أهم الأسئلة الشائعة عن الفاتورة الإلكترونية

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي المقابل الرقمي للفاتورة الورقية بحيث يتم التعامل بها على المنصات الإلكترونية المختلفة (هواتف ذكية – منصات الحاسب – أجهزة لوحية .. إلخ)، ويُسهّل ذلك عملية إصدارها وعرضها وأرشفتها لدى المؤسسة وكذلك لدى العميل صاحب الفاتورة.  وتم اعتمادها مؤخراً في العديد من الدول لتأخذ طابعاً رسمياً وقانونياً من خلال ربطها بالهيئات الحكومية (مصلحة الضرائب) لتسهل من عمليات تسجيل وإرسال الفواتير إليها لأغراض حساب الضريبة. وذلك بعد تأمينها باستخدام تقنيات التشفير و التوقيع الإلكتروني للمستند عند إرساله إلى المصلحة لضمان عدم التلاعب وصحة مصدر الفاتورة.

هل الفاتورة الإلكترونية إجبارية ؟

منظومة الفاتورة الإلكترونية إلزامية على جميع المؤسسات التي صدر بشأنها قرار الدخول في المنظومة، ويتم ذلك تباعاً على مراحل، بحيث تضم كل مرحلة فئة محددة من قطاع الشركات والمؤسسات بحسب مصادر الدخل وقيمة رأس المال. وتعمل مصلحة الضرائب على إصدار إعلان بشأن القرار الخاص بكل مرحلة ويمكنكم مراجعة ما إن كانت مؤسستكم ضمن الملزمين بالعمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال الرجوع إلى الرابط المتضمن في أول هذه الفقرة. 

على من تنطبق الفاتورة الإلكترونية؟

يمكن لأي شركة العمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية حتى وإن لم يكن من الملتزمين بقرار من الهيئة، فلقد أتاحت مصلحة الضرائب لأي مؤسسة الدخول والعمل على منظومة الفاتورة الإلكترونية اختيارياً.

ما هو الرقم التعريفي الفريد للفاتورة UUID ؟

هو رقم مميز للفاتورة المصدرة على مستوى منظومة الفاتورة الإلكترونية بالكامل، حيث لا يتكرر هذا الرقم مع أي فاتورة أخرى أياً كان مصدرها أو المنشأة المسئولة عنها. وذلك يختلف عن الكود أو الرقم الداخلي للفاتورة.. والذي يتم إصداره من داخل المؤسسة عبر أنظمة وبرامج إدارة الموارد المؤسسة ERP. الرقم التعريفي الفريد للفاتورة UUID يتم إصداره وتعيينه للفاتورة الإلكترونية التي يتم تسجيلها على حسابك بمصلحة الضرائب، والمسئول عن ذلك هو النظام الرئيسي لمنظومة الفاتورة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب نفسها، وليست مسئولية النظم و البرامج المحاسبية المستخدمة لإصدار الفاتورة.

هل يوجد شكل موحد للفاتورة يجب الالتزام به ؟

تعتمد منظومة الفاتورة الإلكترونية على شكل موحد لبيانات الفاتورة (ولا يقصد هنا التصميم أو الشكل الظاهري)، حيث يتم جمع بيانات محددة من أي فاتورة يتم إنشاؤها لمختلف الشركات وفي مختلف القطاعات.  وبالتالي فإن البيانات التي تُرسل من نظام ERP المُستخدم إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية تأخذ طبيعة وشكل موحد على مستوى كافة الشركات. وهذا لا يعني مطلقاً إلزامية تشابه أو تطابق شكل الفاتورة من ناحية التصميم أو التنسيق.. فلا يزال بإمكانك إصدار الفاتورة من نظام ERP لديك بالتصميم المُفضل ومع شعار الشركة الخاص بك، وإنما فقط يشترط احتوائها على مجموعة البيانات التي ألزمت بها المصلحة لاعتبارها فاتورة إلكترونية صحيحة.

ما الخطوات المطلوبة للتكامل مع المنظومة؟

يجب أولا التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية والحصول بيانات الدخول إلى حسابك الخاص بمصلحة الضرائب، ثم تبدأ خطوات إضافة نظام ERP الخاص بك، وذلك على اعتبار أن نظام ERP الخاص بك قام بالفعل بعملية الربط مع موقع مصلحة الضرائب من خلال واجهة برمجة التطبيقات API (نظام دفترة يدعم الربط مع موقع المصلحة ويمكن استخدامه للتكامل مع المنظومة مباشرة). وعند الحصول على رمز المفتاح السري يتم استخدامه في نظام ERP الخاص بك من أجل الحصول على صلاحية تمرير بيانات الفاتورة إلى حسابك الخاص في مصلحة الضرائب.

ما هي اللغات المتاحة للتعامل وإصدار المستندات؟

يمكنك إصدار المستندات من الفواتير و الإشعارات المدينة والدائنة باللغة العربية أو الإنجليزية

هل يتم إرسال الفاتورة فور إنشائها على النظام أم يتم إرسالها في خطوة مستقلة؟

في دفترة لا يتم إرسال الفاتورة إلى مصلحة الضرائب مباشرة فور إنشائها وإنما يجب إتخاذ خطوة الإرسال بعد حفظ الفاتورة من خلال الضغط على زر “إرسال إلى مصلحة الضرائب”.

كيف سيتم التعامل مع الخطأ في الفواتير السابق إصدارها؟

في حال إصدار فاتورة بها خطأ، يمكنكم إصدار إشعار خصم (إشعار دائن) من النظام لإثبات رد السلعة أو الخدمة المباعة في الفاتورة الأصل وكذلك رد المبلغ المدفوع من المشتري وكذلك الضريبة المدفوعة. ويكون ذلك عن كافة بنود الفاتورة أو جزء منها.

هل يمكن إصدار إشعار خصم واحد يتعلق بمجموعة فواتير؟

نعم يمكن ذلك، شرط أن يتم تحديد أرقام الفواتير الأصل التي صدر عنها هذا الإشعار وكذلك أن لا يتجاوز قيمة الإشعار في النهائية إجمالي قيمة هذه الفواتير مجتمعة.

هل يمكن إصدار أكثر من إشعار لنفس الفاتورة ؟

نعم يمكن ذلك… بشرط أن لا تتجاوز القيمة الإجمالية لهذه الإشعارات قيمة إجمالي مبلغ الفاتورة الأصل.  ماذا يحدث عند التعامل مع عملاء غير مسجلين ضريبياً ؟ يشترط في هذه الحالة التأكد من إدراج الرقم القومي للعميل بدلاً من بيانات السجل التجاري والبطاقة الضريبية.

هل سيتم ملئ الإقرار الضريبي إلكترونياً بالفواتير المسجلة من منظومة الفواتير الإلكترونية؟

لا يمكن في الوقت الحالي إعداد الإقرار من منظومة الفاتورة الإلكترونية وسيستمر تسليم الإقرارات بنفس الطرق السابقة مع العلم أنه من الخطط المستقبلية دخول الإقرار الضريبي للعمل ضمن المنظومة الإلكترونية كذلك.

ما هو معيار التكويد الموحد GS1؟

هو معيار تكويد عالمي يشير إلى الصنف نفسه من سلعة أو خدمة، ويختلف باختلاف الخصائص الرئيسية لهذا الصنف أو للشركة التابعة له. ولا يتكرر كود GS1 لأي صنف آخر.. فهو كود فريد يميز السلعة أو الخدمة بخصائصها، فإذا تشابهت السلعة أو الخدمة مع أخرى مثيلة لها ولكن اختلفت عنها في خاصية ما (مثل: الحجم – اللون – الكثافة – المدة ..إلخ) أو اختلفت الشركة مصدر هذه السلعة أو الخدمة سيختلف معها الكود الخاص بـ GS1 وسيحصل كلاً منهما على كود فريد مختلف.

ما هو معيار التكويد GPC؟

هو معيار تكويد للتصنيفات، حيث يشير كل كود GPC إلى مجموعة من السلع أو الخدمات التي قد تختلف في خصائصها ولكنها تندرج جميعها تحت تصنيف واحد. لذلك فقد يحصل صنفين مختلفين على نفس كود GPC حتى مع اختلاف المواصفات لكلاً منهما ولكن الطبيعة الرئيسية لهذا الأصناف أو التصنيف العام لها متماثل.

هل يجب إخطار المصلحة عند إضافة اكواد لمنتجات جديدة؟

نعم، يجب إبلاغ مصلحة الضرائب عن كود جديد يتم إضافته قبل العمل به بمدة لا تقل عن 15 يوم، ويمكن إرسال الأكواد الجديدة عبر الحساب الخاص بالشركة لدى مصلحة الضرائب.. ويتم استلام الموافقة من داخل الحساب كذلك.

ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية

تعتمد منظومة الفاتورة الإلكترونية على شكل موحد لبيانات الفاتورة (ولا يقصد هنا التصميم أو الشكل الظاهري)، حيث يتم جمع بيانات محددة من أي فاتورة يتم إنشاؤها لمختلف الشركات وفي مختلف القطاعات. وبالتالي فإن البيانات التي تُرسل من نظام ERP المُستخدم إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية تأخذ طبيعة وشكل موحد على مستوى كافة الشركات. وهذا لا يعني مطلقاً إلزامية تشابه أو تطابق شكل الفاتورة من ناحية التصميم أو التنسيق.. فلا يزال بإمكانك إصدار الفاتورة من نظام ERP لديك بالتصميم المُفضل ومع شعار الشركة الخاص بك، وإنما فقط يشترط احتوائها على مجموعة البيانات التي ألزمت بها المصلحة لاعتبارها فاتورة إلكترونية صحيحة.

هل يوجد نظام تكويد موحد داخل منظومة الفواتير الالكترونية؟

تتم كل المعاملات داخل منظومة الفواتير الالكترونية على السلع والخدمات بين الأطراف ذات الصلة في الفاتورة الالكترونية (البائع والمشتري). لذا تتبنى المنظومة نظام تكويد عالمي للسلع والخدمات والتي تندرج ضمن تصنيفي GS1 وGPC. أما في حالة عدم توفر نظام تكويد GS1 لدى الشركة، يجب عليها عمل موائمة (mapping) بين أكوادها الداخلية والتصنيف العالمى للسلع GPC (Global Product Classification) حتى تستطيع استخدامها في المنظومة.  

ماذا يحدث عند استخدام نظام أكواد بخلاف GS1، هل ستحتاج المنشأة إلى تغبير الأكواد الداخلية المستخدمة بها؟

لن تحتاج المؤسسة إلى تغيير الأكواد الداخلية المستخدمة لديها، لكن سيتم التعامل عن طريق تصنيف GPC الذي يعد تصنيفًا عالميًا يسمح للمؤسسات بالاحتفاظ بالكود الداخلي الخاص بها مع عمل موائمة mapping بين أكوادها الداخلية والتصنيف العالمي للسلع GPC حتى تستطيع استخدامها فى منظومة الفاتورة الإلكترونية.  

عند إدخال كود السلعة، هل يتم إدخال الكود الخاص بالبائع أم الكود الخاص بالمشترى عند اختلاف الكود بين الطرفين؟

‏يتم التعامل فقط من خلال المعايير الخاصة بالتكويد والمستخدمة بالمنظومة وهي GS1 وGPC وعليه يتم استخدام الاكواد الخاصة بـ GS1 أو GPC في حالة إعداد الموائمة على التصنيفات للسلع الداخلية للبائع لتلك المعايير.      ما إمكانية إضافة أصناف أو خدمات جديدة لم تكن موجودة من قبل؟ ‏يمكن إضافة أصناف أو خدمات جديدة لم تكن موجودة من قبل، وإذا كان نظام التكويد بالشركة هو GS1؛ فسيكون محدثًا في منظومة الفاتورة الإلكترونية بالجهة المختصة بالضريبة آليًا، لكن إذا كان عبارة عن نظام تكويد مختلف؛ فسيتم التعامل عن طريق عمل موائمة GS1 أو GPC مع نظام التكويد (Classification Product Global (GPC وهو تصنيف أكواد عام يسمح للشركات بالاحتفاظ بالكود الداخلي الخاص بها (لحين التحديث).      هل سيتم عمل الموائمة mapping للأكواد عند الشركة أم المصلحة؟ يتم إعداد وتنفيذ الموائمة من خلال الشركة وليس المصلحة. 

ما الذي يمكن القيام به فيما يخص الأكواد عند بيع أصل ثابت أو مادة خام لدى الشركة؟

يجب أولًا أن يكون كود السلعة المباعة تم موائمته مع معيار GS1 أو GPC حتى يمكن إصدار فاتورة البيع، حيث يتم التعامل فقط من خلال المعايير الخاصة بالتكويد والمستخدمة بالمنظومة وهي GS1 وGPC.   ساهمت خصائص الفاتورة الإلكترونية ومميزاتها وفوائدها في تشجيع العديد من الدول في اعتماد نظام الفاتورة الإلكترونية في تعاملات الشركات العاملة فيها، وقد بدأت مصر في اعتماد قانون الفاتورة الإلكترونية، قم بزيارة موقع منظومة الفاتورة الإلكترونية لمعرفة المزيد! للبدء في تطبيق المنظومة مع تشجيع الشركات والممولين على الاشتراك فيها. إذ عرَّفت مصر منظومة الفاتورة الإلكترونية على أنها منظومة خاصة بالمعاملات التجارية باستخدام تكنولوجيا المعلومات لتحويل الفواتير لنسخ إلكترونية تعترف بها مصلحة الضرائب وهي من تنفيذها أيضًا.  

كيف يتم الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني للفاتورة الالكترونية ؟

تتولى هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات “إيتيدا” موضوع التوقيع الإلكتروني، حيث إن لديها شركة مختصة بإصداره وهي شركة Egypt Trust، والتي تتولى عملية استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني بما يتناسب مع متطلبات منظومة الفاتورة الإلكترونية  

ما هي إجراءات استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني في مصر؟

يمكن استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني (E-sealing Certificate) للشركات والخاصة بتوقيع الفواتير في منظومة الفواتير الإلكترونية عن طريق التواصل مع شركة Trust Egypt إحدى الشركات التابعة لهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، أو من خلال شركة مصر للمقاصة.  

أين يتم إصدار شهادات التوقيع الإلكتروني؟

تتولى هيئة إيتيدا موضوع التوقيع الإلكتروني من خلال شركة تابعة لها مختصة بإصداره وهي Egypt Trust أو شركة مصر للمقاصة.      هل يمكن للمسجل تفويض أكثر من شخص لاستخدام التوقيع الإلكتروني؟ نعم يمكن للممول تفويض أكثر من شخص لاستخدام التوقيع الإلكتروني؛ حيث لا يوجد حد أقصى للمفوضين باسم الشركة.

ما هي المستندات الإلكترونية المعتمدة المتاح تبادلها مع الأطراف والشركات الأخرى؟

الفواتير إشعارات الخصم إشعارات الإضافة      كيف سيتم التعامل مع الخطأ في الفواتير السابق إصدارها؟ من خلال إشعارات الخصم والإضافة المرتبطة بالفاتورة.  

 هل يمكن إصدار إشعار يتعلق بمجموعة فواتير؟

نعم، مع الإشارة لرقم الفواتير في الإشعار.  

هل هناك حد للإشعار الدائن المرتبط بفاتورة سبق إصدارها؟

لا يجب أن يتعدى مبلغ الإشعار المبلغ الإجمالي للفاتورة.  

 هل يمكن إصدار أكثر من إشعار مرتبط بفاتورة واحدة سابقة؟

نعم، يمكن ذلك.  

 ما إمكانية تعديل الفاتورة؟

متاح الإلغاء وإصدار إشعارات الخصم والإضافة ولا يتاح التعديل المباشر.  

ماذا يحدث عند التعامل مع عملاء غير مسجلين ضريبيًا؟

يحل وقتها الرقم القومي محل الرقم الضريبي.  

 ما مدى إمكانية رفض الفاتورة من جانب المشتري وما المدة الزمنية للرفض؟

يمكن ذلك خلال ثلاث أيام من تاريخ إصدارها.  

ما مدى إمكانية إلغاء الفاتورة والمدة الزمنية للإلغاء؟

يتاح ذلك خلال مدة محددة.  

 كيفية إلغاء الفاتورة الإلكترونية من جانب البائع؟

طالما خلال الفترة المسموح بها يحق للبائع إلغاؤها ويتم إعلام المشتري بالأمر.  

 ما هو الإجراء من جانب المستلم (المشتري) على طلب إلغاء البائع للمستند (الفاتورة-إشعار)؟

يمكنه رفض أو قبول الإلغاء، وإن رفض لا يحق للمشتري الإلغاء.  

وما هي الآثار المترتبة على إلغاء الفاتورة الإلكترونية المصرية لكل من البائع والمشتري؟

تصبح ملغاة.  

هل سيتم التأثير على النظام المحاسبي داخل الشركة سواء من ناحية الأداء واستمراريته؟

لا، على الإطلاق.  

 كيف يمكن التأكد من أن الفواتير المرسلة تابعة للشركة؟

يتم ذلك من خلال التوقيع الإلكتروني.  

 هل الاستيراد داخل في منظومة الفواتير الإلكترونية مصر في هذه المرحلة؟

المصدرين الأجانب لا يخضعوا لمنظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية، ولكن المستوردين المصريين خاضعين لها. ماهية الـ SDK؟ مجموعة من المعلومات يحتاجها مطوري البرمجيات ليتمكنوا من ربط المنظومة بال ERP الخاص بالشركة بشكل مطابق للمنصوص عليه من مصلحة الضرائب.  

 ما هو الـ API؟

الوسيلة التي يتم من خلالها ربط المنظومة بال ERP.  

كيف يمكن التأكد من وصول الفاتورة المصدرة إلى المنظومة؟

يصلك إشعار.  

 هل سيتم ملىء الإقرار إلكترونيًا بالفواتير من منظومة الفواتير الإلكترونيًا؟

في المستقبل نعم.  

 ماذا سيحدث لو لم يتمكن البائع من إدراج البيانات الكاملة للمشتري غير المسجل(صغار التجار) على الفاتورة الإلكترونية هل تقبل على النظام؟

في حالة تجاوز الفاتورة لمبلغ معين يتوجب تسجيل الرقم القومي على الأقل للمشتري.  

 هل يمكن إرسال دفعة لفواتير مجمعة في صورة Batches؟

نعم.  

 في حالة إرسال فواتير مجمعة في صورة Batches هل سيتم التحقق من كل فاتورة على حدى؟

نعم.

  ماذا لو حدث عطل بالنظام داخليًا كيف سيتم التعامل مع الفواتير من هذه الفترة؟

بعد زوال العطل يمكن رفع الفواتير في شكل فواتير مجمعة.  

  كيف يمكنني التكامل والربط مع منظومة الفواتير الإلكترونية مصر ؟

من خلال الـ SDK الخاص بالمنظومة.

 هل هناك حاجة إلى توفير تراخيص إضافية للأجهزة والبرامج حتى يمكن التكامل والربط مع منظومة الفواتير الإلكترونية؟

لا يحتاج التكامل إلى أي تراخيص إضافية.  

هل تساعد المصلحة الشركات في عملية التكامل مع المنظومة؟

نعم، لدى المصلحة دعم فني يقوم بهذا الدور.  

كيف يتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية في مصر على مؤسستك أو شركتك؟

تتم عملية تطبيق المنظومة من خلال ربط برنامج الفوترة الإلكترونية أو ما يعرف بنظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) الخاص بالشركة من خلال واجهة برمجة التطبيقات (API) وصندوق تطوير البرمجيات (SDK) التي توفرها الشركة المنفذة للحل البرمجي الذي تستخدمه شركتك. فيما سيتم فيما بعد الربط بين شركتك ومنظومة الفاتورة الإلكترونية لتسهيل الإجراءات الضريبية وتوفير الوقت والجهد، على أن تتاح المنظومة لجميع الجهات سواءً كانت شركات أو أفراد. وسيكون عرض الفاتورة الإلكترونية موحدًا على مستوى المنظومة، لكنه لن يتغير داخل شركتك، حيث سيتم فقط إرسال بيانات الفاتورة المطلوبة من قبل الجهة المشرفة على الضرائب إلى المنظومة من برنامج الفوترة لديك عبر صيغة JSON أو XML. بينما تتم عملية الربط مع المنظومة من دون الحاجة إلى تراخيص أو أجهزة إضافية، كل ما تحتاجه هو برنامج فوترة يلبي المتطلبات الفنية للتكامل من توفر واجهة برمجة تطبيقات يمكن التعديل عليها.  

ما أهمية استخدام برنامج محاسبي إلكتروني للتكامل مع المنظومة؟

من أجل الربط مع منظومة الفاتورة الإلكترونية مصر ، تحتاج إلى برنامج حسابات إلكتروني يوفر لك هذه الإمكانية، بالإضافة إلى إمكانية إدارة أعمالك وعملائك ومورديك من خلاله؛ لزيادة كفاءة أعمالك التجارية؛ الأمر الذي يؤدي إلى زيادة العائدات المرجوة. فيما يعد برنامج دفترة الأفضل في مجال إدارة الموارد المؤسسية وإجراء العمليات المختلفة ذات الصلة. يمكنك زيارة موقع البرنامج وإجراء جولة سريعة به؛ للحصول على مزيد من المعلومات حول البرنامج وإمكانياته التي يقدمها لك من أجل رفع مستوى إدارتك لأعمالك التجارية.