إذا كنت تسأل ماذا أضافت دفترة لنظامها المحاسبي خلال سنة 2023؟ فالإجابة ستجدها خلال هذا المقال المتكامل الذي يبرز أهم التحديثات والخصائص والمميزات التي طورها فريق دفترة استجابة لطلبات عملاء ومستخدمي دفترة. فما أهم إضافات المبيعات؟ والحسابات العامة؟ والعملاء؟ وغيرها من التطبيقات؟ تابع المقال حتى النهاية!
*ملحوظة قبل أن تبدأ: تم ترتيب التطورات من الأحدث إلى الأقدم بكل تطبيق أو قسم.
محتوى المقال
المبيعات
تحديث رقم #1
في السابق لم يكن بمقدورك اختيار أكثر من طريقة دفع في نفس الفاتورة. الآن عند “إنشاء فاتورة مبيعات” جديدة تحديث خاص يمكنك إضافة أكثر من عملية دفع بالضغط على زر “متعدد” أثناء اختيار طريقة الدفع. بهذا يمكن للعميل دفع أقساط المبلغ بطرق دفع مختلفة كنقد أو تحويل بنكي أو شيك أو دفع عند الاستلام، وذلك بالنسبة للمعاملة المالية الخاصة بنفس الفاتورة.
تحديث رقم #2
بالضغط على الإجراءات ثم Print PDF. يمكنك تصدير مجموعة من “مدفوعات العملاء لا عنصر واحد، مما يتيح لك طباعة جميع الفواتير المستهدفة بضغطة زر واحدة.
تحديث رقم #3
لمساعدة مندوبي المبيعات على بيع المنتجات مع الحفاظ الحد الأدنى من هامش الربح المستهدف، يمكنك الآن تفعيل خيار “عدم البيع بأقل من سعر التكلفة” من خلال صفحة “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار”. بهذا لن يتمكن أي فرد من بيع المنتج بسعر أقل من متوسط تكلفة المنتج المسجل على النظام.
تحديث رقم #4
توجد ميزة إضافية وفرها نظام دفترة للفواتير. حيث يمكنك التحكم في معرفة أقل سعر تم بيع به المنتج المراد والمذكور في الفاتورة، من خلال “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” اختر الخيار المناسب:
- لا شئ: لن يتم إظهار أخر سعر بيع للمنتج في شاشة الفاتورة.
- Display Last Selling Price: بهذا يمكنك معرفة آخر سعر تم إصدار به فاتورة للمنتج وسيظهر على الشاشة.
- Display Last Selling Price For Each Client: في هذه الحالة، سيظهر آخر سعر بيع للمنتج بالنسبة لهذا العميل.
تحديث رقم #5
من خلال “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار”، اختر “Exclude Items Categories From Sales Transactions” لتتمكن من استبعاد بعض تصنيفات المنتجات من معاملات البيع وفواتير المبيعات، فلن تظهر معك أثناء تحديد تصنيف الفاتورة وإصدارها.
تحديث رقم #6
لتسهيل العثور على الفواتير أثناء عملية البحث، تم إضافة إمكانية البحث باسم مسئول المبيعات لتكون أحد محددات التصفية المتواجدة في قائمة “إدارة الفواتير”.
تحديث رقم #7
للحد من أخطاء المرتجعات، في حالة رد العميل لمنتج لم يسدد سعره بالكامل، ينبهك النظام بأن القيمة المدخلة (إجمالي مبلغ الفاتورة) أكبر من القيمة المسددة ولهذا ستظهر رسالة تنبيه توضح انه “لا يمكن إرجاع للعميل مبلغ أكبر مما دفعه في فاتورة المبيعات بالفعل”.
تحديث رقم #8
لتوفير مزيد من الشفافية لمصلحة الضرائب، تم إضافة خاصيتي “مرجع طلب الشراء” و “وصف طلب الشراء لتكون جزء من الفواتير الإلكترونية التي تستلمها مصلحة الضرائب المصرية. فمرجع طلب الشراء خاص بالعميل ووصف طلب الشراء إذا كان للاستخدام المؤسسي أو الفردي أو التصنيع وغيرها. يسهل هذا على الضرائب عملية المراجعة عند تقديم العميل لإقراره الضريبي.
تحديث رقم #9
قد يرى البعض أن ميزة معاينة الفاتورة قبل الحفظ قد تستهلك الكثير من الوقت، لهذا وفرنا إمكانية إلغاء المعاينة. من خلال صفحة “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار”، بإزالة تفعيل معاينة الفاتورة قبل الحفظ، لن تستطيع المعاينة مرة أخرى.
تحديث رقم #10
لتوفير مزيد من الوضوح للمستخدم، تم تغيير حالة الفواتير المعلقة من قِبل المصلحة “قيد الإنتظار” إلى “قيد الإنتظار على مصلحة الضرائب”.
تحديث رقم #11
لتكرار وقوع مواقف تدفع المستخدمين إلى إعادة إدخال البيانات مرة أخرى مثل انقطاع الكهرباء أو الإنترنت وغيرها، وفرت دفترة إمكانية حفظ البرنامج للفواتير غير المكتملة لتستطيع إتمامها بعد عودة الكهرباء أو عودة الاتصال بالشبكة. هذه الخاصية أصبحت متوفرة لـ:
- فاتورة المبيعات
- عرض السعر
- الإشعار الدائن
- الفاتورة المرتجعة
تحديث رقم #12
لمرور الكثير من الدول بتغيرات اقتصادية مؤثرة على سعر الصرف، أصبح من المحتمل أن تختلف قيمة الفاتورة عند الإصدار عن القيمة التي تمت عند السداد وذلك في حالة التعامل مع عملات غير محلية. لهذا عند إضافة عملية الدفع سيقوم البرنامج بإنشاء “قيد آلي” لتسوية الفرق في حساب “فروق العملة” بين قيمة العملة عند إصدار الفاتورة وسدادها.
الحسابات العامة
تحديث رقم #13
يمكنك بسهولة إضافة مراكز التكلفة بالإضافة إلى الضرائب المفروضة والمتعلقة بالقيد. فمن خلال “إعدادات الحسابات العامة”، أضيفت صفحة جديدة تساعد المستخدم على تفعيل الضرائب من خلال “Display Tax In The Journal Entries”.
تحديث رقم #14
الآن في “التقارير المحاسبية” يمكنك تحديد أكثر من سنة مغلقة في حقل الفلتر الخاص بـ “سنة مالية”. بهذا يمكنك عرض أداء السنوات السابقة ومقارنتها بالسنة المالية الحالية.
تحديث رقم #15
لتسهيل إدارة الحسابات، يتم ربطها عند تسجيل القيود بمراكز التكلفة ذات الصلة. يمكنك تفعيل هذه الخاصية من خلال تفعيل “Display Cost Center In The Journal Entries” في إعدادات الحسابات العامة.
تحديث رقم #16
إنشاء حساب افتراضي، في حالة غياب الدائن أو المدين، دون أخذه في الاعتبار عند المراجعة أو إنشاء التقارير يؤدي إلى الكثير من الأخطاء والالتباس، لهذا تم تعديل آلية عمل قيود اليومية. فلن يظهر الحساب الإفتراضي بشكل تلقائي في الحساب المدين أو الدائن ويتعين على المستخدم تعيين الحسابات المدينة والدائنة حتى يتمكن من حفظ القيد.
تحديث رقم #17
لأهمية التقارير المالية واعتبارها جزء أساسي من المحاسبة المالية. أضافت دفترة تقرير الأصول” إلى قائمة “تقارير الحسابات العامة” ليكون ضمن التقارير التي يمكن تصديرها وإعدادها من خلال البرنامج.
تحديث رقم #18
لتوفير المزيد من الإيضاح والتفاصيل لكل أصل مسجل على النظام، تم إضافة حقلين حديثين من الحقول الخاصة بالبيانات التعريفية للأصول وهي “العدد” والتي يمكن من خلالها تعريف عدد الأصول المشتراة، و”الكود” أو الرقم المرجعي الذي يلازم الأصل طوال مدة االتشغيل إلى الإهلاك. تجد هذه الخاصية الجديدة في “إضافة أصل جديد”.
تحديث رقم #19
لتسهيل عملية إدارة الأصول، يمكنك عرض جميع المرفقات الخاصة بكل أصل داخل شاشة “إدارة الأصول” أمام العنصر الخاص بها. قد تكون المرفقات عبارة عن صور أو عقود شراء أو تسجيل في الشهر العقاري وغيرها من المستندات التي تهم الأصول.
تحديث رقم #20
قد تحتاج إلى إضافة مرفقات جديدة خاصة بالأصل إلى جانب فواتير الشراء أو التسجيل. فقد يحتاج إلى أخذ صورة حديثة له بشكل دوري. يمكنك بذلك إرفاق ملف أو أكثر خاص بالأصل أثناء “إضافة أصل جديد” أو تعديله مثل ملف فاتورة شراء الأصل وغيره من الملفات.
تحديث رقم #21
بعض القيود المحاسبية تحتاج إلى التكرار نتيجة وقوع نفس المعاملة المالية أكثر من مرة بشكل دوري. يمكنك تكرار “قيد اليومية” عن طريق خيار “اجعله متكرر” المتوفر في قائمة إجراءات قيد اليومية، ومن خلاله يسهل تطبيق تاريخ بداية التكرار وتاريخ انتهائه.
تحديث رقم #22
قد تسجل قيد على النظام وقد جعلت الحسابات المدينة دائنة والعكس. بحفظ قيد اليومية كمسودة يمكن مراجعته جيدًا قبل اعتماده مباشرةً، مما يعطيك فرصة كافية للتدقيق والفحص.
التطبيقات
تحديث رقم #23
لتوفير المزيد من التخصيص لمختلف الأعمال. حدثت تحديثات عدة لمختلف نماذج الأعمال، حيث تمت إضافة دورات عمل عدة ونماذج ذات صلة لكلٍ من:
- إدارة شركات الإنشاء والاستثمار العقاري
- دورة عمل كاملة خاصة بالنشاط.
- نموذج عقد يتم إضافته من داخل دورة العمل.
- قوالب طباعة خاصة بنماذج العقود لتتمكن من طباعتها.
- إدارة العيادات والمراكز الصحية
- دورة عمل كاملة خاصة بأوامر الإستقبال.
- نموذج روشتة طبية.
- نموذج كشف طبي.
- قالب طباعة لنماذج العملاء.
- معامل التحاليل الطبية
- تم إضافة 3 نماذج خاصة بالتحاليل.
- قوالب طباعة خاصة بكل نموذج.
- المراكز التعليمية
- دورة عمل شاملة خاصة بالدورة التعليمية.
- نموذج خاص بنتيجة اختبارات الطالب من داخل ملف الطالب.
- قالب طباعة لنموذج الإختبار.
- دور الحضانة
- دورة عمل شاملة خاصة بدور الحضانة.
- نموذج خاص بتقييم الطفل من داخل ملف الطفل.
- نموذج خاص بتقديم الطلب لالتحاق الطفل بالمركز.
- قالب طباعة لنموذج التقييم.
- معارض السيارات
- إضافة نموذج عقد بيع سيارة يتم ملؤه من داخل ملف العميل.
- إضافة قالب طباعة خاص بعقد البيع.
تحديث رقم #24
لمساعدة المملكة السعودية في خطتها لمراقبة الدواء والحد من الأدوية المزيفة، نفذت دفترة التحديث الذي يربط النظام مع منصة رصد، وبهذا يمكن توفير الآتي، الآن يمكنك ربط حساب صيدليتك مع المنصة رصد لتحدد الأدوية المتواجدة في المخزون والتي توفرها إلى العامة والمرضى والتعبير عنها بالأكواد الشائعة، وعليه يمكنك الأتي:
- إضافة رمز GLN لكلا من العميل والمورد على البرنامج.
- إضافة رمز GTIN للمنتجات / الأدوية.
- إرسال فاتورة المبيعات / المشتريات إلى منصة رصد.
- إرسال مرتجع المبيعات / مرتجع المشتريات إلى منصة رصد.
تحديث رقم #25
دفترة يحتوي على خصائص عديدة، مما يجعل الوصول إلى الخاصية التي تبحث عنها قد يحتاج إلى وقت. بهدف الحفاظ على تركيزك كمستخدم وعلى وقتك، يمكنك الآن تصفية مجموعة الخصائص التي تريد أن تظهر أمامك على شاشة البرنامج. فكل تطبيق له خصائصه التي يمكنك تحديدها على وجه الخصوص لتظهر بشكل مستقل مع اختفاء التطبيقات التي لا تحتاجها.
العملاء
تحديث رقم #26
إطلاق نظام لإدارة علاقات العملاء CRM في نافذة واحدة يساعد مندوبي المبيعات في أداء وظائفهم من متابعات وترتيب اجتماعات وتسجيل نتيجة كل تواصل بالكفاءة المطلوبة. يجعلك هذا مطلعًا على نشاط كل مندوب وتطور الصفقات بشكل دائم.
تحديث رقم #27
هل عملائك شركات أم أفراد أم كلاهما؟ يمكنك الآن استيراد العملاء وتحميل بياناتهم من ضمنها طبيعتهم إذا كانوا أفراد أو شركات. حيث أن تحديد نوع العميل يمكن أن تطبقه أن بإضافة 1 في حالة الفرد و 2 في حالة الشركات في الحقل المطلوب.
في حالة ترك الحقل دون تحديد نوع، يمكن للنظام إضافة النوع تلقائيًا. بناءً على البيانات المسجلة، إذا كان لدى العميل رقم سجل ضريبي محفوظ إذًا فهو يمثل شركة. أما في حالة غياب الرقم، سيعتبره النظام فرد.
تحديث رقم #28
على ذكر الأرقام الضريبية، يمكنك بسهولة عمل استيراد لحقل “الرقم الضريبي” للعملاء من خلال صفحة “إستيراد العملاء”. يساعد هذا نظام دفترة في تحديد ما إذا كان العميل فرد أم مؤسسة في حالة غياب نوع العميل.
الموردين
تحديث رقم #29
يمكنك إضافة “نماذج ذات صلة” للموردين من خلال “إعدادات الموردين”. بهذا يمكنك تصنيف الموردين حسب مرجع محدد، سواء كان نوع التوريدات التي يوفرونها أو حجم المشتريات التي تتعامل بها معهم وغيرها من العناصر المشتركة التي قد تكون بين أكثر من مورد وتستحق أن تعد لها نموذج.
تحديث رقم #30
لأن نظام دفترة أساسه متابعة كل عنصر من عناصر عملك. يعد الموردون أحد الأساسيات التي تحتاجها ليتوفر لشركتك موارد رئيسية. تم إضافة بطاقة عرض “حركة الحساب” في ملف المورد ومن خلالها يمكنك عرض جميع الحركات التي تمت على حسابه.
تحديث رقم #31
إذا أردت أن تعرف إجمالي المعاملات المالية التي جرت بينك وبين المورد، يعرض لك دفترة رصيده من خلال صفحة ملف المورد نفسه. فإذا كنت في بداية الفترة المحاسبية، غالبًأ ما تعبر القيمة الظاهرة عن الرصيد الافتتاحي.
تحديث رقم #32
يمكنك إضافة رصيد مدفوعات للموردين و توزيع الرصيد على الفواتير الغير مدفوعة (في حال إلغاء الدفع التلقائي للفواتير) من خلال صفحة ملف المورد.
تحديث رقم #33
حتى يمكنك معرفة المبالغ المستحقة على شركتك وينبغي سدادها إلى الموردين تم إضافة تقرير جديد “أعمار المدينون للموردين” داخل قائمة “تقارير المشتريات”.
تحديث رقم #34
ماذا لو سلمك المورد شحنة توريدات غير مطابقة للمواصفات أو اكتشفت عيوبًا متواجدة في نسبة كبيرة منها؟ يحق لك استعادة المبلغ المسدد والحصول على قيمة الغرامة المتفق عليها حسب العقد (إن وجدت). نتيجة لهذا، تمت إضافة صفحة جديدة داخل قائمة المشتريات باسم “مدفوعات الموردين” وفيها يتم عرض عمليات الدفع الخاصة بالموردين.
تحديث رقم #35
مثل العملاء، يمكنك إضافة بيانات جديدة خاصة بالموردين من خلال الاستيراد وهي الرقم الضريبي والرصيد الافتتاحي وتاريخ الرصيد الافتتاحي وذلك من خلال صفحة “إستيراد الموردين”.
المشتريات
تحديث رقم #36
تطبيق مراكز التكلفة على القيود ألهم مطورينا لإضافة هذه الميزة إلى فواتير الشراء أيضًا. الآن يمكنك تعيين مراكز تكلفة على فاتورة الشراء بعد حفظ الفاتورة من خلال حقل “تعيين مراكز تكلفة” الموجود في صفحة عرض الفاتورة.
تحديث رقم #37
توجد العديد من الحالات تحتاج فيها إلى البحث عن فواتير المشتريات وخاصة عند المحاسبة الضريبية. مراعاة لهذا، يمكنك الآن البحث أو تصفية الفواتير بالبند في صفحة عرض “فواتير الشراء” و “مرتجعات المشتريات” لتتمكن من عرض الفواتير الخاصة بمنتج أو خدمة محددة.
تحديث رقم #38
لتسهيل تداول قوالب الشراء المصممة وإرسالها إلى الأفراد أو الشركات، يمكنك الآن عمل نسخ “لقوالب فواتير الشراء”.
تحديث رقم #39
مع تغيير احتياجات الشراء أو الأسعار، تحتاج إلى إنشاء حالات يدوية. لهذا تمت إضافات حالات يدوية لفواتير الشراء وأوامر الشراء وعروض أسعار المشتريات من خلال صفحة “اعدادات فواتير الشراء”. بهذا توفرت المزيد من المرونة على النظام.
الحضور
تحديث رقم #40
محددات الحضور هي عناصر يمكن من خلالها الموظف إثبات حضوره. لإضافة المزيد من التأقلم لبيئة العمل الخاصة بك. يمكنك الآن تعيين أكثر من موظف إلى أحد محددات الحضور الموجودة في “إعدادات الحضور”.
تحديث رقم #41
قد تحتاج إلى إلغاء أيام حضور أحد موظفيك، بدلًا من أن تكون أيام العمل من الأحد إلى الخميس، قد تستبدلها من الإثنين إلى الجمعة فتحتاج إلى إلغاء يومي السبت والأحد. بذلك يمكنك تحديد وحذف مجموعة من “أيام الحضور” معًا من خلال الإجراءات الموجودة في صفحة “أيام الحضور”.
تحديث رقم #42
سجل الحضور وتحديد الورديات هو الأسلوب المتبع في كل شركة. هل الحضور الساعة الثامنة صباحًا والانصراف بالساعة الرابعة عصرًا من الأحد إلى الخميس؟ بعد تطبيق هذه المواعيد على النظام، يمكنه تسجيل البيانات المسجلة سابقًا الخاصة بحضور وانصراف الموظفين والمحفوظة على إكسل على سبيل المثال. يمكن الآن في الحسابات الجديدة عند إضافة سجل حضور جديد سيظهر حقل يمكنك من إحتساب الحضور بشكل آلي فور إضافة “سجلات حضور” جديدة.
تحديث رقم #43
يمكن تغيير نوع الإجازة، بدلًا من أن يحصل الموظف عليها بدلًا من عطلة نهاية الأسبوع. قد توجد أيام لا يمكن استبدالها من خلال إعدادت “أنواع الأجازات” يمكنك تحديد ما إذا كان يمكن استبدال هذه الإجازة بعطلة نهاية الأسبوع أم لا.
المخزون
تحديث رقم #44
كما يحتاج منتجك إلى رقم تعريفي، يحتاج إلى صور تصف المنتج وتساعد المستخدمين على تحديد عناصره. لهذا يمكنك إرفاق صور متعددة للمنتج عند “إضافة منتج” أو تعديله من خلال حقل “الصور”.
تحديث رقم #45
تتبع المنتجات لا ينتهي بخروج المنتج من المخزون، ولكنه يستمر إلى مرحلة طباعة الفواتير. لهذا وفرت دفترة إمكانية عرض بيانات التتبع الخاصة بالمنتج ذو تتبع مثل (الرقم التسلسلي أو تاريخ الإنتهاء) عند طباعة باركود المنتج من خلال “مطبوعات الـ PDF”.
تحديث رقم #46
قد توجد منتجات يحتاج تجميعها من المخزن إلى فترة من الوقت قبل أن يستلمها العميل. في أحيان أخرى تحتاج إلى لحظات قليلة لتجميع طلب العميل. يمكنك الآن على دفترة تحديد نوع التجميعة الخاصة بالمنتج المجمع سواء “فوري” أو “معد مسبقًا” من خلال صفحة “إضافة المنتج المجمع”.
تحديث رقم #47
قد تتوقف عن استيراد أو صناعة منتج معين، وقد تحتاج إلى إغلاق مستودع من المستودعات أو فرع من فروع متاجر العرض. لهذا يزول احتياجك إلى هذه العناصر على النظام بهذه الفترة. لهذا من خلال دفترة تستطيع توقيف إضافة أي حركة على المستودع أو الفرع أو المنتج مع إمكانية تشغيله مرة أخرى، مع العلم أن العنصر سيظهر في التقارير بشكل طبيعي.
تحديث رقم #48
كل عملية تتم في فرع تحتاج إلى مستودع خاص ينتمي إليه. يمكنك الآن تعيين المستودع الإفتراضي للحساب على مستوى الفرع وبذلك يسهل تحديد مستودع افتراضي لكل فرع على حدة من خلال “إعدادات المخزون”. يرجى ملاحظة بأنه في حال تم تعيين مستودع إفتراضي للموظف سيقوم هذا الإجراء بتجاوز الإعداد الخاص بتعيين المستودع الإفتراضي على مستوى الفرع.
تحديث رقم #49
حدث تغير بأسعار منتجاتك المتواجدة على نظام دفترة؟ بدلًا من تغيير المنتج بشكل فردي، يمكنك تغيير الأسعار بحركة واحدة. فتسجل “قائمة الأسعار” الجديدة على جدول إكسل ويمكنك استيراده إلى النظام، ليحصل كل منتج على سعره الجديد.
تحديث رقم #50
توفر دفترة العديد من أنواع التتبع الخاصة بالمنتجات. يمكنك الآن تعديل أسلوب التتبع، فبدلًا من “رقم الشحنة” يمكنك التتبع باستخدام “تاريخ الإنتهاء”. لكن ينبغي تنفيذ خطوة مسبقة وهي تفعيل إعداد “السماح بعناصر التتبع السالبة” الموجود في “إعدادات المخزون”. مع تفعيل هذه الخاصية، يمكنك تحديث نوع التتبع باستيراد المنتجات من ملف CSV.
تحديث رقم #51
المرفقات تهم كل مستند مالي سواء كان قيد أو إذن مخزني أو غيرها. لهذا الآن يمكنك إرفاق ملف أو أكثر أثناء إضافة “إذون مخزنية” بكافة أنواعها “إضافة يدوي، صرف يدوي أو تحويل يدوي”.
تحديث رقم #52
منعًا لحدوث أي خلط بين الأذون المخزنية الخاصة بالبيع وتلك الخاصة بالشراء. تم تحديث إعدادات المخزون والفصل بين الأذون المخزنية “لفواتير المبيعات” و فواتير” المشتريات” وذلك من خلال صفحة “إعدادات المخزون”.
المالية
تحديث رقم #53
ربط الضرائب بالمورد الذي تتعامل معه خاصية هامة تجدها الآن مع المصروفات. حيث أنه صار من السهل إختيار “المورد” أثناء “إضافة مصروف جديد” لتتمكن من عرض الرقم الضريبي الخاص به وربطه بالمصروف في “تقرير الضرائب”.
تحديث رقم #54
يمكنك الآن عمل نسخ لكلٍ من “المصروفات” و “سندات القبض” بسهولة ويسر ليسهل تداولها والتعامل معها عبر النظام من مستخدمين آخرين لهم الصلاحية والحسابات الخاصة بهم.
تحديث رقم #55
لمساعدتك على إضافة المصروف بشكل أسهل على حسابك في دفترة، تم إضافة تطبيق هاتفي “Quick Expense Scanner” خاص بعمل مسح للمصروفات عن طريق مسح رمز الـ QR-Code الخاص بالفواتير السعودية.
- رابط التطبيق لنظام تشغيل أندرويد: “Quick Expense Scanner”
- رابط التطبيق لنظام تشغيل أيفون: “Quick Expense Scanner”
تحديث رقم #56
قد تحتاج إلى إجراء تحويلات مالية داخلية بين مختلف الخزائن والحسابات البنكية. لتوفير مزيد من التوضيح للعملية، صار بإمكانك إرفاق ملف أو أكثر أثناء إضافة التحويل مالي.
تحديث رقم #57
لتسهيل البحث عن المصروفات ذات الصلة، يمكنك الآن عرض التقارير من خلال اختيار التجميع حسب التصنيف، وذلك بالنسبة لتقارير “المصروفات حسب التصنيف” أو “سندات القبض حسب التصنيف”.
تحديث رقم #58
يمكنك بسهولة تعيين “مراكز تكلفة” أثناء إضافة “مصروف متعدد” أو “سند قبض متعدد”، يسهل ربط المصروف بمركز التكلفة الذي يتبعه للإحاطة الكاملة بمصروفات كل مركز تكلفة.
تحديث رقم #59
في حالة تواجد أذون مخزنية معلقة، يمكنك الآن التعامل معها باختيارها للتأكيد أو الرفض بحركة واحدة عبر الإجراءات من قائمة “الأذون المخزنية”.
تحديث رقم #60
لا تحتاج إلى الدخول إلى سند القبض أو الصرف لعرض مرفقاته. تستطيع الآن عرض صور المرفقات التي تم تحميلها بسندات القبض والصرف مباشرة من القائمة الرئيسية “لسندات القبض” والقائمة االرئيسية “لسندات الصرف”.
تحديث رقم #61
يمكنك بسهولة إضافة ضرائب على كلٍ من “المصروف المتعدد” و “سند القبض المتعدد” والتي ستؤثر بشكل مباشر في قيود اليومية الخاص بها.
الموظفين
تحديث رقم #62
تقارير الموظفين لا غنى عنها من حضور وغياب أو سلف أو خصومات وغيرها. لهذا أضفنا بسنة 2023 تقرير جديد وهو “رصيد إجازات الموظفين” لتعرف رصيد الإجازات المتاح لكل موظف يعمل بشركتك.
تحديث رقم #63
إذا كان لديك قسم خاص بالموارد البشرية، ولدى كل مختص صلاحياته الخاصة. الآن يمكنك “إضافة دور وظيفي” جديد “للموظفين” والذي بدوره يساعدهم في التحكم في الجزء الخاص بالموارد البشرية فقط وذلك تبعًا للصلاحيات المحدده له.
تحديث رقم #64
لتحصل على واجهة جذابة وتجربة استخدام مميزة، تم تحديث واجهة العرض الخاصة “بإدارة الموظفين”. في حالة أن شركتك تجمع موظفين من جنسيات مختلفة، منهم مواطنون محليون وآخرون مغتربون. يمكنك الآن تحديد هل المستخدم مواطن أم مقيم من خلال حقل “حالة المواطنة” عند “إضافة مستخدم جديد”. يساعدك ذلك أيضًا في عملية البحث عن الموظفين لأي غرض من الأغراض، فيمكنك الفرز بحالة المواطنة من خلال محددات البحث”.
تحديث رقم #65
عند إضافة دفتر حضور جديد يلزم الموظفين بمواعيد حضور وانصراف محددة، يمكنك استبعاد بعض الموظفين من هذا الدفتر، ليكونوا استثناء له دفتر حضور خاص به.
تحديث رقم #66
قد تحتاج إلى البحث عن أكثر من موظف بنفس الوقت، لهذا الآن يمكنك استخدام حقل “الموظف” وكتابة أكثر من موظف / مستخدم بصفحة إدارة الموظفين.
تحديث رقم #67
لأهمية قيود اليومية، تمت إضافة صلاحية جديدة في “إدارة أدوار الموظفين” تخصها. فصار بإمكانك تحديد المسميات الوظيفية القادرة على التعامل مع القيود اليومية المسودة. من خلال تظليل الخانة الخاصة بحفظ قيود اليومية كمسودة أو حذفها أو التعديل.
تحديث رقم #68
لأن كل موظف في شركتك له مجموعة من العملاء الذين يدير علاقاتهم، أصبح بإمكانك إلزام الموظف بتسجيل الفواتير وعروض الأسعار إلى “العملاء المعينين له فقط”. من خلال “إدارة أدوار الموظفين” تم تحديث الصلاحيات الخاصة بإنشاء الفواتير وعروض الأسعار.
تحديث رقم #69
قد تحتاج إلى أن يتولى بعض الموظفين مسؤولية إدارة الفواتير، وقد تحتاج إلى آخرين لتولي إدارة عروض الأسعار، وإلى مجموعة أخرى لأداء الدورين. لهذا أصبح بإمكانك فصل الصلاحيات الخاصة “بالفواتير وعروض الأسعار” حيث أن “الإضافة والتعديل والحذف” تستطيع تغييرها حسب طبيعة الوظيفة ومستواها، وذلك عن طريق “إدارة أدوار الموظفين”.
تحديث رقم #70
في حالة فقدان صلاحية الدخول، يمكنك كمدير إرسال كود سريع الاستجابة QR Code ليكون في شكل رابط إلى المستخدم مباشرة عبر الواتس آب أو نسخ الرابط وإرساله عبر أي وسيلة أخرى.
الإعدادات
تحديث رقم #71
بالرجوع إلى جداول إكسل، نجد أن هناك من يفضل عرض القيم السالبة على هيئة رقم وإلى جانبه سالب أو أن يكون بين قوسين، في النهاية، تنفذ الصيغة حسب الأمر المتفق عليه في شركتك. لهذا طبقنا هذه الميزة في دفترة.الآن يمكنك التحكم في طريقة ظهور الأرقام السالبة في النظام إما أن تظهر بعلامة السالب x- أو تظهر القيمة السالبة بين قوسين (x) ويمكنك التحكم فيها من خلال حقل “تنسيقات العملات السالبة” الموجود في “إعدادات الحساب”.
تحديث رقم #72
قد تحتاج إلى تغيير اللغة إلى الإنجليزية بدلًا من العربية، يمكنك بسهولة تعديل اللغة من خلال إعدادات النظام. مع العلم، أنه يوجد تحديث جديد تم وهو تغيير مسميات الحسابات الافتراضية الموجودة في “دليل الحسابات” حسب لغة النظام. فعلى سبيل المثال، بدلًا من الأصول ستجد Assets.
تحديث رقم #73
لتسهيل عملية الدفع، تم تحديث الواجهة الخاصة بعرض طرق الدفع والإعدادات الخاصة بها. حيث يمكنك تشغيل أو توقيف طرق الدفع المعتمدة لدى شركتك، فقط بضغطة زر.
تحديث رقم #74
يمكنك الآن “تعيين ضريبة” على المصاريف المحسوبة على “طرق الدفع”. حيث أن حلول الدفع وبوابات الدفع الإلكتروني تأخذ عمولة على كل معاملة. فهذه الضريبة تساهم في تسهيل حساب مصروفات المعاملات المالية.
نقاط البيع
تحديث رقم #75
ماذا لو اكتشفت أنك لم تغلق جلسة بيع الأمس رغم انتهائها في الواقع؟ ستحتاج إلى إغلاقها وتعديل تاريخ الإغلاق. لهذا يمكنك الآن التحكم في “تاريخ إغلاق جلسة البيع” عند عمل “إغلاق” للجلسة.
تحديث رقم #76
إصدار فواتير بيع عديدة من نفس الشاشة قد يسبب ضغط على المستخدم. لهذا وفرنا تحديث جديد لواجهة العرض الخاصة “بشاشة البيع” حيث توجد بها مزايا أكثر تمكنك من متابعة عملك بالكامل من شاشة واحدة دون فقدان التركيز أو الإحساس بالضيق.
تحديث رقم #77
توفيرًا للوقت، بمجرد انتهاء أمين الصندوق من رصد مشتريات العميل، يقع أمر طبع الفاتورة تلقائيًا. ذلك بشكل مباشر دون الحاجة للضغط على زر الطباعة على شاشة البيع.
تحديث رقم #78
تحديث آخر يراعي خطوات عملية البيع. فمن المتوقع أن يسدد العميل القيمة الفاتورة عند إصدارها. بناءً عليه، يقع أمر تلقائي بفتح درج الكاشير بعد حفظ الفاتورة مباشرةً. وذلك بعد ربط درج الكاشير ليفتح تلقائيا قبل أو بعد حفظ فاتورة مبيعات عن طريق شاشة البيع في دفترة. ولا زال يمكنك تطبيق فتح الدرج من خلال شاشة البيع فقط.
تحديث رقم #79
في كثير من الأحيان، تحتاج شركتك إلى بيانات محددة ينبغي تواجدها في فاتورة البيع. لهذا تحتاج إلى تواجد حقول معينة لن تتم حفظ الفاتورة بغيابها. في هذه الحالة فعلنا خيار “تطبيق إعدادت التحقق من الحقول المخصصة” الموجود في “إعدادات نقاط البيع”، فإذا تم حفظ الفاتورة بدون إدخال القيمة المطلوبة في الحقول المخصصة ستظهر رسالة تنبيه توجه بضرورة إضافة بيانات لهذه الحقول حتى تتمكن من الحفظ.
تحديث رقم #80
ماذا لو أراد عميل إعادة مشتريات فاتورته، قد تحتاج إلى تحديد الجلسة الخاصة بعملية البيع. لإيجاد جلسة بيع المتضمنة للفاتورة، يمكنك الآن استخدام معرف الجلسة في البحث على شاشة “جلسات نقاط البيع”.
تحديث رقم #81
لأن كل عملية بيع أو شراء لها قيودها الخاصة. توفيرًا للوقت، سيعرض النظام القيود المرتبطة بالجلسة والناتجة عن المعاملات التي وقعت بها. لهذا، عند قيامك بعرض جلسة البيع سیعرض النظام القیود الناشئة عن إغلاق “جلسات نقاط البیع” داخل صفحة تفاصیل” الجلسة” بالأعلى.
دورات العمل
تحديث رقم #82
يمكنك الآن تعيين حركة إلى دورة العمل أو أمر الشغل عن طريق الضغط على زر “أضف” الموجود في دورة العمل ثم الضغط على “أضف معاملة موجودة” ثم قم بتحديد نوع المعاملة واختر المعاملة المطلوبة.
تحديث رقم #83
في حالة احتياجك إلى إضافة قيد متعلق بدورة العمل. من ضمن آخر تحديثات دفترة لسنة 2023، يمكنك إضافة قيد يومية يدوي من داخل دورة العمل عن طريق زر “إضافة”.
تحديث رقم #84
في حالة تنفيذ أكثر من دورة عمل، يمكنك تعديل دورات العمل في شكل مجموعة. يمكنك تحديد أكثر من دورة عمل والقيام بحذفهم معًا من خلال الإجراءات الموجودة في قائمة دورة العمل.
العضويات
تحديث رقم #85
في حالة إضافة أو تجديد عضوية في ناديك الصحي، تحتاج إلى إصدار فاتورة خاصة بالتجديد أو التسجيل. لهذا تم إضافة إعداد “إنشاء فواتير مسودة لاشتراكات العضويات” في “إعدادات العضويات”. وفي حالة تفعيل هذه الخاصية يمكنك حفظ الفاتورة الناتجة عن “إضافة / تجديد عضوية” كمسودة بدلًا من حفظها بشكل نهائي. بهذا تنتقل مباشرة فور إضافة العضوية إلى صفحة تعديل الفاتورة ثم حفظها إذا أردت.
تحديث رقم #86
في كثير من الأحيان، قد يحتاج عميلك إلى إيقاف عضويته لفترة محددة، وبهذا يلغي فترة الغياب من حسابه. فيحق له إضافة فترة التجميد إلى مدة الاشتراك. لهذا، يمكنك الآن تجميد “عضوية العميل” لفترة محددة مع ترحيل هذه الفترة وإضافتها إلى فترة الاشتراك الخاص بالعميل عن طريق خيار “أضف فترة توقف” الموجود داخل صفحة العضوية.
التقارير
تحديث رقم #87
لتسهيل البحث عن الفواتير بتقارير الضرائب، يمكنك الآن البحث بعنصر “الفواتير المدفوعة جزئيًا” في التقرير حتى تتمكن من عرض هذا النوع من الفواتير فقط.
تحديث رقم #88
واجهة المستخدم للتقارير لا تقل أهمية عن أية واجهة استخدام أخرى. حيث أنها تساعد المراجع على فهم التقارير بشكل أسرع ليؤدي دوره بكفاءة في المحاسبة الإدارية. بناءً عليه، تم تحديث واجهة عرض “تقارير الحسابات العامة” لتتميز بمنظر متطور يساعدك في عملك.
تحديث رقم #89
لمتابعة حالات إقامات الموظفين المغتربين في شركتك، وفرنا تقارير خاصة تتابع ـ”حالة إقامات الموظفين” والذي يعرض البيانات الخاصة بالموظفين أو المستخدمين المقيمين بناءً على تاريخ إنتهاء الإقامة الخاصة به.
تحديث رقم #90
تم إضافة محدد بحث لتصفية الحسابات بالمستوى على النظام في تقرير “الميزانية العمومية” يمكنك من خلالها تحديد المستوى المطلوب عرض التقرير عنه.
تحديث رقم #91
لأهمية وصف القيود اليومية، سيظهر معك في كلٍ من تقارير المبيعات، وتقارير المشتريات، والضرائب.
تحديث رقم #92
قد تكون معاملات شركتك المالية بعدة عملات بالإضافة إلى العملة المحلية. الآن يمكنك تحديد العملة التي ترغب أن يعرض بها كلٍ من “تقرير الضرائب” و “الإقرار الضريبي”، وذلك من خلال محدد التصفية “العملة” والذي يضم جميع العملات الأجنبية.
تحديث رقم #93
كل عميل اشترى منتجات أو بضائع أو اشترك في خدمات شركتك، يصبح له حساب خاص بالمبيعات. لتعرف المبيعات التي تحققت لشركتك والناتجة عن مشتريات كل عميل، يمكنك الآن البحث بتصنيف العميل أثناء عرض تقرير المبيعات حسب العميل.
تحديث رقم #94
الآن عند عرض تقرير “حساب الأستاذ” سيتم عرض البيانات بالعملة الافتراضية الخاصة بالنظام، ويمكنك تغييرها من خلال حقل “العملة”.
تحديث رقم #95
تم إضافة تقرير “قائمة التدفقات النقدية” إلى تقارير الحسابات العامة.” مع إمكانية تحديد طبيعة الحسابات والتعاملات إذا كانت واردة أم صادرة ليتم عرضها بالتقرير.
تحديث رقم #96
تم تحديث تقرير “ميزان المراجعة” حيث أصبح من الممكن عرض الحسابات بحسب المستوى الخاص بها.
إدارة الأقساط
تحديث رقم #97
توجد عدة أشكال من تقسيط المنتجات أو الخدمات التي من الممكن أن تتيحها شركتك لعملائها. قد يكون القسط شهري أو ربع سنوي أو كل أربعة شهور أو سنويًأ. الآن يمكنك ضبط معدل السداد ليصبح نصف سنوي. وذلك عند إضافة اتفاقية تقسيط ليكون السداد للقسط كل “نصف عام”.
القوالب
تحديث رقم #98
قوالب الطباعة هي عنصر أساسي في كل مستند مالي أو يثبت حقوق المالية للشركة أو للموردين أو العملاء وغيرهم من الشركات. لهذا تم إضافة قوالب طباعة لكل من:
- طلبات الشراء، طلبات عروض أسعار المشتريات، عروض أسعار المشتريات، أوامر الشراء.
- الشيكات المدفوعة، الشيكات المستحقة.
- دفتر الحضور، قسائم الرواتب.
- عقود الموظفين.
- الأذون المخزنية (إضافة، صرف، تحويل).
تحديث رقم #99
تم تحديث واجهة قوالب البريد الإلكتروني بمظهر جديد يساعدك على تحسين خدمة التواصل مع عملائك.
تحديث رقم #100
تم إضافة متغير جديد باسم “Auto Invoice Title” إلى “دليل المتغيرات الكامل” يتيح لك تغيير مسمى الفاتورة بين ” فاتورة ضريبية” و”فاتورة ضريبية مبسطة” حسب نوع العميل سواء كان “فردي” أو “تجاري”.
تحديث رقم #101
هل تؤجر وحدات سكنية أو سيارات أو غيرها من الوحدات؟ يمكنك الآن أن تسمح لعملائك بحجز الوحدات المتاحة أونلاين من خلال “صفحات المتجر الإلكتروني”. حيث أنه من خلال تحديث “إعدادات إدارة الإيجارات والوحدات” أصبح بإمكانك إعطاء هذه صلاحية للعميل.
الخلاصة
قدمت دفترة خلال العام 2023 أداءً مميزًا من عدة نواحي على مستوى الاستخدام العملي والواجهة وغيرها من العناصر. نؤمن بأن التطوير ليس مرحلة ولكنه عملية مستمر تستحق الجهد وذلك لتقديم.
