نظام إدارة مؤسسات لا يتم تحديثه دوريًا هو نظام لا يساعد شركتك بالقدر الكافي. ولأن دفترة هي النظام الأشمل والأكثر دعمًا لعملك من خلال جميع أقسامه، وفرت خلال الربع الأول والربع الثاني والربع الثالث من سنة 2023 أهم التحديثات التي تؤثر بالإيجاب على عمليات التشغيل والإدارة. لهذا لم ننس عملاءنا في الربع الأخير من عام 2023 ووفرنا أفضل الخصائص والمميزات! مهتم لتعرفها جميعًا؟ اقرأ المقال الآن إلى نهايته واعرف المزيد عن أهم نظام تستخدمه في عملك!
محتوى المقال
التحديثات والمميزات الصادرة حديثا في شهر أكتوبر
قامت دفترة بعمل أكثر من 12 تحديث و إضافة اكثر من 8 مميزات اضافية في جميع البرامج المتضمنة في النظام تعرف عليها بالتفاصيل فيما يلي:
تحديثات شهر أكتوبر
1- تحديثات الحضور
كل حساب جديد تم الاشتراك فيه حديثًا يتضمن إدخال تلقائي للورديات. فإذا كانت الدولة التي يتبعها النظام عربية مصر أو السعودية أو غيرها، تجد أن الوردية المسجلة تلقائيًا تتضمن الجمعة والسبت كإجازات نهاية الأسبوع. كما أن المواعيد الاعتيادية للنظام تبدأ من التاسعة صباحًا وتنتهي الخامسة عصرًا، على أن يبدأ تسجيل الحضور بداية من الساعة السابعة صباحًا ويبدأ تسجيل الرحيل بداية من الثالثة منتصف النهار. مع العلم، أن أي تعديل في المواعيد الاعتيادية تنعكس على مواعيد بداية تسجيل الحضور والرحيل.
كما أن سياسات الإجازة السنوية والعارضة ستظهر تلقائيًا على النظام حسب الدولة. كما أن السياسات الخاصة بالإجازات الرسمية تظهر بشكل تلقائي. مع ملاحظة أن جميع هذه السياسات قابلة للتعديل. بالنسبة للتقارير، سابقًا كانت التقارير متفرقة، تقرير للحضور وآخر للأجور وغيرها. الآن، أصبحت جميع التقارير في تحت مسمى تقارير واحد يسمى الموظف. يمكن الآن حذف أيام الحضور الخاصة بالموظفين حتى وإن تم احتساب هذه الأيام، على عكس السابق، حيث كان يمكن التعامل مع الأيام المسجلة في المسودة فقط.
2- تحديثات الفواتير
يمكن بسهولة تسجيل فواتير مدفوعة مسبقًا وذلك بإنشاء الفاتورة والضغط على زر مدفوع بالفعل. مع العلم، يمكنك أن تحدد طرق الدفع التي تمت سواء كانت نقدًا أم بالبطاقات البنكية أو الحوالات أو غيرها. حيث يمكن لجزء من المبلغ أن يتم دفعه بطريقة وبقية المبلغ يُدفع بطريقة أخرى.
3- تحديثات أوامر الشغل
الآن يمكنك تعيين أي معاملة سواء كانت فاتورة أو سند صرف أو قبض أو قيد أو غيرها دون الضغط على أمر إضافة في أمر الشغل وذلك تسهيلًا لإضافة الحركات.
4- تحديثات فواتير المشتريات
يمكنك الآن البحث عن فواتير المشتريات من خلال تحتوي على البند. فتظهر جميع الفواتير التي تحتوي على اسم المنتج الذي أدخلته بالحقل.
5- تحديثات إدارة الموظفين
بسهولة يمكنك البحث عن موظفيك على نظام دفترة لإدارتهم من خلال إدخال ما إذا كان الموظف مقيم أم مواطن.
6- تحديثات الموردين
يمكنك الآن إعداد النماذج ذات الصلة للموردين بالإضافة إلى تواجدها في العقود والموظفين والعملاء. يمكن تحديد البيانات التي ينبغي تواجدها مع كل مورد وتحديد صلاحيات التعامل مع هذا النوع من الموردين. فمن خلال النموذج يمكن تحديد الموظفين ممن لهم صلاحيات إدارتهم.
7- تحديثات إعدادات المبيعات
يمكنك الآن تحديد المنتجات التي لا ترغب في تداولها. ينبغي أن يكون لهذه المنتجات تصنيف حتى يحدث منع البيع ولن تظهر لها فاتورة مبيعات. يمكن تطبيق هذه الخاصية على مستوى الفرع، حتى يكون لكل فرع منتجاته المتاحة وغير المتداولة.
8- تحديثات إدارة الموردين
يظهر الآن في كل ملف مورد قائمة التعاملات الخاصة به. فمن خلال زر حركة الحساب يمكن بسهولة عرض التعاملات المالية.
9- تحديثات المنتجات
يمكن بسهولة تحديد المنتجات المجمعة عند إضافة منتج جديد. من خلال الضغط على زر منتج مجمع جديد يسهل إضافة العناصر المجمعة للمنتج. وينقسم المنتج المجمع إلى نوعين؛ نوع يتناول العناصر المجمعة مسبقًا، أي أن الطلبية تكون مجمعة على هيئة صندوق أو حقيبة أو غيرها. أما في حالة التجميع الفوري، فهو منتج مكون من عدة عناصر متفرقة، يجمعها مسؤول المخزن بنفسه بشكل فوري بمجرد استلامه أمر الإعداد.
10- تحديثات سندات الصرف
بدلًا من كتابة اسم المورد في الوصف الخاص بسند الصرف، يمكن بسهولة اختيار اسم المورد ليظهر تلقائيًا لاحقًا في تقرير الضرائب بالرقم الضريبي الخاص به.
11- تحديثات دليل الحسابات
الحسابات الافتراضية والمتضمنة بالنظام تظهر تلقائيًا باللغتين العربية والإنجليزية حسب اللغة المختارة. تتضمن حسابات مثل: الإيرادات والمصروفات والأصول والخصوم ورأس المال.
12- تحديثات الفترة المالية
يمكنك الآن عرض أكثر من فترة محاسبية في تقرير ميزان مراجعة أرصدة. فبدلًا من عرض فترة محاسبية واحدة فقط يظهر التقرير جميع الفترات التي ترغب في مراجعتها في نفس اللحظة. لا ينطبق هذا على ميزان مراجعة الأرصدة فقط بل أيضًا يظهر مع حساب الأستاذ وقائمة الدخل والميزانية العمومية وغيرها من تقارير الحسابات العمومية.
13- تحديثات تقرير الموظفين
الآن يمكن تحديد فترة إقامة الموظف لتكون ضمن ملفه، في حالة أنه لم يكن مواطن وكان مغترب. في هذه الحالة يمكن إضافة تاريخ بداية الإقامة وتاريخ انتهائها، والتي تظهر في تقرير الموظفين بشكل منفصل. يساعد هذا أخصائي الموارد البشرية تحديد الموظفين الذين ينبغي لهم تجديد الإقامة في أقرب فرصة منعًا لتضييع وقت الشركة أو الدخول في مشكلات لا داعي لها.
المميزات الصادرة حديثًا في شهر أكتوبر
1- إمكانية تعديل تاريخ ووقت جلسة البيع يدويًا
يمكن الآن للمستخدم تعديل تاريخ ووقت جلسة البيع عند التعامل مع نقاط البيع. فمع إعادة فتح الجلسة أو إغلاقها لأول مرة، تظهر إمكانية تعديل التاريخ والوقت بما يتناسب مع الحالة الواقعة.
2- إمكانية تطبيق قواعد الحضور على أكثر من الموظف
قد تحتاج إلى تطبيق قاعدة خاصة على مجموعة من الموظفين، يسمح لك النظام بإدخال أسمائهم مرة واحدة في حقل الاسم.
3- شكل جديد للتقارير
الآن أصبح شكل التقارير أكثر عصرية ويتناسب مع التجربة المستخدم الحديثة من خلال واجهة مرنة وخطوط انسيابية تساعد المستخدم في الانتقال ببصره في مرونة عبر التقرير.
4- إمكانية التصفية باستخدام أكثر من مندوب مبيعات
عند عرض الفواتير أو الفواتير المرتجعة أو الإشعارات الدائنة أو عروض الأسعار، يمكن التصفية بأكثر من اسم مسؤول مبيعات، وذلك لتسهيل مراجعة أنشطة مندوبي مبيعات محددين.
5- سهولة اكتشاف تسجيلات الحضور غير الصالحة بنفس اليوم
بتسجيل الموظف للحضور والانصراف في اليوم، أية إدخالات أخرى باليوم نفسه تعد غير صالحة. وتظهر بجانبها علامة غير صالح.
6- مراجعة عروض الأسعار باستخدام البنود المتضمنة
يسهل مراجعة عروض الأسعار من خلال إدخال البنود المتعلقة بالمنتجات حيث أن النظام يتناول كل عرض سعر ذو صلة بالبند المذكور.
7- عرض التقارير الخاصة بالفواتير المدفوعة جزئيًا
عند عرض تقارير الضرائب، يمكن أن تعرض تلك الخاصة بالفواتير المدفوعة جزئيًا باختيار مدفوعة جزئيًا نقدًا.
8- إمكانية تصدير مدفوعات العملاء بصيغة PDF
طباعة مدفوعات العملاء يحتاج إلى تحويل الفواتير إلى صيغة قابلة للطباعة PDF، لهذا توفرت هذه الصيغة الآن على دفترة ليسهل التعامل الورقي مع المدفوعات.
التحديثات والمميزات الصادرة حديثا في شهر نوفمبر
قامت دفترة بعمل أكثر من 16 تحديث في جميع البرامج المتضمنة في النظام تعرف عليها بالتفاصيل فيما يلي:
تحديثات شهر نوفمبر
1- تحديث تقرير معاملات المخزون
أصبح الآن متاح تقرير تفاصيل حركات المخزون لكل منتج. حيث يمكنك متابعة كلٍ منهم وحركته خلال المخزون بالخصم وتحديد المتبقي بعد العملية.
2- إمكانية إنشاء فاتورة الإيجارات يدويًا
يمكنك إعداد الفاتورة الخاصة بالإيجار سواء كان لوحدة سكنية أو إدارية أو تجارية أو حتى سيارة لتدخل جميع البيانات الخاصة بالتكلفة والمدة والغرض وغيرها. كما أن دفترة يحفظ تلقائيًا الفاتورة كمسودة على النظام مع إمكانية تعديلها.
3- حذف أكثر من تحويل بنكي
كل التحويلات البنكية يمكنك الآن حذفها إذا أردت من خلال اختيار المستهدف منها والضغط على أمر حذف.
تاريخ انتهاء الصلاحية أو الكمية وانتهاء الصلاحية أو الكمية أو الرقم التسلسلي
4- تطبيق الوردية على أكثر من موظف
يمكنك تحديد مواعيد وأيام الوردية وجميع بياناتها وبعدها تضيف الموظفين ممن تنطبق عليهم هذه الوردية. بهذا يمكن الإضافة باسم الموظف مباشرة أو بتحديد قاعدة تعرف الفرع والقسم والمسمى الوظيفي الذي يمكن أن تنفذ به هذه الوردية.
5- إنشاء فاتورة الإيجار بمسودة بناءً على الإعدادات
يمكن للمستخدمين تفعيل أو تعطيل إنشاء مسودة فاتورة من خلال زر إنشاء فواتير مسودة لأمر الحجز المتواجد في إعدادات إدارة الإيجارات والوحدات.
6- تطبيق سياسة الإجازات على موظفين
مثل الدوريات، بجانب القواعد التي يمكن إنشاؤها، يمكن تطبيق سياسة الإجازات على مجموعة من الموظفين.
7- بيان حالة الفاتورة المرتجعة
على نظام دفترة، يمكن تحديد حالة الفاتورة المرتجعة إذا كان تم تسليمها أم لا. ذلك لتسريع الإجراءات وتحديد المبالغ التي ينبغي تسليمها إلى العملاء.
8- إمكانية إرسال الفواتير الإلكترونية إلى هيئة الزكاة والدخل
للحسابات السعودية والتي تفعل الفاتورة الإلكترونية، لتجربة إرسال الفواتير الإلكترونية إلى هيئة الزكاة يمكن ربط البوابة بالفاتورة من خلال محاكاة توفرها دفترة. يحدث التفعيل للمحاكاة أو الربط مع البوابة من خلال استقبال OTP.
9- توفير تقارير السُلف
لأن دفترة يتابع كل ما له علاقة بالموظفين، كانت السُلف أحد أهم البيانات التي ينبغي متابعتها. فمن خلال النظام، يمكن تحديد عدد الأقساط التي سيسددها الموظف لرد السلفة. من خلال تقارير السلف، يمكن عرض الأقساط المدفوعة والدفعات المتبقية.
10- إضافة الإهلاك بطريقة وحدات الإنتاج
طريقة وحدات الإنتاج أصبحت متضمنة في نظام دفترة، وهي إحدى أهم طرق حساب نفقات الإهلاك وأكثرها فاعلية. فتصبح عدد الوحدات المستهلكة عبارة عن ساعات أو منتجات أو غيرها من العناصر التي تنتجها المعدة، ونتيجة إصدار هذا العدد، يصبح من المتوقع أن يتبقى عدد محدد من الوحدات قبل أن تتحول المُعدة إلى خردة.
11- عرض حضور العملاء ضمن ملفاتهم
كل عميل لديه ملف خاص به على دفترة. أصبح من الممكن تسجيل حضور العملاء ليكون ضمن ملفاتهم المسجلة.
12- تحميل التقرير بدلًا من عرضه على المتصفح
عند زيادة حجم البيانات عن حد معين، تظهر رسالة من نظام دفترة تنصحك بتحميل التقرير وعرضه من خلال الجهاز بصيغة إكسل وذلك لتجنب أية مشكلات قد يتعرض لها المتصفح.
13- تنفيذ قواعد التذكير التلقائي لسير العمل
تحديث أوامر الشغل على دفترة يتضمن توفير قواعد تذكير وسياسات جديدة خاصة بكل أمر شغل.
14- الانتقال السريع بين القيود اليومية
يمكنك الانتقال بين القيود المختلفة لمراجعتها وعرض بياناتها بدلًا من الخروج من القيد المعروض للانتقال إلى قيد آخر. من خلال زر الانتقال إلى قبل أو بعد صار من السهل مشاهدة جميع القيود في بضع دقائق.
15- تطبيق طباعة القيود من خلال أمر مجمع
يمكن طباعة جميع القيود التي تحتاجها في صيغة ورقية من خلال نقرة واحدة. حيث تختار جميع القيود ثم تضغط على طباعة PDF لتحصل على جميع النسخ في نفس اللحظة مما يختصر الكثير من الوقت.
16- تحديث توجيه حسابات المشتريات الخاصة بالتسويات
تنفيذ تسويات المشتريات وتنعكس على الحسابات المرتبطة بها لتظهر في جميع نماذج المشتريات. التحديث الجديد يوفر إمكانية إلغاء التوجيه للحسابات في إعدادات التوجيه. باختيار تفعيل التسوية، يمكنك تطبيقها على فواتير المشتريات.
التحديثات والمميزات الصادرة حديثاً في شهر ديسمبر
قامت دفترة في شهر ديسمبر بعمل بعض التحديثات علي النظام تعرف عليها فيما يلي:
1- تحديثات أذونات الإجازة
إمكانية حفظ إذن الإجازة مع إمكانية إضافة إذن جديد لموظف آخر من نفس الزر، حفظ وإضافة.
2- الحقول المخصصة في الفواتير متاحة الآن في تكامل زابير
لتقديم المزيد المميزات إلى تكامل زابير وفرت دفترة إمكانية إضافة حقول مخصصة إضافية لتصبح جزء من فواتير التي تصدر للعملاء.
3- إضافة الملحوظات والمرفقات إلى الأصول
يمكن للمستخدم إضافة ملحوظات إلى الأصول وكذلك المرفقات لتوضيح طبيعة الإهلاك وإضافة تعليق مرتبط به.
الخلاصة
بقراءتك لهذا المقال، فقد انتهيت من الإطلاع على كافة تحديثات نظام دفترة في الربع الأخير من عام 2023. وذلك بعد مراجعة خصائص النظام الجديدة المضافة في الربع الأول والربع الثاني والربع الثالث. الآن بين يديك نظام متكامل في تطور مستمر وينصت بتركيز لجميع احتياجاتك لبتفاعل معها.
