مهما كان حجم نشاطك التجاري أو مجال عملك فلا شك ستحتاج إلى إنشاء فاتورة، ورغم كون الأمر مفيد لضبط الجوانب المحاسبية والمالية، فلن نغفل الجوانب التسويقية المتعلقة بالهُوية خاصتك، فالفاتورة تحتوي البيانات الهامة المتعلقة بنشاطك التجاري والعميل والمنتج وكذلك بعض البيانات الضريبية، ولكن طريقة الصياغة والشكل يتعلقوا بإبراز هوية نشاطك ولهم أثر كبير في تكوين تصور العميل عنك، فكيف تتعلم بخطوات بسيطة الفرق بين أنواع الفواتير المختلفة وتتعرف على طرق تصميم الفواتير بخطوات تفصيلية وكذلك أهم البرامج التي ستفيدك في إنشاء فاتورة مميزة.
محتوى المقال
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة عبارة عن بيان يوضح تفاصيل كل عملية شراء وبيع وتعد الطريقة المتعارف عليها لحفظ الحقوق المالية، وتصل أهمية الفواتير إلى أننا نتعامل معها بكثافة تصل إلى أن تكون يومية، ويعني بها عدة جهات غالبًا ما تكون التاجر والمستهلك والجهة الحكومية المسؤولة عن فرض وتحصيل الضرائب.
ما أنواع الفواتير؟
الفواتير كلها فواتير ذات سمت واضح فصّلناه سابقًا ولا يخفى عليك تصوره، ولكن هناك بعض الحالات الخاصة التي يتم تخصيص الفواتير فيها لتناسب غرض ما، ولكثرة تداول مثل هذه الفاتورة فكأنها أصبحت نوع له محددات يمكننا التعرف عليها، فدعنا نتعرف على أشهر أنواع الفواتير:
فواتير المبيعات الاعتيادية: فاتورة تشتمل بيانات المنتج وطرفي العملية البيعية وقد يستلمها العميل قبل تسديد المبلغ فتكون آجلة أو يسدد أولًا المبلغ المستحق، وتعد فواتير المبيعات الشكل الأكثر شيوعًا للفواتير.
فواتير المشتريات: وهي الفواتير التي يصدرها المشتري للمورد بصفته الشخص الذي سيدفع المبلغ لا المستحق له، وله فوائد عديدة مثل استرداد مبالغ القيمة المضافة المستحقة.
مستخلص المقاولات: مستخلص المقاولات عبارة عن فاتورة مجمعة تصدر عن مشروع معين أو فترة ما ضمن مقاولة؟
فواتير الموظفين والفريلانسرز: يتم احتساب عدد الساعات وسعر كل ساعة ويصدر في الفاتورة المبلغ المالي المستحق كراتب للموظف.
فواتير إشعار الخصم والإضافة (الائتمان): إشعارات تصدر لإنقاص أو زيادة المنتجات الموجودة في فاتورة، وتعد فواتير تكميلية أو أداة تعديل على الفاتورة الأساسية.
الفاتورة المبدئية: فاتورة غير قاطعة، يقدمها صاحب المنتج أو الخدمة للعميل وتشتمل سعر أولي، وبعد موافقة العميل على إتمام الصفقة، يتم تحويلها للفاتورة الرسمية.
فاتورة التوكيل: تستخدم في التعامل طويل الأجل بين طرفين، وتسمح بدفع العميل أسعار المنتجات بشكل مسبق لتوفير السيولة للتاجر المورد له.
كيفية إنشاء فاتورة
هناك أكثر من خيار أمامك إن أردت إنشاء فاتورة وهم:
- أولهم: أن تستخدم نظام لإصدار الفواتير أو برنامج محاسبي وهنا تكون الفاتورة مُجهزة لك وكل ما عليك إجراء بعض التعديلات إن أردت شكل معين للفاتورة، ولكن لن تحتاج إنشائها من الصفر.
- ثانيهم: استخدام نموذج جاهز للفواتير في شكل ملف وورد أو pdf أو غيرها من الصيغ، وعليك أن تقوم بالتعديل على هذا النموذج ليناسبك.
- ثالثهم: أن تقوم بإنشاء الفاتورة من الصفر من خلال برامج تصميم الفواتير الجاهزة مثل كانفا Canva أو أدوبي إنديزاين أو عن طريق برامج مايكروسوفت مثل إكسيل.
وأيًا كانت الطريقة التي اخترت أن تعتمدها لإنشاء فاتورتك، هناك بعض العناصر الهامة، تأكد من وجودها أو قم بإنشائها بنفسك للوصول لتصميم الفاتورة المثالي الذي تبحث عنه:
- قم بتصميم حدود الفاتورة وصمم الأقسام المختلفة داخلها.
- أضف لوجو النشاط التجاري الخاص بك أو اسم الشركة باسم واضح كبير.
- خصص أماكن للبيانات الخاصة بك وبيانات العميل وبيانات المنتج أو الخدمة التي تقدمها له.
- أضف ما شئت من حقول للبيانات الإضافية المتعلقة بالشحن أو الخصومات أو طرق الدفع وغيرها.
- احفظ نموذج الفاتورة الخاصة بك بعدما تصل للشكل المناسب لتعيد استخدامه في كل مرة تصدر فيها فاتورة جديدة.
نموذج فاتورة مجاني للتعديل
إن كنت تريد الحل المجاني الأسهل، إليك نموذج فاتورة جاهز، عدّل عليه واحصل على نموذج فاتورة خاص بك.
طريقة عمل فاتورة إلكترونية
الفواتير الإلكترونية لا تختلف عن الفاتورة الاعتيادية في الشكل أو الغرض، ما يختلف أن صدورها يستوجب برنامج فواتير أو ERP System ذو مواصفات معينة وغالبًا ما يتم ربطها مع الجهة المختصة بالشأن الضريبي وتعتبر إلزامي في معظم الدول العربية الآن.
وطريقة عمل الفاتورة الإلكترونية ليست أمر معقد، كل ما عليك أن تتوجه لنظام إصدار الفواتير الخاص بك وتتوجه للقسم الخاص بإنشاء فاتورة جديدة، لتجد نموذج جاهز للفاتورة تدخل فيه البيانات وتحفظها ليكون لديك بذلك فاتورة إلكترونية.
كيفية انشاء فاتورة جديدة باستخدام برنامج دفترة
لكي تتمكن من إنشاء الفاتورة تأكد أولًا من تفعيل “تطبيق المبيعات” من “إدارة التطبيقات”.
واضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على “إنشاء فاتورة” لتجد فاتورة جديدة قد تم إنشائها برقم تسلسلي تلقائي فريد، بحيث تتمكن من تحديد تاريخ الفاتورة، والذي يتم تعيينه تلقائيًا مماثلًا ليوم إنشاء الفاتورة، وكذا تاريخ الإصدار والذي قد تعينه في نفس يوم تاريخ الإنشاء أو قبله أو بعده.
- خانة العميل تساعدك على اختيار العميل صاحب الفاتورة من قاعدة بيانات العملاء بالنظام أو يمكنك أن تقوم بإضافة عميل جديد من الزر بجانبها.
- أما خانة مسئول المبيعات تساعدك على تعيين الفواتير المرتبطة بعمليات بيع لبائع محدد وهو ما يساعد فيما بعد في عمليات التتبع لتقييم أداء الموظف وإصدار العمولات على المبيعات.
- وخانة شروط الدفع تحدد بها عدد الأيام المسموح بها كمهلة لكي يدفع العميل الفاتورة.
- وقائمة الأسعار تكون قائمة بها أسعار خاصة لبعض المنتجات أو كلها، يمكنك أن تختارها أثناء الفاتورة ليتم احتساب أسعار المنتجات والخدمات تلقائيًا تبعًا لأسعار هذه القائمة لا بالأسعار الاعتيادية المرفقة بالمنتجات منذ إضافتها في المخزون.
استكمال البيانات الأساسية للفاتورة
بعد البيانات الأساسية واختيار العميل صاحب الفاتورة، قم بإضافة المنتجات وحدد الكمية وعدّل السعر إن أردت تغيير السعر الافتراضي للمنتج في مخزنك، واختر الضريبة المطبقة على كل منتج على حدة.
يتم تطبيق ضريبة القيمة المضافة افتراضيًا من النظام بحسب النسبة المعتمدة وفقًا للدولة الخاصة بالحساب.
هناك العديد من الإمكانيات تخص الفواتير، تتيح لك قدر من التحكم، يمكنك استخدامها وقتما تريد أو الاكتفاء بالبيانات الأساسية للفاتورة دون المزيد من التفاصيل.
أهم هذه الإمكانيات:
(1) الخصم والتسوية:
- الخصم:
هناك طريقتان لإضافة الخصم على الفواتير؛ إما أن يكون على مستوى البند (المنتج/ الخدمة) وهو ما يتم تفعيله عند إضافة المنتجات للفواتير بجانب حقل الضريبة.
أو يكون الخصم على إجمالي الفاتورة وهذا هو نوع الخصم الموضح في لقطة الشاشة بالأسفل.
وفي حالتي الخصم يمكنك أن تختار بين تطبيق الخصم كنسبة مئوية من من مبلغ البند أو الفاتورة أو في صورة مبلغ تحدده بالعملة المستخدمة في الفواتير.
تجد خطوات إضافة الخصم هنا في دليل المستخدم من دفترة.
- نقاط الولاء:
إن كنت تطبق أحد برامج نقاط الولاء من دفترة، والتي ينتج عنها منح نقاط للعميل عند كل عملية شراء، فيمكن استخدام هذه النقاط في صورة خصم عند إصدار فاتورة لعملية شراء جديدة، حيث تحدد عدد نقاط الولاء التي يريد العميل استهلاكها ويتم تحويلها لخصم في صورة مبلغ نقدي بناءًً على قاعدة الولاء المحددة مسبقًا للعميل.
- التسوية:
غالبًا ما يحتوي المبلغ الفعلي للفاتورة على كسور، ويفضل كثير من المحاسبين تسوية هذه الكسور وإصدار الفاتورة بأقرب مبلغ صحيح مناسب، تمامًا كعملية التقريب في الرياضيات التي تقرب رقم 5.8 إلى أقرب رقم صحيح فتجعله 6 وتقرب 5.4 كذلك فتجعله 5.
نكتب في مربع التسوية الرقم الذي نريد حذفه أو إضافته من الفاتورة لكي يصبح الإجمالي رقم صحيح، ويكون مبلغ التسوية بالقيمة الموجبة (+) إن كنت ستضيف مبلغ يتحمله العميل، وبالسالب (-) إن كنت ستخصم مبلغ التسوية وتتحمله أنت عن العميل.
- الحساب:
اختر من دليل الحسابات الحساب الذي تود تحميل الفاتورة عليه، أو اترك الحساب الافتراضي كما هو.
(2) الإيداع:
- الدفعة المقدمة:
في حالة تم الاتفاق على سداد العميل مبلغ من إجمالي قيمة الفاتورة كدفعة مقدمة، يتم تدوين قيمة المبلغ أو نسبته من إجمالي قيمة الفاتورة، وتكون حالة الفاتورة مدفوعة جزئيًا، لكن يراعى أنه مع ذلك يمكن أن يؤجل العميل سداد الدفعة المقدمة.
- دفعة مقدمة مدفوعة بالفعل:
أما في حالة دفع مبلغ الدفعة المقدمة بالفعل، يتم تفعيل زر “مدفوع بالفعل” مع تحديد وسيلة الدفع والخزينة التي تم الدفع إليها.
- رقم المعرف:
أضف رقم المعرف إن وجد، وهو يرتبط عند السداد بشيكات.
مدفوع بالفعل:
في حالة كانت الفاتورة مدفوعة كلها بالفعل، يمكنك تفعيل هذا الزر بدلًا من استخدام الدفعة المقدمة المرتبطة بإيداع مبلغ جزئي.
(3) بيانات الشحن:
- بيانات الشحن:
يقصد بها عنوان شحن العميل والذي قد يظهر أو لا يظهر في الفاتورة، وتكون الاختيارات كالتالي:
- آلي: لإظهار أحد العناوين المسجلة في ملف العميل في الفاتورة، مع أولوية إظهار العنوان الثانوي.
- لا تظهر: إخفاء عنوان الشحن داخل الفاتورة.
- أظهر عنوان العميل: إظهار عنوان العميل الأساسي كعنوان الشحن في الفاتورة.
- أظهر عنوان العميل الثانوي: إظهار عنوان العميل الثانوي كعنوان الشحن في الفاتورة.
- مصاريف الشحن:
تكتب فيها مصاريف الشحن الواجب تحصيلها من العميل.
- المستودع:
لكتابة المخزن الذي سيتم شحن المنتجات منه. ويمكنك تفعيل خاصية “اختيار المستودع لكل بند” في حالة رغبتك في شحن كل منتج من مخزن مختلف.
إرفاق المستندات:
- إرفاق مستند جديد:
ويتم الأمر عن طريق اختيار الذي تريد إرفاقه من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- إرفاق مستند تم رفعه إلى دفترة مسبقًا:
تظهر لك المستندات التي رفعتها مسبقًا لتختار منها دون الحاجة للبحث على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
