تحتاج عملية إدارة العملاء إلى مراقبة دقيقة وعناصر تحكم متعددة لمتابعة العملاء من أجل رفع مستوى رضاهم عن الخدمة أو السلع التي تقدمها من أجل زيادة نسبة مبيعاتك وجذب المزيد من العملاء والمحافظة على الموجودين بالفعل.
ومن أهم ميزات إدارة العملاء التي يوفرها دفترة، ميزة تحديد حد ائتماني ومدة ائتمانية لعملائك.
محتوى المقال
ما هو الحد الائتماني والمدة الائتمانية؟
يعد الحد الائتماني اتفاقًا بين مؤسسة ما وعميل بغرض تحديد أقصى حد للمديونية المسموح بها من المؤسسة للعميل، وفور الوصول إلى الحد المسموح المتفق عليه بينهما، لا يسمح بتجاوز تلك المديونية أو تجديدها إلا في حالة تسديد العميل للحد الأدنى من قيمة المديونية الواقعة على العميل أو كل المديونية حسب الاتفاق بينهما.
أما المدة الائتمانية فهي اتفاق بين المؤسسة والعميل لتحديد فترة زمنية معينة يقوم خلالها العميل بتسديد المديونية الواقعة عليه، فيما يتم احتساب هذه المدة بدايةً من تاريخ المعاملة؛ على ألا تتصل بأي مدد أخرى لمعاملات سابقة أو لاحقة، فتحتسب المدة الائتمانية من تاريخ كل معاملة على حدة.
فيما لا يشترط تحديد الحد الائتماني والمدة الائتمانية معًا، إذ يمكن الاتفاق على أي منهما والتعامل على أساس هذا الاتفاق، أو الاتفاق على حد ائتماني معين لا يتجاوزه العميل في فترة معينة إلا في حال سداد جزء أو كل المديونية حسب الاتفاق.
كيفية تفعيل الحد الائتماني/المدة الائتمانية في الحساب
علينا أولًا تفعيل الحد الائتماني/المدة الائتمانية في نظام دفترة، سنقوم أولًا بالضغط على “العملاء” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “إعدادات العميل“، ومنها اضغط على بطاقة “عام“.
ضمن قسم الحقول الإضافية، سنقوم بالنقر فوق مربع الاختيار الموجود بجوار “الحد الائتماني” و”المدة الائتمانية” حسب الحاجة.
إضافة الحد الائتماني/المدة الائتمانية في ملف العميل
يتيح لك دفترة إمكانية إضافة كل من الحد الائتماني أو المدة الائتمانية أو كليهما معًا حسب الحاجة في ملف العميل عند إنشائه لأول مرة أو التعديل على ملف عميل موجود في قاعدة بيانات النظام بالفعل.
في مثالنا، سنقوم بإضافة عميل جديد. لذا سننتقل إلى تطبيق “العملاء” من القائمة الرئيسية، ونضغط على زر “إضافة عميل جديد“.
وعندها سنبدأ في إدخال بيانات العميل اللازمة على النحو المطلوب، وفي حالة ما إذا أردت التعرف على الطريقة التفصيلية لإدخال بيانات العميل في النظام، يمكنك مراجعة دليل “إضافة عميل جديد“.
ضمن قسم بيانات العميل، سنقوم بالتمرير إلى الأسفل حتى الوصول إلى حقلي “الحد الائتماني” و”المدة الائتمانية“.
وهنا سنقوم بإدخال قيمة الحد الائتماني المطلوبة، وقد أدخلنا الحد الائتماني في مثالنا: “10000” ريال كمديونية مسموح بها للعميل، مع ملاحظة أن العملة تكون عبارة عن العملة التي تم تعيينها للعميل افتراضيًا.
وأسفل الحد الائتماني، سنجد حقل “المدة الائتمانية“، والتي يتم إدخالها بالأيام، في مثالنا هنا سنقوم بتعيين “30” يومًا كمدة ائتمانية، حيث يتم احتسابها من المعاملة التي تمت لصالح العميل.
بعد حفظ عميلنا بقيم الحد الائتماني والمدة الائتمانية أعلاه، سيكون عليه تسديد جزء أو كل المديونية المحددة هذه قبل تجاوز أو تجديد هذه المديونية، وذلك في غضون 30 يومًا من إتمام المعاملة.
إنشاء فاتورة تتخطى الحد الائتماني المسموح به
في حال إجراء أي معاملات بين شركتك وعميلنا المسجل أعلاه بما لا يتخطى الحد الائتماني المحدد “10000” ريال الذي تم تحديده مسبقًا، فسيقوم النظام بحفظ فاتورة المبيعات وإتمام العملية بسلاسة من دون أي مشكلات.
لإنشاء فاتورة، سننتقل إلى “المبيعات” ثم نضغط على “إنشاء فاتورة“، ومنها نحدد عميلنا “الصحيفي للأجهزة الإلكترونية” داخل الفاتورة، وسنضع في بنود فاتورتنا جهاز “أوبو رينو 5“، وسيكون إجمالي الفاتورة بعد تطبيق الضريبة “1725” ريال.
ولأن هذه القيمة ما تزال أقل من الحد الائتماني المسموح به، فسيقوم النظام بحفظها بنجاح من دون أي مشكلات.
أما إذا أجرينا معاملات مع عميلنا بقيمة تتخطى الحد الائتماني المحدد، فلن يسمح النظام بحفظ فاتورة المبيعات لهذه العملية التي تتخطى الحد الائتماني، وسيُظهر لنا رسالة تنبهنا أن العميل قد تخطى الحد الائتماني المسموح به.
وسنقوم معًا بإنشاء فاتورة أكبر من الحد الائتماني، حيث سننتقل إلى “المبيعات” ثم نضغط على “إنشاء فاتورة“، ومنها نحدد عميلنا “الصحيفي للأجهزة الإلكترونية” داخل الفاتورة، وسنضع في بنود فاتورتنا جهاز “هاتف سامسونج A52“، والكمية “2” وسنطبِّق عليه ضريبة القيمة المضافة، ليصبح إجمالي الفاتورة “13800” ريال، وهذا ما يتخطى الحد الائتماني “10000” ريال.
سنقوم الآن بمحاولة حفظ الفاتورة، لنجد أن النظام يمنعنا من إتمام العملية وسيوضح لنا أن العميل قد تخطى حده الائتماني المحدد في ملفه.
وهنا يتوجب على عميلنا سداد قيمة أو جزء من قيمة المعاملات السابقة حتى يتسنى للنظام حفظ الفاتورة الجديدة وإجراء المزيد من المعاملات مع هذا العميل.
وهذا الأمر ينطبق على المدة الائتمانية أيضًا، حيث يتوجب على العميل سداد جزء أو كل المديونية لديه في غضون المدة الائتمانية المحددة حتى يتسنى له إجراء معاملات جديدة.
