كما تناولنا سابقًا تحديثات الربع الأول من عام 2023، نوضح أهم الإضافات والتطورات التي نفذها فريق نظام دفترة لتوفير تجربة أكثر سهولة وفاعلية لمستخدميه وبناءً على اقتراحات وطلبات من العملاء. لنرى كيف استجابت دفترة لاحتياجات المحاسبين ومستخدمي برامج إدارة موارد المؤسسات!
محتوى المقال
شهر أبريل
خلال شهر أبريل تنوعت المميزات الجديدة والتحديثات لتخدم عدة أعمال وأكثر من نموذج. فشملت تطبيقات مثل المبيعات والمخزون وإدارة الأقساط وإدارة الإيجارات والوحدات.
المميزات الصادرة حديثًا في شهر أبريل
1- اتخاذ إجراء مجمع للأذون المخزنية
تم توفير هذا التحديث في قائمة المخزون بناءً على رغبة المستخدمين. فيسهل التعامل مع الأذون المخزنية واتخاذ الإجراءات المجمعة سواء بالموافقة أو الرفض، مما يحقق سرعة وكفاءة في استخدام النظام.
2- تحديث قواعد التسعير للايجارات
في التحديث الأخير في قائمة إدارة الإيجارات والوحدات. حيث تم إلغاء الخيارين “قياسي” و”متقدم” واللذين كانا يظهران مع كل قاعدة تسعير جديدة. لتنشئ قاعدة تسعير خاصة بالوحدة يمكنك اللجوء إلى الأسعار الموسمية، لتحدد جميع شروط التطبيق الخاصة بقاعدة التسعير دون تعقيد.
3- تنبيه العملاء بآخر التحديثات المتاحة على النظام
أصبح من الممكن للعميل معرفة آخر التحديثات الموجودة على النظام من خلال مراجعة زر التنبيهات. حيث يرسل إليه فريق الدعم المختص أجدد الإضافات والتطورات بانتظام لتساعده في إنجاز عمله في سرعة وكفاءة.
4- إمكانية تعطيل معاينة الفاتورة قبل الحفظ
تحديث آخر أجمع عليه مستخدمو دفترة مؤخرًا وطلبوا تنفيذه. سابقًا، كانت معاينة الفاتورة قبل الحفظ إجراء معتاد مع كل فاتورة. الآن، يتيح لك النظام تفعيل الخاصية أو تعطيلها، مما يوفر لك الكثير من الوقت على المدى الطويل. هذا التحديث يظهر في قائمة المبيعات. لتعطيل أو تفعيل المعاينة، اذهب إلى إعدادات الفواتير وعروض الأسعار.
5- إضافة نظام الستة أشهر لاتفاقيات التقسيط
صدرت في شهر أبريل إضافة حديثة، يمكن أن تستفيد منها الشركات التي تتيح أنظمة التقسيط لعملائها. حيث أصبح خيار “نصف سنوي” ضمن الأنظمة المتاحة للتقسيط، مما يوفر مرونة أكبر. بعد إعداد الفاتورة، اختر “أضف اتفاقية تقسيط”.
شهر مايو
في شهر مايو، تضمنت تحديثات في قوائم المبيعات وإدارة علاقات العملاء والمالية. كما أضيفت نماذج جديدة للبريد الإلكتروني لتوفير مزيد من المرونة.
تحديثات شهر مايو
1- إضافة قوالب جديدة للبريد الإلكترونى
حدث فريق دفترة جميع قوالب البريد الإلكتروني في البیئات الرئیسیة والتجریبیة بمظھر جدید وحدیث لتصبح بشكل عصري وبسيط زمناسب لمختلف الأعمال سواء كانت توفر خدمات أم منتجات.
2- تحديث فى ظهور قائمة التطبيقات
الآن يمكنك التعامل مع جميع مميزات التطبيق الذي ترغب باستخدامه فقط. حيث أنشأنا زر لتصفية التطبيقات واختيار المراد منها، بدلًا من ظهور جميع التطبيقات والتسبب في تشتيت تركيزك بين الخيارات المتعددة التي توفرها دفترة.
المميزات الصادرة حديثًا في شهر مايو
1- إمكانية استيراد العملاء وتحديد نوع العميل فرد/ شركة
أصبح من الممكن استيراد العملاء وتحديد ما إذا كان العميل فردي أو تجارى. تتفاعل مع الحالات المختلفة كالآتي:
- في حالة أن العميل فرد، أضِف رقم 1 فى العمود الخاص بنوع العميل فى ملف الاكسل.
- في حالة أن العميل تجارى، أضف رقم 2 بعمود نوع العميل بنفس الملف.
- حالة عدم إدخال نوع العميل، سيبحث النظام فى إعدادات العملاء اذا كان المستخدم مُفعل نوع العميل فردى ام تجارى بحيث يتم إستيراد كل العملاء الجدد بناءً على النوع المحدد من البداية.
أما اذا كان المستخدم مفعل كلاهما ولم يحدد نوع العميل أثناء الاستيراد، سيحدد النظام النوع من خلال التأكد من تواجد الرقم الضريبي أو السجل التجاري. فبوجود أحدهما يصبح العميل تجاري، وبغيابهما يصبح العميل فردي.
2- إعداد مسودة للقيد قبل تفعيله
هذه الخاصية الجديدة تمنع ظهور تأثير القيد على الحسابات مباشرة بعد حفظه، حيث تسمح بفرصة للتعديل أو تغيير بياناته. كما أن حفظ القيد كمسودة صار صلاحية يمكن إضافتها لتكون ضمن صلاحيات الموظفين.
3- حفظ الفواتير تلقائيًا حسب الحالة
إذا أنشأ العمیل طلب شراء جدید من واجھة المتجر واستخدم أي بوابة دفع مخصصة أو نقدًا أو الدفع عند التسلیم یتم إنشاء الفاتورة كمسودة. أما إذا استخدم العمیل أي طریقة دفع عبر الإنترنت، فسیتم إصدار الفاتورة بشكل طبیعي.
4- إضافة مراكز التكلفة مع سندات الصرف والقبض متعددة الحسابات
سابقًا، كانت الحسابات الفرعية المذكورة في سندات الصرف والقبض مرتبطة بمراكز تكلفة محددة مسبقًا لا يمكن تعديلها. الآن، مع الخيار “متعدد” في الحساب الفرعي، يمكن بسهولة ربط كل حساب بمركز التكلفة المناسب.
5- تكرار إعداد القيود تلقائيًا
في هذا التحديث، تمكنت دفترة من تطوير نظام تلقائي يمكن أن يعد القيود المتكررة، والتي تحدث كل يوم أو أسبوع أو شهر أو سنة. لا عليك سوى تجهيز معلومات تكرار القيد؛ تاريخ البداية والنهاية، وعدد مرات التكرار خلال الإطار الزمني المحدد.
شهر يونيو
في شهر يونيو، بالإضافة إلى تحديثات المبيعات والحسابات العامة والمخزون، تم تطوير مميزات جديدة لنقاط البيع والتقارير والحجوزات والعضويات.
تحديثات شهر يونيو
1- إتاحة تحمیل مرفقات متعددة في الأصول
يمكنك الآن تحميل صور ومرفقات خاصة بالأصل مسجل على نظام دفترة، سواء كان وحدة سكنية أو إدارية أو تجارية، سيارات، دراجات نارية، سيارات نقل، معدات، أجهزة وغيرها. هذه المرفقات تضيف مزيد من الواقعية إلى الأصل وتميزه عن غيره من الأصول.
2- إتاحة التصنيف عند عرض تقرير المصروفات أو الدخل
لعرض تقرير خاص بمصروفات أو دخل، يمكنك بسهولة عرضه تبعًا للفرع أو البائع أو الفترة. في يونيو الماضي من 2023، أضافت دفترة عنصر جديد يمكن من خلاله عرض التقرير وهو التصنيف. حيث أن الدخل والمصروفات لهما تصنيفات يمكن بسهولة إظهار الإجمالي المتعلق بهم.
3- تحمیل مرفقات متعددة في التحویل بين الخزائن
عند نقل المخزون من مخزن إلى آخر، قد تحتاج إلى إضافة مرفقات تساعدك في توضيح المنقولات. لهذا أضفنا في هذا التحسين الجديد إمكانية تحميل مرفقات متعددة في التحويل بين الخزائن.
4- تغيير تلقائي لحالة الفاتورة عند إرسالها إلى هيئة الضرائب
يمكن بسهولة إرسال الفاتورة إلى مصلحة الضرائب بعد إجراء الربط. بناءً عليه، أضفنا تحسين آخر يوضح تحول الفاتورة التلقائي إلى الحالة المُعلقة كفاتورة إلكترونية.
المميزات الصادرة حديثًا في شهر يونيو
1- خاصية تجميد العضوية على تطبيق الـCRM خلال فترة محددة
في السابق، كان يمكنك من خلال دفترة تجميد العضوية وثم إعادة تنشيطها مرة أخرى. بداية من شهر يونيو الماضي (2023)، أصبح بإمكانك تحديد مدة التجميد مسبقًا بناءً على طلب من العميل. وبعد انتهاء مدة التجميد، تعود العضوية فعالة مرة أخرى تلقائيًا.
2- حفظ مسودات الفواتير تلقائيًا
هذه الخاصية تحافظ على أي فاتورة غير مكتملة من الضياع أو التلف. فقد تتعرض إلى انقطاع الكهرباء أو أي موقف آخر يتسبب في عدم إتمامك إعداد الفاتورة. بتوفر خاصية الحفظ التلقائي مسودة الفاتورة، البنود التي دونتها لن تضيع هباءً، بشرط ألا يقل عدد الصفوف المسجلة عن ثلاثة صفوف. بعد وقوع حادثة إغلاق نافذة الفاتورة تحت الإعداد دون قصد، اذهب إلى إدارة الفواتير، ستظهر تنبيه غير مكتمل أعلى الصفحة، ومنه يمكنك استكمال بنود الفاتورة.
3- إمكانية البحث باستخدام معرف الجلسة
عند مراجعة جلسات البيع، يمكن بحث نقاط البيع باستخدام معرف الجلسة، وهو الرقم المرجعي الذي يعبر عن الوردية إذا كانت مسائية أم صباحية واليوم. هذه الخاصية تسهل مراجعة عمليات البيع والإيرادات الخاصة بهذه النقطة.
4- تصدیر تقریر أرباح المبیعات بصيغ مختلفة
قد تحتاج إلى إرسال تقرير أرباح المبيعات إلى مستثمر أو تضمينها لتكون جزء من عرضك التقديمي القادم، لهذا وفر فريق دفترة إمكانية تصدير أرباح المبيعات في صيغ مختلفة وهي CSV وإكسل وPDF.
5- تغيير النظام المتبع في إعداد الكود
خاصية جديدة يمكنك من خلالها تغيير الأسلوب المتبع في إعداد الكود. حيث يمكن تبني نظام يحتوي على أرقام فقط أو حروف فقط أو كود يجمع بين أرقام وحروف. بناءً على هذا التسلسل، تصبح جميع الأصول مترابطة.
6- تضمين الكمية لتصبح جزء من بيانات الأصل
لم تكن الكمية جزء من بيانات الأصل، ولكن مع احتمالية وجود مواد خام جزء من الأصول ينبغي أن تحدد الكمية التي تعبر عنها لتوفير الدقة.
7- السماح بتحميل مرفقات متعددة فى الأذون المخزنية
تتشابه هذه الخاصية مع إمكانية رفع المرفقات عند التحویل بین الخزائن. حيث يمكنك تحميل الصور أو الجداول أو غيرها من الملفات الأخرى مع كل أذن مخزني.
8- إنشاء تقرير أعمار المدينون (الديون) للموردين
لأهمية تقرير أعمار المدينين أو ديون الموردين، والذي يوضح المبالغ المستحقة لشركتك والمتأخرة وعدد الفواتير وإجمالي مبالغها، وفرنا إمكانية إنشاء التقرير.
9- إمكانية تعطيل وتفعيل معاينة الفاتورة
لأن شكل الفاتورة النهائي الذي يصل إلى عميل مهم وينبغي الاهتمام به ليكون خالي من أي أخطاء، وفرنا خاصية تفعيل وتعطيل معاينة الفاتورة. عند تفعيل هذه الخاصية من إعدادات الفواتير لن يمكنك استخدام رمز الاستجابة السريع (الـQR كود) لأنه لم يُنشأ بعد بسبب عدم حفظ الفاتورة.
10- حفظ فاتورة إنشاء أو تجديد العضوية إلى مسودة
توفير خاصية حفظ الفاتورة كمسودة عند إنشاء أو تجديد عضوية، من خلال الإعدادات المتوفرة في قائمة العضويات، يحقق المزيد من المرونة لدى المستخدم، حيث يمكنه تعديل بيانات العضو أو الفترة التي تمتد خلالها العضوية.
11- إمكانية إظهار تأثير التسوية بعد تنفيذ عمليات بيع
يمكنك من خلال النظام تتبع الجرد وتسوية المنتجات، حتى بعد إصدار فاتورة للمنتجات غير المسجل كميتها بشكل صحيح على النظام. فمبجرد إجراء التسوية، يظهر تأثير نقص المخزون على الكمية الصحيحة، وتنعكس عملية البيع على الكمية المتواجدة بالمخزن. يحدث هذا من خلال تعطيل حساب كمية الجرد حسب تاريخ الجرد في إعدادات المخزون.
12- تفعيل السماح بعناصر التتبع السالبة
من خلال تفعيل تتبع المنتجات في إعدادات المخزون، يمكن تتبع كل الكميات التي تم سحبها منه. في حالة المنتجات المُجمعة، يمكن إظهار كمية المادة الخام المسحوبة، فالمواد الخام عبارة عن نِسب من المنتج المُجمع.
13- تحديثات إدارة الحجوزات
سيعطى نظام دفترة رسالة تفيد بعدم وجود خدمة متاحة للحجز في حالة التوجه لحجز خدمة ما من إدارة الحجوزات واكتشاف غيابها. كما يفرض النظام إضافة تصنيف أو مدة بالدقائق عند إنشاء الخدمة. فى حالة عدم توافر هذه البيانات سيعطى النظام رسائل تفيد بذلك. فى حالة عدم تعيين موظف مسؤول عن الخدمة، يعطى النظام رسالة تفيد بأنه ينبغي إنشاء وردية حجز وتعيينها على أحد المستخدمين.
برامج دفترة الجديدة في شهر يونيو
تطبيق جديد للهواتف النقالة “Quick Expense Scanner”
من خلال التطبيق Quick Expense Scanner، يمكنك بسهولة التعامل مع أي فاتورة وإدخال بياناتها لتحفظ على السحابة الخاصة بدفترة، وتتضمن البيانات السعر والكمية واسم المورد وقيمة الضريبة وغيرها. كما توجد ميزة هامة تسهل عملية تسجيل المصروفات وهي مسح الـQR كود، والذي يدخل هذه البيانات تلقائيًا، وما عليك سوى الضغط على حفظ.
الخلاصة
تناولنا في هذا المقال أهم وأبرز تحديثات نظام دفترة للنصف الثاني من عام 2023 لنلفت انتباهك إليها ونوضح سعينا الدائم إلى تحسين تجربة المستخدمين للحصول على نتائج عملية أفضل وأكفأ.
