كانت الحكومة الإماراتية سباقة في رؤيتها نحو استبدال المعاملات الورقية بنظيرتها الرقمية، إذ أقرت في قانون اتحادي رقم 1 لسنة 2006 في شأن المعاملات و التجارة الإلكترونية والوثائق والتوقيعات ذات الصلة؛ والذي يمنح الاعتراف باستخدام الفاتورة الرقمية والتوقيعات الإلكترونية في المعاملات المالية.
وكان ذلك في ظل رؤية الإمارات 2021 الخاصة بمفاهيم الاستدامة وحماية البيئة، والتي تتضمن إنهاء المعاملات الورقية في الإمارات بنهاية عام 2021.
وقد نص القانون على معايير موحدة للفاتورة الإلكترونية وغيرها من المعاملات والوثائق الإلكترونية، ومن ضمنها التوقيع الإلكتروني.
محتوى المقال
ما هي الفوترة الالكترونية؟ وكيف يتم تطبيقها في الإمارات؟
تعد الفاتورة الإلكترونية شكلًا من أشكال عمليات الفوترة الإلكترونية التي يتم فيها صياغة كافة عناصر وبيانات عملية البيع والشراء بصيغة إلكترونية بدلًا عن الورقية لإيضاح العملية التي تمت بين الأطراف المعنية، الأمر الذي يجعلها أسهل في عمليات التخزين والأرشفة والمعالجة، لكونها مناسبة لكافة أنظمة إدارة موارد الشركات المختلفة.
فيما تحدد الهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات معايير الفاتورة الضريبية التي يتم إصدارها، حيث تعتمد 12 معيارًا مختلفًا، الأمر الذي يضمن صحة البيانات المضمنة وكذلك التحقق من صحة الأطراف المشاركة في عملية البيع والشراء.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟ وكيف يتم تطبيقه في الإمارات؟
التوقيع الإلكتروني هو توقيع مكون من حروف أو أرقام أو رموز وغيرها يأخذ شكلًا إلكترونيًا ويكون ملحقًا بغرض التوثيق في كل الوثائق أو الفواتير أو المعاملات التي تتم إلكترونيًا. على أن يتصف التوقيع ببعض السمات والخصائص ليحوز الحجية المقررة له بموجب القانون.
ويجب على التوقيع الإلكتروني تحديد هوية الموقِّع وتمييزه عن غيره، وأن يعبر عن رضا الموقِّع بمضمون المحرر الإلكتروني. كما أنه يتصل برسالة إلكترونية بنية توثيق أو اعتماد هذه الرسالة. وأنه يحقق أغراض ووظائف التوقيع التقليدي متى كان صحيحاً وأمكن إثبات نسبته إلى الموقِّع
ويكون للتوقيع الإلكتروني الإلزام القانوني نفسه للتوقيع باليد، حيث يجيز هذا القانون لأي شخص استخدام هذا النوع من التوقيعات لكافة عمليات التوثيق الإلكتروني، ويحدد ماهية الشخص المرسِل للرسالة الإلكترونية أو الوثيقة أو الفاتورة الإلكترونية، ويكون التوقيع مميزًا في حد ذاته ويميز الشخص المرسل أيضًا عن غيره.
ومن أجل استخدام التوقيعات الإلكترونية، يجب على الشخص أو المؤسسة الحصول على شهادة مصادقة إلكترونية؛ يتم إصدارها من خلال مزود خدمات التصديق الإلكتروني، حيث تضمن هذه الشهادة تأكيدًا على الشخص أو المؤسسة التي تحوز أداة التوقيع الإلكتروني هذه.
ويكون استخدام التوقيع الإلكتروني متاحًا للاستخدام لكل من المؤسسات والأفراد في عمليات توثيق المستندات والمعاملات المالية لديهم.
أما فيما يتعلق بضمان صحة التوقيع الإلكتروني، يتم ختم التوقيع الرقمي بخاتم زمني؛ محددًا تاريخ التوقيع الإلكتروني ووقته، بحيث لا يمكن التعديل عليه بأي شكل كان سواء من قبل الطرف الموقع أو أي جهة أخرى.
ويتم هذا الأمر من خلال بوابة التصديق الرقمي، حيث يمكن للأفراد أو المؤسسات الدخول إلى البوابة، بعد الحصول على موافقة الهيئة الاتحادية للهوية، وإجراء العديد من الخدمات والميزات التي توفرها والتي تتضمن خدمة التوقيع الإلكتروني.
فيما تعد شهادة التصديق الرقمي وثيقة تصدر عن مزود خدمات التصديق الرقمي من شأنها التأكيد على صحة التوقيع وصاحبه سواء كان فردًا أو جهة أو مؤسسة.
أما من أجل التوقيع رقميًا، فيجب أن يحوز الشخص أو الجهة التي حصلت على شهادة التصديق الرقمي أداةً تسمى أداة التوقيع الرقمي، حيث تمكنه من وضع التوقيع الإلكتروني على الوثائق أو المعاملات المالية المطلوبة.
فوائد استخدام الفاتورة الرقمية
- الحد من استخدام الأوراق وقطع الأشجار، وبالتالي المحافظة على البيئة
- تسهيل المعاملات المالية الإلكترونية
- تسهيل إجراءات الفوترة وتسريعها
- تسهيل إجراءات الأرشفة والحفظ
- فتح قنوات تسويقية جديدة
- فهم توجهات العملاء وزيادة نسبة ولائهم
- تحسين تجربة المستخدم ونسبة رضا العملاء
- تعزيز الرقمنة
- التحقق من عناصر الفاتورة وصحة الأطراف المعنية في عملية البيع والشراء
- خفض التكلفة على المعاملات المالية
- تسهيل عمليات المراجعة الضريبية والتدقيق
- تسهيل عمليات استيفاء الفواتير
انطلاق نظام الفاتورة الإلكتروني من دبي
في ظل رؤية الإمارات 2021، انطلقت من دبي عام 2017 أولى التطبيقات الذكية التي تساهم في رقمنة الفواتير بدلًا عن استهلاك المزيد من الأوراق في طباعة الفواتير الورقية التقليدية؛ الأمر الذي يحد من قطع المزيد من الأشجار وبالتالي المساهمة في حماية البيئة والمناخ ونشر مفهوم الاستدامة.
حيث أُطلِقَ تطبيق eFatoora الذي يتيح للمستهلك وتجار التجزئة تبادل بيانات عملية البيع والشراء التي تمت إلكترونيًا من خلال فاتورة شكل جديد وهي فاتورة بصيغة إلكترونية معتمدة تحتوي على كل البيانات المذكورة في الفاتورة الورقية الاعتيادية مع التأكيد على صحة البيانات الواردة فيها وصحة مُصدِرُها.
كما تسهل الفواتير الرقمية عمليات المعالجة في برامج إدارة الحسابات والمشتريات والمبيعات والمحاسبة وغيرها من البرامج التي تتوافق معها من دون الحاجة إلى طباعة الفواتير، مما يجنب المزيد من استهلاك الأوراق وكذلك قطع المزيد من الأشجار؛ الأمر الذي سيوفر أطنانًا ورقية سنوية غير مستهلكة وعدد أكبر من الأشجار.
كما تتيح الفاتورة الإلكترونية لأصحاب الأعمال وتجار التجزئة معرفة سلوكيات المستهلك، الأمر الذي يوفر له رؤية واضحة للخروج ببرنامج واضح لضمان ولاء العملاء لديه أو استراتيجية لبرنامج مكافآت على الشراء، وذلك من خلال تحليل البيانات التي يمكن جمعها من العملاء الذين تم إصدار فواتير إلكترونية لهم.
إلى جانب فتح قنوات تسويق جديدة، وذلك من خلال الحصول على عناوين البريد الإلكتروني للعملاء، حيث يمكن استخدامه لإرسال رسائل تسويق إلكتروني لأولئك العملاء، أو إبقائهم على اطلاع بكل جديد بشأن المنتج أو الشركة أو المتجر، وحتى طباعة المزيد من الإعلانات التسويقية على الفواتير الإلكترونية التي يستلمونها إلكترونيًا.
