لماذا دفترة أفضل بديل لبرنامج فوم

مع تزايد أهمية التحول الرقمي في إدارة الأعمال في المملكة العربية السعودية، أصبحت البرمجيات الخاصة بالحسابات والمالية من الأدوات الأساسية التي تساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية. يعد برنامج فوم من الحلول التي اعتمدها بعض الشركات، لكن مع التطور المستمر في هذا المجال، قد لا يلبي احتياجات كل مؤسسة بشكل مثالي. بناءً على ذلك، يتجه الكثير من أصحاب الأعمال نحو البحث عن بدائل توفر ميزات أكثر تطورًا، واجهات استخدام مرنة، ودعماً تقنيًا متميزًا.

في هذا المقال، سنقوم بمقارنة برنامج دفترة كأحد البدائل المتقدمة لـ "فوم"، حيث يوفر مجموعة شاملة من الأدوات لإدارة الحسابات والفواتير والمخزون، فضلاً عن تقارير مالية دقيقة، مما يجعله خيارًا مثاليًا للشركات التي تسعى لتعزيز فعالية إدارة مواردها المالية.

لماذا يعتبر دفترة بديلاً أفضل من فوم؟

1- الوظائف والخصائص الأساسية

• نقاط البيع: التي توفر مجموعة من الأدوات المتكاملة التي تسهم في تسريع وتنظيم عمليات البيع داخل المتاجر. يتميز نظام دفترة بواجهة سهلة الاستخدام لعرض المنتجات مع كافة تفاصيلها وتحديدها بسرعة، بالإضافة إلى إمكانية العمل بدون إنترنت من خلال النسخة المكتبية أو تطبيق الجوال.

يوفر النظام أيضًا طرق دفع متعددة لراحة العملاء، وإعدادات خصم مرنة على المنتجات والفواتير. كما يتيح لك فتح جلسات بيع متعددة، وإدارة المرتجعات بدقة، ودعم تكامل أجهزة الباركود لتسريع عملية البيع. بفضل تقارير مفصلة حول حركة المبيعات والتسويات النقدية، يساعد النظام في مراقبة الأداء وتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة.

• العمولات: يوفر النظام مرونة كبيرة في تحديد وإدارة قواعد العمولات لموظفي المبيعات. يمكن تخصيص العمولات بنسب مختلفة لكل صنف وتعيين أهداف مبيعات محددة لكل مسؤول مبيعات، سواء من حيث الكميات المباعة أو الأرباح المتحققة.

كما يقوم النظام بحساب العمولة تلقائيًا مع كل فاتورة مصدرة، مما يسهّل متابعة الأداء بشكل دقيق. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك سجل القيد تتبع التحديثات والتعديلات على العمولات، ويتم دمج العمولة المعتمدة تلقائيًا في قسيمة راتب الموظف بعد الموافقة عليها.

• إدارة الأقساط: هي طريقة سهلة ومرنة لإنشاء وتنظيم خطط التقسيط للعملاء. يمكن تحديد مواعيد استحقاق الأقساط وفترات التقسيط بمرونة، مع تسجيل النظام تلقائيًا للأقساط ومواعيد استحقاقها. كما يتم تحديث حالة الدفع بشكل فوري عند تسديد أي قسط أو عند تجاوز موعد الاستحقاق.

تتيح لك هذه الميزة توفير بوابة إلكترونية لعملائك لتتبع مدفوعاتهم، إضافة عمليات الدفع بسهولة، والحصول على إشعارات حول مواعيد الاستحقاق. إضافة إلى ذلك، يتم تحديث الفواتير تلقائيًا عندما يتم دفع الأقساط، مما يسهل إدارة المبيعات والدفعات بشكل فعّال.

• إدارة التأمينات: توفر هذه الخاصية أدوات متكاملة لتنظيم قاعدة بيانات وكلاء التأمين وتنظيم تفاصيل التعاقدات وفئات التأمين لكل شركة على حدة. يمكن تخصيص فئات التأمين وتصنيفاتها للأصناف المؤمن عليها، وتحديد نسب السداد التشاركي بين وكيل التأمين والعميل. كما يتم تعيين المنتجات والخدمات لكل فئة تأمين وحسابها تلقائيًا عند إدخالها في الفاتورة.

• إدارة العملاء: توفر دفترة أدوات لإدارة مواعيد العملاء، متابعة تفاعل الموظفين معهم، وإرسال إشعارات وتذكيرات آلية. تشمل الميزة أيضًا تخصيص قواعد للولاء حسب احتياجات العميل، تتبع نقاط الولاء، وتحويلها إلى خصومات على الفواتير، مما يسهل إدارة العلاقات مع العملاء وتحقيق رضاهم.

• الأذون المخزنية: توفر دفترة أدوات مرنة لإدارة الأذون المخزنية سواء كانت آلية أو يدوية. يمكنك أتمتة تحديث كميات المنتجات من خلال أذون الإضافة أو الصرف التلقائية، أو إجراء التعديلات يدويًا عبر نسخ ولصق البيانات من ملفات Excel.

كما يمكنك إدارة عمليات التحويل بين المستودعات، بالإضافة إلى تخصيص صلاحيات أمناء المخازن. تساعدك التقارير المتوفرة في تتبع مستويات المخزون وحركاته بدقة، مما يضمن لك إدارة المخزون بشكل فعّال.

• الجرد: تسهل دفترة عملية تنفيذ الجرد عبر خطوات بسيطة، حيث يمكنك مقارنة الجرد الفعلي للمخزون مع المسجل على النظام. تدعم الميزة خيارات مرنة لإجراء الجرد سواء على منتج معين أو على جميع المنتجات دفعة واحدة.

• إدارة التصنيع: توفر دفترة دورة كاملة لإدارة التصنيع، بدءًا من تخصيص مسار الإنتاج مرورًا بإدارة محطات العمل والتكاليف المرتبطة بها. يمكنك إضافة مراحل العمل وتتبع التكاليف التفصيلية لكل مرحلة، بما في ذلك المواد الخام والعمالة.

كما تتيح لك تخصيص قوائم مواد الإنتاج وإنشاء أوامر تصنيع لتوجيه العمليات التصنيعية بناءً على البيانات المدخلة. مع التكامل التام مع المخزون، يتم تحديث مستويات المواد الخام بشكل لحظي، مما يساعد على تحسين كفاءة الإنتاج وإدارة الهوالك الناتجة بدقة.

• دورة الشيكات: تتيح لك تنظيم وتسجيل جميع العمليات المتعلقة بالشيكات بشكل دقيق ومرن. يمكنك إنشاء دفتر شيكات للحساب مع تحديد البنك والعملات والتواريخ، مما يسهل إصدار الشيكات للمدفوعات. كما يوفر النظام إمكانية تسجيل الشيكات المدفوعة، مع تحديد المبلغ وتواريخ الإصدار والاستحقاق، وإدارة حالة الشيكات لتأكيد السداد أو الرفض.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن تسجيل الشيكات المستلمة وتحديد حساب البنك المطلوب للإيداع، مع تتبع حالتها حتى تحصيلها النهائي. يوفر النظام أيضًا ملخصًا شاملًا للشيكات المدفوعة والمستلمة لتسهيل متابعة حركات الشيكات داخل النظام.

• الهيكل التنظيمي: يشير إلى توزيع المسؤوليات والسلطات داخل المنظمة أو المؤسسة. يحدد كيفية ترتيب الأفراد والفرق في العمل وكيفية تفاعلهم مع بعضهم البعض لتحقيق الأهداف.

• العقود: يتيح دفترة إنشاء عقود موظفين متكاملة، مع تحديد التعيين والمستوى من الهيكل التنظيمي وإدارة فترات الاختبار والمرتبات. كما يوفر تخصيص الحقول لتناسب احتياجات المؤسسة وإشعارات تلقائية لانتهاء صلاحية العقود.

• الحضور: يشير إلى تسجيل ومتابعة حضور وانصراف الموظفين في أوقات العمل المحددة. قد يتضمن الحضور الفعلي في مكان العمل أو تسجيل الحضور الإلكتروني عبر الأنظمة الحديثة.

• الطلبات: تتعلق بالاحتياجات أو المراجعات التي يقدمها الأفراد أو الأقسام داخل المنظمة. قد تتعلق هذه الطلبات بمعدات، خدمات، أو أي موارد أخرى تسهم في أداء العمل بشكل أكثر فعالية.

• إدارة التشغيل: أو دورة العمليات تتضمن تنظيم وإدارة المشروعات من خلال إنشاء ملفات أوامر الشغل التي تحتوي على بيانات العملاء، الميزانية، الموظفين، والمستندات المرتبطة. يتم تتبع المصروفات والأرباح، وتخصيص المواعيد، وإرسال الإخطارات التلقائية للعملاء.

كما يتم جمع جميع المعاملات المالية في ملف واحد، مع تخصيص القوالب والحقول لتناسب احتياجات المشروع. تسهم هذه العمليات في تحسين الكفاءة وتسهيل إدارة الموارد، وضمان سير العمل بشكل منظم ودقيق.

2- التكلفة

عند مقارنة أسعار البرامج المحسابية دفترة وفوم، يظهر لنا أن كل منهما يقدم تجربة مجانية، مما يتيح للمستخدمين استكشاف وميزات وخدمات البرنامج قبل الإشتراك فيه.

• تبدأ أسعار الاشتراك في دفترة من 75 ريال سعودي شهريًا، مع إمكانية اختيار الخطط التي تتناسب مع حجم واحتياجات الشركة.

• تبدأ الاشتراكات الشهرية في فوم من 270 ريال سعودي وقد تصل إلى 350 ريال سعودي، وذلك اعتمادًا على الخطة المختارة والميزات المطلوبة.

3- الدعم الفني

يقدم كل من دفترة و فوم دعمًا فنيًا، ولكن هناك بعض الفروق في مستوى الخدمة وسرعة الاستجابة:

• فوم: يقدم دعمًا فنيًا جيدًا من خلال قنوات متعددة مثل البريد الإلكتروني والدردشة المباشرة. ومع ذلك، قد تكون استجابته أبطأ قليلاً مقارنة ببعض الأنظمة الأخرى، مما قد يؤثر على سرعة حل المشكلات في بعض الحالات.

• دفترة: يتميز دعم دفترة بقوة أكبر في هذا المجال، حيث يتوفر فريق الدعم عبر البريد الإلكتروني والهاتف والدردشة المباشرة. يتميز بسرعة الاستجابة وفعاليته في التعامل مع استفسارات العملاء وحل المشكلات في وقت أقصر، مما يساهم في تحسين تجربة المستخدم بشكل عام.

بالتالي، في حين أن كلا النظامين يقدمان دعماً فنيًا فعالًا، فإن دفترة يتفوق في سرعة الاستجابة وتعدد قنوات الدعم.

4- إمكانية التحميل على الهواتف الذكية

• يوفر دفترة تطبيق متاح للاستخدام على الايفون والاندرويد  لتسهيل استخدامه لأصحاب الأعمال والموظفين، ويحظى بتقييم عالي من عملائنا على Google Play Store يصل إلى 4.3.

• يوفر فوم تطبيقًا للايفون ولكنه لا يقدم تطبيقًا للاندرويد.

5- التوافق مع اللوائح والتشريعات

• فوم: يتوافق فوم مع العديد من اللوائح المحلية والدولية في بعض المناطق، ولكن قد يحتاج بعض المستخدمين إلى تخصيصات إضافية لضمان التوافق التام مع جميع التشريعات.

• دفترة: يوفر دفترة توافقاً قوياً مع الأنظمة المحاسبية المحلية والدولية ويحرص على تحديث النظام بما يتناسب مع التغييرات القانونية والتشريعات الضريبية. يعتبر أكثر شمولية في هذا المجال مقارنة بفوم. كما يلتزم البرنامج بجميع المتطلبات واللوائح المتعلقة بالفوترة الإلكترونية التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يضمن امتثاله للتشريعات الضريبية في المملكة.

6- الابتكار والتحديثات المستقبلية

يولي دفترة اهتماماً كبيراً بالابتكار وتقديم التحديثات المستمرة، بما في ذلك إضافة أدوات وتقنيات جديدة، مثل تكامل الذكاء الاصطناعي والتحليلات المتقدمة، لضمان مواكبة التطورات المستقبلية.

 مقارنة سريعة بين دفترة وفوم

اقرأ أيضًا: لماذا دفترة أفضل بديل لبرنامج وافق

ما هي مميزات برنامج دفترة؟

يتميز دفترة بخصائص متعددة تميزه عن فوم، وتجعله أفضل نظام محاسبة في السعودية، إليك هذه الخصائص:

1- علاقات العملاء

• إنشاء سجل كامل لكل عميل يشمل بياناته الشخصية، معلومات التواصل، المدفوعات، المشروعات، وسجل نشاطاته.

• تنظيم الحجوزات والمواعيد مع العملاء وتعيين الموظفين المتخصصين لإدارتها.

• إدارة الاشتراكات والعضويات مع متابعة الرصيد المستهلك والمتبقي.

• متابعة الأقساط وعمليات الدفع وإرسال تنبيهات بالمدفوعات المستحقة باستخدام الأدوات المتقدمة والأتمتة.

• استعراض كشوفات الحساب والتقارير التفصيلية لضمان رضا العملاء عن المنتجات والخدمات.

2- إدارة العمليات

• تجربة سير عمل أكثر سلاسة وتنظيمًا بإستخدام أدوات دفترة المتقدمة.

• إدارة المشروعات وحجوزات العملاء بفعالية وكفاءة.

• تتبع الوقت بكل سهولة لتحديد الأداء وتحسينه.

• إدارة الموظفين بكفاءة أكبر وتنظيم سير العمل.

3- شؤون الموظفين

• تنظيم الهيكل التنظيمي داخل الشركة وتحديد الأقسام والإدارات والمستويات الوظيفية.

• ضبط ورديات العمل المختلفة سواء في أسبوع العمل أو اليوم الواحد.

• تنظيم سجلات الحضور والانصراف وتحديد قواعد الإجازات.

• إدارة وحساب الرواتب وإنشاء عقود العمل للموظفين.

•  

3- المبيعات

• إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة بسهولة.

• إصدار عروض الأسعار للعملاء ورهن تحويلها لفاتورة بموافقة العميل.

• التحكم في تصميم الفاتورة والتعديل عليه بما يناسب طبيعة عملك.

• تقييد صلاحيات موظفي المبيعات عند تعاملهم مع النظام، وسهولة ضبط وتفعيل أنظمة العمولات.

• توفر نظام لنقاط البيع متاح استخدامه أونلاين وأوفلاين.

• خيارات الدفع مرنة ومتنوعة، ويتاح تقسيط الفواتير أو دفعها جزئيًا.

• خيارات تسعير متقدمة قابلة للتخصيص بحسب فئات العملاء.

• تنوع طرق الخصومات المتاح توفيرها للعملاء على النظام، مما يتيح وفرة في العروض.

• تقارير دقيقة، آلية الإعداد، فورية الإصدار.

4- المحاسبة العامة

• تسجيل قيود اليومية آليًا عن كل معاملة تتم على الحساب، مع إمكانية إدخال القيود يدويًا بخيارات متعددة.

• دليل محاسبة منظم شجريًا مع عرض احترافي للحسابات الفرعية بكافة التفاصيل اللازمة.

• إمكانية تصدير البيانات بالصيغ المطلوبة.

• إدارة احترافية لمراكز التكلفة في الشركة وتنظيمها شجريًا.

• إدارة دقيقة لمعاملاتك المالية من سندات قبض أو صرف وتتبعها في خزائن الشركة أو حساباتها البنكية.

• تقارير مالية مفصلة مثل تقارير الضرائب والقوائم الختامية لمساعدتك في حساب نسب الأرباح والخسائر.

• دعم اتخاذ القرارات المالية اللازمة لتحقيق أهداف أعمالك.

5- المخزون

• مراقبة كميات المخزون مع إشعارات تنبيه عند وصول كمية المنتج إلى حد معين أو قرب نفادها.

• إدارة كافة المستودعات من مكان واحد.

• إصدار الأذون المخزنية وتحويلها إلى فواتير مبيعات أو شراء بخطوات بسيطة.

• استخدام أدوات متقدمة للقيام بعمليات الجرد بدقة.

• تحديد صلاحيات الموظفين المسؤولين عن إدارة المستودعات.

• استعراض التقارير المفصلة عن حركة المخزون والمستودعات وأداء فريق العمل المسؤول.

•  

6- الميزات الإضافية

• التكامل مع الأنظمة: يدعم دفترة التكامل مع العديد من الأنظمة الأخرى مثل أنظمة الدفع الإلكتروني، المتاجر الإلكترونية، والخدمات الأخرى، مما يساعد في تسهيل سير العمل.

• المرونة في التخصيص: يقدم دفترة خيارات واسعة لتخصيص الحسابات، التقارير، والوظائف لتلبية احتياجات الشركات المختلفة.

• الميزات أخرى: يحتوي دفترة على مجموعة واسعة من الميزات مثل إدارة الفواتير، تتبع النفقات، التعامل مع أكثر من عملة، إعداد التقارير المالية، وتطبيق موازنات الشركات.

كيفية التسجيل في دفترة؟

لتسجيل حساب في برنامج دفترة، يمكنك اتباع الخطوات التالية:

1. اضغط على زر “تسجيل”، سيتم تحويلك إلى صفحة التسجيل حيث ستحتاج إلى إدخال بعض البيانات الأساسية مثل الاسم، البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، ثم إنشاء كلمة مرور للحساب.

2. بعد إتمام التسجيل، ستتلقى رسالة تأكيد على البريد الإلكتروني الذي قمت بإدخاله. اضغط على الرابط الموجود في الرسالة لتفعيل حسابك.

3. بعد التفعيل، قم بتسجيل الدخول إلى حسابك في دفترة، ويمكنك الآن تخصيص حسابك وإعداد النظام حسب احتياجات عملك، مثل إضافة المنتجات أو العملاء أو تخصيص قوالب الفواتير.

4. بعد إعداد الحساب، يمكنك بدء استخدام دفترة لإدارة العمليات المالية والموارد داخل شركتك.

يمكنك الاستفادة من فترة تجريبية مجانية إذا كنت ترغب في تجربة النظام قبل الاشتراك في خطة مدفوعة.

في الختام، يعتبر دفترة خيارًا متقدمًا ومرنًا للعديد من الشركات التي تبحث عن حل شامل وفعّال لإدارة الحسابات والمالية. من خلال ميزاته المتنوعة، ودعمه الممتاز للعملاء، وتوافقه مع التشريعات المحلية، يقدم دفترة بديلاً مثاليًا عن فوم. بينما يظل فوم خيارًا جيدًا للبعض، إلا أن دفترة يوفر إمكانيات أكبر تتناسب مع احتياجات الشركات الحديثة والمتطورة في المملكة العربية السعودية.