ما هي الفاتورة الإلكترونية المصرية؟ وكيفية تطبيقها في شركتك

كانت المعاملات المالية فيما سبق على رأس قائمة أعباء العمل، لكن مع تطور تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، أصبحت المعاملات المالية الإلكترونية أحد الجوانب الأكثر سهولة في أي عمل مهما اختلف المجال. 

وقد كانت الفواتير واحدة من المعاملات المالية التي تزيد الحمل على صاحب العمل، وذلك لانعدام المرونة في طريقة إصدارها وتحصيلها وحصرها وتحليلها، أما الآن فقد أوجد التطور فكرة الفاتورة الإلكترونية في مصر، وهو الأمر الذي سيغير كثيرًا من نظرة العملاء والشركات للفواتير باعتبارها حملًا ثقيلًا، دعنا نتعرف كيف ستصبح فواتيرك أسهل مع الفاتورة الإلكترونية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إصداره بدلًا من الفواتير الورقية، ويحتفظ بنفس هدف الفواتير الورقية العادية من إثبات لمعاملات البيع والشراء، وتفيد رقمنة الفواتير في إطلاع مصلحة الضرائب المصرية على الفواتير لحظة صدورها، حيث تقوم مصلحة الضرائب بـ تلقي ومراجعة واعتماد هذه الفواتير في التو. 

ويعد غرض الفاتورة الإلكترونية تنظيم عملية انتقال الفواتير والمستندات من الشركة المُصدِّرة إلى مصلحة الضرائب المصرية.

• المقصود بمراجعة الفاتورة: مراجعة النواحي الشكلية، والتأكد من توفر كافة البيانات المطلوبة، والتأكد من ملكية الفاتورة للشركة الصادرة عنها.
• المقصود باعتماد الفاتورة الإلكترونية: يكون عن طريق إعطاء كل مستند كود فريد يسمى UUID يثبت حجية الفاتورة من الناحية القانونية.

ما البيانات الواجب توافرها في الفاتورة الإلكترونية المصرية؟

• رقم مسلسل الفاتورة.
• تاريخ الإصدار.
• اسم الممول (صاحب الشركة أو المفوض عنه من موظفيه).
• رقم التسجيل الضريبي للشركة.
• اسم المشترى.
• رقم تسجيل المشتري الضريبي
•  عنوان المشتري.
• المنتج/ الخدمة المقدمة.
• قيمة المنتج (سعره).
• الفئة الضريبية للمنتج.
• قيمة الضريبة.
• إجمالي الفاتورة.

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في مصر

يمر تطبيق الفاتورة الإلكترونية بمراحل عدة كان ترتيبها كالتالي:

• المرحلة الأولى للفاتورة الإلكترونية

بدأت المرحلة الأولى في 15 نوفمبر 2020 وشملت المجموعة الأولى من شركات مركز كبار الممولين، ويضم المركز الشركات التي يتجاوز حجم أعمالها الـ 100 مليون جنيه، وينتج عنهم ما يقارب الـ 80% من التعاملات الضريبية.

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية

بدأت المرحلة الثانية في 15 فبراير 2021 وشملت المجموعة الثانية من شركات مركز كبار ممولين.

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

المرحلة الثالثة للفاتورة الإلكترونية 

بدأت المرحلة الثالثة في 15 مايو 2021 وشملت المجموعة الثانية من شركات مركز كبار ممولين.

 تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

• المرحلة الرابعة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 سبتمبر 2021 وتطبق على شركات متوسطي ممولين وكبار ممولي المهن الحرة.

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

• المرحلة الخامسة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 ديسمبر 2021 وتطبق على مجموعة من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة 

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

• المرحلة السادسة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 فبراير 2022 وتطبق على المجموعة الثانية من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة 

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

• المرحلة السابعة للفاتورة الإلكترونية:

بدأت في 15 يونيو 2022 وتطبق على كل الشركات المسجلة بمناطق القاهرة والجيزة والقليوبية>

تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

• المرحلة الثامنة للفاتورة الإلكترونية:

تم تقسيم المرحلة الثامنة والأخيرة للفاتورة الإلكترونية إلى 4 مراحل ترتيبهم كالتالي:

• المرحلة الفرعية الأولى: بدأت في 15 سبتمبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الإسكندرية – البحيرة – مرسى مطروح
• المرحلة الفرعية الثانية: بدأت في 15 أكتوبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الشرقية – الغربية – كفر الشيخ – المنوفية – دمياط 

• المرحلة الفرعية الثالثة: بدأت في 15 نوفمبر 2022 وتطبق على الشركات في محافظات الدقهلية – بورسعيد – الاسماعيلية – السويس – شمال سيناء – جنوب سيناء 
• المرحلة الفرعية الرابعة: بدأت في 15 ديسمبر 2022 وتطبق على الشركات الموجودة في جميع محافظات مصر.
  
  وحيث تم إلزام أصحاب الشركات بالفاتورة الإلكترونية على 8 مراحل متدرجة ، كانت المرحلة الثامنة والأخيرة تقضي بإلزام جميع الممولين من أصحاب الشركات فئة B2B وأصحاب المهن الحرة من أطباء ومهندسين وفنانين ومحامين وغيرهم، وعليهم جميعهم أن يسجلوا بمنظومة الفاتورة الإلكترونية، في موعد أقصاه 15 ديسمبر 2022 للالتحاق بالمنظومة.

  تعرف على نص القرار والشركات الملزمة به من هنا.

تحديث: وجَّه وزير المالية، بمد فترة تسجيل الكيانات الفردية والمهنيين بمنظومة الفاتورة الإلكترونية من ١٥ ديسمبر ٢٠٢٢، إلى ٣٠ أبريل ٢٠٢٣ كمهلة أخيرة، وتم تشكيل لجان مشتركة بين مصلحة الضرائب ومختلف الفئات المستهدفة، بمن فيهم أعضاء النقابات المهنية كالأطباء والمحامين والفنانين والمهندسين، تم التوصل في منتهاها إلى عدم حاجة الكيانات الفردية كالمحاميين والأطباء إلى التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية تحت فئة الملزمين بـ الإيصال الإلكتروني ما دام كان التعامل مع مستهلك نهائي فردي أي أن الخدمات المقدمة تتبع قطاع B2C لا B2B.  

وللاستعلام عن الملزمون بالانضمام للمرحلة الخامسة والسادسة والسابعة والثامنة يمكنكم الدخول علي هذا الرابط وإدخال رقم التسجيل الضريبي.

ما هي خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية يسير بالتتابع التالي:

1. إرسال طلب للالتحاق بالمنظومة. 
2. الحصول على الختم الإلكتروني التوقيع وتفعيله.
3. التسجيل الذاتي على موقع المنظومة
4. توحيد أكواد المنتجات.
5. ربط المصلحة بـ نظام ERP الذي يصدر الممول فواتيره من خلاله. 
6. تعيين المفوضين في الحساب للقيام بالتسجيل في الفاتورة الإلكترونية.

1- الالتحاق بالمنظومة
يرسل الممول الذي يريد الالتحاق بمنظومة الفاتورة الإلكترونية للعمل تحت الإطار الرسمي طلب التحاق على البريد الإلكتروني التالي: einvoice@eta.gov.eg مع تضمين الرسالة المرفقات التالية:

• صورة بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر للممول.
• صورة البطاقة الضريبية. 
• صورة شهادة التسجيل في القيمة المضافة.
• صورة خطاب تفويض من الشركة للنائب عن الممول (المفوض) إن وجد.

يتم الرد على الممول من خلال البريد الإلكتروني برفض المستندات إن كانت غير مستوفاة أو بقبولها. وبعد استيفاء المستندات يتوجه الممول إلى مصلحة الضرائب حاملًا معه الأصل من كل المستندات السابقة؛ ليقوم الموظف بمطابقة الأصل مع الصور المُرسّلة عبر البريد الإلكتروني، وإن تمت المطابقة ترسل المصلحة خلال 48 ساعة رسالة بتفعيل تسجيل الممول على المنظومة.

بعد التفعيل يتم إرسال رابط يتم من خلاله التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية.

2- استخراج التوقيع الإلكتروني والحصول على التوكين

التوقيع الإلكتروني يفيد في توثيق معاملات الممول ونسب ملكيتها له ومنع التلاعب والتزوير، لذا يعد استخراج توقيع إلكتروني لفواتير شركتك أمر لازم لكي تلتحق بالمنظومة. 

قبل استخراج التوقيع الإلكتروني يجب ضبط بعض إعدادات جهاز الكمبيوتر أو اللاب توب لكي يكون مهيئًا لإعداد شهادة التوقيع الإلكتروني.

• يجب أن يكون نظام ويندوز لديك نسخة 8 أو 10 أو 11، ولن يستجيب نظامك إن كان ويندوز 7 أو نسخة أقدم.
• قم بتحميل شهادة UAT\PreProd متبعًا الشرح الخاص بملف SDK.

ويتم استخراج التوقيع الإلكتروني عن طريق شركة من اثنتين، هما:

• شركة Egypt trust

• • شركة مصر للمقاصة

• شركة فيكسد مصر

• شركة الدلتا

المستندات الواجب توافرها عند التوجه إلى الشركة لاستخراج التوقيع:

• أصول كافة المستندات والوثائق الخاصة بالشركة.

• صورة للسجل التجاري للشركة.

• صورة للبطاقة الضريبية.

• صورة عقد الشركة.

• صورة إثبات شخصية للمسئول.

يقوم الممول/ المفوض، بملء بيانات الشركة في ورقة تُسلَم له، ثم يوقع نسختي عقد يخص شهادة التوقيع الإلكتروني، يحتفظ بإحداهما. بعد تقديم الطلب في الشركة، يذهب المسئول مرة أخرى لاستلام شهادة التوقيع وجهاز التوقيع، أو يمكن أن يتم شحنهم إليه.

3- التسجيل الذاتي في منظومة الفاتورة الإلكترونية 

من يستطيع تسجيل الشركة  في منظومة الفاتورة الإلكترونية إما الممول (صاحب الشركة) أو المفوض، وهو شخص يوكله صاحب الشركة للقيام بالإجراءات نيابة عنه، قد يكون محاسب الشركة، أو مسئول الIT تبعًا لمسئوليات الموظفين بالمؤسسة. الإجراءات المطلوبة للتسجيل على المنظومة  (في حالة التسجيل ذاتيًا)

 خطوات التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية  (في حالة التسجيل بمصلحة الضرائب)

 لإتباع طريقة التسجيل الذاتي يتوجب أولًا الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني.

 وخطوات التسجيل الذاتي في الفاتورة الإلكترونية كالتالي:

• توجه إلى الرابط التالي:

https://profile.eta.gov.eg/signUp

• اضغط على زر Start Registration

ولا يتاح التسجيل سوى من نظام تشغيل ويندوز. ستظهر شاشة يتوجب عليك إدخال رقم تسجيل الشركة بها.

• استكمل البيانات المطلوبة، حتى تنتقل إلى حسابك على موقع المنظومة.

إن واجهتك أي مشكلة في التسجيل، أرسلها على بريد مصلحة الضرائب التالي: einvoice@eta.gov.eg  وسيساعدك الدعم الفني.

لمعرفة خطوات التسجيل الذاتي بالشرح المفصّل بالصور اتبع هذا الرابط.

4- تكويد الأصناف بالكود الموحد للشركات

من شروط الفاتورة الإلكترونية توحيد أكواد المنتجات والخدمات، مما يعني أن الأكواد الداخلية وحدها ليست كافية، وهنا لديك طريقتين لتوحيد أكوادك أكواد GS1: وهي أكواد عالمية تستطيع التواصل مع شركة GS1 لشرائهم، وحينها تستخدمهم مباشرة دون أي حاجة لمراجعة المصلحة لأكوادك. أكواد EGS: وهي أكواد يدوية تقوم أنت بتركيب أجزائها عن طريق إضافة المقطع EG + رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك + الكود الداخلي للمنتج. وهو كود مجاني ولكن له شرطان ليعتبر صحيحًا:

• ربطه بكود GPC وهو كود تصنيفي موحد يدل على نوع المنتج الخاص بك.
• يحتاج مدة 15 يومًا لمراجعته من قبل مصلحة الضرائب وقبوله. 

يمكنك معرفة تفاصيل عملية التكويد الخاصة بالفواتير الإلكترونية من خلال هذا المقال.

5- ربط المصلحة بـ نظام ERP الذي يصدر الممول فواتيره من خلاله

 لكي يتم وصول الفواتير الإلكترونية لحظة صدورها من برنامج ERP المستخدم لديك إلى موقع المصلحة يجب أن تقوم بعملية تكامل بين المصلحة والنظام، ويتم الأمر من خلال عدة خطوات، بعضها من داخل برنامج إصدار الفواتير والبعض من خلال حسابك على موقع المصلحة أو من خلال تهيئة جهازك نفسه وتثبيت بعض البرامج . 

ويمكنك بسهولة التعرف على طريقة ربط حسابك في برنامج ERP للفاتورة الإلكترونية المصرية مع مصلحة الضرائب المصرية مع اتخاذ دفترة كمثال، من خلال خطوات الربط والتكامل التفصيلية الموجودة في هذا المقال.

تعيين المفوضين في الحساب للقيام بالتسجيل في الفاتورة الالكترونية

المقصود بالمفوضين من ينوب عنك من موظفي الشركة، وتكون لديه صلاحية الإطلاع على الفواتير وإصدار الإشعارات الدائنة والمدينة لتعديل الفواتير أو إلغاء الفاتورة الإلكترونية. 

لتعيين المفوضين اتبع الخطوات التالية: 

• توجه إلى الملف الشخصي الخاص بالشركة على موقع الفاتورة الإلكترونية التابع لمصلحة الضرائب المصرية.
•  وفي القسم الخاص بالمفوضين، اضغط على دعوة مستخدم.
•  ادخل الرقم القومي الخاص بالمفوض.
• وبالضغط على البحث والتعبئة سيظهر لك رقمه القومي مكتوبًا ما لم يكن خاطئًا لتتمكن بعدها من إدخال بياناته.
•  حدد الفترة التي تعطى الموظف فيها صلاحية إدارة النظام من خلال “نشط من وإلى”.
•  وحدد نوع المستخدم إما أن يكون مديرًا؛ له صلاحية إضافة وحذف مفوضين آخرين، أو مندوب له كل الصلاحيات عدا إضافة أو حذف غيره.

ويمكنك الاستعانة بنموذج تفويض الفاتورة الالكترونية 

ما هي مكونات الفاتورة الإلكترونية المصرية ؟

مكونات الفاتورة الإلكترونية في مصر يقصد بها البيانات الأساسية واللازمة والتي لن يقبل منك فواتيرك إن لم تقم باستيفاء هذه البيانات، أي أنها بمثابة معايير يجب الالتزام بها، وهي: 

• الرقم الفريد للفاتورة UUID
• التوقيع الإلكتروني/ الختم الإلكتروني
• بيانات الفاتورة الإلكترونية
• الأكواد الموحدة للسلع والخدمات

إذ يتم وضع المكونات السابق ذكرها، بالإضافة إلى وضع معايير فيما يخص طريقة تحويل الفاتورة الإلكترونية وإرسالها ومعالجتها وتحليلها والتحقق من صحتها ووضعيتها القانونية؛ من خلال الإدارات المعنية في الدولة مثل الجهة المسؤولة عن الضرائب، وذلك لزيادة الكفاءة والفعالية بين الأطراف المنخرطة في هذه العملية والتدخل في حل النزاعات الناشئة إذا لزم الأمر. 

شكل الفاتورة الإلكترونية

يختلف شكل الفاتورة الالكترونية من برنامج محاسبي لآخر لكنها لا تختلف كثيرًا عن الفاتورة الضريبية العادية، إذ يجب عليك فقط الالتزام بالبيانات المطلوبة من قِبل مصلحة الضرائب المصرية، دون الالتزام بتنسيق أو شكل محدد. 

ما هي المستندات التي تصنف فاتورة إلكترونية مصرية؟ (هل هنحتاج الفقرة دي؟)

تعد المستندات التي يتم إصدارها عبر برنامج محاسبي فقط فاتورة إلكترونية وتستبعد التي يتم إصدارها إما بصيغة XML أو PDF/A-3، حيث إن الفواتير التي يتم إصدارها عبر برامج التحرير المختلفة مثل Word أو Excel بصيغة Doc أو PDF لا تعد فاتورة إلكترونية، وكذلك الفواتير المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها بماسح ضوئي أو الفاتورة غير منظمة على صفحة ويب أو في بريد إلكتروني.

 غرامة عدم التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

تم تطبيق عقوبات في حالة عدم تعامل الممولين الملزمين بالفاتورة الإلكترونية كما ينبغي بداية من 20 ديسمبر 2022، وهي ما بين 20 ألف جنيه إلى 100 ألف جنيه. 

أما بداية من 1 أبريل 2023 تم تصعيد العقوبة لتصل إلى عدم الاعتراف بتوريد ضريبة الدخل من الممول إن لم يتم إصدار فواتيره إلكترونية، كما لن يتم رد ضريبة القيمة المضافة له.

كيف يسهل عليك دفترة أعمالك من خلال التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية ؟

دفترة نظام محاسبي سحابي ويعد من أفضل برامج الفاتورة الإلكترونية المعتمدة، له سنوات عديدة من الخبرة ومئات التجارب الناجحة مع شركات مختلفة من قطاعات متنوعة، دفترة يدعم التكامل مع مصلحة الضرائب، ويعينك من خلال الدعم الفني أكثر من الممتاز لكي تتخطى مراحلك الأولى مع الفوترة الإلكترونية بسهولة، تستطيع من خلال دفترة متابعة أعمالك من إصدار الفواتير وإضافة إشعارات الخصم والإضافة ومتابعة التقارير ويمكنك التوسع للتعرف على كافة المميزات المتاحة لك، بالإضافة لإمكانية استخدام النظام من خلال جهاز الكمبيوتر أو من خلال تطبيق دفترة للجوال، لكي تعيش التكامل ما بين أنظمة المحاسبة والمخازن وإدارة العملاء والموظفين من خلال شاشة واحدة.

إن كان لديك مزيدًا من الاستفسارات عن المنظومة، تجد هنا أهم الأسئلة والإجابات المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية.