بحسب تقرير State of the Global Workplace فإن تكلفة استبدال الموظف الفعّال تتراوح ما بين نصف إلى ضعف مرتبه السنوي!
وبحسب بحث أجرته Research Briefings التابعة لمجلس النواب البريطاني فإن 80% من الشركات، خاصة صغيرة الحجم، تعاني لإيجاد المرشحين ذوي المهارات المناسبة للوظيفة.
ويعتبر الأمر مشكلة، خاصة في إطار أحدث مناهج إدارة الموارد البشرية التي تجعل مركزيتها العنصر البشري Human-Centric HR.
ووجود المشكلة استدعى طرح حلول فعالة؛ لإيجاد الموظفين المناسبين وبناء فريق عمل قوي، ثم الحفاظ عليه. وتعتمد هذه الحلول بصورة كبيرة على التطورات التكنولوجية الحديثة.
دعنا نتعرف على أبرز هذه الحلول خلال السطور القليلة القادمة.
محتوى المقال
كيف تجد الموظف المناسب؟
تختلف فعالية المؤسسة باختلاف مستوى الموظفين المعينين لديها خاصة في المناصب العليا والوظائف الهامة لديك، أي أن جودة موظفيك تنعكس على مستوى المبيعات والأرباح واستقرار شركتك بشكل عام!
ويعوق وصولك للموظفين المثاليين عدة عوامل أبرزها:
صعوبة تقييم المرشحين بدقة
فليست كل المهارات المرادة مما يمكنك قياسه، وحتى تلك المهارات الخاضعة للاختبار قد تخطىء تقييمها لأسباب كثيرة.
لذلك، رغم وضوح المعايير، وطول مراحل الاختبار وطرقه، تظل فكرة اجتذاب الكفاءات والتأكد من كونهم كفاءات قبل التعيين، معضلة كبيرة، لذا ننصحك بالاعتماد على الاختبارات التقنية والمواقف التي تبرز مهارات وسلوكيات الموظف بتلقائية أكثر من اعتمادك على ما يقوله المرشح عن نفسه.
التحيزات النفسية
لا يخلو بشر من تحيز نفسي يملي عليه الميل لاختيارات بعينها واستبعاد غيرها دون وجود مبررات منطقية حقيقية واضحة، وهو ما قد يؤدي بمسئولي التوظيف والمديرين المنوطين باختيار الموظفين إلى اختيارات خاطئة ناتجة عن تحيزاتهم النفسية وتحليلاتهم وتوقعاتهم غير الواقعية، وهو ما لا يتكشف إلا بعد التعيين.
ندرة الكفاءات الاستثنائية
الكفاءات نادرة، والفارق بين مستوى هؤلاء الأفراد وأقرانهم العاديين فارق مهول، ويزداد الأمر صعوبة لتلقي الكفاءات -على الأغلب- التقدير اللازم من شركاتهم الحالية، مما يجعل مستوى رضاهم الوظيفي عائق بينهم وبين السعي لوظيفة جديدة أو يجعلهم في غير استعداد للمخاطرة لخوض تجربة جديدة، فهل لديك ما يكفي من المميزات الكافية لجذبهم؟
تشعر أن مهمة الحصول على المرشح المثالي باتت مستحيلة؟
ما رأيك أن تجرب تنقيب؟
كيف يساعدك تنقيب لاستهداف الموظف المثالي؟
يعتبر تنقيب محرك بحث الوظائف ونظام إدارة عمليات التوظيف الأشهر في الوطن العربي، ويتيح قاعدة من السير الذاتية تتجاوز 5 مليون مرشح في المجالات المختلفة، بالإضافة لإمكانية الإعلان عن وظائفك ودعمها حتى الوصول للمرشحين الأنسب، وكذا نظام ATS لتنظيم المتقدمين وفلترتهم وتنظيم مواعيد المقابلات وكامل عملية الاختيار.
جرب تنقيب واستمتع بمميزاته الأساسية مجانًا
برامج تهيئة الموظفين الجدد Onboarding
تبدأ برامج تهيئة الموظفين الجدد من قبل الاستلام الفعلي للعمل، من خلال إطلاع الموظف على مهامه بتفاصيلها والتعرف على بيئة العمل والمعلومات الكافية لبناء تصوره عن مستقبله في شركته الجديدة.
وبحسب إحصائية Brandon Hall فبرامج تهيئة الموظفين الجيدة تزيد معدل بقاء العاملين في مؤسستك بمعدل 82% وتزيد إنتاجية الموظف بأكثر من 70% وهو ما يجعلها محطة تستحق الكثير من التوقف، فمن ذا يتخلى عن مثل هذه النسب من التطور في بيئة العمل؟!
:هناك ثلاث جوانب أساسية ينبغي أن يلم بها برنامج تهيئة الموظفين الجدد، وهم
التعريف بالشركة وبيئة العمل
لن يكن الموظف جزء متناغم من بيئة عمل لا يعرفها جيدًا، لا يدرك القيم المحركة لها، ولا يعرف كيف ستتحرك به الأيام المقبلة داخل هذا المكان!
ويعتبر التعريف بالشركة وأهدافها وبيئة العمل جزء من تقدير الموظف وإشراكه في الجوانب الاستراتيجية، مما يؤدي لتراجع أكثر من نصف الموظفين عن التفكير في فكرة الاستقالة.
إتقان المهارات التقنية الخاصة بوظيفته
حتى وإن كان الموظف خبيرًا في مجال عمله فإن تواجده في شركة جديدة لها نظام مختلف ومدير مختلف مع بعض الاختلافات الطبيعية في المهام، يجعل هناك حاجة للتدريب وإعطاء المزيد من الوقت لصقل مهاراته وألفة المهام المطلوبة.
بناء شبكة علاقات قوية مع الزملاء
زملاء العمل لا تقتصر أهمية تعارفهم على زيادة الألفة والراحة إنما ينعكس الأمر بشكل مباشر على جودة العمل المستلم منهم، فلا يعمل موظف بشكل منفرد، ولا شك يحتاج التعاون مع الزملاء في قسمه وفي الأقسام المجاورة.
وهو ما عليك العمل على تقويته بشكل متعمد من خلال بعض أنشطة بناء فريق العمل.
من المسئولين عن تهيئة الموظف الجديد؟
(1) مسئولي الموارد البشرية.
(2) المدير المباشر.
(3) إدارة التدريب.
(4) تعيين موجه لكل موظف أو لكل عدد من الموظفين.
(5) زملاء الموظف الجديد.
الأداة التكنولوجية المتكاملة لتحقيق ذلك
يبدو مما سبق أن برامج تهيئة الموظفين الجدد تعتمد بشكل أساسي على التكامل بين أفراد الشركة كزملاء لتبادل الخبرات أو بين الموظف ومديره للوصول لمستوى أفضل تقنيًا في أقصر وقت ممكن أو تبادل المعارف الخاصة بالمشروعات الموجودة في الشركة وتوجهاتها القادمة ومستوى التقدم والإنجازات المحرزة.
ويعتبر برنامج دفترة لتخطيط الموارد المؤسسية من أكثر الأدوات الرقمية مرونة، إذ تستطيع تشكيل النظام لمساعدتك في إتمام برامج تهيئة الموظفين الجدد والقدامى بكفاءة عالية، يمكنك من خلال النظام القيام ببعض الأمور مثل:
(1) الإطلاع على مشروعات الشركة السابقة وتفاصيلها وخطوات تنفيذها ومعرفة المسئولين عنها والنجاح المحقق فيها أو حتى الإخفاقات وأسبابها.
(2) تحديد مسئوليات الموظف وتعريفه بدوره وصلاحياته وكذلك صلاحيات غيره من الموظفين.
(3) التعاون والعمل على نفس المشروع مع زملائه مما يقوي الروابط بين أفراد الفريق ويؤدي لتبادل الخبرات.
(4) سهولة فهم اللوائح والجزاءات والمكافآت، وتقديم طلبات الإجازة وتتبع رصيده والإطلاع على قسائم الراتب خاصته وتفاصيلها وغيرها مما يهم الموظفين
(5) يجد الموظف ملفه الشخصي متضمن العقد وبنوده وميعاد تجديده وكل الأوراق والبيانات المتعلقة به.
(6) يسهل على الموظف التعرف على الهيكل التنظيمي للشركة والأقسام المختلفة وموظفي كل قسم والمديرين المسئولين وكذلك المسميات الوظيفية ومستويات الوظيفة.
لم يعد كونك مديرًا جيدًا بالأمر الكافي!
جميل إن كان لديك مديرون مهرة، يستطيعون التعامل مع الموظفين بطريقة مرضية على المستوى المهني والإنساني، لكن رغم ذلك يغادر أكثر من 65% من الموظفين عملهم لضعف فرص التطور الوظيفي بحسب ما جاء في تقرير business in the news.
وتتوجه الشركات الآن لتبني توجه MAAC أي المدير كموجه شخصي Manager as a coach، وهو ما يعني أن يعطي المدير عناية لشخصية وطموحات كل موظف على حِدة، لتوفير فرص التطور المهني والشخصي التي تحقق الرضا لكل من الشركة والموظف على حدِِ سواء.
يستطيع الموظفون من خلال برنامج إدارة الطلبات على دفترة التوجه بطلبات التطور المهني والشخصي الساعون لها في الوقت الحالي، مما ينتج عنه نقاش مستمر مع كل موظف حول الفرص التي يجدها مفيدة له وضامنة لبقائه في الفترة القادمة.
كيف تبني فريقًا يفوق التوقعات؟
تخيل فريقًا من الموظفين يتمتعون بإبداع لا ينضب وحماس لا يلين وولاء لا يتزعزع، فريق يعمل بتناغم تام، يحقق الأهداف ويتجاوز التوقعات.
هذا ليس حلماً بعيد المنال، بل حقيقة ممكنة إن قمت ببناء الفريق على هذه الأُسس الأربعة:
وضوح الأهداف
كل القواعد التربوية والقانونية بما فيها المهنية تنص على إقرار وإيضاح القواعد كشرط أساسي لاستحقاق العقوبة، لذا تتجلى أهمية توضيح الأهداف بأرقام محددة قدر الإمكان، مع وضع حدود الخطأ أو التقصير الممكنة وما لا يمكن تجاوزه، ذلك ينمي في الموظفين حِس المسئولية من جهة، ويقلل مساحة الخطأ من جهة أخرى.
يمكنك من خلال أوامر الشغل ودورات العمل في دفترة تحديد حالة كل مشروع من حيث درجة الاستعجال والأهمية، وتعيين المشروعات أو المهام للموظفين المعنيين، مع كتابة الأهداف المطلوب تحقيقها بأرقام واضحة محددة المواعيد، وكذلك كتابة قواعد المكافآت والعقوبات المتعلقة بهذا المشروع.
كما تستطيع من خلال قواعد الحضور وبنود الراتب وقواعد العمولات إضافة بعض القواعد المتعلقة بحضور الموظف أو مقدار المبيعات التي قام بها ليتم احتسابهم وتفعيلهم بشكل آلأي على مرتبات الموظفين.
التواصل الدوري
أكثر المشكلات في العمل ناتجة عن فقر التواصل وانعدام الشفافية لذا يجب أن يتم التواصل بشكلٍ دوري وسلسٍ بين كافة المستويات الوظيفية، بحيث تصل المعلومات والأفكار والقرارات إلى جميع الموظفين، وكذلك لضمان الشفافية وتلافي وضع الموظفين افتراضات خاطئة لسد الفجوات الغائبة عنهم.
وتشمل أدوات التواصل المُثمرة:
(1) الاجتماعات الدورية.
(2) نظام اتصالات داخلي فعال أوفلاين وأونلاين.
(3) طريقة لتلقي النقد البناء والملاحظات لضمان التحسين المستمر.
تسكين الموظفين في أماكن تٌطلق مهاراتهم
ربما لديك موظف محترف لا يعطيك سوى 20% من قدراته، وربما السبب أن المساحة اللازمة لتفعيل مهاراته غير كافية ضمن إطار المهام المطلوبة منه.
معرفة الموظفين وحسن توظيفهم لا يقل أهمية عن تعيين هذا الموظف المميز، فما الفائدة من وجوده إن كان لا يعطيك النتيجة المستطاعة ضمن نطاق قدراته؟
ومما يجب الانتباه له، أن تحافظ على التوازن في فريق العمل الخاص بك فهناك أنواع مختلفة من الموظفين:
(1) حديث التخرج
(2) الساعي للكمال
(3) ضعيف التواصل
(4) الموظف الماهر
(5) السلبي
(6) المشغول غير القادر على إدارة أولوياته
(7) الباحث عن المنصب
(8) الفضولي الراغب في التعلم
(9) الموظف القائد
وطرق مختلفة للتواصل:
(1) من يعلي النتائج Data driven.
(2) المحلل Analytical.
(3) المميز في مهارات العرض Expressive.
(4) العاطفي Emotional.
وينبغي أن تعلم مميزات وعيوب وطرق تقويم كل فرد، وأن يتنوع أفراد الفريق لضمان حصول فائدة كل نوع وتحقيق التكامل ومداواة العيوب بسهولة، وأن تختار الأنواع الأنسب لكل وظيفة.
توزيع المسئوليات وعنونة الأدوار المطلوبة
لا أفظع من الفوضى وعدم وضوح الأدوار في بيئة العمل!
ولا أسهل من إتباع الأدوات التي تعينك على حسن توزيع المسئوليات…
قبل البدء في توزيع الأدوار والمسئوليات، تذكر أن الأمر لا يتعلق بالمسميات الوظيفية، ولا يفترض من الأساس أن يكون ممتد
ربما يكون من المناسب تغيير أدوار ومسئوليات كل فرد بحسب المشروعات المرحلية، مما يضمن لك حسن توظيف مهاراتهم.
يعتبر نموذج RASCI من أكثر النماذج المستخدمة لتوزيع المسئوليات، ويقوم بتعيين كل موظف إلى أحد هذه الأدوار:
(1) المسئول Responsible: الشخص المسئول عن إتمام بعض مهام المشروع أو كامل مهامه.
(2) الخاضع للمساءلة Accountable: الشخص صاحب السلطة والمقيّم للنتائج والمحاسب عليها في النهاية.
(3) الداعم Supporter: الأشخاص الداعمين للمشروع، وغالبًا يكونوا من أفراد فرق أخرى يقوموا ببعض المهام الجزئية المعتبرة من اختصاصهم.
(4) المستشار Consultant: من يمكن الرجوع إليه في حالة وجود مشكلة أو حاجة للتوجيه.
(5) المطّلع Informed: من له صلاحية الوصول لخطوات ومعلومات المشروع لأسباب إدارية أو للتعاون.
برنامج إدارة الأدوار والصلاحيات للموظفين من دفترة يتيح لك تعيين صلاحيات لكل دور وظيفي وتعيين الدور الوظيفي للموظفين، وهو ما ينعكس على ما يستطيعون القيام به من خلال النظام، لضمان بقاء كل فرد ضمن اختصاصاته.
كيف تبني بيئة عمل يبحث عنها الكفاءات؟
بحسب Gartner research فإن 85% من الموظفين يبحثون عن شركات تعاملهم كبشر لا كموظفين، بينما 45% فقط يجدون ذلك في مؤسساتهم، ما العوامل التي تساعدك على تحقيق ذلك؟
(1) مرونة ساعات العمل.
(2) إتاحة العمل من المنزل.
(3) استبدال أنظمة العمل الحالية بأنظمة تكتفي بـ 4 أيام عمل فقط، وهو ما يجعل إجمالي إنتاجية الموظفين أعلى!
(4) توفير مكان للراحة والترفيه.
(5) تخفيف الضوضاء.
(6) إضاءة جيدة وبيئة محيطة غنية ممتعة.
(7) التكريم بكل أشكاله، بل بعض المختصين يرجح أن يكون هناك ورد من التكريم اليومي لموظفيك.
(8) الدعم وتقديم الاستشارة.
في ظنك ما منهم توفره وما الذي يمكنك أن تتيحه في المستقبل القريب؟
هل تفكر في حل متكامل؟
نحن نعلم ما تحتاج إليه لبناء فريق عمل يحقق أهداف الشركة بانسيابية وحماس فائقين، وعملنا على إخراج حلول متكاملة تتمثل في أداة تنقيب لاختيار الموظفين المناسبين وبناء فريق العمل ودفترة لإدارة هذا الفريق والحفاظ عليه.
وهذا ليس كل ما في الأمر
يمكنك من التواصل مع الدعم الفني لإعادة ضبط وتشكيل المميزات المرادة حتى وإن لم تكن متوفرة في النظام.
