القيود المحاسبية للرواتب والأجور

القيود المحاسبية هي عنصر التوثيق الأهم في المحاسبة، وعليه تقوم الدورة المحاسبية. حيث يتم تسجيل كل معاملة مالية سواءً داخلة أم خارجة حتى يتم احتساب الوارد والصادر والربح والخسارة بدقة في نهاية الفترة المالية.

ولأن رواتب وأجور الموظفين والعمال من البنود المهمة والمؤثرة بشكل أساسي في تحديد صافي الربح، فقد خصصنا هذه المقالة للحديث عن كيفية إعداد القيود المحاسبية للرواتب والأجور، مع شرح مفصل لطبيعة كل قيد وآلية معالجته محاسبيًا.

ما هي قيود الرواتب والأجور؟

قيود الرواتب والأجور هي مجموعة القيود المحاسبية التي تهدف إلى معالجة وحساب المعاملات المالية ذات الصلة برواتب وأجور الموظفين والعمال في المؤسسة، وبالتالي إعداد قوائم مالية دقيقة يتم على أساسها اتخاذ قرار مالي سليم.

وفي ضوء ذلك، ينبغي إعداد هذه القيود -تحديدًا- بشكل دقيق ومنتظم، وذلك بتقسيم قوائم الموظفين إلى عدة تصنيفات تشمل الإدارات والوظائف والشرائح وورديات العمل. وعلى هذا الأساس، تتم إضافة مفردات الراتب لكل موظف.

الخطوة التي تلي ذلك هي جمع بيانات الحضور والانصراف للموظفين وتسجيلها آليًا عن طريق برنامج محاسبي أو يدويًا. ثم تحديد أي مصدر آخر قد يؤثر على قيمة الراتب مثل السلف والتأمينات وخصومات الرواتب؛ بسبب الغياب أو التأخير أو غير ذلك.

ثم نبدأ في معالجة قيود الرواتب والأجور كقيد الاستحقاق الذي يتم من خلاله إثبات استحقاق الموظف لمصروف الراتب. وقيد الاستقطاع الذي يتم من خلاله معالجة السلف والتأمينات وغير ذلك. وسنوضح المراد بهذه القيود فيما هو قادم من سطور.

القيود المحاسبية للرواتب 

بطبيعة الحال، يضم بند الرواتب والأجور كل ما يُصرف للموظف لقاء القيام بمهام عمله متضمنًا راتبه والمكافآت والبدلات وحصة التأمينات التي تدفعها الشركة، بالإضافة إلى خصومات الرواتب.

وكما أوضحنا أعلاه ونحن في صدد الحديث عن ماهية قيود الرواتب والأجور، تعتبر قيود الاستحقاق والاستقطاع والإضافي والصرف هي قيود الرواتب والأجور، وتمثل بترتيبها المذكور مراحل صرف الراتب للموظفين مع الوضع في الاعتبار أي عامل قد يسهم في زيادة أو نقصان الراتب وبيان ذلك في حركة الحساب.

قيد استحقاق المرتبات والأجور

قيد الاستحقاق هو الذي يثبت فيه أحقية الموظفين الحصول على رواتب من الشركة، والمقصود بالرواتب هنا الرواتب الأساسية. ويتم بناءً على ذلك إعداد قائمة بموظفي الشركة مع إيضاح راتب كل موظف، ثم توضيح إجمالي رواتب الموظفين.

وتتم المعالجة المحاسبية لإجمالي رواتب الموظفين كما هو موضح في المثال الآتي:

الموظف إبراهيم يتقاضى راتبًا 10000 ريال، قيد الاستحقاق يكون كالآتي:

• 10000  حـ / الرواتب والأجور
  • إلى حـ / ذمة الموظف إبراهيم

حمل الآن نموذج مسير رواتب جاهز للتعديل عليه مجانًا من دفترة.

قيد الرواتب مع السلف

السلف هي واحدة من أهم المستقطعات من الراتب إلى جانب استقطاعات أخرى مثل التأمينات وغير ذلك، وبالتالي تندرج السلف ضمن قيد الاستقطاع. وعند النظر إلى كيفية معالجته محاسبيًا نرى أنه يتم كالآتي:

الموظف إبراهيم راتبه 10000 وقد حصل على سلفة بقيمة 1000 ريال.

• 1000 من حـ / ذمة الموظف إبراهيم
  • إلى حـ / قروض الموظف إبراهيم

قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية

تشبه الرواتب مع التأمينات الاجتماعية إلى حد كبير السلف، حيث يندرج كلاهما تحت قيد الاستقطاع، كما يعالجان محاسبيًا بالطريقة ذاتها. فالموظف إبراهيم على سبيل المثال يُخصم 900 ريال من راتبه نظير التأمين الاجتماعي، وبالتالي نقوم بمعالجة قيد راتبه مع التأمينات الاجتماعية كالآتي:

• 900 من حـ / ذمم الموظف إبراهيم
  • إلى حـ / قروض التأمينات الاجتماعية

قيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي

ويعامل استقطاع نسبة الضمان الاجتماعي -وهي اختيارية- معاملة التأمينات الاجتماعية والسلف، حيث تندرج جميعًا تحت قيد الاستقطاع. وبالتالي إذا كان الموظف إبراهيم مشتركًا في الضمان الاجتماعي ويستقطع من راتبه 500 ريال مقابل ذلك، فتتم المعالجة المحاسبية لراتبه كالآتي:

• 500 من حـ / ذمم الموظف إبراهيم
  • إلى حـ / قروض الضمان الاجتماعي

حمل الآن نموذج استلام الراتب جاهز للتعديل عليه من دفترة مجانًا

الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور

قد يحدث خلط لدى الكثيرين بين الرواتب والأجور، في حين أن هناك فرقًا واضحًا بينهما من وجهة نظر محاسبية، هذا الفارق يمكن تحديدًا في طبيعة العلاقة بين صاحب العمل والعامل.

ففي حين يراد بـ”مصاريف الرواتب” المصروفات التي يحصل عليها الموظف الذي يعمل بشكل دائم في الشركة، أي له دورة دفع محددة ومؤقتة بزمن وغالبًا ما تكون شهرًا. وعلى الجانب الآخر “مصاريف الأجور” يقصد بها المصروفات التي يحصل عليها العامل بشكل غير منتظم أو مؤقت، كمن يعمل بالساعة أو بالأسبوع أو بالقطعة وهكذا.

اقرأ ايضا: كيفية عمل قيود محاسبة التكاليف مع أمثلة عملية

ما أنواع السلف للموظفين وكيف تُعالج القيود محاسبيًا؟

هناك أنواع عديدة لسلف الموظفين يمكن تقسيمها حسب المدى الزمني أو حسب الغرض منها، فالبنسة لتقسيم السلف حسب المدى الزمني هناك سلف مؤقتة وسلف مستديمة. وبالنسبة للغرض منها هناك سلف السفر وسلف الإيفاد وسلف النقل وسلف الزواج وسلف خاصة وغير ذلك من الأنواع.

السلفة المستديمة

هو مبلغ مالي يعطى لأحد الموظفين لاستخدامه في المصروفات النثرية المتكررة صغيرة القيمة، ويتم استعاضة ما صرف من هذه السلفة لاحقًا. وتعالج السلفة المستديمة محاسبيًا كما يأتي:

إنشاء السلفة:

• من حـ / جاري السلفة المستديمة باسم (الموظف)
  • إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات

استعاضة المنصرف من السلفة:

• من حـ/ استخدامات الموازنة
  • إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات

زيادة قيمة السلفة:

• من حـ/ جاري السلف المستديمة
  • إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات

زيادة قيمة السلفة عند الاستعاضة:

• من مذكورين
  • حـ/ الاستخدامات
  • حـ/ جاري السلف المستديمة
    • إلى حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات

تخفيض قيمة السلفة:

• من حـ/ النقدية تحت التسوية
• أو من حـ/ الخزينة
  • إلى حـ / جاري السلف المستديمة

تخفيض قيمة السلفة عند الاستعاضة:

• من حـ/ الاستخدامات
• إلى مذكورين
  • حـ / جاري السلف المستديمة
  • حـ / الشيكات أو حـ / الحوالات

إقفال السلفة:

• من حـ / الخزينة
  • إلى حـ / جاري السلفة المستديمة

السلف المؤقتة

السلفة المؤقتة تعطى لأحد موظفي الشركة ليس من من موظفي الحسابات، لدفعه في مصروف محدد. وتعالج السلفة المؤقتة محاسبيًا كما يأتي:

نشأة السلفة:

• من حـ/ الاستخدامات
  • إلى حـ / الشيكات
  • إلى حـ / الحوالات

القيد النظامي:

• من حـ / مبالغ السلفة المؤقتة
  • إلى حـ / الاستخدامات المنصرفة عنها سلفة مؤقتة 

الصرف:

• من حـ / الشيكات
  • إلى حـ / جاري البنك المركزي

الفرق بين السلفة المستديمة والسلفة المؤقتة

ويمكن الفرق بين السلفة المستديمة والسلفة المؤقتة في أن مبلغ السلفة المستديمة يعطى للموظف للإنفاق على أي مصروفات نثرية عادة ما يتم الاحتياج إليها من قبل الشركة دون تحديد هذه المصروفات على وجه الدقة، في حين تُعطى السلفة المؤقتة للموظف لشراء صنف محدد.

مثال عملي على كيفية معالجة القيود المحاسبية للسلف

إذا تم صرف سلفة مستديمة للموظف هشام بشيك بمبلغ 1600 ريال، وتمت زيادة السلفة بمبلغ 400 ريال، ثم تمت استعاضة المنصرف من السلفة وقدره 1500 ريال، ثم تم تحرير شيك بمبلغ 800 ريال لاستعاضة المنصرف من السلفة وقدره 700 ريال، ثم تحرير شيك بمبلغ 900 ريال لاستعاضة المنصرف من السلفة وقدره 1100 ريال، ثم تم إلغاء السلفة وقدرها 1900 ريال وكان المنصرف منها 1300 ريال وتم رد الباقي إلى الخزينة.

فكيف ستتم معالجة السلفة محاسبيًا وكيف يتم إثبات قيود اليومية اللازمة؟

ما تصنيف الرواتب تحت نطاق المصروفات؟

بهدف تنظيم وتمييز مصادر المصروفات، وبما أن الرواتب واحدة من أهم المصروفات التي تنفقها الشركة دوريًا، يتم تصنيف مصروفات رواتب الموظفين وفقًا لأقسام الشركة، فهناك مصروفات المبيعات، مصروفات التسويق، مصروفات التشغيل، مصروفات البرمجة ويتم إدراج رواتب كل موظفي قسم تحت قسمهم حتى تسهل المعالجة المحاسبية لكل منها.

كيف يتم احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات؟

لكي نتعرف على كيفية احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات ينبغي أن نتعرف على الفرق بين الراتب الأساسي والراتب المتغير.

• فالراتب الأساسي وهو الراتب الثابت الذي اتفق كل من الموظف وجهة العمل على تقاضيه مقابل القيام بمهام معينة.
• أما الراتب المتغير، فهو عبارة عن الراتب الأساسي مضافة إليه البدلات والمكافآت وأي زيادات أخرى.

وبالنسبة لكيفية احتساب التأمينات والحوافز، فإنها تحسب على الراتب الأساسي، والمكافآت المرتبطة بنسبة كذلك تكون على الراتب الأساسي، وهو ما يدفع بعض الشركات إلى تقسيم الراتب بين الأساسي والإضافي والبدلات، للتقليل من التأمينات والمكافآت المبنية على ثابت المرتب.

كيف تضيف قيود الرواتب والأجور في دفترة؟

يمكنك استخدام نظام دفترة في إضافة قيود الرواتب والأجور بطريقتين، آليًا أو يدويًا. حيث يضم دفترة برنامجًا متكاملًا لإدارة الرواتب والأجور متضمنًا كافة المعاملات ذات الصلة بالموظفين والرواتب ويتم إنشاء قيود الرواتب فيه آليًا وفقًا لمبادئ المحاسبة، كما يمكن إضافة القيود يدويًا مع التمتع بالمرونة في تعيين البيانات وضبط الإعدادات.

يمكنك من خلال نظام دفترة كذلك إضافة قوالب وبنود الراتب وإنشاء القسيمة وإصدار مسير الراتب. كما يتيح لك إضافة سلفة على الموظف وتحديد آلية سداد أقساطها مع معالجة ذلك آليًا في قيود الراتب.