ضمن التحديثات الدورية التي تجريها دفترة بهدف تحسين تجربة المستخدمين وتسهيل استخدامهم للنظام، أصبح من الممكن ربط المعاملات المالية التي تتم على الحساب البنكي بما يقابلها من عمليات صرف وقبض في حساب دفترة، مما يساعدك على إدارة أكثر كفاءةً للوضع المالي، وإصدار كشف متكامل يوضح مصدر ووصف المعاملة المالية ومرجعها البنكي.
في هذه المقالة نسلط الضوء على هذا التحديث، ونوضح كيفية استخدامه والاستفادة منه.
محتوى المقال
استيراد كشف الحساب البنكي إلى النظام
بخطواتٍ بسيطةٍ يمكنك استيراد ملف بصيغة csv من جهازك إلى حساب دفترة. يحتوي هذا الملف على البيانات الأساسية لأي كشف حساب بنكي: تاريخ العملية، وصف العملية، دائن، مدين، الرقم المرجعي. وبعد استيراده سيتيح لك نظام دفترة إمكانية مطابقة كل عملية تمت على حسابك في دفترة بما يقابلها في كشف الحساب البنكي.
ولاستيراد كشف الحساب اتبع الخطوات الموضحة أدناه:
اضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “خزائن وحسابات بنكية“. ومن بين الحسابات البنكية التي لديك في الحساب اختر الحساب البنكي الذي تريد استيراد كشف حسابه.
اضغط على “استيراد كشف حساب البنك” ضمن إجراءات الحساب البنكي.
اختر ملف كشف الحساب المراد استيراده. يمكنك الاستعانة بنموذج كشف حساب جاهز بالضغط على “تنزيل مثال“، وتعديل بياناتك عليه، ثم استيراده.
حدد صيغة الملف المرفوع من بين: Comma Separated أو Semi Column Separated أو Tab Delimited.
اضغط على زر “الخطوة التالية“.
قم بتمثيل كل عمود داخل الملف مع الأعمدة داخل النظام، ثم اضغط “استيراد“.
مطابقة المعاملات البنكية بالحساب على نظام دفترة
بعد استيراد كشف الحساب يمكنك حينئذٍ مطابقة المعاملات البنكية بحسابك على نظام دفترة باتباع الخطوات التالية:
اضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “خزائن وحسابات بنكية“. ومن بين الحسابات البنكية التي لديك في الحساب اختر الحساب البنكي الذي تريد مطابقة معاملاته.
اضغط على زر “مطابقة” أعلى الشاشة.
حدد المعاملة البنكية وما يقابلها من عمليات على النظام، مع إمكانية البحث برقم القيد أو الوصف. ثم اضغط على “مطابقة” أسفل يسار الشاشة.
وهنا تجدر الإشارة إلى أن قيمة المعاملة البنكية لا بد أن تكون مساوية لقيمة العملية على النظام لإجراء المطابقة. وفي حال كانت أقل، فيمكنك حينئذٍ تسوية فرق الإيداع أو السحب، حيث ينقلك النظام تلقائيا إلى شاشة إنشاء سند صرف أو سند قبض، ويطلب منك الموافقة عليه، وإلا فلن تتم عملية المطابقة.
أدوات بحث متقدمة لإيجاد المعاملة المطلوبة
في أثناء مطابقة العمليات بما يقابلها من معاملات بنكية، يتيح لك نظام دفترة البحث في النتائج وتصفيتها بوسائل عدة، منها: البحث بواسطة الرقم المرجعي للمعاملة المالية، أو التصفية حسب التاريخ، أو التصفية حسب الحالة، أو حسب المبلغ، أو البحث بواسطة العملية سواء سحب أم إيداع.
تعيين حالات للمعاملات تلقائيًا من قِبل النظام
بعد استيراد كشف الحساب البنكي مباشرةً تكتسب كل المعاملات تلقائيًا حالة “لم تطابق“، وفي حال تمت مطابقة العملية تكتسب حينئذٍ حالة “تمت مطابقتها“، كما يمكن إكساب المعاملة حالة “مستبعدة” إذا تمت هذه المعاملة خارج نطاق حساب دفترة، أو لأي سبب آخر لديك.
استبعاد العمليات البنكية غير المطلوبة
ضِمن الحالات التي يمكن تعيينها للمعاملات المالية الواردة في كشف الحساب، يمكنك إكساب أي معاملة حالة “مستبعد“، وذلك في حال كانت هذه المعاملة غير مرتبطة بالعمليات على حساب دفترة أو لأي سبب آخر.
تختلف هذه الحالة عن الحذف في أن الاستبعاد يُبقي المعاملة ظاهرة ببياناتها، ولكن دون ربط مع أي عملية تمت في الحساب، في حين أن حذف المعاملة يُنهي وجودها تمامًا من الكشف.
تصدير الكشف النهائي بعد المطابقة
تستفيد بهذه الميزة في حال أردت أن يكون لديك تقرير متكامل يحتوي على عمليات الصرف والقبض بحساب دفترة، بالإضافة إلى المعاملة المالية المقابلة لها في الحساب البنكي. يمكنك اتخاذ هذه الخطوة بعد استيراد كشف الحساب البنكي ومطابقة معاملاته بعمليات حسابك على دفترة.
ولتصدير كشف الحساب اتبع الخطوات التالية:
اضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “خزائن وحسابات بنكية“. ومن بين الحسابات البنكية التي لديك في الحساب اختر الحساب البنكي الذي تريد تصدير معاملاته.
اضغط على “كشف حساب البنك” ضمن خيارات الحساب البنكي.
ثم اضغط على مربع الاختيار يمين المعاملة التي تريد تصديرها. ثم اضغط على الزر العائم “تصدير” أسفل الشاشة.
بذلك تكون رحلتنا في توضيح ميزة ربط الحساب البنكي بنظام دفترة قد وصلت إلى نهايتها. جرب بنفسك هذا التحديث الجديد لتكتشف المزيد حول كيفية الاستفادة منه، وشاركنا تساؤلاتك عبر البريد الإلكتروني: support@daftra.com على مدار الساعة.
