شروط ومتطلبات وكيفية التسجيل في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية

تعد المملكة العربية السعودية حديثة العهد بفرض الضرائب المختلفة، وهو ما يستلزم مراقبة قوية من قبل هيئة الزكاة والجمارك لمكاسب الشركات وإقراراتها الضريبية، وكذا عملياتها المحاسبية بشكل عام، والفواتير بشكل خاص. ومع تنامي الحِس الضريبي وازدياد الحاجة لتوثيق الفواتير ومشاركتها بمصداقية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، جاءت الحاجة لإصدار الفواتير الإلكترونية، والتي تمت على مرحلتين؛ في المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، تم تطبيق بعض المواصفات الفنية على شكل الفاتورة وآلية إصدارها بصورة رقمية، ثم المرحلة الثانية التي نحن بصددها وستطبق إلزاميًا مع بداية يناير 2023 تشدد أكثر على شكل الفاتورة والشروط الواجب تنفيذها للتسجيل وكذلك المتطلبات التقنية والربط مع هيئة الزكاة والجمارك، وهو ما سنتطرق إليه في هذا المقال لمعرفة شروط المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية بالتفصيل.

الشروط الواجب علي الشركات تنفيذها للتسجيل في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية

إن كنت من الشركات التي طُبقت عليها المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية السعودية التي بدأت في 4 ديسمبر 2021، فمن المرجح أن يتم إلزامك بشروط المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وأن تتخطى مرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية إلى مرحلة الربط والتكامل مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. 

ويكون الإلزام في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية من خلال تلقي رسالة من هيئة الزكاة والدخل قبل إلزامك بـ 6 أشهر تخبرك بضرورة تطبيق شروط المرحلة الجديدة. حينها يتوجب عليك الإطلاع على البرامج المعتمد من قبل الهيئة كمزودو خدمة إصدار الفواتير الإلكترونية. 

برنامج الفاتورة الالكترونية من دفترة وخصائصه بالإضافة لتواجد دعم فني يمكنه مساعدتك خلال خطوات تطبيق الفاتورة الالكترونية حتى تصل للربط والتكامل وتتأكد من سير عملية الفوترة الإلكترونية بشكل سلس. وقبل الإقدام على خطوة التسجيل عليك التأكد من موافاة النظام لمتطلبات الهيئة، التي سنذكرها لك في السطور القليلة التالية.

المتطلبات الواجب توافرها في الحلول التقنية للربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك 

هناك العديد من أنظمة المحاسبة أو ERP Systems ولكن هل كل هذه الأنظمة تطابق شروط هيئة الزكاة والدخل؟ وهل كل ما وافق المرحلة الأولى يصلح لاستكمال إصدار الفواتير خلاله في فترة المرحلة الثانية؟ الإجابة لا، ولكي لا تقع في مشكلة اختيار النظام الخاطئ إليك المتطلبات التقنية التي عليك أن تتأكد منها قبل الاشتراك في أي نظام محاسبي بغرض إصدار الفواتير الإلكترونية والربط مع هيئة الزكاة والدخل.

شروط النظام المحاسبي المناسب للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية السعودية:

حددت الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك بعض من النقاط الواجب توافرها في البرنامج الذي يدعم المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية ويجب تنفيذ كل هذه المتطلبات للتكامل مع الهيئة واصدار الفواتير لحظياً وسنتعرف عليها في النتقاط التالية:

1. أن يكون النظام سحابي ويعمل بالانترنت لكي تتم مزامنته بمنصة فاتورة التابعة للهيئة.
2. معرفة النظام بشروط هيئة الزكاة والدخل من حيث شكل الفاتورة ولكل المواصفات الفنية وكذلك شروط الربط والتكامل مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة، وتوافر كافة هذه الشروط.
3. توافر إصدار الفاتورة بالصيغ المطلوبة من جهة الهيئة وهي 
   • أن تكون الفاتورة بصيغة XML.
   • أو ملف PDF/A-3 يحتوي بداخله على الفاتورة بصيغة صيغة XML.
4. قدرة النظام السحابي على الارتباط بمنصة “فاتورة” الخاصة بالهيئة من خلال واجهة برمجة التطبيقات API، وقدرته على التكامل بحيث يتم وصول الفاتورة في لحظة إصدارها إلى الهيئة.
5. إتباع النظام لقواعد أمن البيانات الخاصة بالمملكة.
   • احتواء الفاتورة على رمز الاستجابة السريع QR Code.
   • عدم القدرة على تزوير الفواتير أو التلاعب بها من خلال نظام إصدار الفواتير المستخدم.

شروط المرحلة الثانية للحقول الإضافية الواجب توافرها في الفاتورة الإلكترونية 

كل مدار الفواتير الإلكترونية، جني الضرائب بصورة أسهل وأكثر شفافية ومنع التلاعب. لذلك يجب أن تكون الفواتير المصدرة عن البرنامج المحاسبي فواتير ضريبية، والفواتير الضريبية نوعان، كل منهما يحتوي على حقول إن لم تتوافر تعتبر الفاتورة غير مطابقة للمواصفات في نظر هيئة الزكاة والدخل، وتختلف الحقول الملزمة للفواتير الصادرة عن المرحلة الأولى عن شروط حقول المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية، فدعنا نتعرف على الحقول المطلوبة للفاتورة الضريبية الفاتورة الضريبية المبسطة للمرحلة الثانية بالتفصيل.

فاتورة ضريبية مبسطة:

ويقصد بها الفواتير المصدرة عن شركة إلى مستهلك عادي، أي فواتير B2C، وتنقسم الحقول إلى حقول تم فرضها منذ المرحلة الأولى وهي: 

• عنوان الفاتورة والذي يعنون بـ “فاتورة ضريبية مبسطة”.
• تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
• الرقم التسلسلي للفاتورة.
• معلومات البائع.
• معلومات المشتري.
• رمز الاستجابة السريعة QR Code.
• عنوان المتجر.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.

وحقول تمت إضافتها للمرحلة الثانية وهي:

• مبلغ كل منتج شامل ضريبة القيمة المضافة.
• إجمالي مبلغ الفاتورة كلها شامل ضريبة القيمة المضافة.

فاتورة ضريبية شاملة: 

ويقصد بها الفواتير المصدرة عن شركة إلى شركة أخرى أو لجهة حكومية، أي فواتير B2B و B2G، وتنقسم الحقول إلى حقول تم فرضها من المرحلة الأولى وهي: 

• عنوان الفاتورة والذي يعنون بـ “فاتورة ضريبية”.
• تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
• الرقم التسلسلي للفاتورة.
• معلومات البائع.
• معلومات المشتري

وحقول تمت إضافتها للمرحلة الثانية وهي:

• رمز الاستجابة السريعة QR Code.
• رقم السجل التجاري للمورد أو أي معرف آخر.
• إجمالي سعر الفاتورة غير شامل ضريبة القيمة المضافة.
• إجمالي سعر الفاتورة شامل ضريبة القيمة المضافة.

اقرأ أيضًا: برنامج للفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية على منصة زد

كيفية التسجيل والربط في المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية 

بعد إخبار الهيئة لك بإلزام مشاركتك في المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية، لا عليك سوى التأكد من قابلية برنامج إصدار فواتير الإلكترونية للمرحلة الأولى مستوفي لشروط المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، أو لك حرية البحث عن نظام أفضل بحسب احتياجك، بحيث يسمح لك أن تؤدي الغرض الأساسي من الفواتير وهو الربط مع منصة فاتورة التابعة للهيئة بحيث تكون عملياتك الضريبية منضبطة، أو أن تتوسع وتستخدم نظام مرن يمكنه إدارة مخزونك ومشترياتك وكذلك موظفيك، وفي كلا الاختيارين نرشح لك برنامج دفترة.

 نشجعك على التواصل مع الدعم الفني لمساعدتك في خطوات التكامل والربط، لتخصيص النظام بما يتوافق مع احتياجات شركتك وإرشادك للاستخدام الأمثل لأنظمة تخطيط الموارد المؤسسية لتلبي حاجات العمل.