، وتركيب الأنظمة الكهربائية، فكل هذه الأعمال وأكثر تدخل تحت قائمة أعمال المقاولات. 

في النهاية يجب الحرص على إعداد مستخلص المقاولات بدقة ليكون حلقة الوصل بين الإنجازات التي تتم في المشروع على أرض الواقع، والجانب المالي المتعلق بالتكاليف والمصروفات المرتبطة بمراحل استكمال المشروع، وذلك بهدف تحسين دقة العمليات التشغيلية للمشاريع، وإدارة الميزانية وتوزيع الموارد بالشكل الأمثل.