خلال الربع الثالث من 2023، اهتمت دفترة بتوفير خصائص ومميزات جديدة تفيد المبيعات وإدارة الموارد البشرية والحسابات وغيرها من أقسام شركتك. بذلك، كان الربع الثالث استكمالًا لإنجازات وتحديثات الربع الأول والربع الثاني، لتعرف كل ما هو جديد في الربع الثالث، تابع المقال إلى نهايته.
محتوى المقال
شهر يوليو
المميزات الصادرة حديثًا في شهر يوليو
1- إضافة قوالب الطباعة الافتراضية
من خلال دفترة، يمكنك الآن طباعة جميع المستندات الهامة في شكل قوالب تتناسب مع شركتك. فيظهر كل مستند مشابه في شكل ثابت حسب قالب الطباعة المعد. قوالب الطباعة المعدة خاصة بالملفات الآتية:
- طلبات الشراء
- طلبات عروض الأسعار
- عروض اسعار المشتريات
- أوامر الشراء
- الشيكات المدفوعة
- الشيكات المستلمة
- دفاتر الحضور
- مسير الراتب
- قسيمة الراتب
- الأذون المخزنية (الإضافة والصرف والتحويل)
- العقود
2- الربط مع منصة رصد السعودية
ميزة جديدة وفرتها دفترة لعملائها بالمملكة العربية السعودية من أصحاب الصيدليات. فيمكن ربط البرنامج مباشرة مع منصة رصد، وهي مبادرة سعودية هدفها الحد من الأدوية المزيفة بتوحيد الرقم المتسلسل للدواء، بهذا يمكن متابعته بشكل أسهل.
تدعم دفترة فى هذه العملية الإجراءات التالية فقط :
- عملية البيع للصيدلية بإعداد فاتورة بيع على دفترة
- إلغاء عملية بيع بإعداد مرتجع
- موافقة على مشتريات بإعداد فاتورة شراء
- إلغاء عملية شراء بإعداد مرتجع لفاتورة الشراء
3- إضافة تقرير “التدفقات المالية”
إيمانًا من دفترة بأهمية توافر التقارير المالية التي ترشد العمل إلى القرارات المالية الصحيحة. لتلبية الاحتياجات المحاسبية للشركات، أضاف فريق دفترة تقرير التدفقات النقدية ليكون ضمن تقارير الحسابات العامة. فيعرض التقرير الحركات المالية الواردة والصادرة. كما أنه من الممكن تخصيص حسابات معينة ليتناسب مع جميع المستخدمين.
من خلال هذا التقرير، يمكن للشركة تحديد صافي دخل الأنشطة التشغيلية، ويمكن معرفة مصدر النقد وكذلك يحدد مديونية العملاء.
4- إضافة خيار جديد إلى إعدادات المخزون “المستودع الافتراضي”
لتكون كل تعاملات المخزون من موضع محدد، يصبح هناك مستودع افتراضي خاص بالفرع. تتم من خلاله جميع النعاملات المتعلقة به, رغم ذلك، قد يرتبط موظف بمستودع افتراضي يخالف ذلك الخاص بالفرع، في هذه الحالة، تنسب هذه التعاملات إلى مستودع الموظف لا الفرع.
5- إمكانية الحذف المتعدد في دورات العمل
يمكن الآن على دفترة التعامل مع أكثر من دورة عمل وحذفها بشكل مجمع. حيث يمكنك تحديد العناصر التي ترغب في حذفها.
6- إمكانية إضافة قيد يومية فى أوامر الشغل
كما أنه يمكنك إضافة إذن قبض، إذن صرف، والفواتير وغيرها في أمر الشغل، أصبح يمكنك أيضًا إضافة قيد يومية.
7- إضافة فاتورة دورية في أمر الحجز
سابقًا كان يمكنك إضافة فاتورة لكل أمر حجز. الآن يمكنك أيضًا إضافة فاتورة دورية. توجد حجوزات دورية، فقد يحتاج بعض الأفراد أو الشركات إلى حجز مدد محددة متكررة على مدار العام. لهذا وفرت دفترة تجديد الحجز تلقائيًا.
8- ظهور إشعار يفيد الدفع بالزيادة في فواتير الشراء
كما هو الحال مع فواتير المبيعات، أصبح الآن متوفر مع فواتير المشتريات. فعندما تدفع مبلغ أكبر من المطلوب سداده، تظهر علامة مدفوع بالزيادة على الفاتورة.
9- إمكانية النسخ لكلٍ من (سند الصرف – سند القبض)
أصبح من الممكن نسخ سندات الصرف وسندات القبض. يختصر هذا وقتًا، فبدل أن تعد السند من الصفر، تنسخ السند الذي يتضمن البيانات المشابهة، ولن تحتاج إلا لتعديل الحقل المختلف.
10- إمكانية البحث بمركز التكلفة فى حساب الأستاذ
يمكنك الآن تصفية نتائج حساب الأستاذ من خلال مركز التكلفة. حيث أن كل المعاملات التي تقع تحت مركز تكلفة محدد يمكن عرضها من خلال التقرير.
11- خياري التعطيل والتوقيف
قد توجد منتجات أو فروع أو مستودعات لا تحتاج إلى استخدامها لفترة من الوقت. هنا تظهر فائدة التعطيل والتوقيف. بتطبيق خيار التوقيف، كل الأنشطة الجديدة لن تتضمن المنتجات أو الفروع أو المستودعات الموقوفة، إلا أن جميع الحركات السابقة تظل ظاهرة على النظام. أما في حالة التعطيل، تختفي هذه الحركات السابقة.
12- تحديد مصدر الفاتورة في إدارة الفواتير
يمكنك الآن من خلال إدارة الفواتير تصفيتها حسب مصدرها. حيث توجد عدة مصادر إما أن تُعد الفاتورة من خلال تطبيق سطح المكتب أو تطبيق الهاتف الذكي أو عبر سلة أو من خلال API. تصفية هذه الفواتير بناءً على المصدر تسهل عملية مراجعة الفواتير.
13- إنشاء تقرير للأصول الثابتة ضمن تقارير الحسابات العامة
استكمالًا للتقارير التي تهم المستخدمين ومديري الحسابات بالشركة، وفرت دفترة تقارير الأصول الثابتة والتي يمكن من خلالها متابعة قيمة كل الأصل خلال مختلف الفترات.
تحديثات شهر يوليو
1- تحديثات إعدادات الفاتورة الإلكترونية المصرية
لتحقيق مزيد من الربط مع مصلحة الضرائب المصرية وتوفير مزيد من الشفافية لعملاء دفترة المصريين، تم إضافة حقل “مرجع طلب الشراء” وحقل “وصف طلب الشراء” فى إعدادات الفاتورة الإلكترونية المصرية.
ينبغي على العميل إضافة حقول جديدة فى الفاتورة من خلال تحديثات إعدادات الفاتورة الإلكترونية وبعد اتباع هذه الخطوات عند إنشاء الفاتورة وإضافة أى إدخال فى هذه الحقول وإرسال الفاتورة إلى مصلحة الضرائب ستُرسَل أيضًا هذه الإدخالات.
2- إمكانية تغيير البيانات الخاصة بصفحة “اتصل بنا” بالمتجر الإلكتروني
بدلًا من أن تظهر بيانات وهمية Dummy Data على صفحة اتصل بنا، يمكنك أن تستبدلها ببيانات تعبر عن بيانات التواصل الفعلية، بهذا يمكن للعملاء التواصل مع متجرك بشكل مباشر لتقديم الشكاوى والمقترحات وغيرها من الأغراض.
3- إمكانية البحث بأكثر من موظف في إدارة الموظفين
الآن يمكنك عرض ملفات أكثر من موظف في نفس اللحظة من خلال إدخال أكثر من اسم، لتظهر جميع الملفات المطلوبة ليوفر النظام سرعة استجابة أكبر.
4- تحديث حساب الأستاذ
قبل هذا التحديث، يعرض حساب الأستاذ الحركات والمعاملات المالية حسب العملة التي تم تداولها. فعلى سبيل المثال إذا تمت 10 عمليات، 9 بالدولار الأمريكي وواحدة بالريال السعودي، ستظهر كما هي في حساب الأستاذ. لكن بعد هذا التحديث، يمكن توحيد المعاملات ليتم احتسابها بعملة محددة بناء على سعر الصرف حسب التاريخ.
كذلك بالنسبة لتقرير ميزان مراجعة الأرصدة، تم تحديث البحث بالفترة “من” و”إلى” لتصبح “إلى” فقط لأنه تم بالفعل حساب الرصيد من قبل.
5- إمكانية استبعاد موظفين من دفتر حضور
يمكن الآن استبعاد موظف ما أو اكثر عند عمل دفتر حضور أو عند حساب الحضور من أيام الحضور وذلك من خلال إضافتهم فى حقل “الموظفين المستبعدين”.
6- إمكانية تعريف قائمة الأسعار عند استيراد العملاء
قد يكون لكل عميل قائمة أسعار تم الاتفاق عليها خاصة بالمنتجات أو الطلبيات أو الخدمات المقدمة. مراعاة لهذه الحالة، وفرت دفترة خاصية جديدة، تمكنك من ربط قوائم الأسعار بالعملاء عند استيرادهم إلى النظام. فيمكن الآن عند استيراد العملاء تعريف قائمة الأسعار الخاصة بهم فى جدول إكسل ومزامنة هذا العمود بحقل “مجموعات الأسعار” على النظام أثناء مرحلة الاستيراد. مع ملاحظة أن قائمة الأسعار ينبغي تواجدها على النظام.
7- إمكانية البحث “بتصنيف العملاء” فى تقرير المبيعات
على نظام دفترة يمكنك جمع العملاء من نفس حجم الشركة أو أصحاب نفس المشتريات أو غيرها من العناصر المشتركة ليحملوا نفس التصنيف. الآن يمكن الاستفادة من هذا التصنيف عند عرض تقرير المبيعات. فيمكنك معرفة المبيعات المحققة من العملاء من نفس التصنيف.
8- تحديث الفاتورة المرتجعة
عدم السماح باسترجاع مبلغ فى الفاتورة المرتجعة أكبر من المبلغ الذى تم دفعه فى الفاتورة الأساسية وظهور رسالة تفيد بذلك. فعلى سبيل المثال، صدرت فاتورة بمبلغ 200 ريال سعودي نتيجة بيع منتج من منتجات شركتك. إلا أن العميل سدد 50% من المبلغ فقط أي 100 ريال. بعد 24 ساعة من استلام العميل للمنتج، قرر إعادته للشركة مرة أخرى. كمرتجع، ينبغي أن تكون الفاتورة المرتجعة بـ100 ريال لا 200، وفي حالة تحرير مبلغ أكبر مما دفعه العميل، ستظهر رسالة تنبه المستخدم بذلك.
9- إمكانية رفع مرفقات متعددة
لتوفير المزيد من التوضيح للملفات الهامة، أصبح من الممكن رفع أكثر من مرفق فى الأجزاء التالية :
- أذونات الإجازة بالحضور
- قسائم الرواتب
- الموردين
- العملاء
- الحركات اليدوية على الأذون المخزنية
10- بإمكانك نسخ مركز التكلفة عند نسخ قيد اليومية
سابقًا كان يمكنك نسخ قيد اليومية ليتضمن الحسابات وقيمة المعاملة فقط. الآن، وبعد إضافة مركز التكلفة إلى القيد، أصبح من الممكن أن يكون ضمن العناصر المنسوخة.
11- البحث عن القيود اليومية بمركز التكلفة
أضفنا عنصر جديد يمكن من خلاله تصفية القيود اليومية، هذا العنصر هو مركز التكلفة. أصبح بإمكانك عرض جميع القيود اليومية التي تتبع نفس مركز التكلفة.
12- تنفيذ عرض جميع الحركات بعملة البرنامج
تسهيلًا لإعداد تقرير الضرائب والإقرار الضريبي، يتم عرض الحركات بالعملة المحلية وهي التي يتم تداولها عبر نظام دفترة.
13- تحديثات فى قوالب الوحدات
قوالب الوحدات جزء هام للمتاجر الإلكترونية والمصانع. حيث أن المنتج المستلم يتكون من عدد محدد من الوحدات، والتي قد تختلف مع الوقت. فقد يكون المنتج 1 عبارة عن 5 قطع من الملابس، وقد تكون وحداته معتمدة على الوزن. الآن يمكن بسهولة تعديل أو حذف القالب لإعداد قالب وحدات آخر.
14- إضافة الضرائب فى سندات القبض والصرف
تسهيلًا لربط البيانات المالية ببعضها البعض والتي تساهم في الضرائب في النهاية. أصبحت التعريفة الضريبية جزء من كل سند يصدر سواء كان سند صرف أو قبض.
15- إلغاء الحسابات الافتراضية كطرف في قيد اليومية
سابقًا، كان يمكنك إعداد قيد يومية من طرف يتكون من حسابات واقعية بينما الطرف الآخر عبارة عن حساب افتراضي. وذلك لتسهيل عملية تسجيل القيود عند التعاملات الداخلية. رغم ذلك، لاحظ فريق دفترة أن الحسابات الافتراضية تتسبب في المزيد من الخلط عند المراجعة. منعًا لهذا، تم إلغاء الحسابات الافتراضية وأصبح لزامًا على مدخل البيانات أن يحدد حسابات واقعية.
16- إتاحة البحث بمسؤول المبيعات فى إدارة الفواتير
لأهمية الفواتير، تحتاج دائمًا إلى إضافة عناصر متنوعة للتصفية والعرض. لهذا لاحظ فريق دفترة أن مسؤول المبيعات عنصر هام يمكن من خلاله تصفية الفواتير وعرض المطلوب منها.
17- إتاحة نسخ قوالب فواتير البيع والشراء
لتسهيل تكرار الفواتير ذات بيانات أو تصنيفات مشابهة، الآن يمكن نسخ قوالب فواتير البيع والشراء بسهولة لـتأخذ نفس الشكل وترتيب الحقول وغيرها، ليصبح من اليسير إعداد الفواتير الجديدة.
شهر أغسطس
المميزات الصادرة حديثًا في شهر أغسطس
1- إلزام المستخدم بإدخال بيانات إضافية لنقاط البيع
إتاحة إعداد جديد “تطبيق إعدادات التحقق من الحقول المخصصة” من ضمن إعدادات نقاط البيع. عند تفعيل هذا الخيار إذا كان هناك حقول إضافية إلزامية فى المبيعات ستُطبق أيضًا على نقاط البيع ويكون إدخالها إلزاميًا على المستخدم. أما فى حالة تجاهل المستخدم للبيانات المطلوب إدخالها، سيعطي النظام رسالة تفيد بذلك في شاشة البيع.
2- ظهور المستودع فى الفواتير والمرتجعات والإشعارات الدائنة
لأن المستودع جزء أساسي من كل عملية بيع أو شراء, حيث أن أي عملية البيع تعني خروج المنتج من المستودع، والمشتريات تعني دخول منتجات إلى أحد المستودعات. لهذا أصبح لزامًا على دفترة أن يُظهر المستودع بحركة المخزون كجزء من الفواتير والمرتجعات والاشعارات الدائنة.
3- إمكانية البحث بتاريخ إنشاء العنصر
إلى جانب تاريخ الاستحقاق وغيرها من عناصر البحث والتصفية المستخدمة، أصبح الآن من الممكن استخدام تاريخ الإنشاء للبحث في المواقع التالية على النظام:
– فواتير البيع
– مدفوعات العملاء
– الفواتير المرتجعة
– عروض الأسعار
– الإشعارات الدائنة
– قيود اليومية
– المصروفات
– سندات القبض
– فواتير الشراء
– مرتجعات المشتريات
– مدفوعات المشتريات
4- تغيير شكل العرض الخاص بطرق الدفع
طوًّر فريق دفترة شكل العرض الخاص بطرق الدفع ليصبح أكثر مرونة ويسهل تنشيطه وتعطيله بضغطة زر تتشابه مع أي أزرة تشغيل البرامج المدمجة.
تحديثات شهر أغسطس
1- تحديثات جديدة على مجموعة من مجالات العمل
لتوفير المزيد من التخصيص لمختلف الصناعات ومجالات العمل المتنوعة، أضاف فريق دفترة تحديثات تساهم في تحقيق تجربة فعالة تدعم نموذج العمل بشكل مباشر. فكانت المجالات كالتالي:
-
إدارة شركات الإنشاء والاستثمار العقاري
في حالة شركات الإنشاء، تم إضافة تصنيفات للمشروعات، فيمكن أن يكون المشروع جديد أو صيانة. كما يمكن أن يضيف المستخدم عقد تمليك إلى المشروع، يسهل إرساله إلى العميل وطباعته.
-
العيادات والمراكز الصحية
بالنسبة لإدارة المرضى، أصبح في الإمكان إضافة روشتات كاملة البيانات توضح الأدوية والجرعات المطلوبة وتوقيع الطبيب المتابع.
بالنسبة لأوامر الاستقبال، بعد انتهاء فترة جلسة المريض في العيادة أو المركز الصحي، يستلم نموذج كشف طبي، يوضح تشخيص حالة المريض والأدوية الموصي بها.
-
معامل التحاليل الطبية
يمكن إضافة نموذج تحليل المريض سواء كان دم أم سكر أم غيرها من أنواع التحاليل. هذا لتصبح جزء من ملفات المرضى ويسهل طباعتها.
-
محلات العطور
أصبح من الممكن إعداد طلبات خاصة للعملاء. في هذه الحالة، عند احتياج العميل لتكرار الطلب، ليس من الصعب إعداده مرة أخرى لأن الطلب أصبح جزء من ملف العميل.
-
المراكز التعليمية
أصبح بالإمكان تسجيل جميع بيانات الدورات التدريبية كاملة، من محتوى وعدد محاضرات واسم المحاضر وأيام المحاضرات وغيرها من البيانات.كما توفرت المزيد من المعلومات عن نتائج اختبارات التي تعرض لها الطالب. كما يمكن إعداد نماذج تجمع نتائج المواد، لتصبح في شكل شهادة تثبت نجاح الطالب أو رسوبه.
-
دور الحضانة
تحديث أوامر الاستضافة، حيث يمكن أن تسجل اسم الطفل المستضاف وتحدد نوعه وبياناته، كما تسجل بيانات أولياء الأمور التي تتواصل معهم دار الحضانة.
-
معارض السيارات
تتشابه هذه الحالة مع الفنادق. بدلًا من أن تكون الوحدات غرف أو شقق فندقية، تصبح الوحدات عبارة عن سيارات، يمكن استئجارها أو شراؤها. من خلال دفترة يمكنك إدارة الإيجارات المختلفة للسيارات حسب الساعة أو التاريخ.
-
مراكز صيانة السيارات
أضاف فريق دفترة أوامر الصيانة لتكون جزء من نظام دفترة الخاص بهم، وذلك لتحقيق المزيد من الخصوصية والفعالية للنظام والتي تعود بالفائدة إلى العمل. فيتكون أمر الصيانة من ماركة السيارة، والموديل، سنة الصنع، عدد الكيلومترات، وإذا كانت داخل التأمين أو خارجه. هذا يجعل ملف العميل كامل يتضمن السيارات التي يملكها وحالاتها.
-
مكاتب الاستقدام
يمكن من خلال دفترة إدارة طلبات الاستقدام لتحديد نوعية العمالة التي يحتاجها العميل. فتتضمن البيانات الخاصة بالعامل من المهنة، نوعه، المهارات، وغيرها. كما توجد فرصة للتعامل مع العمالة اليومية وتحديد الأوقات المتاحة بها، وذلك للتسهيل على المستخدمين توفير العمالة المناسبة في الوقت المناسب بالتكلفة التي لا تتجاوز حدود الميزانية.
2- وصف القيود اليومية المخصصة لفواتير البيع والشراء
أصبح الآن متاح إمكانية إضافة وصف خاص بالقيود اليومية لفواتير البيع والشراء بتقارير الضرائب ليتناول تفاصيل المعاملة مما يجعلها سهلة المراجعة قبل سداد.
شهر سبتمبر
المميزات الصادرة حديثًا في شهر سبتمبر
1- الدونجل الجديد للفاتورة الإلكترونية
للمستخدمين المصريين من أصحاب نقاط البيع، تم تركيب جهاز دونجل جديد يتصل بنقطة البيع ومتزامن مع برنامج دفترة المحاسبي. يجعل هذا الفاتورة الإلكترونية مرتبطة بمصلحة الضرائب المصرية. ما يجعل نظام دفترة متوافق مع النظام الجديد والقديم لايجيبت تراست.
2- طباعة الفاتورة تلقائيًا
بمجرد انتهاء عملية الشراء وحساب إجمالي المبلغ من خلال نقطة البيع، يطبع نظام دفترة الفاتورة تلقائيًا.
3- فتح درج الكاشير التلقائي بعد حفظ الفاتورة
بعد حفظ الفاتورة واستلام النقدية، وفرت دفترة فتح درج الكاشير تلقائيًا، لتسهيل التشغيل وعمليات البيع خلال الجلسة.
تحديثات شهر سبتمبر
1- تحديث لمراكز الصيانة
أثناء إنشاء أمر صيانة جديد، يمكنك إضافة سندات قبض وبيانات عرض أسعار وبيانات أذون صرف جديدة،
2- تحديث صيانة السيارات
يمكنك إضافة أكثر من سيارة لكل عميل مع بياناته. وعند إنشاء أمر صيانة جديد يمكن للمستخدم اختيار سيارة العميل التي يختارها لهذا العميل وستظهر بيانات السيارة تلقائيًا.
3- مراكز البلايستيشن
لتحقيق المزيد من المرونة بالنظام، يمكن للمستخدم إضافة أجهزة البلايستيشن حسب الحاجة من خلال القائمة الرئيسية. كما يمكنه الانتقال إلى وحدة الحجز التي تسمح له بإضافة العد التنازلي أو الوقت المتبقي من حجز كل جهاز.
الخلاصة
بعد الانتهاء من هذا المقال يمكنك بسهولة تطبيق وتجربة جميع التحديثات التي مررنا عبرها. حان وقت أن تحقق الاستفادة الأكبر من نظام دفترة لتجعل نمو عملك لا حدود له!
