لأن جزءًا كبيرًا من نجاح المؤسسات يعتمد على توفير احتياجاتها اللازمة للتشغيل والإنتاج وإتمام العمليات، قُمنا في دفترة بتحديث برنامج دورة المشتريات وتطويره، بحيث يضم كل مراحل عملية الشراء. بدايةً من طلب الشراء، متبوعًا بعروض أسعار المشتريات، ثم أوامر الشراء، وانتهاءً بإصدار الفواتير.
في السطور القليلة القادمة، نتعرف سويًا على أبرز مزايا برنامج دورة المشتريات في دفترة، وكيف يمكن أن تساعدك على إدارة مشترياتك، وإتمام مهامك بطريقة سريعة، عبر واجهة استخدام سهلة وأدوات متقدمة.
محتوى المقال
ابدأ دورة مشترياتك بإنشاء طلبات الشراء آليًا
أنشئ طلبات الشراء آليًا باستدعاء البنود المطلوبة من الحساب ببياناتها التفصيلية. لا تضيّع وقتك في مراسلات صادرة وواردة بين أقسام الشركة وقطاعاتها، وانتظار الموافقات الروتينية.
يتميز برنامج دورة المشتريات في دفترة بالتكامل كما سبقت الإشارة إلى ذلك. ومن هنا يبدأ هذا التكامل، حيث يمكنك الانتقال مباشرةً بعد إنشاء طلبات الشراء إلى المراحل اللاحقة من دورة المشتريات، أو البدء من أي مرحلة دون الحاجة إلى استيفاء المراحل السابقة.
راجع دليل إنشاء طلب شراء للمزيد من التفاصيل.
أنشئ طلبات عروض الأسعار بضغطة زرٍ
فور الموافقة على طلب الشراء، يمكنك تحويله بضغطة زرٍ واحدةٍ إلى طلب عرض سعر أو أكثر حسب عدد الموردين لديك. لن تكون بذلك في حاجة إلى إنشاء عرض سعر جديد لكل مورد على حدةٍ. حدِّد في طلب عرض السعر كمية المنتجات المطلوبة للشراء، وأضف ملاحظاتك إن أردت.
راجع دليل تحويل طلب الشراء طلب عرض أسعار للمزيد من التفاصيل.
قارن بين عروض الأسعار.. كلٌ من مكان واحد
بعد استقبال عروض الأسعار المقدمة من الموردين، قارن بسهولة بينها من حيث السعر، والمدة الزمنية المستغرقة للحصول على الطلبات، وجودة المنتجات لدى كل مورد. يساعدك ذلك على توفير الوقت والجهد، واتخاذ القرار السليم فيما يخص الخيار الأنسب والأقل تكلفة للشركة.
اعتمد عرض السعر وفقًا لنظام الصلاحيات
لكي يتحول عرض السعر إلى أمر شراء ينبغي أن تتم الموافقة عليه واعتماده من قبل الموظف المسئول. لذلك طوَّر دفترة من نظام الصلاحيات للموظفين، بحيث يكون الموظف المسئول فقط هو الذي لديه صلاحية الموافقة على عرض السعر. ولمزيدٍ من الشرح والتوضيح راجع دليل الأدوار الوظيفية في دفترة.
أرسل أوامر الشراء للموردين عبر البريد الإلكتروني
دون الحاجة إلى استخدام أي تطبيق أو وسيلة تواصل خارجية، اعتمد على دفترة في إتمام كافة مراحل دورة المشتريات. فبعد الاستقرار على أفضل عرض سعر مقدم لك، أرسل أمر الشراء إلى المورد صاحب عرض السعر مباشرةً عبر البريد الإلكتروني حتى يبدأ في إعداد الطلبية.
راجع دليل إرسال أمر الشراء إلى المورد عبر البريد الإلكتروني لمعرفة الخطوات بالتفصيل.
حول أمر الشراء إلى فاتورة آليًا وحصّل الخصم الضريبي
في آخر مراحل دورة المشتريات يتم إصدار الفاتورة. وفي دفترة يتم ذلك بضغطة زرٍ واحدة، حيث يتم تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مباشرة دون الحاجة إلى إنشاء فاتورة شراء جديدة. يتم كذلك في برنامج دورة المشتريات من دفترة تحصيل الخصم الضريبي على ضريبة القيمة المضافة بناءً على بنود الفاتورة.
راجع دليل تحويل أمر شراء إلى فاتورة.
أخيرً وليس آخرً، ندعوك إلى أن تكتشف بنفسك المزيد من مزايا برنامج دورة المشتريات في دفترة، بمجرد تسجيل الدخول إلى حسابك وتفعيل البرنامج. وفي حال كانت لديك أي استفسارات فلا تتردد في التواصل معنا عبر البريد: support@daftra.com وستحظى بالدعم اللازم والمساعدة.
